Rus şirketleri, devlet kurumları, girişimciler ve diğer tüzel kişiler birbirleriyle iletişim sürecinde düzenli olarak resmi belgeler kullanıyorlar. Kurumların ve bireylerin doğru etkileşiminin en önemli yönü ayrıntıların kullanılmasıdır. Onların listesi Rus yasalarına göre belirlenir. Belgelerin Gereklilikleri - Bu, işletmeler, otoriteler tarafından yayınlanan resmi kaynakların en önemli özelliğidir veya herhangi bir yapıya başvururken bireyler tarafından derlenmektedir. Onlarla çalışmanın özellikleri nelerdir?
tanım
Belgelerin gereklilikleri, devletin, endüstriin veya kurumsal standartların düzeyinde onaylanmış, kural olarak, basılı olarak, yazılı olarak, çeşitli bilgi kaynaklarının görsel tasarımının zorunlu unsurlarıdır.
Organizasyonel ve idari kategoriye ait belgeler bu GOST R 6.30-2003 uyarınca hazırlanmıştır. Bu standartlar kaynağı, Rus teşebbüslerinin, makamlarının ve resmi statüye sahip diğer kurumların katılımı ile evrak alışverişinde kullanılması zorunlu olan birleştirilmiş kriterleri içerir.
Belirtilen eyalet standardı tarafından tanımlanan belgelerin en önemli detaylarını düşünün.
GOST'a göre temel detaylar: Rusya Federasyonu arması
Pek çok resmi belgede Rusya arması bulunmalıdır. Bu durum sembolü üç çeşitle temsil edilebilir: hanedan kalkanın üzerinde çok renkli, tek renkli olarak - benzer elemanlı veya unsursuz. Rusya Federasyonu'nun çok renkli arması, federal anayasa yasaları ve federal yasaların hükümlerini, Cumhurbaşkanı, Hükümet ve Federal Meclis tarafından yayınlanan düzenlemeleri içeren belgelere yerleştirilmelidir.
Rusya Federasyonu'nun hanedan kalkansız tek renkli arması, yayınlanan belgelere yerleştirilmelidir:
- Bölümlerarası Devlet Sırrı Komisyonu;
- federal mahkemeler;
- savcılık;
- Araştırma Komitesi ve benzer profildeki diğer organlar.
Rusya Federasyonu amblemi, mektuplarda ve diğer belgelerde bir unsur olarak kullanılır.
Rusya Federasyonu ve belediyeler konusunun arması
Rusya Federasyonu’nun kurucu kuruluşlarında benimsenen belgelerin detayları kendi bölge amblemlerini içerir. Yerleştirilmesi için kurallar, belirli bir konuda kabul edilen normatif eylemlerle düzenlenir. Ayrıca, bölgesel düzeyde, Rusya Federasyonu armasını belirli yazılara koyma kuralları da kabul edilebilir. Belediye sınırları düzeyinde verilen belgelerin detayları, sırasıyla, kentin ve diğer yerleşim yerlerinin veya belediyelerin amblemini içerebilir. Bu özelliğin yerleştirilmesine ilişkin kurallar, yerel otoriteler tarafından kabul edilen düzenleyici yasalarla belirlenir.
marka
Kuruluşlardaki belgelerin ayrıntılarının kaydedilmesi bir amblem veya ticari marka kullanımını içerebilir. Bu unsurlar şirketler tüzüğünün hükümlerine uygun olarak yerleştirilir. Ayrıca, amblem, aynı zamanda Rusya Federasyonu'nun kurucusu, Rusya Federasyonu'nun kurucusu veya bir belediyenin amblemiyle aynı zamanda belgelere yerleştirilmez. Ticari markalar kelimeler ve resimler içerebilir. Karşılık gelen desteklerin rengi herhangi bir olabilir.
Organizasyon Kodu
Tüm Rusya sınıflandırma girişimlerine göre, belge kodu bir organizasyon kodu da olabilir. Bu bilgi genellikle referans işlevi görür. Yapısında bir organizasyon kodu bulunan ana belge bir yazıdır.
BIN
Çoğu durumda, kuruluşun birincil belgelerinin detayları OGRN yapısına dahil edilmesini gerektirir. Harflerle, bu öğe kuruluşla ilgili arka plan bilgilerinin bir parçası olarak belirtilir. PSRN, şirket antetli kağıtlarını verirken de kullanılır. Girişimciler için de benzer bir özellik var - OGRN IP. Esas olarak, tüzel kişilerin katılımıyla belgedeki karşılık gelen unsurla aynı amaçlar için kullanılır.
TIN ve PPC
Bu ayrıntılar, PSRN ile birlikte, en sık birincil belgelerde ve ayrıca kurumun çalışanları tarafından hazırlanan antetli kağıtlarda kullanılır. PPC - tüzel kişilere özgü bir unsur. Bireysel girişimciler böyle bir sahne kullanmazlar.
