Herhangi bir işletmede, çalışanların maaşlarının ve emeklerinin muhasebesi, personel servisi tarafından yürütülen ve sürdürülen birincil belgelere uygun olarak yapılır. Bu birimin faaliyetleri yeterince iyi sağlanamazsa, şirketin tamamında ciddi arızalar meydana gelir. Personel kayıt yönetimi belgelerinin ne olduğunu daha fazla düşünelim. 
Genel bilgi
Yukarıda belirtildiği gibi, personel departmanının yeteri kadar yetkin olmayan organizasyonu ile, işletmede çeşitli problemler ortaya çıkmaktadır. Özellikle, maaşların ödenmesinde gecikmeler, hastalık izni tazminatları ve denetleyici makamlara sunulmak üzere zamansal olarak kağıt hazırlanması mümkündür. Bütün bunlar şirketin finansal performansında önemli bir bozulmaya yol açmaktadır. Personel hizmetlerinin evrakları İş Kanunu'nda yer alan şartlara uygun olarak doldurulur. Evrakların doğruluğu üzerinde kontrol hem işçi hem de vergi müfettişleri tarafından yapılır. Bir denetim otoritesi, faaliyet türü ve mülkiyet türü ne olursa olsun, şirketin herhangi bir ofisini ziyaret edebilir ve doğrulama için kuruluşun personel belgelerini talep edebilir. Müfettişler, 134 sayılı Federal Kanun uyarınca bu tür yetkilere sahiptir.
Evrak işleri
Personel servisinin faaliyetleri, dokümantasyonun belirlenmiş kurallara uygun olarak derlenmesi ve işlenmesi ile ilgili tüm süreçleri kapsar. Bir dizi yönetim görevini çözmek için yapılır. Bunlar, özellikle:
- Çalışanların başka bir işe devri.
- İş sözleşmelerinin imzalanması ve devlete kabul edilmesi.
- Organizasyon profesyonel faaliyetler işçiler.
- Çalışanları teşvik etmek.
- Çalışanlara tatil imkanı sağlamak.
- Çalışanların sertifikalandırılması.
- İş için zaman kullanımı için muhasebe.
- Kadrolama
- Çalışmayan tatil günleri ve hafta sonları çalışmak için çalışanların ilgisini çekmek.
- Seyahat düzenlemeleri.
- İşten çıkarılma ve sözleşmenin feshi.
- Disiplin yaptırımlarının uygulanması.
Personel belgeleri ne içindir?
Bu menkul kıymetlerin temel amacı, iş ilişkileri çerçevesinde azami şeffaflığı sağlamaktır. Büro sistemi belli kurallara ve gereksinimlere dayanmaktadır. Gözlemleri çalışanların istikrarını ve şirketin idari personeli için - basitleştirilmiş yönetimi garanti eder. Personel belgelerinin sağladığı görev ve haklar yelpazesinin kesin düzenlemesi sayesinde tüm katılımcıların iş ilişkilerinde çıkarlarına saygı duyulur.
Kağıt çeşitleri
İş Kanunu normlarına göre, personel belgelerinin ana formları aşağıdaki gibidir:
- Kadro takvimi.
- Tatil Takvimi
- İç Kurallar İşletmelerde
- Çalışanların kişisel verilerini işleme koyma prosedürünün yanı sıra görev ve haklarına uygun olarak hazırlanmış belgeler.
- OT için talimatlar ve kurallar. Herhangi bir işveren, çalışanlarının mesleki faaliyetlerini yürütmesi için güvenli bir ortam sağlamalıdır. Çalışanlar yazılı talimatlara ve imzalı kurallara aşina olmalıdır.
- Vardiya programları. İş Kanunu günlük izin verilen azami çalışma süresini belirler. Vardiya çalışması sırasında uygun programlar hazırlanarak zaman dikkate alınır.
