Her birimiz yaşamlarımızda en az birkaç kez resmi mektuplar ve notlar yazdık. Her neredeysek ve ne yaparsak yapalım, iş yazışmalarımız, bazı noktaları bulmak, bilgileri netleştirmek, bir soru sormak vb. İçin yapılması gereken her alanda gerçekleştirilir. Daha önce bu fenomen kağıt uygulamalarında ve üstlerine (ve iş ortaklarına) mektup göndermede daha yaygın olsaydı, bugün bu kategori çevremizde daha yaygın bir şekilde yayıldı.
Bazı çevrimiçi mağazalarda bir sipariş verseniz ve temsilcisi ile iletişim kurmak isteseniz bile, ticari yazışmaların nasıl uygun şekilde yapıldığını bilmeniz gerekir.
Bu yazıda, iş iletişimini oluşturan bazı ana noktaları açıklıyoruz. Ortaklarımızla mektup takası yaparken nüansların dikkate alınması gerektiğine dikkat edeceğiz; muhataplara yetersiz ve kaba görünmek istemezseniz ve ne olursa olsun göz önünde bulundurulması gereken kuralları da unutmayın.
Uygulanabilir
Açıkçası, iş yazışmaları en çok iş sürecinde kullanılmaktadır. Bir şirkette çalışıyorsanız, kesinlikle bu tür yazışmalar oluşturma gereksinimi ile karşılaşacaksınız. İş konularından bahsettiğimizden, yazı stilinin uygun olması gerektiği - resmi ve mümkün olduğunca resmi olması gerektiğini anlamak kolaydır.
Şirket çalışanlarının, mektubun gönderildiği yer, siz ve şirketiniz hakkındaki izlenimleri, iş yazışmaları kurmayı ne kadar iyi yönettiğinize bağlıdır. Bu nedenle, metni yazma ve tasarım sürecine mümkün olduğunca sorumlu yaklaşılmalıdır.
Öncelikle, ticari yazışmalar arıyorsanız, talimatlarımıza aşina olmanızı öneririz. İçinde yukarıda da belirtildiği gibi, pratik konuların yanı sıra bazı teorik noktaları sunacağız. Makalenin sonunda, resmi yazma tarzına özgü bazı sıralamalar vermeye çalışacağız. Sonunda, bu makalenin temelini kullanarak, müteahhitlerle daha fazla iletişim kurmak için bağımsız olarak yüksek kaliteli metinler oluşturabilirsiniz.
Yazışma türleri
Hemen, ticari yazışmaların ne olduğunu tartışarak, türlerine dikkat çekmek istiyorum. Böylece, bir istek mektubu seçebilir ve buna göre yanıt mektubu; bir mektup bilgi niteliği (çoğunlukla müşteriye gönderilen); bir teşekkür notu (verilen hizmet için teşekkür eder), bir bildirim mektubu, bir hatırlatma, bir uyarı; öneri mektubu; garanti ve teminat mektubu. Aslında, bunlar hem gerçek hem de elektronik ticari yazışmaları oluşturan en yaygın kullanılan türlerdir. Bu nedenle, onlarla pratikte daha sık buluşacağız.
yapı
Herhangi bir mektubu yazarken daha uygun bir organizasyon için, belirli yapısı veya planıyla çalışmamızın yararlı olacağı mantıklıdır. Bu, görevi tamamlamak için çok daha kolay olan daha küçük aşamalara bölmenizi sağlar. Örneğin, mektubunuzun çizgisini mümkün olduğunca doğru bir şekilde belirlemeniz gereken konuları kapsayacak şekilde düşünün. Örneğin, bunun veya o ürünün fiyatı hakkında bir soru yazıyorsanız, nedeni kısaca açıklamaya çalışın: neden şirkete yazıyorsunuz (çünkü bu ürünü veya ürünü satın almak veya sipariş etmek istiyorsunuz); ana hedefi açıklığa kavuşturmak (belirli seçeneklerle 10 birim mal sipariş etmenin size ne kadara mal olacağını bulmak için).Son olarak, hesaplamayı ne şekilde almak istediğinizi belirtin ve böyle bir üretim hacminde indirim yapılıp yapılmayacağını sorun.
