Büro müdürü, herhangi bir modern şirketin çalışmasında en gerekli personelden biridir. Çok çeşitli sorumluluklar bir organizasyon ve denetleme uzmanının işlevlerini içerir. Sekreter, yönetici, yönetici: Eşzamanlı olarak üç ortak üyeyi birleştirir. Bir ofis yöneticisinin görevleri temel olarak büyük sorumluluk ve yüksek özen gösterir.
Uzman Gereksinimleri
İşyeri yöneticisi için talimatlar, gelecekte işe alınması ve uygulanması için gerekli şartları içerir. Bu pozisyon için aday olması gereken ilk şey uygun eğitim ve mesleki becerilerdir. Çalışan, ortaöğretim, tamamlanmamış yüksek veya yüksek öğrenim tamamlama diplomasına sahip olmalıdır.
Beceriler, ofisin yapısı ve çalışmasının özellikleri hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Odanın imar edilmesi işlevsellikte önemli bir faktördür. Büro yöneticisi faaliyetlerin örgütlenme ilkelerini bilirse, bireysel iş pozisyonlarını kontrol etmesi onun için kolay olacaktır. Diğer işlerin aksatılmaması için personel görevlere göre tahsis edilmelidir. Büro yöneticisi işin kapsamını ve her bir uzmanın sorumluluk derecesini bilmelidir.
Büro Yöneticisi Sorumlulukları
Müdür, ofis binasında optimum rahat üretimi sağlamakla yükümlüdür. Bölgelemeye ek olarak, yöneticinin çalışanları yönetmesi gerekir, böylece her bir çerçevenin tüm işlevleri istikrarlı bir şekilde yerine getirilir. Ofisin temelleri, yönetici tarafından şu maddeler üzerinde oluşturulmuştur:
- Uzmanların seçimi ve yerleştirilmesi.
- İş yerinde planlama stratejileri ve taktikleri.
- Ofisin organizasyon yapısını inşa etmek.
Ofiste istikrarlı bir çalışma koşulu için, her atışın faaliyetlerinde başarılı olmasını sağlamak gerekir. Emeğin olumlu sonuçları, motivasyon yöntemleri ve stratejisinin yönetimi ile gerçekleştirilir. Kaliteyi artırmak ve verimliliği artırmak için yenilikçi yaklaşımların geliştirilmesi ve uygulanması, bir ofis yöneticisinin görevidir.
Çalışma ekibindeki iş iletişimi ahlak ve meslek etiğine dayanmaktadır. Bir ofis yöneticisi, kibar bir ton ve çalışanlar için saygı örneğidir.
İç kontrol
Alınan tüm kararlar yönetici tarafından kontrol edilmelidir. Kontrol aşağıdaki profesyonel alanlarda yapılır:
- İç işçilik programının tanıtımı ve bakımı.
- Belirli şirket iletişim standartlarına uygunluk.
- Müşteriler ve iş ortaklarıyla iletişim kurarken konuşma kültürünü kontrol edin.
- Kıyafet kodu şirket çalışmalarında önemli bir noktadır. Çalışanlar standartlara göre oluşturulmuş uygun üniformalar giymelidir. iş ortamı ve şirketin tüzüğü.
İş sorumlulukları personel yönetimi ve faaliyet kontrolünü içeren ofis yöneticisi, iş kalitesini değerlendirmek için kendi organizasyon metodolojisini ve yapısını geliştirmelidir. Çalışma takvimi ve iş etiği ihlal edildiğinde her çalışan disiplin yükümlülüğüne tabidir. Müdürün kendisi böyle bir sorumluluğu üstlenir. İhlalleri önlemeye yönelik tedbirler sistemi, yönetim ve diğer çalışanlarla çatışmaları çözme yöntemleri ve ahlaki teşvik yöntemleri yönetici tarafından geliştirilmiştir.
Yöneticinin borçları
Yöneticinin işlevleri, ofis yöneticisi tarafından da gerçekleştirilebilir. Bu durumda, personel ve tesislere gerekli malzemeleri sağlaması gerekir. Her çalışanın kişiliğinin, adının, pozisyonunun, iletişim bilgilerinin her zaman bulunabilmesi ve doğru şekilde taşınabilmesi için bir rozet ve kartvizitler olmalıdır. Uzmanın yüzü ofis ve şirketin yüzüdür.
Ofis malzemeleri düzenli olarak sağlanmaktadır ve ofis yöneticisinin sorumluluğundadır. Şirkete teslim edilen ürünlerin miktarı, toplu alımların maliyeti ve iskonto sistemleri dikkate alınarak malların sağlanması için ekonomik planlar hazırlanır. Büro müdürünün doğrudan katılımıyla tedarikçiler ve hizmet şirketleri ile yapılan işlemlerin sonuçlandırılmasıyla birlikte, kağıt ve sarf malzemeleri de dahil olmak üzere, ofis malzemelerinin sürekli teslimi yapılmaktadır. Mal girişleri ödeme ve muhasebe kayıtları ile kontrol edilir. Kırtasiye ve malzeme temini konusu, sorumlu kişilerin atanması ve ekonomik değerlerin dağıtımına ilişkin program ve prosedürlerin mevcudiyeti ile yapılır.
