Çeşitli işe alım ajansları tarafından yürütülen çalışmalara göre, “sekreter” mesleği, en fazla rafineriyle ilişkili olanlardan ve yönetimin çalışma programına uyum sağlama gereksiniminden biridir. Bu grup ayrıca sürücüleri ve diğer bazı uzmanlıkların temsilcilerini içerir.
Sekreter nedir?
Bu terim, eski Roma'daki vekiller olarak adlandırılan Latince "sır" dan geliyor. Ve sonra, ve daha sonra (kraliyet mahkemelerinde) onlar sadece erkekti, bazen çok ustaca iktidarda olmayı başardılar.
Bu meslek zaten bir Dünya Savaşı'nın sonunda, daktiloların ortaya çıkması ve sekreterlik hakemi gibi bir pozisyonun ortaya çıkmasıyla birlikte zaten kadın bir görünüm kazandı. Günümüzde, ileri teknolojileri ile birlikte sanal asistan sekreterler bile var. Bu, ofisteki fiziksel sekreter olmadan e-posta yazmak veya telefonla arama yapmak (çevrilmiş) için çevrimiçi hizmetler sunan şirketlerin veya bireylerin adıdır.
O ne yapıyor?
İnsanlar arasında, direktörün kişisel sekreteri basmakalıp bir imaja sahiptir - çoğunlukla bilgisayara yazabilen, kahve yapabilen ve aramaları cevaplayabilen uzun bacaklı bir güzellik. Bazen bu çok iyi olmayan içerik şakalarına yansır. Aslında, “sekreter” mesleğinin yanı sıra büyük bir şirkette referansın konumu, çok ciddi bir beceri, bilgi ve ayrıca belirli çalışma nitelikleri bagajının varlığını varsayar. Bu mesleğin gerçek bir temsilcisi, örgütlenme, çalışkanlık, dakiklik ve diplomasi olmadan yapamaz.
Sekreterin (sekreter-referans) görevleri, ofis işleri, belge yönetimi, ofis çalışmalarının organizasyonu, yönetim yapısı, ofis ekipmanının temel ilkeleri, iş güvenliği kuralları ile ilgili tüm normatif belgelerin bilgilerini içerir. Yaptığı birçok hak, görev ve yapılan çalışmaların hepsi iş tanımları ile düzenlenir. Böyle bir çalışanın faaliyetleriyle ilgili ana yasal belgedir. Her durumda derlemek için tüm sorumlulukla gereklidir.
Bu belgenin ana bölümlerine bakalım.
Sekreter yardımcısının talimatı ne okuyor?
Genel hükümleri örgütün adını içerir, derhal üstleri belirtir ve bulunmaması durumunda sekreteri değiştirecek olanı çağırır. Burada, çalışanın kıdem ve niteliklerine ilişkin gereksinimleri ve iş için gerekli tüm belgelerin bir listesini (kurallar, GOST'lar, kodlar ve düzenlemeler) bulacaksınız.
Sekretere atanan fonksiyonlar ikinci (aynı) bölümde verilmiştir. Bu, liderliğin talimatlarına göre gerekli belgeleri hazırlama, yazışma, kayıt ve haber gönderme, alım çalışmalarını organize etme ve kontrol etme, belgesel evraklarını yürütme ve daha fazlasını içerir.
Daha ayrıntılı olarak, faaliyetleri bir sonraki bölümde - "Sekreterin görevleri" olarak açıklanmaktadır. Yazışmaların güvenliği ve muhasebesi, çeşitli kayıtlı belgelere ilişkin sertifikaların verilmesi, resmi toplantıların düzenlenmesi ve hazırlanması, kopyalanması ve basılması, yokluğunda kalan üstler için mesajların kaydedilmesi ve bunlar hakkında bilgilendirilmesi, şirket ofisine gerekli kırtasiye malzemelerinin verilmesi hakkında konuşuyoruz.
Her organizasyonda, sekreterin görevleri, eserin özelliklerine bağlı olarak kendi özelliklerine sahip olabilir. Görevi “sekreterlik memuru” gibi gelebilir, bu da temel sorumluluk alanını genişletmek anlamına gelir.
