Hiçbir modern işletme belge olmadan çalışamaz. Bu nedenle, iş akışının yetkili organizasyonu, işletmenin genel performansını etkileyen faktörlerden biridir. Bu kavram ne içeriyor? İş akışının türleri ve sistemleri nelerdir? Bütün bunları makalede ele alacağız.
İş akışı ve evrak
İlk bakışta, bunlar aynı kavramlardır. Ama yakından bakarsanız, farkı görebilirsiniz. Evrak işleri üç aşamadan oluşur:
- Ekonomik aktivite gerçeği üzerine bir belge oluşturulması - belgeler.
- Menkul kıymetler muhasebesinin organizasyonu ve organizasyon içindeki ve ötesindeki hareketleri bir belge akışıdır.
- Belge depolama - arşivleme.
Belge akışı, ofis çalışmasının aşamalarından biridir. Bu süreç içinde aşamalar veya akışlar da ayırt edilir:
- Gelen dokümantasyon, kuruluşa dışarıdan gelen şeydir.
- Giden - şirketin karşı taraflara gönderdiği.
- Dahili dokümantasyon organizasyon içinde yaratılan ve yönetim faaliyetlerinde kullanılan şeydir.
Sürecin doğru bir şekilde düzenlenmesi, belgenin hareketini, yaratılış anından depolamaya alınmasına kadar tüm aşamalarında kontrol etmenizi sağlar. Bu, kağıdın nerede olduğunu, onunla ne tür bir iş yapıldığını bilmek her zaman mümkün kılar.
Belge İşleme Adımları
İşletmedeki her gelen belge belirli aşamalardan geçer. Yolun uzunluğu, kuruluşta belirlenen sıraya bağlıdır. Gelen tüm yazışmalar başlangıçta masaya kafaya ve sadece o zaman oyunculara gidebilir. Bu daha uzun bir yoldur, çok sık kullanılmaz.
Sekreterin bölümlerin dağıtımı ile ilgilenmesi daha kısa bir yoldur. Bu seçenek daha sık kullanılır. Avantajı açıktır: belgeler yükleniciye daha hızlı ulaşır.
Her gelen belge kayıt işleminden geçer. Bu özel bir dergide yapılır. Makbuz tarihi ve önceden atanmış seri numarası belirtilir.
Özellikle önemli belgeler izlenebilir. İşlemin son aşaması dokümanı arşiv depolamaya göndermektir.
İş akışı organizasyon ilkeleri
İş akışının organizasyonu, belgelere harcanan zamanı azaltmayı amaçlamaktadır. Bu hedefe ulaşmak için bazı ilkeler geliştirilmiştir:
- Merkezi resepsiyon, ön işleme ve nakliye. Küçük kuruluşlarda, sekreter bu konuyla ilgilenmektedir, büyük bir şirkette bütün bir departman görevlerini yerine getirebilmektedir.
- Belgenin geçiş noktalarının azaltılması, iade olasılığının ortadan kaldırılması.
- İş akışı planlarının ve düzenlemelerinin geliştirilmesi.
- Evrakların tescili.
- Belgelerin ön değerlendirme aşamasına giriş.
Bu kurallara uymak, yinelenen işlemlerde zaman kaybını ortadan kaldırır, kağıtlarla çalışan insanlar üzerinde eşit bir yük oluşturur.
Belge akışı nedir?
Bu nedenle, amaç veya tür benzer olan ve izlemesi gereken bir amaç için belge aramak gelenekseldir.
Akış yapı, frekans ve yoğunluk ile karakterize edilir. Her gün çok sayıda perakende mağazasına mal gönderen bir ticaret organizasyonunda, belge akışı tek tip bir yapıya, titizliğe ve yüksek yoğunluğa sahip olacak. Eğer şirket pahalı endüstriyel ekipmanların üretimi ile uğraşırsa, akışı farklı özelliklere sahip olacaktır.
Elektronik doküman yönetimi
Klasik belge dolaşımında belgenin maddi bir ortamı olduğu gerçeği bir dizi ciddi sorun yaratır. Belgeler bir şekilde bir kuruluştan diğerine aktarılmalıdır. Bunun için kuryeler veya postalar kullanılıyor. Bu, finansal ve zaman maliyetleri gerektirir, ayrıca, teslimat başarısızlıkları ve insan faktörlerinden kaynaklanan hatalar da mümkündür. Belge akışı ciddi bir finansal ve zaman gideridir.
Kağıtların bir yerde saklanması gerekiyor. Kuruluş büyükse, depolama için geniş alanlar gerekir. Mücbir sebep hallerinde, belgelerin ölümü müteakip restorasyon imkânı olmadan mümkündür. Ve bu tüm sorunlardan uzak.
Elektronik belge yönetimi, yukarıdaki dezavantajlardan yoksun olduğu için giderek daha popüler hale gelen bir sistemdir. Veri aktarımı için modern güvenli sistemler kullanılır, bu hızlı ve doğru teslimat sağlar, belge değişim süresini azaltır ve güvenilir depolama sağlar. 
Vergi dairesi veya emeklilik fonu gibi devlet kurumları, elektronik ortamda bilgi paylaşmanın yararlarını çabucak takdir ettiler, bu yüzden mümkün olduğunca fazla sayıda kurumun rapor almasını sağlamaya çalışıyorlar.
Net bir iş akışı, gerekli bilgileri hızlıca bulma ve adrese en az sürede gönderme yeteneğidir.
