Yeni ofis kuralları

Federal ofislerde iş kuralları yürütme organları yetkililer devlet sırlarını içeren eylemlerle çalışmayı uzatmıyor. Gereksinimlere bağlı olarak, yetkili yapı, kağıtların doldurulması, bakımı ve saklanması için kılavuzlar geliştirir. Büro işi kurallarını onaylarken, devlet arşivinin liderliği ile koordine edilirler.

Eylemleri Yarat

Federal yürütme organlarındaki büro çalışmasının kuralları, bu yapıların A5 veya A4 formatındaki özel kağıt formları, özel formları kullanabileceğini öngörmektedir. Elektronik ortamda hareketlerin oluşturulmasına izin verilir. Formdan bağımsız olarak, belge belirtilen şekilde yer alan gerekli bilgileri içermelidir. Formlar, açısal veya uzunlamasına yazımlarına göre geliştirilir. İlk durumda, detaylar sayfanın sol üst köşesinde bulunur. Boyuna yöntemle, üstte formun ortasına yerleştirilirler. Evrak işlerinde evrakların kuralları, elektronik işlemlerin hazırlanmasında şablonların kullanılmasına izin verir. Girintiler her sayfada sağlanmalıdır: en az 20 mm sola, en az 10 mm sağa ve 20 mm üstte ve altta. Elektronik şablonlar ve örnek formlar yürütme federal otoritesi başkanı tarafından onaylanmalıdır.

Şart

Evrak işlerinde evrak işlerinin kuralları, işlerin aşağıdakilere katılması gerektiğini belirler:

1. Rusya'nın devlet arması.
2. Yasayı oluşturan yapının adı.
3. Yapısal ünitenin adı.
4. Belgeyi yapan yetkili kişinin görevinin adı.
5. Yapı hakkında referans bilgiler.
6. Belge türünün adı.
7. Derleme tarihi
8. Kayıt numarası
9. Gelen kanunun verilerine bağlantı.
10. Basım yeri (derleme).
11. İçeriğe erişimi kısıtlamak için bir çubuk.
12. Adresler,.
13. Onay akbabaları.
14. Çözünürlük (kanunun uygulanması için talimatlar).
15. Metin.
16. Referans işareti.
17. Uygulama hakkında kayıt yapın.
18. İmza (elektronik imza ile ilgili not).
19. Onaylı akbaba.
20. Visa.
21. Yeri yazdır.
22. Sanatçının kaydı.
23. Yasanın uygulanması ve işletmeye gönderilmesi hakkında bir not.
24. Belgenin alındığı kaydı.
25. Kanuna bağlayın.

Ayrıntıların bileşimi eylemin türüne ve amacına göre oluşturulur. Genel evrak kuralları, kağıdın onayının yetkili bir çalışanın vizesi tarafından onaylandığını belirler. Bu hüküm, yapının iç eylemleri için geçerlidir. Federal yürütme kurumunda hazırlanan belgelerin diğer devlet organlarıyla koordinasyonu imza damgası, protokol veya yazı ile belgelendirilir.

Kanunların teslimi, alınması ve tescili

Yürütme federal organlarının büro çalışmalarında, aşağıdaki yazılar kullanılmıştır:

1. Gelen kutusu.
2. Gönderilen.
3. İç.

Kanunların gönderilmesi ve teslimi telekomünikasyon, posta, kurye hizmeti kullanılarak yapılır. Genel evrak kuralları, gelen evrakların ilk işlemden geçirilmesini belirtir. Bundan sonra, yönetime daha fazla transfer etmek için kayıtların yapılması ve işlemlerin ön değerlendirmesi yapılır. Menkul kıymetlerin ilk işlenmesi doğru teslimatın, dokümantasyonun ve uygulamaların mevcudiyetinin doğrulanmasını içerir. Ev sahibi uzmanlar da sertifikaları sertifikalandırır ve kayda tabi değildir. İkincisi, yasada aksi belirtilmedikçe, makbuz günü, hazırlık (imzalama veya onaylama) veya ertesi gün (iş günü) yapılır.

