Üretim ortamında, çalışanlardan biri bu bilgiyi veya yönetimine aktarmaya karar verdiğinde genellikle bir durum ortaya çıkar. Yazılı olarak belirtilen bu tür bir temyize “mutabakat” denir. Bu belge nedir ve nasıl derlenir? Ayrı ayrı konuşmaya değer.
Temel kavramlar
Herhangi bir çalışanın amirine başvurma hakkı vardır. Bunu hem sözlü hem de yazılı olarak yapabilir. İlk durumda, her şey tarafların hiçbirini zorunlu kılmayan normal bir sohbete düşüyor. İkincisi, temyiz zaten resmi.
Böyle bir iş makalesine “not” denir. Böyle bir belge ile yönetime yöneltilen diğer ifadeler arasındaki fark nedir? Sorunun özü isminde yatıyor. Çalışan belirli bir durumu veya olayı rapor etmek için bu tür bir kağıt hazırlar. Bilgi bir bireye, alana veya bir bütün olarak üretimle ilgili olabilir. Kime gönderildiğine bağlı olarak, not hem iç hem de dış belgelerle ilgili olabilir. İlk seçenek, çalışanın verilen işletme içindeki herhangi bir seviyedeki yöneticiye hitap etmesidir. İkincisi, makalesini daha yüksek bir otoriteye gönderirse elde edilir. Sonra doğal olarak dış seviyeye gider.
Sorunun özü
Kural olarak, belirli bir amaç için bir mutabakat hazırlanır. Aşağıdakiler için yazılabilir:
- Durumu düzelt. Örneğin, bir çalışan, şirketin iş sürecinin normal seyrine müdahale eden eylemler gerçekleştirdiğine dair gerçekleri vardır. Bu konuda yönetimini, uygun önlemleri alma talebi ile bilgilendirir.
- Kendinizi adaletsizlikten koruyun. Bu, önyargılı bir tavır gören bir insanın derhal önderliğini bildirmeye karar verdiğinde olur. Bunu yardım ve koruma arayışı içinde yapıyor.
- İş geliştirmek. Bazen çalışanlardan biri, diğer bölümlerin veya yapısal birimlerin çalışanlarının verimliliği azaltan hatalar yaptığını fark eder. Sonra düzeni geri kazanmaya yardımcı olmak için liderine döner.
- İstenmeyen sorumluluktan kaçının. Bu, bir olay meydana geldiğinde olur. Üstleri hakkında kendisinin söylediğini söyleyen çalışan, kendisine hiçbir şikayette bulunamadığı zaman kendisi için uygun koşullar yaratır.
Bu vakaların her birinde, çalışan sadece bilgi iletmekle kalmaz, aynı zamanda sorunu çözmede yardım ister.
Adil ceza
Çalışma disiplini, işyerinde iken görevli bir vatandaş tarafından vicdani performans sağlar. Buna ek olarak, kabul edilen emre uymalı ve işvereninin tüm emir ve emirlerine uymalıdır. Fakat hayatta, her şey o kadar düzgün olmaz. Bazen çalışanların eylemleri genel kabul görmüş normlardan ayrılmaktadır. Bu durumda, acil patronlar, işletme yönetimine neler olup bittiği hakkında bilgi vermeyi kendi görevlerini görür. Böyle bir sinyalin sonucu işçi disiplinin ihlal edildiğine dair bir bildiridir.
Genellikle bu belgede, durum aşağıdakilerle ilgilidir:
- Belirli bir siparişe uyulmaması.
- İhlalcının konumuna ilişkin doğrudan işlevlerin gerçekleştirilmemesi
- İş disiplini ihlalleri. Bu, devamsızlık, geç kalma, işyerinde sarhoş olma ve diğerlerini ifade eder.
- İdari veya cezai sorumluluk içeren yasa dışı eylemlerde bulunmak. Bu durumda hırsızlık, bozulma, zimmete geçirme ve diğer suçlardan söz ediyoruz.
Bu davaların her birinde, failin hak ettiği cezayı taşıması gerekecektir.