Belge Form Kodu
Tüm-Rusya yönetim dokümantasyonu sınıflandırıcısına göre, form kodunun çeşitli kaynakların detay yapısında bulunması gerekir. Bu eleman temel olarak elektronik kanallar üzerinden dosya aktarım hızını optimize etmek için kullanılır.
Şirket adı
Belgenin zorunlu detayları kuruluşun adı gibi bir öğe içerir. Şirketin kurucu belgelerinde belirtilenlerle tutarlı olması önemlidir. Formlar, şirketin tam adını içermelidir. Kısaltma, yanına yerleştirilebilir (altına veya arkasına).
Referans Bilgisi
Belgelerin ayrıntılarının bir sonraki unsuru - şirket hakkında referans bilgileri. Yapıları, posta adresi, telefon numaraları ve şirketin yerleştirmek için gerekli olduğunu düşündüğü diğer bilgileri içermesidir. Ayrıca, bir kural olarak, organizasyon kodu, PSRN, TIN ve KPP eklenmiştir.
Belge Türü Adı
Belge türe göre doğru şekilde sınıflandırılmalıdır. Türlerin karşılık gelen ismi şirket tüzüğünde kaydedilir. Ayrıca OKUD'da yer alan kriterleri de karşılaması gerekir. Genellikle söz konusu madde formlara sabitlenir. Harfler için, bu özellik (belgenin adı) tipik değildir. Büyük harflerle yazılmıştır.
Belge tarihi
Bir sonraki önemli özellik, belgenin tarihidir. İlgili kaynağın yaratılma zamanını veya örneğin imzalama zamanını yansıtmalıdır. Tarih, belgeyi imzalama yetkisine sahip kişi veya ilgili kaynakların değişmesinden sorumlu olan kurumun iç hizmeti tarafından damgalanır. Bazı durumlarda tarih, belgenin kaynağı tarafından damgalanabilir.
Kayıt numarası
Kayıt numarası (indeks), diğer firmalarla iş akışı sırasındaki tanımlayıcının yanı sıra, kurumun iç kayıtlarında ve arşivlerinde kaynağın sınıflandırılmasını kolaylaştırmak için belirlenmiş bir zorunluluktur. Gerekliliği yerine getirmek için kurallar şirket tarafından onaylanan idari kaynaklara yansıtılmaktadır.
Ayrıca, bazı durumlarda, söz konusu öğeye, aslında kayıt numarasını ve yanıt gerektiren belgenin tarihini içeren bir bağlantı eklenebilir. Yani, bu özellik genellikle şirkete yapılan itirazlara cevap olarak hazırlanan mektuplarda kullanılır.
Derleme yeri
Bazı durumlarda, bir belgenin derlenme yeri gösterilebilir. Örneğin, diğer detaylara dayanarak belirlerseniz zordur. Ancak, derleme yeri belgenin diğer öğelerinde zaten belirtilmişse, o zaman karşılık gelen malzemelerin kaynak yapıya dahil edilmesi gerekli değildir.
alıcı
Bir sonraki önemli özellik muhataptır. Belirli bir belgeye belge gönderilmesi gerekip gerekmediği belirtilir. yapısal birim Sorumlu şirket. Ayrıca, muhatap bir bireyin statüsünde bir resmi veya vatandaş olabilir.
Grif onayı
Bir kaynak onay damgası gerekebilir. Bu özellik belgeye normatif bir karakter verebilir.Örneğin, bir şirketin yöneticisi “Onaylıyorum” tip damgasını kullanabilir, bundan sonra kaynaktaki hükümler şirketin çalışanları üzerinde bağlayıcı hale gelir.
karar
Başka bir ilginç özellik çözünürlük. Şirket müdürü gibi bir memurun, belgedeki bilgilerin esasına ilişkin bir karar vermek istemesi halinde aktif hale gelir. Bu zorunlu aynı zamanda tam bir isim, siparişin içeriği, tamamlanması gereken son tarih, imza, tarih de içerir. Ödevin uygulayıcıları belirtilebilir.
başlık
Bazı belgeler başlık kullanıyor. Amacı, kaynakta mevcut olan bilgilerin kısa bir özetini sunmaktır. Yani, belgenin adı ile ilişkili olmalıdır. Örnek başlık: “Bir sertifikasyon komitesi kurulmasına ilişkin emir”.
Kontrol işareti
Bazı durumlarda, belge kontrol işareti gibi aksesuarlar gerektirir. Bu unsur kaynağın şirketteki yetkili yapı tarafından kabul edildiğini ve üzerinde çalışmalar yapıldığını göstermektedir. Genellikle, bu özellik "control" kelimesini içeren bir pul şeklinde görünür.