Listelenen personel belgeleri en çok düzenleyici otoriteler tarafından doğrulanmaya tabidir. 
personel
Çalışanlar hakkında bilgiler içeren personel dokümanları, birimin çalışması sırasında personel ile birlikte oluşturulur.Bu tür belgeler her zaman işletmenin belirli bir çalışanı ile yakından ilişkilidir. Çalışanın mesleki faaliyeti, nitelikleri, iş sonuçları, personele giriş koşulları, hizmet süresi vb. Hakkındaki bilgileri yansıtır. Özellikle bu belgeler:
- Bir vatandaşın işgücü faaliyetini doğrulayan idari belgeler.
- Bilgi ve yerleşim belgeleri.
- Resmi iç yazışmalar.
- Kayıt defterleri ve muhasebe dergileri.
Her grubun belgelerinin kendi özellikleri vardır. Geliştirilmiş, yürürlüğe konmuş, uygun sıraya göre onaylanmış çeşitli amaçlar için tasarlanmıştır.
İdari Belgeler
Bu kategori emirleri ve üstlerin emirlerini içerir. Liderlerinin yardımıyla şirket sözleşmesinde öngörülen işletmeyi yönetme yetkisini uygular. Siparişler iki gruba ayrılır. Birincisi, şirketin ana faaliyetlerine ilişkin eylemleri içerir. Özellikle üretim konularında emir, sertifikalandırma prosedürü, talimatlar vb. İkinci grupta ise personel siparişleri bulunmaktadır. Bunlar arasında işten çıkarma, işe alma, devir, izin verme, disiplin cezaları, teşvikler sayılabilir. Birinci grubun belgeleri, işletmenin faaliyetlerini bir bütün olarak kapsar ve dolaylı olarak personel departmanının çalışmaları ile ilgilidir. Diğer bir menkul kıymetler kategorisi doğrudan personelin faaliyetleriyle ilgilidir. Çoğunlukla, bunlar birleşik personel belgeleridir. Formları Devlet İstatistik Komitesi tarafından onaylanır. Personelin faaliyetlerini yansıtan belgeler şunlardır:
- çalışma kitabı;
- istihdam belgesi;
- iş sözleşmesi;
- kopya işten çıkarılma emirleri ve eyalete kayıt olma.
Bu belgelerin bir çalışanın iş deneyiminin tam gösterimini sağlaması amaçlanmıştır. Sırasıyla, hem kendisine gelecekte emeklilik maaşı vermek hem de işletmedeki faaliyetleri sırasındaki sakatlık haklarını hesaplamak için önemli olacaktır. Diğer işverenlerden gelen siparişlerin kopyaları yapmak için temel teşkil eder. emek kayıt defterinde yarı zamanlı hakkında, yinelenen kaydının yapılması.
Bilgi hesaplama kategorisi
Bu dokümanlar çalışanların kişisel verilerini kayıt altına almak, çalışma etkinlikleriyle ilgili bilgileri birleştirmek için saklanır. Bunların arasında mevcut:
- kişisel kart;
- zaman çizelgesi;
- personel masası;
- özel ilişki.
Çoğu standart form kullanıyor. Birleşik personel dokümanları, doldurma sürecini büyük ölçüde basitleştirir. 
İç yazışma
İşletmede kabul edilen personel kararlarının tescili için kullanılır. Örneğin, çekmek disiplin yükümlülüğü Herhangi bir çalışan ondan bir açıklama yapmalıdır. Çalışanın özendirilmesi gerekiyorsa, en üst amiri, işletme yöneticisine karşılık gelen bir başvuru gönderir. İç yazışmalar, çalışanlar arasında resmi görüş alışverişi için seçeneklerden biri olarak hareket eder.