Tabii ki, bu bilgi zaten açıktır - sadece yazmak istediğinizi mantıksal olarak analiz etmeniz gerekir. Ayrıca, tasarım ve gereksinimleri unutmamalıyız. Bu konuda size daha sonra anlatacağız.
Yazma gereksinimleri
Bu nedenle, iş yazışmaları kuralları tüm harflerin öncelikle kısa olması gerektiğini söylüyor. Bu okunacak ana kuraldır. Katılıyorum, büyük miktarda bilgi yüklendiğinde hepimiz sevmiyoruz. Eğer bu mektup ticari nitelikte ise, büyük olmamalıdır - bu durumda basitçe göz ardı edilebilir. Bilgileri hemen azaltamazsanız, mektubunuzun ilk taslağını yazdıktan sonra yapın.
İkincisi, eşiniz (yazışma katılımcısı) neyin tehlikede olduğunu anlamalıdır. Yani, mektup bilgilendirici ve anlaşılır hale getirilmelidir. Ek sorulardan kaçınmak ve ayrıntıları açıklığa kavuşturmak için zaman kaybetmemek gibi bir şekilde iletmek istediğiniz bilgiyi içine koymak gereklidir.
Üçüncüsü, mektup, okuyacak olan ortağınıza veya şirket çalışanınıza mümkün olduğunca saygılı olmalıdır. Doğru - muhatapınıza daha fazla saygı gösterirseniz, isteğinize uygun bir şekilde cevap vermesi ve sonuçta istenen etkiyi elde etmeniz ihtimali artar.
İngilizce yazışmaları
Bazı durumlarda, görüşmeler İngilizce (veya Rusça dışındaki herhangi bir dilde) olmalıdır. Bu normaldir, özellikle yabancı taraflarla bir ilişki varsa. Ticari yazışma kurallarının herhangi bir dil için geçerli olması dikkat çekicidir: sadece stilistik dönüşler farklılık gösterebilir. Göreviniz, sizin ve eşinizin (muhatap) olduğu durum için en uygun seçimi yapmaktır.
Elbette, İngilizce'deki ticari yazışmalar, yeterince yüksek bir düzeyde bilgi gerektirir, bu yüzden eğer sizinle ilgili değilse, profesyonel çevirmenlerle iletişim kurmanızı öneririz. Tercümenin, iş yazışmaları diline dahil olan özel bir konuşması olan bir kişi tarafından yapılması önemlidir.
Bir örnek. giriş
Herhangi bir konuşmada, nasıl başladığınız çok önemlidir. Bu konuda iş görgü kuralları Yazışma canlı iletişimden farklı değildir: ilki muhatabı selamlamak ve bir şekilde onu konuşmaya tanıtmaktır. Selamlama standart “Merhaba” olabilir, ancak tanıtım daha bireysel olmalıdır. Örneğin, mektubunuzun kısa amacını belirtebilirsiniz (“Ürününüzle ilgili bazı bilgileri açıklığa kavuşturmak için sizinle iletişime geçiyoruz. Her şeyden önce, A1 modelinin maliyeti ile ilgileniyoruz). Başka bir seçenek: “A1 modeli hakkındaki telefon görüşmemizin devamı olarak, size bu ürünün maliyeti hakkında bir soru yazıyorum”). Durumunuzu da basitçe açıklayabilirsiniz: “2010 yılında, ortağınızın şirketimizle temasa geçmesi nedeniyle, sizin adınıza bu alanda işbirliğine başlamanızı önerdiği için yazıyorum.”