Yapı birimlerine transfer

Federal makamlardaki büro işleri için kurallar, kayıt sonrası işlemlerin değerlendirmeye alınmak üzere yönetime sunulmasını şart koşar. Ancak, menkul kıymetlerin başka bir memura gönderilmesine izin verilir. Bu, ilgili kararın başkan tarafından yayınlanmasını gerektirir. Belge veya kararları alınmış kopyaları (uygulama talimatı), büro yönetimi hizmeti tarafından sorumlu kişilere aktarılmalıdır. Asıl hareket adresine gönderilir. yapısal birim onun uygulanmasına emanet edildiği. Birkaç bölüm sanatçı olarak hareket ederse, orijinalleri onlardan sorumluya aktarılır, diğerleri kopyalarını alır. Yetkili ünitenin elektronik bir kopyaya erişimi varsa, ilgili Yönetmelikte belirtilmişse, orijinal eylem kayıt hizmetinde kalabilir.

Eylemleri Gönderme

Yürütme organı başkanı veya başka bir yetkili çalışan tarafından imzalandıktan sonra, belgeler ofis departmanı çalışanlarına aktarılır. İkincisi, kayıt ve gönderimlerini gerçekleştirir. İcra organlarındaki büro çalışma kuralları, çalışanları derleme, eksiksizlik ve kopya sayısının posta listesinin uyuşup uyuşmadığını doğrulamak için zorunlu kılar. Yanlış tamamlanmış eylemler, uygulamalarından sorumlu birimlere iade edilmelidir. İçlerinde ihlal bulunmuyorsa, bildiriler kayıt günü veya ertesi gün (iş günü) gönderilmelidir. Dokümanların bir yapısal birimden diğerine aktarılması ofis departmanı aracılığıyla yapılır.

Muhasebe Özellikleri

Büro çalışmasının temel kuralları, gelen, hazırlanan, gönderilen yasalar hakkındaki bilgilerin özetlenmesi prosedürünü içerir. Bilgilerin analizi ve sistematizasyonu sorumlu departman tarafından yapılır. Yürütme organı başkanına, kendisinin belirttiği şekilde raporlar sunulur. Elektronik veri tabanında hareketleri kaydetmek ve aramak için, ekler uyarınca hareketlerle ilgili zorunlu bilgiler uygulanır. Ek veri kullanmasına izin verilir.

Belgesel Fonu

Devlet yapısının işlerinde kullanılan eylemlerden oluşur. Yürütme federal organı, arşiv departmanı ile anlaşarak, çalışmaları sırasında yaratılan makalelerin bir listesini ve aynı zamanda alt kuruluşlarının işleyişini geliştirir ve onaylar. Ayrıca, her bir işlem için depolama süresi belirtilmiştir. Yürütme organı aynı zamanda birleşik formlar, oluşturulan belgeler için albüm şablonları da geliştiriyor. Bu faaliyetten sorumlu çalışanlar, bunu yapı başkanı ile koordine eder. Evrak kuralları, eylemlerin isimlendirilmesinin oluşumunu öngörür. Sorumlu çalışanlar güvenliklerini, muhasebelerini ve arşive aktarmalarını sağlamalıdır.

terminoloji

Evrakların kuralları, tescilli yapısal birimin görevlerinde oluşumunu içerir. İsimlendirme:

1. Bölümlerin muhasebe bilgilerine dayanarak derlenir.
2. Yürütme federal organının başkanı tarafından onaylandı. Bu durumda, uzman komisyon ile ön koordinasyon yapılmalıdır. Onay, bu sürenin bitiminden sonra yapılmaz. Adlandırma gelecek yılın başından itibaren yürürlüğe girer (1 Ocak'tan itibaren).
3. Her 5 yılda bir, Devlet Arşivleri Uzman Kontrol Komisyonu tarafından onaylanır. Çalışma sırasında yaratılan Arşiv Fonu'nun fiilleri kalıcı saklama için kendisine aktarılır.
4. Federal otoritenin yapısını veya işlevlerini değiştirirken otorite uzman komisyon ile kararlaştırılmalıdır.

