Belge, belirli bilgileri içeren somut bir nesnedir. Kelimenin Latince kökleri vardır ve "delil, örnek, delil" olarak tercüme eder. Hangi tür belgelerin olduğunu daha fazla düşünelim. 
terminoloji
Mevzuat, bir belgenin tanımını içerir. Buna uygun olarak, metin, resim, ses kaydı veya bunların bir kombinasyonu şeklinde kaydedilen bir bilgi materyalidir. Neredeyse tüm belge türlerinin kendi ayrıntıları vardır. Medya bu unsurlarla tanımlanabilir. Depolama ve daha sonra kullanım için uzayda ve zamanda bilgi aktarmak için kullanılır. Bu tanım belgeyi dar anlamda karakterize eder. Geniş anlamda, çeşitli nesneler böyle bir depolama ortamı olarak hareket edebilir. Örneğin, belgeler kitaplar, heykeller vb. Sayılabilir.
Anahtar Özellikler
Halen, çeşitli türlerde belgeler bulunmaktadır. Hepsinin kendine has özellikleri, kendine has özellikleri var. Ancak, hepsi bir amaç için birleştirilir - herhangi bir bilgiyi iletmek için kullanılırlar. En önemli bilgi taşıyıcılar vatandaş belgeler olarak kabul edilir. Herhangi bir birliğe ait olduklarını veya bir veya başka bir faaliyet yürütme yeteneklerini belirten bir veya başka bir kişiyi tanımlamak için sertifikalar olarak hareket ederler. Bilgi sistemlerinde, bir yandan maddi bir nesne olarak bir belge, özelliklerinin (detaylar, nitelikler), yani meta verilerinin bir değer kompleksinden oluşur. Bununla birlikte, mevcut ve içinde yer alan bilgilerin içeriği açıklanmaktadır. Bu genellikle indeksler veya kodlar aracılığıyla yapılır. Örneğin, doktorlar belirli tıbbi belgeleri doldururken, kelimeler yerine kodları kullanırlar. 
Büro çalışması
Farklı belge türleri bir konuyla ilgili olabilir. Bazı durumlarda, onlarla çalışmayı basitleştirmek için bunlar birleştirilir. Belirli bir konuya adanmış medya koleksiyonuna dokümantasyon denir. Tasarım ve tasarım sürecinde, bilgi kaydedilir. Belirli kurallara göre gerçekleştirilir. Bu, özellikle kuruluşun belgelerinin yaratıldığı durumlarda geçerlidir. Bir organizasyon medyaya bilgi kaydedecek bir kişiye sahip olmalıdır. Şirketin genel belgeleri de dahil olmak üzere herhangi biri bunun veya bu bilgilerin kaynağı olarak hareket eder.
Eğer belirlenmiş kurallara uyulmazsa, önemli bilgiler kaybolabilir. Belgelendirme sırasında, mevcut yasal standartları göz önünde bulundurmak, bilgi toplamak ve işlemek için ulusal gerekliliklere uymak gerekir. Gereksinimlerin daha eksiksiz bir şekilde uygulanması için, özel talimatlar ve kurallar yayınlanmış ve büro işleri için prosedür oluşturulmuştur. Böylece muhasebe belgeleri PBU'ya göre yürütülür. Bu Kurallar, içeriğin raporlanması için temel gereksinimleri belirler. Çalışmayı kolaylaştırmak için, devlet düzeyinde onaylanan belge biçimleri kullanılır. Çeşitli alanlarda faaliyet gösteren tüm kuruluşlar için kullanımı zorunludur.
Belge Sınıfları
Bu veya bu bilgilerin tüm taşıyıcıları çeşitli işaretlere göre ayrılabilir. Bu nedenle, kökene göre, kişisel ve resmi belgeler ayırt edilir. Bunlardan ilki, profesyonel faaliyetinin dışındaki bir kişi tarafından yaratılan bir depolama ortamı. Kişisel belgeler; yazışmaları, günlükleri, hatıraları vb. İçerir. Hepsi bir kişinin gizliliğinin bir parçası olarak yaratılmıştır.Resmi belgeler, bir şahıs veya tüzel kişilik tarafından uygun şekilde derlenen, yürütülen ve onaylanan belgelerdir.
Bu kategoride, bir grup kişisel bilgi taşıyıcısı ayırt edilir. Bunlar arasında özellikle bir kişiyi (oturma izni, pasaport) tanımlamanıza, eğitim ve uzmanlığınızı (sertifika, diploma), kıdem ve benzeri durumunuzu onaylamanıza izin veren belgeler bulunur. Büro hizmetleri genellikle resmi veri taşıyıcılarıyla çalışır. Çoğu yönetim ile ilgilidir. Planlama, finansman, muhasebe (muhasebe belgeleri), satın alma, kontrol vb. Gibi işlev ve görevleri yerine getirmek için yaratılırlar. Şirketin mevcut faaliyetlerinde resmi depolama ortamı kullanılmaktadır. 
