Günlük hayatta sürekli olarak işte ve evde belgelerle karşılaştığımız için, onlarla daha fazla konuşma yapmak istiyoruz. Bir belgenin ne olduğunu ve ne türlerini bulalım.
Belge nedir?
Belge, tanımlanmasını sağlayan ayrıntılara sahip olan somut bir ortama kaydedilmiş bilgidir. Bu kavramın başka tanımları da var. Bu nedenle, bir belgenin bireyler ve kuruluşlar tarafından faaliyet veya yükümlülüklerin kanıtı olarak depolanan bilgiler olduğunu söyleyebiliriz.
Belge özü
Temel olarak, bir belgenin mevcut tüm tanımları bilgi niteliğini vurgulamaktadır (özü).
“Bilgi, Bilgi Teknolojileri” Kanunu, bilgilerin sunulma şekli ve yöntemlerinden bağımsız olarak verilen bilgi olduğunu belirtir. Bu, belgede gösterilmek suretiyle, mevcut bilgileri kaydedip başkalarına aktarabilir, ve bunları tekrar tekrar kullanabiliriz.
Belgelenmiş bir bilgi taşıyıcısı, ses, konuşma ve görsel biçimde saklamak ve güvenceye almak için kullanılan bir nesnedir.
Yukarıdakilerden, belgenin, bireysel birimlerin etkileşimini sağlayan herhangi bir kuruluşun, kurumun, şirketin iç çalışmasının vazgeçilmez bir unsuru olduğu sonucuna varabiliriz. Nitekim, tüm yönetimsel kararları almanın sebebi olan bilgi, bunun yanı sıra daha sonraki faaliyetler için bunların uygulanmasının ve materyalinin kanıtıdır.
Yönetim alanında, alınan herhangi bir karar yazılı olarak kaydedildiğinden, bir belge bir iş öğesidir.
Dış belge işaretleri, boyutunu ve şeklini yansıtan karakteristik özellikler, kayıt yöntemleri ve tasarım öğeleridir. Yazarı hem bireysel hem de tüzel kişilik olabilir. Herhangi bir çalışan belgenin, uygun şekilde yürütülmesi durumunda, yasal gücü vardır.
Belgelerin detayları
Evraklar, zorunlu olarak adlandırılan tüm zorunlu unsurların gözetilmesiyle ilişkilidir. Bunlar şunları içerir:
- adı;
- alıcı;
- yazar;
- tarihi;
- metin;
- imza;
- çözünürlük;
- onay ve onay.
Farklı belgelerin tamamen farklı detaylara sahip olduğuna dikkat edilmelidir. Sayıları hedeflerine ve amaçlarına göre değişir. Örneğin, çoğu, sınırlı sayıda ayrıntıya sahiptir. Bu arada, bunlardan en az biri yanlış gösterilirse, belge geçersiz sayılır.
Belge Muhasebesi
Çalışmada hangi belgeler gerekli? Organizasyon yönetimi alanında çeşitli formlar kullanılmaktadır. Tüm belgeler nereye ve hangi amaçla teslim etmeniz gerektiğine bağlıdır.
Hepsi kendi başlarına yoklar ancak katı bir sistemleşmeye tabi tutuldular. Başka bir deyişle, herhangi bir şirket dokümantasyonun kayıtlarını tutar. Her şeyden önce, her zaman kolayca ve doğru zamanda bulunabilmesi için bu gereklidir.
Kişisel ve resmi belgeler
Belgeler çeşitli nedenlerle kendi sınıflandırmalarına sahiptir. Bu nedenle, kökenleri kişisel ve resmidir.
- Kişisel işyeri dışında yaratılır. Yazışma, günlük, not olabilir.
- Ancak resmi olanlar, kuruluşun belgeleri belirli bir şekilde ve oluşturulmuş biçimde hazırlanan belgelerdir.
Ancak resmi belgeler grubunda, kişisel belgeler ayırt edilir, örneğin: pasaport, diploma, sertifika, oturma izni, çalışma kitabı.