İsimlendirme bölümlerinin isimleri yapısal birimlerin isimleridir.

Depolama özellikleri

Davaların oluşumunda, arşivdeki içeriğin süresine bağlı olarak dağıtılırlar. Kalıcı ve geçici depolama kategorileri vardır.Personel yönetimi kuralları, personel kağıtlarında 10 yıldan fazla bir süre sağlar. Geçici saklama süresi belirtilen değerden az olabilir. Oluştukları tarihten arşive veya imhaya aktarılmalarına kadar olan davalar, derleme yerindeki yapısal birimlerde bulunur. Kurum başkanı tarafından belirlenen süre boyunca çalışanlara geçici kullanım için yazılar düzenlenebilir. Bu sürenin bitiminden sonra iade tabidir. Diğer devlet kurumları, yürütme organı başkanının veya onun yardımcısının izniyle yazılı isteklerine göre hareket eder. İstisnai durumlarda, menkul kıymetlerin kalıcı depolamadan kaldırılmasına izin verilir. Aynı zamanda, federal makamlara yapılan ofis çalışma kuralları, asıl belgelerin düzenlenmesi gerekçeleriyle ilgili bir eylemin yanı sıra yerleşik şekilde onaylanmış belgelerin bir kopyasını bırakmayı öngörmektedir.

arşive transfer

Geçici (10 yıldan fazla) ve kalıcı saklama süresi olan durumlar, bir yıldan daha geç olmamak kaydıyla, büro hizmetlerinin bitim tarihinden itibaren en geç üç yıl boyunca gönderilir. Menkul kıymetlerin devri envanterlere uygun olarak yapılmaktadır. Geçici saklama süresi 10 yıldan az (dahil) olan davalar arşive aktarılmaz. Belirtilen sürenin sonunda, yıkıma maruz kalırlar. Stokların derlenmesinin temeli, davaların isimlendirilmesidir.

Elektronik işlemlerle çalışmanın özellikleri

Büro yönetimi kuralları, bilginin oluşturulması, işlenmesi ve depolanmasının devlet yapısının bilgi sisteminde gerçekleştirilebileceğini belirler. Bu durumda, elektronik işlemlerin, kağıt işlemlerine uygulanacak gerekliliklere uygun olarak hazırlanması gerekir. Ayrıca, Rusya Devlet Amblemi hariç, gerekli ayrıntılara sahip olmalıdırlar. Elektronik işlemlerin bileşimi, yapının iç işlerini düzenlerken tasarımı, saklanması ve daha sonra kullanımı tamamen dijital olarak gerçekleştirilen belgeler listesi ile belirlenir. Bu liste Devlet Arşivi'nin önerileri doğrultusunda geliştirilmektedir. Dijital formda gerçekleştirilecek olan işlemlerin derlenmesi, depolanması ve daha sonra kullanılması, arşiv departmanı ile mutabakata varılan kurum başkanı tarafından onaylanır.

Elektronik Kanun İşleme

Dokümanlar, yetkili bir memurun nitelikli ve gelişmiş bir dijital imzası ile imzalanmalıdır. Elektronik işlemlerin gönderilmesi ve alınması kurumun kayıt hizmeti tarafından gerçekleştirilir. Belgenin alınmasından sonra, ofis yönetim servisi, dijital imzanın geçerliliğini doğrulamalıdır. Bilgi sistemine dahil elektronik işlemlere kayıt ve kayıt verileri verilir. Doküman yönetimi sağlarlar. Diğer şeylerin yanı sıra, arama, erişim, depolama, kontrol, kullanım vb. İçerir. Kağıda alınan işlemlerin kaydı elektronik bir kopya oluşturulması ile gerçekleştirilir. Terminoloji, durumun dijital formatta yapılmakta olduğunu gösterir. Bu, başlıkta veya "Not" alanında belirtilir. Uygulama veya sevkıyattan sonra, kağıt üzerinde yapılan benzer davalar için belirlenen süreler boyunca elektronik işlemler yapılacaktır. Dönem sonunda dijital formda yer alan bilgiler imha edilir.