Malzeme beyanı
Ayrıca, mektubunuza bazı girişler yazdıktan sonra, neden yazdığınızı açıklığa kavuşturmalısınız. Örneğin, bir ürünün fiyatı hakkında bir soru sorduktan sonra, sizi ilgilendiren şeyleri belirtin. Bunu yazabilirsiniz: "Teslim edilecek N. inci ürün sayısını X adresine teslim etmek istiyoruz." Telefon görüşmesinin devam etmesi durumunda, isteğinizi belirtebilirsiniz - neden telefonda telefonda konuştuktan sonra niye yazdınız (örneğin, işlemi tamamlama niyetinizi onaylamak için): X "seçeneğiyle. Üçüncü versiyonu hesaba katarsanız, şirket ile işbirliği yapma arzunuzun temasını da geliştirmeye başlayabilirsiniz.Sizin çıkarınıza uygun olduğunu ve ortağın, kabul ederse sizinle iletişime geçmekten herhangi bir somut fayda elde edeceğini açıklayın: "Şirketimizin gidişatının değiştiğini, daha sonra işinizin çıkarlarına daha da yakınlaştığını bilmek isteyeceksiniz."
teklif
Herhangi bir ticari yazışma (alıntı yaptığımız örnekler de mutlaka bu özelliğe sahiptir) mantıklı bir sıra gerektirir. İlk başta neden yazdığınızı yazdıysanız, bu fikri daha fazla detaylandırıp genişletmelisiniz. Muhataptan ne istediğinizi daha geniş bir şekilde belirtin - belki de sizinle çalışmayı kabul etmenin faydalarını göz önünde bulundurun. Bu bölüm, tüm mantık gereği, mektubunuzun “zirvesi”, bir tür doruk noktası olmalıdır. İlk başta, sizi ilgilendiren şeylere sorunsuzca yaklaşıyorsanız, o zaman bu bölümde “kartları göstermelisiniz”. Tüm ticari yazışmalar (yukarıdaki mektuplara örnek olarak bir istisna değildir), böyle yumuşak bir eğri üzerinde kurulmalıdır. O zaman çizgilerin okuyucusu ruh halinizi anlayacak ve böylece sizinle sizinle iletişim kurması daha rahat olacaktır. Dik atlama yapmayın, bir başlıktan diğerine geçmeyin.
Örneklerin gösterdiği gibi, örneğin ilgisiz iki konuyu tartışmanız gerekirse, makalenin bölümlerine ayrılarak paragraflara bölünebilir. Bu, bir sorudan diğerine geçtiğiniz anı görsel olarak görecek okuyucu için uygundur; bu senin için mi, çünkü bu durumda iki farklı mektuptan bahsediyormuş gibi yazıyorsun.
Örneklerimizden bahsedersek, şunu yazmalısınız: "Ayrıca, bir ay önce etkileşime girdiğimiz N ürününü yeniden sipariş etmek istiyoruz." Veya: "Koşullarımıza uygun bir fiyata, sizinle bu alanda kalıcı bir işbirliği kurmak, satış kanalını X-Y bin birime yükseltmek istiyoruz." Son olarak şunları yapabilirsiniz: “Bizimle çalışmaya olan ilginiz hala geçerliyse, lütfen bize bildirin.”
Her ikinci iş yazışma örneği bu ilkeye dayanmaktadır, bu yüzden yanlış bir şey yok. Aksine, genellikle vurgulanan başlıklar daha iyi gezinmeye yardımcı olur, çünkü “katı metni” kaldırır, içinde görsel olarak ekleyebileceğiniz bir tür “bağlantı” yapar.
Son bölüm
Son olarak, mektubu başlattığınız şekilde bitirmelisiniz. Teşekkürler yazarsanız, tarif ettiğiniz şirketle işbirliği yapmaktan memnuniyet duyduğunuzu yazın; eğer bu ticari bir teklifse, mektubunuza dikkat ettiğiniz için şükretmeli ve bu kişiyle daha fazla etkileşim kurmayı ummalısınız. Mektubunuzu nasıl bitireceğinizin, kendiniz ve şirketiniz hakkındaki nihai görüşü büyük ölçüde belirlediğini anlamanız gerekir. Tüm ticari yazışmalar (sürekli olarak bunu gösteren mektup örnekleri) nezakete dayanır - bu nedenle muhatapınıza teşekkür etmeyi, umudunu ifade etmeyi, onu övmeyi ya da tavsiyenizi bırakmayı daima unutmayın. Metniniz için sonunu, mektupta açıklanan soruna tam olarak karşılık gelecek şekilde seçmelisiniz.
