Vatandaşların ve tüzel kişilerin çeşitli faaliyet alanlarında çeşitli belgeler kullanılır. Menkul kıymetlerin toplanması, depolanması, dolaşımı ve kullanılması, evrak gibi bir disiplinin incelenmesine tabidir. Hangi tür belgelerin bulunduğunu daha fazla düşünelim. 
Kayıt Tutma: Genel
Dokümantasyon desteği, dokümanların tasarımı, hazırlanması, saklanması ve işlenmesinden oluşan özel bir faaliyet alanıdır. Önemli bir yönetim kararı vermenin doğruluğu ve zamanlaması büyük ölçüde kağıdın nasıl göründüğüne ve içindeki bilgilere, onunla iş organizasyonunun nasıl yapıldığına bağlı olacaktır. Belgeler, şirketlerin, işletmelerin ve şirketlerin faaliyetlerini yansıtır ve dikkate alır. Bu bağlamda, evraklar kanunla yazılmıştır. Denetim yapılırken, kuruluşun faaliyetlerinin kaydedildiği belgeler öncelikli olarak ortaya çıkar.
Büro çalışmasının ana alanları
Bu aşamada, bu aktivite şunları içerir:
- Gerekli evrakların doğru ve zamanında oluşturulmasını sağlamak.
- Davranışlarla çalışma organizasyonu (transfer, makbuz, muhasebe, işleme, depolama, kontrol, sistemleştirme, tescil, imha, arşivlemeye hazırlık).
Ofis teknolojisinin düzenlenmesi birkaç yönde gerçekleştirilir:
- Standardizasyon.
- Yasama düzenleme
- Ulusal eylemlerin düzenleyici, metodolojik ve yasal işlemlerinin geliştirilmesi.
Büro çalışmasını düzenlemek ve yürütmek için mesleki bilgi ve özel beceriler gereklidir. Bu bağlamda, bu çalışmanın kurum ve kuruluşlarda uygulanması için uygun birimler (bölümler, hizmetler) oluşturulmuştur. Küçük şirketlerde sekreterlik büro işlerine katılır, yönetici tarafından yetkilendirilen çalışanlar şirketin menkul kıymetlerinin durumundan sorumludur. Her belge grubu için özel bir yer sağlanmalıdır. Kural olarak, yanmaz dolaplarda saklanırlar. Uygun olmayan belgeler için yetkililere disiplin cezaları uygulanabilir.
Yasama çerçevesi
Bilgi ve korunma ile ilgili Federal Kanun, bilgi belgeleme zorunluluğu sabittir ve bir takım temel tanımlamalar yapılmıştır. Bu normatif eylem aynı zamanda bilgi teknolojisinin yaratılması ve ardından uygulanması sırasında ortaya çıkan ilişkileri de düzenlemiştir. Dokümantasyon ayrıca diğer yasalar tarafından da istenmektedir. Özellikle, Medeni Kanun, tüzel kişilerin faaliyetleri için yasal temeli ve iş akış prosedürünü belirler. Vergi Kanunu standart vergi belgeleri oluşturmuştur. Onların yardımıyla, şirketlerin ve şahısların ticari faaliyetlerinin, ücretlerin bütçeye indirilmesinin zamanlamasının bir kaydını tutuyor. Yasa ayrıca örnek belgeler oluşturdu. Bu yüzden, Medeni Kanun'da, kurucu anlaşmaların, sözleşmelerin, vekaletin vb. Oluşturulması için şartlar vardır. Düzenleyici işlemler, çeşitli şekillerde (posta yoluyla, faksla, İnternet yoluyla) gönderilen belge biçimlerini belirler. 
Rusya'nın Belgeleri
İdari ofis yönetimi sistemi çok seviyeli bir sınıflandırma içermektedir. Aşağıdaki genel belge türleri ayırt edilir:
- Örgütsel ve idari. Bu kategori protokolleri, kararları, bildirimleri, siparişleri, talimatları, düzenlemeleri içerir.
- Referans ve bilgilendirme. Bu grup eylemler, sertifikalar, telgraflar, notlar, mektuplar vb. İçerir.
- Personel açısından. Bu kategoride çalışma kitapları, beyanlar, sözleşmeler, özellikler, siparişler ve daha fazlası vardır.
Ayrıca bu tür belge biçimlerini şu şekilde ayırt edin:
- Elek.
- Bireysel.
- Tipik (örnek belgeler).