kılavuzlar

İlgili talimatlarda açıklanmıştır. Evrak kuralları, kurum içindeki kağıtlarla çalışmak için teknolojiyi yöneten kılavuzların ve diğer yerel yasaların geliştirilmesinde temel teşkil eder. Teknikleri, derleme prosedürlerini, verilerle çalışma prosedürünü tanımlar. Devletin 477 sayılı kararnamesiyle hareket eden Kayıt Tutma Kuralı, her bir devlet yapısı için tam olarak bu tür yerel yasalarla belirlenir.

Geliştirme Özellikleri

Metodolojik Öneriler derlenirken, RF ofis çalışmalarının mevcut kuralları dikkate alınır. Gelişmeden sorumlu görevliler, Model Yönetmeliği tarafından yönlendirilmeli ve projeyi arşiv kamu kurumuyla koordine etmelidir. GOST R ISO 15489-1-2007 uyarınca, herhangi bir kurum ofis çalışmalarının iç kurallarını belirlemeli ve düzeltmelidir. Amaçları, gerekli zaman zarfında iş faaliyetlerini destekleyebilecek güvenilir, otantik ve kullanılabilir eylemlere sahip bir yönetim sisteminin oluşturulması olmalıdır.

Tavsiyelerin içeriği

Metnin yapısı sektörler arası öneme sahip yönetmeliklere tabi değildir. Genellikle, öneriler genel hükümleri, konu başlıklarını ve ekleri içerir. İlk blokta belirle:

1. Önerilerin kapsamı. Örneğin: "Talimat, kurumun tüm belgelerine uygulanır."
2. Uyumsuzluğun sorumluluğu.
3. Birimin harekete geçmesi için düzenli bir prosedür sağlama sorumluluğuna sahip olan birim, diğer tüm departmanlarla birlikte çalışır.
4. Düzenleyici çerçeve.

Bölümler

Genellikle evrak işlerini düzenleme kuralları ile başlarlar. Bu bölüm kurumdaki bilgi, idari ve diğer faaliyetlerin uygulanmasında kullanılan eylemlerin bir sınıflandırmasını sunar. Aşağıdaki paragraf ana kağıt gereksinimlerini tanımlar. Her bir ofis yönetimi kuralı ayrı bir paragrafla belirlenir. Bu aynı zamanda görme, koordinasyon, imzalama prosedürünü de içerir. Kurallar ayrıca bu blokta belirlenir:

1. Kopyaların tescili ve belgelendirilmesi (başvuru).
2. Pulların, formların, contaların kullanımı ve depolanması.
3. Uygulamalarından sorumlu kişilerin davranışlarıyla çalışın.

Bu bölümde başka öğeler de olabilir. Örneğin, içerik, ortak bir yapının, başkan vekillerinin, vb. Eylemlerinin hazırlanmasını içerecek şekilde genişletilebilir.

1. Gelen işlemlerin kabulü, işlenmesi ve dağıtılması ile ilgili prosedür.
2. Taşıma ve bir üniteden diğerine transfer kuralları.
3. Eylemlerin hareketinin kilit örnekleri.
4. Giden belgeleri hazırlama ve gönderme kuralları.
5. Eylemlerin hacmini kaydetme prosedürü.

"Kayıt" bölümünde belirtilenler:

1. Gelen, iç ve dış işlemlerin hangi numaralara verileceğine göre kurallar.
2. Kayıt için yöntemler, formlar ve son tarihler.
3. İndeksleme prosedürü etkilidir.

"Referans çalışmaları" bölümünde:

1. Kurumda referans sisteminin oluşum ilkeleri.
2. Dosya dolaplarının, veritabanlarının ve diğer kaynakların açıklaması.
3. Bilgi edinme faaliyetlerinin uygulanması için teknoloji.

"Belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrol" bölümü aşağıdakileri tanımlamaktadır:

1. Zorunlu doğrulamaya tabi olan işlem türleri.
2. Hangi belgelere göre prosedür kontrol altına alınır.
3. Denetimlerin uygulanması için kurallar. Kart formları, özel markaların kullanımı vb. Burada tanımlanabilir.
4. Sanatçıların sorumlulukları.
5. Eylemlerin uygulanması için tipik son tarihler.
6. Kontrol bilgilerini derleme prosedürü.
7. Yapılan kontrollerden yönetimin haberdar edileceği kurallar.

"Çevrimiçi depolama" bölümü aşağıdakilerle ilgili bilgileri içerir:

1. Eylemlerin içeriği için prosedür. Hem ofis yönetimi hizmeti hem de diğer yapısal birimler için kurulur.
2. Davranışların güvenliğini sağlama konusunda belirli görevlilerin sorumluluğu.
3. İşletmelerde belirli belge kategorilerinin oluşturulmasına uygun kurallar.
4. Geliştirme ve sonraki isimlendirme kullanımı için prosedür.
5. Endeksleme kuralları ve vakaların sistematiği.

"Arşive gönderilmeye hazırlık" bölümünde:

1. Sınavın sırası.Özellikle, daha sonraki depolama ve imha için dokümantasyon seçme teknolojisi açıklanmaktadır.
2. Hazırlama prosedürü arşivleme için hareket eder.
3. Transfer edilen davaların tasarımı ve açıklaması için gereklilikler.
4. Sorumlu kişilerin ilettiği ve kabul ettiği kurallara uygun olarak işlem yapılır.

Kabul edilen teknolojiye, faaliyetin özelliklerine, çalışma koşullarına bağlı olarak, bölümlerin kompozisyonu desteklenebilir ve değiştirilebilir. Bu nedenle, örneğin, talimatta, vatandaşların temyizleriyle çalışma prosedürünü belirleyen blokları, sınırlı bir kapsamla hareket etmeyi, eğitim için teknik desteği (steno, basım, ses kaydı vb.) İçerebilir.

uygulamaların

Maksimum referans ve açıklayıcı materyal içermelidirler. Bölümlerin sırasına göre sistematize edilmelidir. Eklerde belge akış şemaları, damga ve mühür örnekleri, örnek formlar, belirli işlem türlerinin yürütülmesi, kontrollü dokümantasyon listeleri, muhasebe formları vb. Vardır.

Sonuç

Mevcut resmi ofis kuralları, federal hükümetin yürütme organlarında ve diğer devlet kurumlarında kullanılan farklı nitelikteki eylemlerle çalışmak için açık bir prosedür sağlar. Kağıtları derlemekten ve kayıt altına almaktan, almaktan ve göndermekle sorumlu çalışanlar için temel gereksinimleri belirlerler. Kurallar ayrıca elektronik belge formları, bilgi veritabanları ile çalışma prosedürünü de belirler. Her özel kurum, yerel belgeler geliştirerek onları ayrıntılandırır. Bunlardan biri olarak evrak üzerinde bir talimattır. Davranışlarla çalışma sürecinin tamamını, mantıksal bir sırada yer alan teknolojik işlemleri yansıtmalıdır. Talimat sadece ofis hizmetlerinin faaliyetlerini düzenlemiyor. Kanunlar yapısal bölümler arasında taşındığından, çalışanları da oluşturulan prosedürle ilgili bilgilendirilmelidir. Yerel düzenleyici belgelerin geliştirilmesi, ofis yönetimi hizmeti tarafından gerçekleştirilir. Aynı zamanda, arşiv çalışanları ve hukuk departmanları çalışanları sürece katılır. Taslak, kurum başkanı tarafından onaylanmalı ve imzalanmalıdır. Patron, talimatın yürürlüğe girmesine uygun olarak bir emir verir. Tüm yapısal birimlerde normatif bir hareket olarak kullanılmalıdır. Ayrıca, hükümler çalışanlar için açıkça ve açıkça formüle edilmelidir. Kurumun belgeleri derlemesi, kaydettirmesi ve yayınlaması hüküm ve şartlarına uygun olarak yapılır.