Belge Yazarı
Çoğu zaman, bir çalışanla ilgili bir mutabakat, derhal üst amiri tarafından hazırlanır. İçinde, liderinin faaliyetlerinin olumsuz yönlerini olumsuz yönlerine iletir.
Aynı zamanda, belge genellikle yazarın kişisel bir değerlendirmesini içerir. Sorun vizyonuyla birlikte, olası çözümler sunar. Fakat elbette son söz, lider için olacak. Örneğin, bir çalışan bir kiracı yaptı. Bu durumda, patronu yönetmene hitaben bir belge hazırlar ve bu genellikle “dikkatinize çekerim” ifadesiyle başlar. Ardından, ihlalin ne zaman gerçekleştiğini ayrıntılı olarak açıklar ve görevi için ihmalkâr bir çalışanı cezalandırma seçeneği sunar. Böyle bir not, iç kullanım dokümanlarına atıfta bulunduğundan, normal bir A4 formatındaki boş sayfa üzerinde yayınlanabilir. Metin isteğe bağlı olarak sunulur. Koşullu olarak iki bölüme ayrılabilir. Biri sorunun açıklamasını, diğeri bununla ilgili sonuçları ve somut önerileri içerir.
Özel ihlal davası
Çalışma disiplini ihlal türlerinden biri, çalışanın kendisine verilen görevin yerine getirilmemesidir. Çalışan, bu emri unutmuş, yapamamış veya basitçe görmezden gelirse bu olabilir.
Bu tür bir eylem disiplinin ihlali olarak nitelendirilir ve hemen amir, ödevin yerine getirilmemesi ile ilgili bir bildiri hazırlar. Böyle bir suç için, bir kişi adil bir şekilde cezalandırılmalıdır. Ancak bu ancak olanlarla ilgili açıklamalarını yaptıktan sonra gerçekleşecek. Çalışanı bu tür hareketlere iten sebepler ikna edici görünüyorsa, ceza almayı bile önleyebilir. Çalışanın itaatsizliği olumsuz sonuçlara yol açtığında sorunu çözmek daha zordur. Burada uzak durması pek mümkün değil. Özellikle böyle bir ihmalin sonucu olarak hasara neden olmuşsa veya ciddi zarar verilmişse. Bu durumda verilen ceza ilgili düzenleyici işlemlere dayanarak belirlenecektir.
Rapor nasıl yapılır?
Herhangi bir seviyedeki bir yönetici nasıl not yazılacağını bilmelidir. Bir örnek belirli bir örnekle düşünülebilir. Bazı çalışanların işe zamanında gelmediğini ve o sırada bir ziyaretçinin önemli bir sözleşme imzalamak için orada beklediğini varsayalım. Birkaç saat sonra, çalışan yine de ortaya çıktı, ancak zaman kaybedildi ve müşteri çoktan ayrılmıştı. Böyle bir eylem aynı anda birkaç ihlal içeriyor:
- işe geç kalmak;
- bir randevunun bozulması;
- sözleşmenin imzalanmamasından şirkete verilen zararlar.
Mevcut durumu değiştirmek mümkün değilse, patron yönetimi bu konuda bilgilendirmekle yükümlüdür.
Benzer bir belge şöyle görünmelidir:
- İlk olarak, sağ üst köşede, kime ve kime yöneltildiğini gösteren "başlık" yazılır.
- Ayrıca merkezde adı yazılmıştır.
- Aşağıda, bilgilerin belirli bir sıraya yerleştirildiği ana metin yer almaktadır. İlk önce durumun bir açıklaması gelir. Sonra sıralamak için bir istek izler. Bundan sonra, yukarıdakilerin hepsine dayanarak bir sonuç çıkar. Sonuç olarak, yazar, bu durumdan nasıl en iyi şekilde çıkabileceği konusundaki düşüncelerini veya önerilerini açıklayabilir.
- En altta, tarih ve imzayı F. I. O.’nın tam metni ve tuttuğu pozisyon ile birlikte yazdı.
Sebebe bağlı olarak, notun metni tamamen bilgi verici olabilir veya siparişi geri almak için yönetimin müdahalesini gerektirebilir.