Sekreter Hakları Hakkında
Sekreterin hakkı nedir? Talimatlara göre, kullanım prosedürlerini belirlemek üzere şirketin çeşitli bölümlerinde çalışmalarında ihtiyaç duyulacak malzemeleri talep etmesine izin verilir.
Diğer bir şey, taranan dokümanları doğrudan yöneticilere doğrudan yöneticilere aktarmak, resepsiyon odasında ziyaretçi sırasını oluşturmak ve telefon görüşmelerini önem sırasına göre dağıtmak ve çalışanların disiplin ihlalleri durumunda açıklama yapmalarını istemektir.
Diğer çalışanlar gibi, başın kişisel sekreteri de uyması gereken uygun koşullarda çalışma hakkına sahiptir. işçi koruma gereksinimleri ve güvenlik standartları.
Sekreter yardımcısı ne için sorumludur?
Gizli bilgilerin ifşa edilmemesi, dokümantasyon kalitesi ve yönetimine zamanında sunulması, doküman yönetimine sorumlu tutumu, kuruluşun mülklerinin ve kurumun dokümanlarının korunması, yönetim ve çalışanlarla sıkı ilişkiler kurmasından sorumludur.
İş tanımının bir sonraki bölümünde, sekreter asistanı ile çeşitli şirket yapıları arasında var olan iş ilişkileri ve fonksiyonel ilişkiler nedir? Kural olarak, orta büyüklükteki bir kuruluşta sekreter, maddi ve teknik konularla (ofise ofis malzemeleri sağlayarak) idari ve ekonomik departmanla, doküman yönetimi konularında - diğer birimlerle ve elbette doğrudan yönetimle etkileşimde bulunmak zorundadır.
Sekreterin performansı, aynı zamanda talimatın ilgili bölümü tarafından düzenlenen ana seçilen kriterlere göre değerlendirilir. Vakaların büyük çoğunluğunda, bu kriterler verimlilik ve çalışkanlıktır. Talimatın revize edileceği durumlar da vardır. Bu, işlevlerini veya organizasyon yapısını değiştirirken olabilir.
Özetlemek
Bir kişiyi işe alırken, bu pozisyona atanmış olan kişi, sekreterin bütün görevlerini listeleyen hizmet talimatını tanır. Onları tekrar kısaca hatırlayın.
- Telefon görüşmesi baş için çağırır.
- Tümü dokümantasyon ile çalışır - önem, tasarım, hazırlık, makbuz ve dağıtım, depolama ve sistematiğe göre sıralama.
- Ziyaretçi kabulünün organizasyonu.
- Patronun çalışma programını planlamada yardımcı olması, gerekirse bilet rezervasyonu ve otel rezervasyonu yapılması.
- İş görüşmelerinin hazırlanması ve organizasyonu.
- Ofis malzemeleri ve bazen gerekli olan diğer önemsemeleri sipariş etmek.
Görev listesine aşina olan çalışan, talimatlara göre imzalar, başın imzası da konur. Her kuruluşun talimatın kendi versiyonunun bulunduğunu, ancak bunlardan birinin mevcut yasalara veya kabul edilen iş standartlarına aykırı olmamasına dikkat edin.
Mahkeme Sekreteri
Bildiğiniz gibi, her kurumdaki işin özellikleri farklıdır. Örneğin, bir mahkeme katibi ne yapar? İş sorumlulukları nelerdir? Birçoğu var:
- güncel olayların kapaklarının tasarımı;
- iddiaların adli asistanlardan alınması;
- belge ve malzemelerin davalara doldurulması;
- yeni dava stoklarının derlenmesi;
- sayfaların numaralandırma;
- Mahkeme kararlarının kopyalarının dava katılımcılarına (taraflara) dağıtılması;
- mahkeme kararlarının kopyalarını yargıç adına belirli kişilere göndermek;
- Tarafları mahkeme duruşmalarının tarihleri ve tarihleri hakkında bilgilendirmek.
