Ticari yazışmalarda, her belgenin kendi anlamı vardır ve bir şekilde veya başkaları, ortaklar arasındaki ilişkiyi etkileyebilir. Çok sayıda farklı türde belge arasında, cevap mektubu ile özel bir yer işgal edilmiştir.
İşletme bildirilerinin sınıflandırılması
Taraflar arasındaki ilişkilerde çoğu konu yazılı olarak çözümlenir. Ve yasaya göre, bildiğiniz gibi, sözlü anlaşmalar geçerli değildir. Bu nedenle, her işletmede, iş yazışmaları. Çeşitli kuruluşlar ve işletmeler arasındaki resmi temaslar sonucu bilgi alış verişi için genel kabul görmüş bir araçtır.
Tüm iş mektupları iki kategoriye ayrılmıştır:
- Zorunlu bir cevap gerektirenler.
- Böyle bir reaksiyona ihtiyaç duymayanlar.
Cevap mektubu ikinci kategoriye ait. Talep mektubu, bilgi, uyarı, teklif, hatırlatma veya sunum ile birlikte ticari belge türlerinden biridir. Bu tür menkul kıymetler genellikle sonuç anında kullanılır ve taraflar arasındaki çeşitli anlaşmaların ve diğer anlaşmaların daha da desteklenmesini sağlar. Cevap mektubu, diğerlerinden farklı olarak, hiçbir şey istemez ve hiçbir şey teklif etmez. Yalnızca daha önce diğer tarafça talep edilen bilgileri içerir.
Başvuru Onayı
Farklı durumlarda bir cevap mektubu hazırlanır. Bu, belirli bir şikayete, talebe veya talebe bir tepki olabilir. Ayrıca, hem olumlu hem de olumsuz olabilir. İkinci durumda, belge zaten bir çeşit red mektubu sunacaktır. Ancak, böyle bir karara neden olan nedenlerin ayrıntılı bir açıklaması ile birlikte verilmesi gerekmektedir. Örneğin, belirli bir süre için belirli bir ürünün üretimi için şirketin resmi bir yazılı sipariş aldığı durumu düşünebiliriz. Bu tür bir işbirliği girişim için isteniyorsa, derhal yanıt vermesi gerekir. Cevap keyfi. “Tamamlayacağız” veya “Üreteceğiz” kelimeleriyle başlayabilir. Bir periyot olarak, malların üretilmesi ve depoya transfer edilmesi için gereken süreyi dikkate alarak, sevkiyat tarihini belirtmek daha iyidir. Ayrıca, ödeme şartlarını şart koşmak gerekir, çünkü müşteri birkaç aşamada güvenebilir. Dahası, sadece toplam tutarı hesaplamak ve müşterinin para transferleri yapması için bilgilerinizi vermek kalır. Böyle bir belge genellikle yönetmen ve baş muhasebeci tarafından imzalanır ve en sonunda doğrudan yürütücünün koordinatları rapor edilir.
Bireylerle yazışma
Bazı işletmeler, faaliyetlerinin doğası gereği, bireylerle doğrudan temas halindedir. Bu, hizmet sektöründe çalışan bir kuruluş veya tüketici ürünleri üreten bir şirket olabilir. Hem olumlu hem de olumsuz olan çok farklı bir yapıya sahip olan bilgiler, böyle bir girişimin vatandaşlarından gelebilir. Bununla birlikte, uygun bir cevap ve zorunlu bir cevap gerektirir. Bu gibi durumlarda, kendinizi kişisel bir görüşme veya telefon görüşmesiyle sınırlandıramazsınız. Bir vatandaşa, ilgilendiği tüm konular hakkında tam açıklık verilmelidir. Bu, mektuba ayrıntılı bir cevap olmalıdır.
Böyle bir belgenin bir örneği belirli gereksinimleri karşılamalıdır:
- Herhangi bir ticari yazışma için resmi formu kullanmak daha iyidir.
- Bu tür belgelerin hazırlanmasının özelliklerini dikkate almak gerekir.Asıl mesele, iyi bilinen paralellik kuralına uygun olarak yazılmaları gerektiği, yani yazar-başlatıcı tarafından kullanılan aynı kelime ve dilbilimsel dönüşleri içermeleridir. Bu, karşılıklı anlayışı en üst düzeye çıkaracaktır.
- Talep mektubuna link verdiğinizden emin olun, numarasını ve tarihini belirtin.
- Metni şu şekilde başlatmak daha iyidir: "Harf numaranıza ...", "İsteğinize yanıt olarak ..." veya "Sizi bilgilendiririz ...".
Aşağıdaki gerçeklerin bir ifadesidir ve kesin bir karar verilir.
Kesinlikle resmi
Resmi mektuba cevap vermek istiyorsanız, bunu doğru yapmanız gerekir. Böyle bir temyiz başvurusunun kesinlikle kibar ve doğru olması gerektiği unutulmamalıdır. Okuryazarlığı da unutma. Saygın bir kuruluş tarafından sağlanan bilgilerdeki bariz hataları görmek çok saçma.
En baştan, adres sağ üst köşeye yazdırılır. Zarfta belirtilenlerin tam bir kopyasıdır. Her zaman bir tür talebe cevap verilir, bu nedenle, sol üst kısımdaki kayıt pulu içerisinde orijinal detayları (ayrılma sayısı ve tarihi) belirtilmelidir. Sonra muhatap için kısa bir itiraz geliyor (adının baş harflerini yazmadan belirtebilirsiniz). Metin, ilgi problemine ilişkin ayrıntılı açıklamalar içermelidir. Bağımsız değişkenler olarak, yalnızca doğrulanmış veriler kullanılmalıdır. Hiçbir durumda söylentilere ve spekülasyonlara güvenemezsiniz. Gerekirse, düzenlemelerden alıntıları ilgili makalelerle kullanabilirsiniz. İşletme müdürü böyle bir belgeyi imzalar ve sorumlu yöneticinin adı ve telefon numarası ile ilgili not biraz daha düşük yapılır.