Resmi evrakların çoğunlukla yönetim belgeleri olan büro işlerinde yer aldığı açıktır.Onların yardımıyla, kuruluşun yönetim fonksiyonları gerçekleştirilir: planlama, finansman, kontrol, tedarik ve muhasebe. 
Belgelendirme Sınıflandırması
Bilgiyi belgeleme yöntemine göre farklı nitelikte olabilir:
- yazma;
- metin;
- el yazısı;
- daktilo;
- elektronik;
- resimsel.
Bu video, ses, fotoğraf belgesi, beyaz ve taslak olabilir. Gördüğünüz gibi, çok çeşitli var.
Hangi belgelere ihtiyaç var? yönetim muhasebesi? Kesinlikle her şey. Birçoğu herhangi bir organizasyonda var. Sadece bir tür kullanarak elde etmek mümkün değildir. Duruma göre hepsine ihtiyaç var.
Gelen, giden ve dahili belgeler
Gelen, giden belgeler ve iç - hepimiz böyle bir sınıflandırma duyduk. Dolayısıyla, bu tür belgelerin toplamı tüm organizasyonun belge akışını oluşturur. Gelen ve giden menkul kıymetler sıkı muhasebeye tabidir. Gelen ve giden yazışmaların ilgili dergilerinde kaydedilir.
Ortaya çıkan sorunların sayısıyla, belgeler basit ve karmaşık olarak bölünmüştür. İlkinde, sadece bir soru, diğerlerinde ise birkaç soru sorulur.
Menkul kıymetlere erişimde kısıtlama türleri
Uygunluk durumuna göre, kağıt gizli, sınıflandırılmamış ve genel resmi kullanım için tanımlanmıştır. Gizli özel bir imza damgası ile işaretlenmiştir. Kullanımları özel izin gerektirir. Ve diğer belgelerle çalışmak için tolerans gerekmez. Kuruluş çalışanlarına yöneliktir.
Belge metninin sunum yöntemi
Sunum yöntemiyle belgeler aşağıdaki gibi bölünmüştür:
- numune;
- serigrafi;
- Bireysel.
Bireysel makalelerde, sunum kendiliğinden, kendi tarzında yapılır. Ekran belgeleri bir dizi standart kelime öbeği kullanılarak belirli bir şemaya göre düzenlenir. Bu kağıdın en yaygın türü bir anket veya sertifikadır. Kural olarak, hazır formlara yazdırılır ve ardından bazı verileri girerler.
Günlük işlerde hangi belgeler gerekli? Tabii ki, tipik. Spesifik bir örnekleme temel alınarak hazırlanırlar ve benzer durumlarda kullanılırlar. Gerekirse, yalnızca ek bilgiler eklenerek temel alınacak şablonlar oluşturulur. Sık sık, örneğin vergi hizmetinde veya başka durumlarda, başkalarını elde etmek için bazı belgeler hazırlamanız gerekir.
Orijinallik Belgesi Türleri
Orijinallik ile belgeler orijinallere, kopyalara ve kopyalara bölünür. Orijinalin ilk tek örnek olduğu açıktır. Islak mühür ve imza ile onaylanmıştır.
Kopya, orijinal belgenin kopyası olup, genellikle orijinal belgenin kaybedilmesi durumunda verilir ve yasal zorunluluğu da vardır. Ancak kopyalara gelince, aslına tamamen uysalar da, yasal bir güçleri yoktur.
Belgeleri saklama süresine ve aktarma yöntemine göre bölme
Raf ömrüne göre, belgeler kalıcı, geçici (on yıla kadar saklama süresi) ve uzun süreli depolama (on yıldan fazla) kağıtlarına bölünmüştür.
Ve iletim yöntemiyle telgraflara, mektuplara, fakslara ve mesajlara (elektronik).
Ne derseniz deyince belgeler hayatımıza sıkıca girdi. Her gün her tür kağıtla uğraşıyoruz. Hangi alanda çalıştığımızın önemi yok, bu bilgileri almak ve iletmek için her zaman belgeleri kullanırız.