Kategoriler Giriş Yöntemine Göre
Bilginin nasıl kaydedildiğine bağlı olarak, aşağıdaki belgeler tahsis edilmiştir:
- Yazma. Bu, farklı harf türleri tarafından bilgilerin kaydedildiği bir metin aracıdır.
- El Yazısı. Bilgi böyle bir belgeye elle girilir.
- Metin. Bu tür ortamlarda, herhangi bir ses kayıt veya yazma sistemi kullanılarak kaydedilen ses bilgisi vardır.
- Elektronik. Bu belgeler bilgisayar kullanılarak oluşturulmuştur.
- Daktilo. Bu tür medyaya teknik araçlarla yazılı işaretler uygulanır.
- Resimli. Bu kategorideki belgeler, bir nesneyi göstererek bilgileri gösterir.
- Fotoğrafik - fotodetektörler kullanılarak oluşturulur.
- Sinematografik - görsel-işitsel veya görsel belgeler.
Şirketlerin yönetiminde, makine veya el yazması ile elektronik ortamda yaratılan metin bilgi taşıyıcıları kullanılır. Büro hizmetleri işlemlerini ve depolarını yaparlar. Belgeler ayrıca olabilir:
- Belov. Bu tür belgelerde metin, düzeltmeler veya düzeltmeler olmadan yazılır veya başka bir ortamdan aktarılır.
- Chernoff. Bu tür belgeler editör veya yazarın çalışmalarını metin üzerinde yansıtır.
Yönetim aparatına yönelik tutuma bağlı olarak, organizasyonlar gelen, dahili ve giden depolama ortamlarını birbirinden ayırır. Genelde kendi seri numaralarına sahiptirler. 
İçerik ve erişim kısıtlamaları
Soruların sayısına bağlı olarak metin, basit ve karmaşık belgeler ayırt eder. İlki, örneğin ifadeleri, mektupları vb. İçerir. Metinleri bir soruyu gündeme getiriyor. Karmaşık belgeler birden fazla yetkiliye, yapısal birimlere ve bir kerede kurumlara gönderilebilir. Bunlar, özellikle kararları, kararları, siparişleri, talimatları ve diğerlerini içerir. Bazıları yasal belgeler olarak kullanılıyor.
Örneğin, kuruluşun yerel düzenleyici eylemleri - siparişler, talimatlar. Bunların arasında teknik belgeler var. Örneğin, düzenlemeler, standartlar, talimatlar vb. Olabilir. Erişim kısıtlamalarına bağlı olarak, belgeler sınıflandırılmamış, gizli ve resmi kullanım için olabilir. İhtiyaç duyulduğunda, bu şirket çalışanları tarafından serbestçe kullanılabilir. Gizli belgelerle çalışmak için özel izin gereklidir. Kullanımları belirlenmiş kurallara uygun olarak gerçekleştirilir. Birçoğu yasal belgeler olarak da kullanılıyor. Gizli ve resmi depolama ortamları karşılık gelen pullarla işaretlenmiştir.
Sunum yolu
Bu kritere göre, belgeler aşağıdakilere ayrılmıştır:
- numune;
- serigrafi;
- Bireysel.
İkincisinde, içerik bağlantılı bir metin biçiminde sunulur. Bireysel belgelerin yazarı (derleyici, yürütücü), belirli bir yönetim görevinin yerine getirilmesi için bir veya daha fazla konu hakkında orijinal bir beyan hazırlar. Bu tür bir depolama ortamı edebi metinlerdir. Ekran belgeleri resmi sunumu ile ayırt edilir.Önceden hazırlanmış ifadeler veya yinelenen metinlerin ayrı ayrı parçalarını kullanırlar ve değişken bilgi vermek için eksiklikler vardır. Bu tür belgelerin en yaygın türleri, bir sertifika veya anket içerir.
Değişken bilgiler genellikle el ile uyuyor. Kalıcı bilgi için, özel belgeler vardır. Örneğin, olabilir teşekkür mektupları beyanlar vb. Örnek belgeler yinelenen bilgileri kaydetmek için kullanılır. Metinler modellenmiştir. Örneğin, yasal belgeler (sözleşmeler, sözleşmeler), talimatlar, kurallar vb. Olabilir. Evrak yazım yöntemi, metin biçimlerini oluşturmak için kullanılır - örnekler (standartlar). Temel olarak, bazı belgeler zaten oluşturuluyor. Örnek metin model olarak adlandırılır. Daha sonra, benzer içerikli metinler esas alınarak düzenlenir. 
