Herhangi bir kuruluş tarafından, faaliyetin özellikleri ve özellikleri ne olursa olsun yapılması gerekenler nelerdir? Tabii ki - kayıtları tut. Belge akışı, herhangi bir kurumda olandır, bu nedenle nereden geldiği ve memur olarak böyle bir mesleğin neden önemli olduğu açıktır.
Önemli pozisyon
Pek çoğu, eğer personel zaten bir sekretere veya hatta birkaç sekretere sahipse, bir memur kiralamanın bir anlamı olmadığını söyler. Bu yaklaşım tamamen yanlıştır, çünkü bu tamamen farklı iki mesleğin görevleri farklı görevlerin yerine getirilmesini içerir: sekreter yöneticinin takvimi izlemesine, çağrıları cevaplamasına, kahve getirmesine, küçük görevleri yerine getirmesine yardımcı olmalı ve memurun görevleri tüm kurumun belgelerinin kontrolünü içermelidir.
Karmaşık belgesel kontrolü
Sorumlu katip sadece kuruluştaki belgelerin dolaşımını kontrol etmemeli, aynı zamanda arşivin baş denetçisidir. Katiplerin görevleri aşağıdaki işlevleri içerir:
- yönetim iş yazışmaları yönetim bağlantısı;
- yapılandırılmış bir dokümantasyon tabanının oluşturulması;
- Belli bir belgede belirtilen hükümlerin uygulanmasının izlenmesi.
Yazışma muhasebesi (hem gelen hem de giden) aynı zamanda memurun görevlerine de yol açar.
Küçük ve büyük şirketlerde sorumlulukların farkı
Uygulamada görüldüğü gibi, organizasyon ne kadar büyük olursa, o kadar fazla personel katip olacaktır. Sadece bir memur kiralamanın mümkün olmadığı küçük kuruluşlarda, ancak hizmetleri olmadan yapamazsınız, sekreterlik memurluğunu işgal edecek bir kişiyi cezbederler. Sekreterin Sorumlulukları Daha önce de belirtildiği gibi, bu, bu iki görevin görevlerinin bir karışımıdır. Bir kişi her şeyle başa çıkmayı başarır, çünkü küçük işletmelerdeki iş akışı megacompany'deki kadar zengin ve çeşitli değildir.
Potansiyel bir çalışana sunulabilecek özel gereksinimler
Katiplerin sorumlulukları organizasyonun özelliklerine bağlıdır. Örneğin, yabancı ortakları olan uluslararası kuruluşlar veya şirketler, memurlarının yazışmaları tercüme etmelerini isteyebilir, örneğin İngilizce'den veya tersi.
İş tecrübesi olan bir kişi daha sık böyle bir pozisyona alınır, çünkü burada yüksek bir sebat seviyesine ve birkaç yıldan beri çalışmakta olan gerçekten titiz bir insana ihtiyacınız var. Bu alandaki eğitim kurumlarından yeni mezun olan ve hiç deneyimi olmayan gençler, gelecekteki potansiyel işverenleri çalışma istekleriyle etkilemeye çalışmalı, o zaman belki de büyük, umut verici bir organizasyonda bile böyle bir pozisyon alma şansı yakalanmalıdır.
Çalışmanız gereken dokümantasyonla birlikte şirketin özelliklerini anlamanız gerekir. İşletmeyi yönlendiren yasal çerçevenin yeterince derin bilgisi de potansiyel bir çalışan için büyük bir artıdır.
Sadece şirketin yapısını incelemekle kalmayacak, aynı zamanda işçiliği koruma kuralları ve standartları konusunda gerçek bir uzman haline gelmek için hazırlıklı olmanız gerekir. iş görgü kuralları iletişim.
Katipler olmadan ne yapamazlar?
Katip pozisyonu her zaman büyük şehirlerin okullarında ve anaokullarında bulunur.Bunun nedeni, tüm belgeleri takip edebilecek bir kişi olmadan ve gerekirse depolanan belgelerin herhangi birini derhal sağlayamazsanız yapamazsınız.
Okuldaki memurun görevleri, örneğin bir ticari organizasyonda, memurun görevlerinden biraz farklıdır. Burada çalışma her öğrencinin evrakı ile yapılacaktır. Raporlama dönemi sonunda yapılan çalışmalar hakkında bilgi vermek gerekli olacaktır. Bu tür örgütlerde çalışan bir kişinin hem çocuklarla hem de ebeveynleriyle kolayca ortak bir dil bulabilmesi daha iyidir, çünkü belge yönetimindeki sorunlar, açıklığa kavuşturulması gereken tutarsızlıkların varlığı oldukça yaygın bir olgudur.
Her büyük anaokulunun da kendi katibi vardır. Buradaki iş sorumlulukları, okullarda bu profilde çalışanlara sahip olanlara benzer. Bu, bu tür kamu veya özel kuruluşların faaliyetlerinin tek odaklanmasından kaynaklanmaktadır. Bu tür kurumlar ayrıca onlarla çalışmak için sorumlu ve kalifiye bir memur isterler. Anaokulunda bu uzman için sorumluluklar aynı kalır: belge tabanı ve arşivlerle çalışın.
İyi bir tezgahtarın sahip olması gereken bazı kişisel özellikler
- Lüks bir katip olmak isteyen bir kişinin çok iyi bir hafızası olmalıdır. Duygusallık, ruh hali değişimlerinin bir şekilde iş üretkenliğini etkileyebilmesi için mücadele edilmesi ve izin verilmemesi gereken bir düşmandır.
- Hoşgörü, bir tezgahtarın sahip olması gereken gerçek bir hazinedir. İş sorumlulukları, birçok kişiye birçok belgenin anlamını ve her bir “yaprağın” önemini “parmaklarında” açıklamak ve herhangi bir dileği gerçekleştirmenin gerçekçi olmayacağını açıklamakla desteklenir.
- Kendini kontrol etme, tolerans kadar önemlidir. Bu alanda, sık sık hazırlıksız bir kişiyi kendinden çıkarabilecek durumlar vardır. Kendini sürekli kontrol etmelisin.
- İş iletişimi becerileri, aynı organizasyonda çalışan ya da şirketle iş bağlantılarıyla bağlı olan insanlarla akış sorunlarını hızla çözmenize yardımcı olacaktır.
- Manik düzeyde organizasyon. Gerçekten de, iyi bir memur hiçbir zaman işleri ve belgeleri daha sonra bırakmaz, çünkü bunun, her durumda belgelerle çalışmasına izin verilmemesi gereken hatalara veya tam bir kaosa yol açabileceğinin farkındadır.