Örnekler: "Gelecekteki faaliyetlerimizde istikrarlı işbirliği umuduyla sizi sürekli ortağımız olarak tutmayı umuyoruz." Veya "İlginiz için içtenlikle minnettarız ve gelecekte sizinle işbirliği geliştirmeyi umuyoruz." Veya "İlginiz için teşekkür ederiz. Umarım gelecekte N pazarına olan ilginizi sağlamaya devam edebiliriz."
Görgü kuralları ve okuryazarlık
Hiçbir durumda nezaket hakkında unutma. Yukarıda da belirtildiği gibi, ticari yazışmalarla ilgileniyorsanız önemlidir. “İşbirliği yapmaktan mutluluk duymak”, “İlginiz için teşekkür ederim”, “İlginiz için özür dilerim” gibi ifadeler “sizi görmekten mutluluk duyacağız”, “bizi bir şirket yapmazsınız” ve diğerleri. Bu ikisi, bu arada, şirket kutlamalarına davetiyelerle, işletme yazmaya göre daha fazla şey ifade ediyor.
Her zaman, bir saygı işareti olarak, “lütfen”, “teşekkür ederim”, “nazik” ifadelerini ekleyin.
İş mektupları yazma sürecinde eşit derecede önemli olan insan okuryazarlığıdır. Daha doğrusu, mektup oluşturma sürecinde en az bir temel hata yaparsanız, muhatapın sizinle ilgili beklediğinizden tamamen farklı bir görüş oluşturacağını söyleyebiliriz. Bu nedenle, mümkün olduğunca yetkin bir şekilde yazmaya çalışın ve her şeyi birkaç kez kontrol edin. Hataları nasıl bulacağınızı ve kendi kendinize nasıl düzelteceğinizi bilmiyorsanız, bir düzeltici veya uzmanlık servislerini kullanın. Çok basittir, ancak metninize güvenmenizi sağlar.
Uygulama ve eğitim
Ağda, yukarıda belirtildiği gibi, herhangi bir konuda hazır iş mektuplarının birçok örneği vardır. Onları bir bütün olarak buraya eklemedik, çünkü aslında, bu makalede böylesine büyük miktarda bilgiyi barındırmak için yeterli alan yoktur. Buna karşılık, yukarıda kendinize tanıma olanağınız olan bazı temel kural ve ilkeleri belirtmeye karar verdik. Bununla birlikte, bu, elbette, işletme yazımı okumak için atılması gereken tüm adımlardan uzaktır. Aslında, pratik rol bu alanda en önemli rolü oynar.
Çalışırsanız, örneğin 5-10 hazır mektup örneği ve makalemizi okuyup buradan bazı kurallar çıkarırsanız, çok yakında ihtiyaç duyduğunuz şekilde mektuplar yazabileceksiniz. Aslında, bu iş yazışmaları çerçevesinde herhangi bir mektup oluşturmak için yeterli.
Hazır örnekler
Yukarıda da belirtildiği gibi, çok sayıda hazır örnek bulunduğundan, öğrenciler ve acemilerdeki uzmanların kendi projelerini esas alarak kendi hazır hale getirme çalışma zamanlarını kullanmaları caziptir. Bunun pratikte, eğitim sırasında tavsiye edilmediğini söylemek istiyorum - lütfen.
Diğer harflerle yazılanları inceleme sürecinde yazışmalarınızda netleştirmek için neye ihtiyacınız olduğunu daha kolay gezinebilirsiniz. Bu normaldir, çünkü doğrudan deneyimlerden öğrenmek insan doğasıdır.
Doğru, tam teşekküllü bir iş mektubu derleme görevi verilirse, ilk önce örnekleri incelemeyi deneyin ve göreviniz için en uygun olanı seçin. Öyleyse genel konsepte göre geliştirdiğiniz duruma mümkün olduğunca adapte olmanız gerekir, fakat aynı zamanda kendi sunum ve yazma tarzınızı oluşturmak için tekrar yazın. Sonuçta, belki de bilgiyi daha iyi iletebilecek ve iletişimi daha verimli ve verimli hale getirebileceksiniz.
Öğren ve pratik yap! Ve kendi iş mektuplarınızı oldukça kısa sürede oluşturabilirsiniz!