Ek olarak
Mahkeme katibi tarafından verilen görevler bunlarla sınırlı olmamak üzere şunları içerir:
- bir hafta boyunca davaların listelerinin gönderilmesi;
- partilerin toplantıya katılımlarını kontrol etmek
- mahkeme kayıt tutma;
- Davayla ilgili tüm belgelerin alınmasının ve gönderilmesinin kontrolü.
Sekreterler, tarafları dava malzemeleriyle tanıştırmalı, posta yoluyla alınan bildirimleri kontrol etmeli, makbuzları teslim etmeli, bildirimleri, fiillerin kopyalarını ve diğer önemli belgeleri vermelidir. Dergilere ve kartlara bilgi girerler, bilgisayar sistemine girerler, el yazısı yazımlar basarlar, davaları doğrulamak için hakimlere teslim ederler ve ondan sonra alırlar, yürütme emrini verir ve verir ve hakimler adına başka birçok şey yaparlar.
Kayıt Şirketi için Gereksinimler
- Belgeler numaralandırılmalıdır, sarılmalıdır.
- Bir dava listesi ve diğer belgeler ayrı olarak derlenir.
- Fotoğraflar ve zarflar numaralandırılır, bir hata olması durumunda numaralandırma yeniden başlar, eski numaralar çarpılır (düzeltilmez!).
- Tüm düzeltmeler kabul edilen forma uygun olarak onaylanmıştır.
- Davaların davaları, mahkemenin adını, dava adedini ve unvanını, tarafların adlarını, başlama ve bitiş tarihlerini, çarşaf sayısını ve raf ömrünü belirtmek suretiyle yapılır.
- Stoklar elle veya bilgisayarda yapılmaktadır.
Bir okul sekreteri ne yapmalı?
Bazen "Okula gitmem gereken sekretere ihtiyacım var" reklamları var. Bu pozisyon nedir ve orada ne yapılmalı? Hadi bulalım.
Okul sekreteri, yönetmenin ilk ve en önemli yardımcısıdır. Eğitim kurumunun işleyişi ile ilgili üstlerinin tüm talimat ve talimatlarını yerine getirmek zorundadır.
Başlıca sorumlulukları arasında çalışanların personel değişikliği (işten çıkarma, işe alım), öğrencilerin kayıt altına alınması ve okuldan atılması konusunda iş yapmak bulunmaktadır. Görevi, yönetmenin kendi imzası ile güvence altına almak zorunda kalacağı bir belge hazırlamaktır. Gerekirse, sekreter, yüksek makamları dikkate almak için imzalı belgeleri doğru zamanda toplamak ve teslim etmek zorundadır.
Okul sekreterinin diğer sorumlulukları, öğrencilere ve personele bilgi almayı ve iletmeyi içerir. Bir direktörün bulunmadığı durumlarda sekreterin, ilkokul öğrencileri de dahil olmak üzere, ziyaretçilerin çağrı, şikayet ve itirazlarının toplam sayısını ve içeriğini kaydetmesi gerekir.
ilaveten
Okul sekreterinin talimatını içeren işaret, şunları ekler: ek (diğer) talimatların yerine getirilmesinin sorumluluğu dadır. Bu ne anlama geliyor?
Aşağıdaki şekilde deşifre edilir: okul müdürünün sekreteri, kişisel istekler hariç tüm talimatları izlemelidir. Bu, örneğin, bir öğrenci veya öğretmen arasındaki bir konuşma çağrısı, posta gönderme, para transferi yapma, okul için gerekli ekipmanı satın alma olabilir. Bu liste pratikte tükenmez, yani, sekreterin okuldaki görevleri çok geniş.
Okul bir muhasebecinin pozisyonunu sağlamazsa, sekretere mali işler de atanır. Görevi maaş bilgisi göndermek, zaman çizelgesini doldurmak, gerekli düzeltmeleri yapmaktır.
Sekreterin yardımına sadece müdür tarafından değil, resepsiyona gelen herhangi bir ziyaretçi de gerekebilir. Metni yazdırmak, belgeyi kopyalamak ve çok sayıda soruyu netleştirmek için ona yönelirler.