Diğer sınıflandırma
Kağıdın içeriğine bağlı olarak, basit veya karmaşık olabilirler. Kökeni uyarınca, kişisel ve resmi, evlat edinme yerinde - dış ve iç ayırt edilir. Belge türleri depolama açısından farklılık gösterir: sürekli, on yıldan az ve çok. Tanıtıma bağlı olarak, bildiriler sınıflandırılmamış ve gizli olabilir (Sovy. Gizli, gizli). Belge türleri fiksasyon yöntemiyle ayırt edilir: ses, grafik, makine ve el yazısı, fotoğraf filmi malzemeleri.
Makaleler ayrıca acil veya acil olmayan olabilir. Aşamalara göre, alıntılar, taslaklar, orijinaller (orijinaller), kopyalar ayırt edilir. Devlet belgeleri ayrı bir kategoride sıralanır. Mevcut yasaya göre yetkili makamlar talimatlar, talimatlar, emirler, kararnameler, emirler, kararlar, kararlar verir.
Birincil belgeler
Bunlar, geliştirme, araştırma, gözlem ve diğer insan faaliyetleri sırasında elde edilen ilk bilgileri içeren makaleleri içerir. Muhasebetaki birincil belgeler ticari işlemler sırasında derlenir. Gerçeklerin kanıtı olarak hareket ederler. Kaynak belgeler, örneğin, eylemleri, sertifikaları, varantları, faturaları vb. İçerir. Birleşik formlar çoğu için onaylanmıştır. Örneğin, sabit kıymetler, alım satım, emek, nakit takası için menkul kıymet formları oluşturulmuştur. Herhangi bir belge için birleştirilmiş bir form bulunmaması durumunda, şirket kendi şeklini geliştirir. Bununla birlikte, her durumda, aşağıdaki detaylarda bulunmalıdır:
- Adı.
- Derleme tarihi
- Kuruluşun adı.
- Hanelerin özü. operasyonları.
- Metre.
- Sorumlu çalışanların listesi.
- Yetkili kişilerin kişisel imzaları.
Büro çalışması
Şirketin liderleri ve bölüm başkanlarının girişimleri doğrultusunda çeşitli hükümler geliştirilmektedir. Bu belge grubu, bireysel ve standart eylemleri içerir. İlk içeriğin yönetim birimleri, atölye çalışmaları, işletmenin organizasyon yapısına dahil bölümleri ilgilendirir. Standart belgeler ana üretim atölyeleriyle ilgilidir. Taslak düzenleme yüklenici tarafından hazırlanır ve kuruluşun yasal departmanı ile kararlaştırılır. Yorum veya itiraz durumunda, ayrı bir belgede veya ikinci bir kopyada belirtilir. İşletmedeki ana idari işlem başkanın emridir. Bu belge sayesinde kuruluşun faaliyetleri, talimatlar ve kararları, çeşitli faaliyetler, denetim sonuçları, çalışma sonuçları vb. Resmileştirilebilir.
muhtıra Herhangi bir soru veya olgunun, teklifin veya sonucun belirtildiği bir yazıyı temsil eder. Şirketin başına veya daha yüksek bir organizasyona gönderilebilir. muhtıra - Bu, şirketteki iç yazışma türlerinden biri olan bir tür mektuptur. Yapısal birimlerden, doğrudan yönetim haricinde, organizasyonun herhangi bir adresine gönderilir. Özellikle herhangi bir şirket yetkilisi tarafından bir not gönderilebilir. Bu belgelerin raporlama, proaktif veya bilgilendirme niteliği vardır. Açıklayıcı not - ana kanunun belirli hükümlerinin içeriğini (rapor, program, plan) açıklayan veya disiplinin ihlali veya bir emrin uygulanmamasının nedenlerini açıklayan bir makale.
talimatlar
Bu belgeler iki gruba ayrılmıştır. Birinci kategoride yer alan, bölümlerin, yetkililerin ve benzerlerinin katıldığı belirli bir sürecin yürütülmesini yönetir. Görev tanımları, belirli çalışanların görevlerini, haklarını, işlevlerini ve sorumluluklarını tanımlar.Bu belgeler yasaların ve emirlerin (emir, kararname vb.) Gereklerine uymanın gerekli olduğu prosedürü açıklayabilir. İş tanımları kalıcı veya belirli bir geçerliliği olabilir. Ancak kalıcı belgeler, her 3-5 yılda bir revizyon ve doğrulamaya tabi tutulur.
