Makalemizde harflerden bahsetmek istiyoruz. Sonuçta, bilgi alışverişinde bulunmanın en yaygın yoludur. Günlük yaşamda ve işte, onlarsız yapamazsınız.
Servis mektubu nedir
Bir mektup, faaliyet sürecinde tamamen farklı yapılar ve kuruluşlar arasında bir iletişim aracı olarak kullanılan, içerik bakımından çok farklı olan belgelerin ortak adıdır.
Mektuplar, posta yoluyla transfer yöntemiyle büyük bir grupta birleştirilen kağıtlardır. Herhangi bir organizasyonda çok sayıda kişi birikmektedir. Bunlar giden ve gelenlere ayrılır.
Harflerle çok fazla miktarda bilgi belirtilebilir: bir dilek, bir selamlama, her şey. Özel A4 formlarında yayınlanmaktadır. Mektubun küçük olduğu ve yediden fazla satır içermediği durumlarda, A5 formatını kullanmasına izin verilir.
Herhangi bir belgenin tarihli olması ve bu nedenle de bir mektubu olması gerekir. Tarihi imza gündür.
Servis mektubu yapımı
Bir mektubu belli bir şemaya göre inşa edilmiştir:
- Giriş. Belgeyi yazmanın sebeplerini ve nedenlerini, gerçekleri, geçmiş olaylarla olan bağlantılarını, yüksek kuruluşların kararlarını belirtir.
- Kanıt. Belgede belirtilen her şeyin mantığını belirler.
- Sonuç. Sonuç çıkarır, teklifleri, talepleri ve gereksinimleri öne çıkarır.
Bu seçenek, servis mektubu açıklama yapmadan sadece son kısmı içerdiğinde de mümkündür.
Kural olarak, harflerin büyük hacimleri yoktur, genellikle yaklaşık bir sayfadır.
Derlemenin amacı
Herhangi bir mektubun amacı motivasyondur. Bu nedenle, içerik gereksiz ve gereksiz bilgiler olmadan net, anlaşılır, özlü olmalıdır. Bir belgeyi işlerken uyulması gereken birkaç kural var.
Resmi bir iş mektubu tek bir konuya adanmıştır. Bu, kurum içinde yürütmeyi hızlandırmanıza izin veren ileri işlemlerini kolaylaştırır.
Metin üçüncü şahıs ve tekil olarak sunulur. Örneğin: "Yakın gelecekte okul planlıyor ...".
Örgütün başkanı herhangi bir resmi belgeyi imzalama hakkına sahiptir ve bu nedenle mektuplar ve onun yokluğunda yetkiler geçici olarak hareket eden yönetmene devredilir.
Şu anda bir servis mektubu sadece posta ile gönderilememektedir, ayrıca en uygun ve en popüler seçenek olan bir telgraf, faks ve elbette İnternet postası da bulunmaktadır.
Belgenin hazırlanması ve yürütülmesi için gerekenler
Belge hangi şekilde gönderilirse gönderilsin, hizmet mektubunun hazırlanması birleştirilmiş tasarım şartlarına tabidir. Onlar karmaşık değildir ve bazı nüanslar hakkında bilgi bazen işe yarayabilir.
Servis mektubu nasıl yazılacağına bakalım. Aşağıda bir örnek verilmiştir.
Benzer bir harf böyle hazırlanır.
Banka detayları
Resmi bir yazı, kendi aralarında ve sıradan vatandaşlar ile kurumlar arasında iletişim kurmak için gerekli olan çok sayıda işletme dokümanının genel adıdır. Tasarımda gerekli unsurları içerirler.
Banka mektubu detayları:
- Tarihi.
- Harf numarası
- Cevabın yazıldığı belgelerin kayıt numaralarına ve tarihlerine bağlantılar.
- Tek bir cümlede metnin başlığı.
Ek olarak, ayrıntıların ayrı ayrı bileşenleri doğru bir şekilde belirtilmelidir:
- Şirket adı.
- Yapısal birim
- Yüklenicinin konumu.
- Soyadı ve adının baş harfleri.
- Alıcı adresi
Mektubun birkaç kişi veya kuruluşa gönderilmesi durumunda, önce ana alıcıyı (adresini), sonra gerisini belirtin.
Servis Mektubu Sınıflamaları
Servis mektupları, muhatabın amacı, içeriği, önemi, ivediliği, durumu ile ilgili olabilecek tamamen farklı gerekçelere göre sınıflandırılabilir.
Genel olarak, tüm iş mektupları aşağıdaki türlere ayrılabilir:
- Desteklenmesi.
- İstek mektubu.
- Bilgi.
- Reklam.
- Garanti.
- hırslı için.
- Tahkim.
- Hatırlatma mektupları
- Onay mektupları
- İstek mektupları
- Bildirim mektupları
Böyle bir sınıflandırma en evrensel olanıdır. Bazı işletme yazarlığı türlerine daha yakından bakalım.
Kapak mektubu
Kapak mektubu - alıcıya kendisine herhangi bir kağıt gönderildiğini, belki de bir şeyin açıklandığını veya açıklandığını bildirdikleri bir belge. Böyle bir mektup adres kısmını içermez.
Kural olarak, böyle bir belge "Sizi gönderiyoruz ...", "Sizi bilgilendiriyoruz ..." sözcükleriyle başlar.