Orijinallik derecesi
Belgeler orijinal olabilir, kopyalar ve kopyalar. Orijinallere tek veya ilk örnek denir. Bunlar, kural olarak, yetkili kişinin imzası, onay damgası, mühür mührü ve kayıt endeksi ile onaylanmış yasal belgelerdir. Orijinal, başarısız olmadan, orijinalliğini onaylayan bilgiler içerir. Bu nedenle, örneğin yasal belgeler, yazar, yer, yaratılış zamanı hakkında bilgiler içerir. Bir kopya bir kopya olarak adlandırılır. Böyle bir belgenin yasal gücü de vardır. Orijinaller kaybolduğunda kopyalar verilir. Örneğin, çalışma kitabının kaybolması durumunda, işveren, çalışana bir kopya vermek zorundadır. Bir kopya tamamen veya kısmen orijinalden bilgi üretir. Böyle bir belgenin yasal gücü yoktur. Bir kopyasını ilgili detayların başvurusu üzerine alır. Örneğin, noter tasdikli vekaletname sureti yasal kuvvete sahiptir.
Diğer kriterler
Bilgi medyasının kurumda bulunduğu süreye bağlı olarak, şunları tahsis eder: kalıcı, geçici (on yıla kadar) ve uzun süreli (10 yıldan fazla) depolama belgeleri. Bu veya bu süreler Federal Arşiv tarafından belirlenir ve ilgili listelerde belirlenir. İletim yöntemine bağlı olarak, şunları ayırt eder:
- Telefon mesajları
- Teleks.
- E-posta mesajları
- Telgraf.
- Mektuplar.
- Faks mesajları
Bazılarını aktarmak için ofis ekipmanları kullanılır (örneğin faks).
Medya Ataması
Bunu ya da bu bilgiyi gösteren (sabitleyen) belgeler, böylece, birikimlerini ve korunmalarını, ilgilenen kişilere aktarma imkanı, yeniden kullanma imkânı sağlar. Bilgi taşıyıcılar, birimlerin etkileşiminin sağlandığı bir organizasyonun, kurumun, şirketin iç yapısının temel unsurlarından biri olarak kabul edilir. Buna veya bu bilgilere dayanarak çeşitli kararlar alınır. Bilgi, emirlerin yerine getirildiğinin, genellemelerin bir kaynağının, referans ve arama faaliyetlerinin materyalinin kanıtı olarak hareket eder. Yönetsel çalışmadaki bir belge hem alınan hem de emeğin sonucudur, çünkü alınan karar kaydedildi, kaydedildi. Katiplerin görevi, güvenliği, zamanında teslimatı, bilgi ortamının yayınlanmasını izlemektir. Çalışmalar kağıt veya elektronik belgelerle ilgiliyse, uzmanlar hazırlanırken belirlenen gereklere uymak zorundadır.
Anahtar özellikler
Belgenin dış parametreleri, boyutlarını ve şeklini, kayıt yöntemini ve tasarım öğelerini yansıtan parametreleri içerir. Yazar, tüzel kişilik veya metni oluşturan kişidir. Belge, gerekli denilen birkaç öğe içeriyor. Özellikle, şunları içerir:
- Adı.
- Adresler,.
- Yazar.
- Tarih.
- Metin.
- Çözünürlük.
- İmza.
- Onay, onay vb.
Farklı belgeler farklı ayrıntı kümeleri kullanır. Bazılarının sınırlı sayıda gerekli unsurları vardır. Ayrıntıların sayısı, yaratma amacına, belgenin şekli ve içeriği için gerekliliklerin yanı sıra bilgi kaydetme yöntemine de bağlıdır.
biçim
Bu bir detaylar dizisidir. Belirli bir form için kullanılan form belge türü (siparişler, siparişler) standart olarak adlandırılır. Kesin sırayla düzenlenmiş belirli bir ayrıntı dizisi ile karakterize edilir.
Örneğin, başvuru formu şunları içerir: muhatap, yazar, belge başlığı, metin, kişisel imza, tarih. Bir depolama ortamı tek bir kopya olarak kabul edilir. Ancak, kuruluşun faaliyetleri bir dizi belgenin kompleksinde belgelenir ve kaydedilir. Onlar veya grupları belirli bir şekilde etkileşime girer ve yönetim işlevlerine karşılık gelir. İsimleriyle, amaçlarıyla, özellikleriyle, dağıtım kapsamlarıyla ve tasarımlarıyla aynı koşullarla birbirine bağlı olan bilgi taşıyıcılarının toplamı, bir dokümantasyon sistemi oluşturur. Şu anda, şirketlerin iş dünyasında, resmi ve basılı kağıtlar elektronik ortamda yayınlanmaktadır.
