kurşun iş yazışmaları bazen hiç kolay değil. Bazen çok özel bir odağı olan kağıtlar yapmak zorundasın. Bunlar arasında özel bir yer davet mektubu.
Temel kavramlar
Büro yazışmaları kendi kanun ve yönetmeliklerine sahiptir. Belirli bir konuda derlenmiş her belgenin kendine özgü bir görünümü vardır. Davet mektubu da - özü zaten başlığın kendisine yansıyor.
Bu posta kalemi, yaklaşmakta olan planlanmış bir etkinliğe katılmaları için bir kişiyi veya bir insan grubunu davet etmek üzere tasarlanmıştır. Burada karmaşık hiçbir şey yok gibi görünüyor. Aslında düşüncelerinizi sözcüklerle doğru bir şekilde ifade etmek kolay değildir. Böyle bir tedavi için çeşitli seçenekler vardır. Davet mektubu, belirli bir kişiyi (veya grubu) harekete geçirmek için tasarlanmıştır. Bir arama içeriyor ve aynı zamanda bazı koşullarını netleştiriyor. Böyle bir belge sergi veya röportaj, iş toplantısı veya konferans, seminer veya başka bir etkinliğe davet olabilir. Bu davaların her birinde, bu mektup aracı olarak görev yapmaktadır. Bunu zorlamaz, göstermez, ancak gönderene isteğini ileten kişiye iletir.
Belge Faydaları
Birçok alışkanlık dışı organizasyon sözlü iletişim şeklini kullanmaya devam etmektedir. İnsanları çağrılar ve yüz yüze görüşmeler yoluyla davet etmenin, e-posta göndermekten çok daha etkili olduğuna inanıyorlar. Tabii ki, doğrudan temasla herhangi bir düşünceyi muhatapa iletmek daha kolaydır. Ancak yakından bakarsanız, davet mektubunun yine de bazı önemli avantajları olduğunu görebilirsiniz:
- Bu belge ile gönderen, her alıcıya saygı gösterir.
- Bu tür bir kağıt, hali hazırda görünüşte yaklaşmakta olan etkinliğin yönünü gösterecek şekilde tasarlanabilir.
- Böyle bir mektubun varlığı, gerekirse bir davetiye olarak kullanılmasını mümkün kılar. Bu, temyiz başvurusunda bulunan kişinin olaya gelmesini sağlar.
- Belge sürekli olarak muhatapta bulunur ve gelecekteki toplantının yerini, zamanını ve konusunu unutmasına izin vermez. Aslında, modern yaşam koşullarında, zaman içinde önemli olan bir şeyi hatırlamak bazen zordur. Her zaman gözlerinin önünde olacak kağıt, bir kişinin bunu unutmasına izin vermez.
- Bu seçenek şu anda belirli insanlarla başka yollarla iletişim kurmanın mümkün olmaması durumunda uygundur.
Tüm bu nedenler bir kez daha bu türden bir yazılı temyizin olumlu yönlerini vurgulamaktadır.
Mektup yazmanın kuralları
Yazılı olarak ifade edilen bir davetiye, bir tür bildirim mektubudur. Bu, belgenin başlığından belirgindir. Aslında, başvuru sahibine, belirlenen zamanda belirli bir etkinliğin yapılacağını bildirir. Gönderen, davet edilen tüm kişilerin kesinlikle cevap vereceği ve toplantıya geleceğinden emin olmak istiyor.
Bunun için nasıl bir davet mektubu yazacağınızı bilmeniz gerekir. Burada birkaç önemli noktaya dikkat etmek gerekiyor:
- Eğer olay doğada resmi ise veya daha sonra kişisel iletişim sağlıyorsa, antetli kağıda verilmelidir. Bu, ciddiyetini ve yaklaşmakta olan toplantının zorunluluğunu vurgulayacaktır.
- Mektup, kişinin düşünmek ve bir karar almak için yeterli zamana sahip olması için önceden gönderilmelidir. Belki reddetmek isteyecektir.Bu durumda, organizatörlerle temasa geçme ve bunları bilgilendirme fırsatı bulacak.
- Böyle bir belge hala resmi yazışma kategorisine ait olduğundan, derlerken bu belgeye uymak gerekir. iş tarzı
- İki kopya halinde yapmak daha iyidir, böylece onay için kuruluşta kalır.
Herhangi bir davet aşağıdaki bölümlerden oluşmalıdır:
- Alıcının koordinatlarını gösteren standart "başlık".
- “Bilgilendirmekten memnun” veya “Sevgili ortak” tipine yapılan bir itiraz, gerekirse, belirli bir muhatap ile iletişime geçebilirsiniz. Örneğin, “Sevgili Dmitry Sergeevich!”.
- Davetiyenin ana bölümü, etkinliğin tüm ayrıntılarını özetliyor.
- Görevini, imzasını ve kod çözme işlemlerini gösteren sorumlu kişinin imzası
Yukarıdaki tüm kurallara uyulursa, gönderilen mektubun istenen sonucu vermesini bekleyebilirsiniz.