Aynı zamanda, üretim veya yönetim durumuna ilişkin herhangi bir ek bilgi de bulunabilir. Örneğin: "Anlaşmalara uygun olarak ..."
Böyle bir belgenin metni, kapak mektubuna ekli olan materyallerle ilgili açıklamalar veya istekler içerebilir. Bir forma çizilir. Yukarıdaki tüm ayrıntılara ek olarak, başvuruların varlığına ilişkin bir not almalıdır.
Davet mektubu
Böyle bir belgede, muhatap etkinliğe katılmaya davet edilir. Böyle bir mektup belirli bir kişiye veya kuruluşa gönderilebilir. "Sizi ziyaret etmenizi istiyoruz ...", "Sizi davet ediyoruz ..." cümleleriyle başlıyorlar. Belge, yaklaşmakta olan olayın özünü, olayın tarih ve saatinin zorunlu olarak gösterilmesi ve bununla birlikte katılım şartlarının açıklanmasıyla ortaya koymaktadır.
Bilgi mektubu
Bu tür bir yazı çok yaygındır. Resmi bilgilerin gönderenini bilgilendirir. Kural olarak, bu tür mektuplar oldukça tipiktir ve yönetim yapıları tarafından alt kuruluşlara gönderilir. Belirli yasal hükümleri, önerileri ve önerileri gösterebilirler.
Bu arada, haber bültenlerinin ekleri olabilir. Belgenin hacmi, kural olarak, birkaç sayfayı geçmez. İşletme başkanı tarafından imzalanırlar.
Tanıtım mektubu
Bu aynı zamanda bir tür bilgi mektubu, ancak belirli bir kişi veya kuruluşa yöneliktir, mal ve hizmetlerin ayrıntılı bir açıklamasını içerir. Mektubun metni ayrıntılı bilgi içerir. Nihai hedefi muhatabı tarafından bir şey edinilmesini teşvik etmektir.
Teminat mektubu
Bu, yükümlülükleri veya onaylarını içeren bir belgedir. Belirli kişi ve kuruluşlara yöneliktir. Hangi garantilerden bahsediyoruz? Örneğin, malların, kiraların, hizmetlerin, iş şartlarının ödenmesi için garantiler. Böyle bir mektup, kural olarak, iki kişi tarafından imzalanır - yönetmen ve baş muhasebeci ve ayrıca bir mühür tarafından onaylanır.
Hak talebi mektubu (şikayet)
Bu, örneğin ürünün sözleşmede belirtilen standartlara uygunluğunun bulunmaması hakkında bilgi içeren bir işletme mektubu. Böyle bir belgenin amacı, sözleşme hükümlerine aykırı olarak yapılan zararları telafi etmektir. Bir iddia yazılı olarak yapılmalıdır. Uygulamada böyle bir mektubun tek bir şekli yoktur, ancak dikkate alınması gereken zorunlu unsurlar vardır.
Hak talebinde aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır:
- Belgenin gönderildiği kuruluşun tam adresi.
- Gerekçeler belirtilir (garanti, sözleşme referansı).
- Özel şartlar (malların iadesi, para, indirgeme).
Talep tescilli posta veya teslim makbuzu ile gönderilir.Gönderenin doğru olduğunu onaylayan tüm belgelerin fotokopilerini içerir. Bir posta makbuzu en iyi şekilde tutulur.
Her zaman şöyle bir mektup başlar: “Size bir şikayet gönderiyoruz ...”
soruşturma
İstek mektubu - resmi bilgi için gönderilen bir işletme belgesi. Metninin bilgi ihtiyacı için net bir gerekçesi var. Bunlar yasalara, düzenlemelere bağlantılar olabilir. Mektuplar resmi olarak yetkili bir yetkili tarafından imzalanır.
Bir istek mektubu bir cevap mektubu anlamına gelir. Yetkililer tarafından gönderilen isteklere özel statü verilir.
Hatırlatma mektubu
Bu, örgütün işlevsel görevlerini yerine getirmediği, ancak sadece ara görevini üstlendiği durumlarda kullanılan bir belgedir. Kural olarak, bir mektup birkaç bölümden oluşur. Bunlardan ilki, yükümlülüklerin sabitlendiği bir belgeyi ifade eder. Ve ikincisi - herhangi bir eylem gerçekleştirme isteği.
Bildirim Mektubu
Böyle bir belge etkinlikler hakkında bilgilendirir (halka açık). Mektuplar, katılımları ve katılımları için çok sayıda kurum veya kişiye gönderilir. Sadece olayları, yeri ve zamanı değil, aynı zamanda katılım çağrısını da bildirebilirler. Mektupta, örneğin bir katılımcının anketi, etkinlik programı gibi ekler bulunabilir. Kural olarak, alıcıların tam bir listesine gönderilir, yani muhatap gösterilmez. Etkinlikten sorumlu kişi tarafından bir mektup imzalandı.
Bir kelime yerine
Makalemizde en çok kullanılan iş mektubu türlerinin yanı sıra bunları yazma nüanslarını da inceledik. Konuyu biraz inceledikten sonra, artık özgürce gezinebilir ve bir öneriye yaklaştığınızda kafanız karışmaz: "Bir hizmet mektubu oluşturun." Gördüğünüz gibi, bu zor değil, özellikle de bir belge yazmak için tüm temel gereksinimleri ve ayrıntıları hatırlarsanız. Servis mektubu nasıl hazırlanacağına bir örnek (örnek) yazdık. İyi şanslar.