Genel Sekreter yardımcısı olarak çalışıyorsanız
Bu durumda, uzmanlardan birisiniz ve yönetmen sizi kabul edip görevden alacak ve doğrudan ona itaat edeceksiniz. Bu pozisyona gelmek için, 1 yıllık pozisyonda daha yüksek (veya en azından özel bir ortaokul) eğitimine sahip olmalısınız. Tecrübe yoksa, sekreterya başvuru yapan kurslara katılma belgesi.
İşletmenin ekonomik ve finansal faaliyetleri, gelişimi için beklentiler, belge yönetimi ve iş yönetimi organizasyonu, bilgisayar becerileri ve ofis ekipmanları, üretim belgelerinin yabancı diline çevrilmesi, iş ahlakı konularında yetkin olmalısınız.
Görev ve Sorumluluklar
İşletmenin dokümantasyonu ile ilgili tüm referans ve bilgi hizmetlerini üstlenmelisiniz. Büro işlerinin organizasyonu ve kontrolünün yanı sıra, şubelerde ve şirketin bireysel bölümlerinde. Merak etme - sıradan bir sekreter katibi değilsin. Yönetim ve danışma organlarının faaliyetlerini belgeleyip hızlı bir şekilde organize edebilmelidirler. Personel denetçisi yoksa, tüm personel kayıtlarını ve kayıtlarını tutun.
Genel müdür yardımcısının sekreter yardımcısı, tüm işletmenin finansal ve ekonomik faaliyetlerini sağlamak için gerekli belgeleri hazırlamak, alımlarını, kayıtlarını, muhasebelerini, depolarını düzenlemek zorundadır. İşletmenin yönetimine imza için gönderilen tüm belgelerin hazırlanması, onaylanması ve onaylanmasının doğruluğunu kontrol eder. Üstlerin emirlerinin zamanında zamanında yerine getirilmesi için gerekli önlemleri alır, bilgileri doğrudan sanatçılara iletir, analiz yapar ve yönetime gönderilen rapor ve sertifikalarla ilgili görüş bildirir.
Ek olarak, sekreterin işlevleri, şirketin vatandaşlarla olan faaliyetleri - bireyler ve bireysel kuruluşlar (hem devlet hem de ticari) konularında operasyonel iletişimi sürdürmeyi içerir. Ziyaretçileri kabul eder, personel aktiviteleri yapabilir - kişisel dosyaları, siparişleri, iş kitaplarını, sözleşmeleri (sözleşmeler), seyahat belgeleri ve iş göremezlik belgelerini doldurur, zaman çizelgesi tutar ve maaş belgesi verir.
Ve yine haklar hakkında
Bu pozisyon sadece sekreterin uzatılmış görevlerini değil aynı zamanda bunlara karşılık gelen hakları da ifade eder. Genel kabul görmelerine ek olarak, kurumun herhangi bir işlevsel hizmetinden gerekli malzeme ve bilgileri isteme hakkını ve yönetim görevlerinin yerine getirilmesinde gecikmelerin nedenlerini açıklama gereğini de içerirler. Daha sonra: Yükleniciler tarafından kabul edilen belgelerin kabul edilen kurallara aykırı olarak GOST 6.38-90 veya ISO - uluslararası standartlara uygun olarak belgelendirilmesini talep etmek mümkündür.
Kuruluşun belge yönetimi alanındaki çalışmalarının iyileştirilmesi ve en son bilgisayar teknolojilerinin kullanımı ile ilgili kişisel teklifleri dikkate almak üzere yönetime sunma, kendi resmi yeterliliği çerçevesinde, işletme yönetimi faaliyetleri ile ilgili belgelere bakma, yönetime görüşme hakkına sahiptir.
"Gizli" olarak işaretlenmiş belgelere erişimi vardır ve yönetim kararlarının uygulanmasını izlemek ve bu bilgiyi sağlamak için işletmenin tüm çalışanları ve hizmetleri ile etkileşime girebilir.