Kontrol ve muhasebe kitapları
Kayıt dergileri mevcut personel belgelerini (siparişler, sertifikalar, kişisel dosyalar, çalışma kitapları) dikkate almak üzere tasarlanmıştır. Her kağıda belirli bir numara atanır. Dergi ayrıca belgenin kayıt tarihini de içerir. Doğru muhasebe, menkul kıymetlere yasal güç verir. Bu da, bir iş anlaşmazlığında belirli bir pozisyonu kanıtlamanıza izin veriyor. Bu gruptaki personel belgelerinin tescili ve saklanması yetkili kişilerce yapılır. Şirket günlükleri kullanıyor:
- Transfer emri, işten çıkarılma, istihdam.
- İş sözleşmeleri
- Tatil Siparişleri.
- Seyahat sertifikaları
- Disiplin içi siparişler ve ödüller.
- İş ödevleri
- Ticari seyahatlerde emir.
- Yerel eylemler.
- Emek kitapları ve onlara ekler.
- Başvurusu.
- Hastane çarşafları.
- İşletmedeki kazalar.
Bazı personel doküman örnekleri federal düzeyde onaylanırken, diğerleri şirket tarafından geliştirilmiştir.
Tüm kağıtlar gerekli mi?
Koşullu olarak yukarıda belirtilen personel belgeleri üç kategoriye ayrılır:
- Şirketin özelliklerine bağlı olarak.
- Önerilen.
- Gerekli.
İkincisi, çalışan sayısına, faaliyet türüne ve yasal statüsüne bakılmaksızın istisnasız tüm işletmeler tarafından sağlanmalıdır. Bu belgeler İş Kanunu'nda doğrudan veya dolaylı olarak belirtilmiştir. Örneğin, şirket kurallarını oluşturma gereği, Madde 189-190, personel - Art. 57. Önerilen kağıtlar, personel alımını optimize etmek için tasarlanmıştır. Onların varlığı veya yokluğu başın kararına bağlıdır. Kuruluşun özelliklerine bağlı belgeler belirli bir şirket için zorunlu olacaktır. Şirket zararlı veya tehlikeli çalışma koşulları sağlarsa, ek kural ve talimatların geliştirilmesi zorunludur. Örneğin, düzenli tıbbi muayeneler, güvenlik brifingleri vb. İle ilgili Tüzük olabilir. 
Kağıt kurtarma
Genellikle, yeni bir personel çalışanı işletmede göründüğünde, bazı zorluklarla karşılaşır. Örneğin, şirket bir veya diğer gerekli menkul kıymetlere sahip olmayabilir. Gerekli belgeleri bir günde hazırlamak ve uygulamak mümkün değildir. Bu durumda, en önemini vurgulamak ve tasarımlarına başlamak gerekir. Uzmanlar, öncelikle tatil programlarını ve çalışanlarını derlemeye başlamak için öneriyor. Daha sonra sözleşmelerin yerine getirilip getirilmediğini, çalışma emirlerini, iş emirlerini, çalışma kitaplarındaki işaretleri kontrol etmelisiniz.
Şirketin muhasebe defterleri yoksa, bunların da saklanması gerekir. Daha sonra, tüm kişisel kartlarınızı sırayla yerleştirmeniz gerekir. Tüm belgeler yürütme sırasında tarihlenmektedir. Ancak, formun metninde, örneğin, f. T-2, asıl tarihin, yani çalışanın işe alındığı ya da transfer edildiği sayıyı belirtiyor. Bu durumda, yardım için muhasebe departmanına başvurabilir ve bilgileri netleştirmek ve doğrulamak için çalışanların kişisel hesaplarını talep edebilirsiniz. Bir işletmenin kaybedilen veya eksik teminatlarını geri kazanma sürecinde, mevcut iş hakkında bir şey unutulmamalıdır. Bundan sonra, zorunlu yerel yasaları derlemeye, hazırlamaya ve uygulamaya başlamak gerekir. Personel dokümantasyonunun saklama süresi ilgili Liste tarafından onaylanır. Burada listelenen tüm makaleler daha sonra arşive gönderilmelidir.