Belge metni
Muhtemelen dokümanın anahtarı gerekli. Kağıt medya yoluyla iletilen bilgilerin özünü yansıtır. Genel olarak, Rusça veya Rusya Federasyonu konusunda resmi statüsünde olanlardan birinde derlenir. Metin tabloları, çeşitli biçimlendirme elemanlarını içerebilir.
Metnin yapısı genellikle iki bölüm halinde sunulur: birincisi, belgenin gönderilmesinin nedenlerini ve amaçlarını yansıtır, ikincisi temyiz, istek, öneri vb. Ana fikrini yansıtır.
Uygulama işareti
Belge metninde gerekli tüm verilerin gösterilmesinin sorunlu olduğu anlaşılmaktadır. Bu durumda, kaynak uygulamalar tarafından desteklenebilir. Bu gerçek belge üzerinde uygun aksesuarlar ile gösterilmelidir. Söz konusu işaret kaynak yapısına nasıl dahil edilebilir? Kural olarak şöyle yazıyorlar: “Böyle ve bu kadar sayıdaki sayfalara ve bu tür kopyalara uygulama” Bazı durumlarda, uygulamayı içeren belgenin adını belirtmeniz gerekebilir.
imza
Belge ayrıntılarının en önemli türleri, imza gibi bir öğeyi içerir. Bir görevli tarafından konulur, böylece kaynakta yer alan bilgilerin doğruluğu kaydedilir. Ve bu sadece bir imza değildir - bağımsız bir nitelik olarak imza, belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adını ve ayrıca bir metni içermelidir.
Grif uyumlaştırma
Bazı kuruluşlarda oluşturulan belgelerin detaylarına ilişkin şartlar, bir imza damgasının varlığını gerektirir. Kaynaktaki bilginin şirketteki yetkili bir kişi veya yapı tarafından onaylanmasının gerekli olduğu gerçeğinin düzeltilmesi gereken durumlarda kullanılır.
Pul, “kabul edilmiş” kelimesini ve ayrıca ilgili bilgiyi onaylayan kişinin konumu, imzası ve şifre çözme işlemlerini içermelidir. Onay damgasının önemli bir özelliği, birkaç kurumu içeren doküman yönetiminde kullanılmasıdır.
Vize onayı
Klavyeye yeterince yakın olan bir unsura onay vizesi denilebilir. Temel özelliği yalnızca kuruluş içinde kullanılır. Aynı zamanda, çeşitli bölümler tarafından sırayla kontrol edildiğinden, vize birkaç kez eklenebilir.
baskı
Neredeyse her zaman, ödeme belgelerinin ve diğer birincil kaynak türlerinin ayrıntıları, kuruluşların bir mühür yapıştırmasını gerektirir. Rusya'da, genellikle mürekkep. Basının yapısı genellikle şirket hakkında bilgi içerir - isim, PSRN, TIN ve diğer detaylar.
Evrak: nüanslar
Şirket ortakları, devlet kurumları ve iç iletişim için etkileşim için doğru prosedürlerin düzenlenmesi için belgelerin detaylarının en önemli kriter olduğunu belirledik. Rus firmalarında iş akışının pratikte uygulanmasının özelliği olan nüanslar nelerdir?
GOST tarafından istenen tüm detayların ortaya konmasının nadir görülen bir durum olduğu belirtilebilir. Her belge uygun bir eleman setinin kullanılmasını gerektirir. Örneğin, resmi mektuplarla ilgili olarak, en sık Rusya Federasyonu arması, federasyonun konusu, şehir veya şirket logosu, şirket kodu, PSRN, TIN, KPP ve ayrıca kuruluşun adı gibi ayrıntıları kullanırlar.
Harflerle belge türünün adı genellikle yazılmaz. Örneğin, bir düzen, bir davranış gibi bu tür kaynaklar, muhtıra veya bir karar, yapısında ilgili elemanı içermelidir. Mektuplarda, belgenin gönderildiği şirketin tam adını belirtmek gerekir ve resmi kaynaklar tarafından verilen kısaltılmış bir ad varsa, ayrıca belirtilmelidir (tam addan sonra parantez içinde yazın).
Kurumların adlarını azaltmak için birkaç doğru yöntem vardır: ilk harflerle (yani, bir araştırma enstitüsü gibi bir kısaltma elde edilir), ilk hecelerle (örneğin, Uralmash elde edilebilir) veya muhatap şirketin resmi belgelerinde onaylanan başka bir yöntemle.
Belgelerin diğer önemli detayları posta adresi, telefon ve faks numaralarıdır. Ayrıca resmi yazılarda genellikle belirtilir banka detayları organizasyon. İlgili belgenin bir diğer önemli unsuru, imzalandığı zamanı gösteren tarihtir. Ardından resmi evrak imzalanır, şirket damgası üzerine yerleştirilir.