Tüm ekipmanlar tedarik yöneticisi tarafından kontrol edilir, bu durumda ofis yöneticisi. Sorumluluklar arasında teknik ekipmanların durumunun izlenmesi, iletişim. Cihaz ve makinelerin arızalanması durumunda, bir servis şirketi veya tamir teknisyeni aranır ve çalışmalarının sonuçları kontrol edilir. Bu kontrol ayrıca ofise yeni ekipman teslim edildiğinde de gerçekleşir.
Ekonomik malların mevcudiyeti ve teknik durumu muhasebe verileri ile periyodik olarak uzlaştırılarak ofis yöneticisi tarafından bir ekipman ve malzeme envanteri gerçekleştirilir.
Sorumluluğu altında, ekonomik destek müdürü, şirket için gerekli olan malların alımı için ve binaların teknik ihtiyaçları için ofise tahsis edilen fonları yönetir. Tedarik yöneticisi, müzakereci etkinliklerin, konferansların ve müzakerelerin maddi ve teknik tedarikini organize eder.
Sekreter ve görevleri
Yöneticinin çalışmalarındaki yukarıdaki kilit süreçlerin tümü ve kararları resmi olarak sabitlenmelidir ve bu nedenle ofis yöneticisinin sorumluluğu, bir kişiden sekreter organizasyonel faaliyetler için dokümantasyon desteği içerir. Her belgenin, amacına bağlı olarak, kendi formu ve derleme yapısı vardır. Ancak o zaman alınan karar veya plan yasal bir temele sahip olacak ve tüm noktaların sıkı bir şekilde uygulanmasını gerektirecektir. Bu, net ve tutarlı bir şirketin faaliyetinin nasıl oluşturulduğudur.
İşbirliği ve Entegrasyon
Sekreter müdürü bir toplantı ve misafir kabulü düzenlemektedir. Delegasyonlar ve komisyonlar, ortaklar, müşteriler şirket için önemli ziyaretçilerdir. Şirketin faaliyetleri ve gelişimi doğrudan onlara bağlıdır. İletişim, kişisel ilişkilere ve etkileşime girmeden, yalnızca işe yaramadan, resmi olarak dostane bir etik kullanarak iş düzeyinde gerçekleşir. Büro yöneticisi kültürü ve saygıyı sadece lider bir temsilci olarak değil aynı zamanda bir bütün olarak şirket için sembolize etmelidir. İletişim bilgilerinin alınması ve iletilmesi doğrudan sekreter tarafından yapılır. İşbirliği ve önemli etkileşim sorunlarını çözmek için, kartvizit alışverişi, bunların analizleri ve departmandaki depoları yapılır. Ortaklarla ve şubelerle ticari yazışmaların sürdürülmesi ofis yöneticisinin sorumluluğundadır. Elektronik ve kurye ile gerekli malzemeyi gönderir, bilgi alır ve analiz eder, bakımını yapar. iş yazışmaları.
Yönetim yapısındaki yönetici
Çoğu durumda yönetici doğrudan şirketin genel müdürüne ve üst yönetime tabidir. Sorumluluk ve haklar, uyumlarını izleyen yetkililer tarafından belirlenir.Büro müdürünün özgeçmişindeki görevleri arasında yürütülen iç büro teşkilatı, verimlilik sonuçlarının elde edilmesi ve işte karşılaşılan zorluklar ve faaliyetlerin sunulması üzerine bir rapor yer almaktadır. Ekipman ve malzeme alımı, taşınma talepleri, terfi ve işçilerin işten çıkarılması ile ilgili koşulların, ekonomik ve ekonomik konuların iyileştirilmesi için önerilerde bulunurlar. Değerli uzmanlar için disiplin cezaları ve teşvikler değerlendirmeye alınmıştır.
Uzman talimatı
Yeni bir yöneticinin işe alınması, bir dizi görev, hak ve sorumlulukların derlenmesi ve kabulü ile birlikte gelir. Büro yöneticisinin talimatı, iş ve organizasyon için yukarıdaki tüm normların ve kuralların tam bir listesini içerir, ayrıca yöneticiye rapor eden kişileri veya pozisyonları da içerir.
Kariyer merdiveni
Yöneticinin kariyeri, becerileri geliştirmek olan içsel gelişim ve profesyonel büyümeye dayanır. Etkideki değişim, astların ve diğer çalışanların gözünde otoritedeki artış veya azalışla birlikte gerçekleşir. Pozisyonun dikey pozitif hareketliliği, şirket tarafından belirlenen hedeflere ulaşmadaki başarılar, inisiyatif ve sosyal nitelikler, yenilikçi yetenekler ve etkili çalışma yöntemleri ile belirlenir.
Büro müdürü en çok aranan mesleklerden biridir. Etkili bir uzman insan kaynağına çok dikkat etmelidir, bu şart özgeçmiş için ofis yöneticisinin sorumluluğundadır. Dahili olarak doğru eşleştirme liderlik becerileri ve kalifiye bir personel, şirketin gelişiminin dinamiklerini olumlu yönde etkileyecektir.
