Büro Müdürü iş tanımları: örnek

Büro yöneticisi, tüm dokümantasyon hacminin tam kontrolünü, alımını ve sayımını ve ayrıca şirketin müdürüne hitap eden kişisel beyanları uygulamaktadır. Tüm kopyaları kontrol edip saydıktan sonra, bu çalışanın imzalarını alması gerekir.

Departman dokümantasyonu

1. Tüm sözleşmeler ve siparişlerde arması ile birlikte bir mühür koymak.
2. Projenin hazırlanması ve onaylanmasından oluşan çeşitli dokümantasyon ile birlikte çalışmaların yapılması. Büro yöneticisi sadece dokümantasyonun tasarımında ve tamamlanmasında yer almamalı, aynı zamanda çalışanlarının içeriğine dikkat etmeli, belirsiz detayları deşifre etmeli ve insanların hakkında soruları olabilecek tüm yönlerini açıklayabilmelidir. Ayrıca, bazen bu çalışan yönetim tarafından isteniyorsa, çeşitli yeniliklerin performansını ve etkinliğini takip etmelidir.
3. Gelen tüm yazışmaların tam kaydı. Ofis yöneticisi mektuplar, mesajlar ve bildirimlerle etkileşime girer. Bilgiyi tam olarak kabul edip tescil ettirmek ve daha sonra muhatapa aktarmakla yükümlüdür. Gerekirse, raporlama belgelerine bilgi ekler ve bazı durumlarda bu bilgileri toplar ve saklar ve ayrıca alınan tüm belgelerin gizliliğinden ve güvenliğinden sorumludur.

Ek sorumluluklar

1. Elektronik ve posta adreslerinin yanı sıra kurye teslimatının siparişi ve denetimi ile dokümantasyonun alınması ve garanti edilmesi.
2. Onlarda gerçekleşen tüm olayların kayıt altına alınması veya filme alınması amacıyla toplantılara katılımın yanı sıra, alınan verilerin en iyi şekilde kayıt altına alınması, yetkililere devredilmesi.
3. Vekaletname verilmesi, görevliler için belirli yazışmalar yapmalarını veya başka eylemlerde bulunmalarını sağlayan önceden verilen emrin verilmesi.
4. Basılı belgelerin kopyalanması ve çoğaltılması, ayrıca tüm kopyaların emniyetinin ve uygun dağıtımının izlenmesi.
5. Genel Müdür'ün emrinin alınması halinde proje ve mektup şablonlarının hazırlanması. Ayrıca, ofis yöneticisinin görevleri, gerektiğinde ve şirketin faaliyetlerini önemli ölçüde etkileyen çeşitli taleplerin oluşturulmasını ve gönderilmesini içerir.
6. Büro materyallerinin basılması, ayrıca veri tabanının oluşturulması, dağıtılması ve yeni alt bölümlerin genişletilmesi.

Sekretere Benzer Sorumluluklar

1. Zamanında çağrıları almak, alınan tüm verileri kaydetmek veya aramayı amaçlanan çalışanların telefonlarına aktarmak için işyerinde sürekli kalmak.
2. Şahsen Genel Direktöre gönderilen bilgilerin kaydı, bütünüyle kaydedilmesi, daha sonra depolanması ve iletilmesi.
3. Şirket adına olayların CEO adına hazırlanması. Bu, çalışanları bilgilendirmek ve binaları düzenlemek, tam teşekküllü toplantı için gerekli eşyaları satın almak veya ofis satış müdürünün görev tanımına göre belirlenen diğer benzeri etkinlikler için geçerlidir.

Önemli ve acil görevler

1. Müşterilerin, misafirlerin veya şirketin ziyaretçilerinin toplantılarına adanmış projelerde organizasyonel faaliyetler.
2. Çalışan gezileri için bilet rezervasyonu, otel odaları rezervasyonu, iş gezilerinin seyri izlenmesi, uygunsuzluk raporlarına zamanında yanıt verilmesi veya karmaşıklıkların ortaya çıkması, sorunların giderilmesi ve gerekirse diğer çalışanlara veya CEO'ya rapor verilmesi.

Ofis İçi Faaliyetleri

1. Tüm çalışanlar tarafından herhangi bir miktarda kullanım imkanı için suyun zamanında sipariş edilmesi.
2. Her çeyrek ofisin sırasını yerine getirmelidir. Bunu yapmak için, ofis müdürü bir çalışanlar anketi yapar ve bazı konulardaki eksiklikleri tespit etmek için iş muayenesi yapar ve daha sonra tüm detayları sağlar. Bu, ofis yöneticisinin görev tanımları ile sağlanır.
3. Şirketin gelişimi için veya işyerinde yazışma almak isteyen belirli çalışanlar için gerekli olan iş veya bilimsel yayınlara abone olmak.
4. Kiralanacak yerdeki faturaların ödenmesine ilişkin başvuruların kabulü ve yürütülmesi ile büro müdürünün görev tanımına göre belirlenen faturaların ödenmesine ilişkin tüm ödeme belgelerinin kabul edilmesi ve Muhasebe fonksiyonları
5. Hem çalışanların işlerine hem de işyerindeki ilgili ekipmana ilişkin güvenlik önlemlerinin düzenlenmesi, uyumlarının izlenmesi.

Büro müdürü bazı çalışanların çalışmalarını denetler

Büro müdürünün görevleri, bu çalışanların faaliyetlerini izlemeyi içerir:

1. Sürücü. Bu çalışanla etkileşime girdiğinde, ofis yöneticisi, makineyi kullanma ihtiyacını belirleyen tüm uygulamaların kayıtlarını kabul etmeli ve saklamalı, ayrıca teslimat servisinin bir zamanlamasını ve hızını oluşturmalıdır.
2. Kuryeler.
3. Temizlikçi bayanlar

Bir ofis yöneticisinin çalışma ekibinin bir üyesi olarak sorumlulukları

1. Kendisine yönelik görevlerini iyi niyetle yerine getirmek, ekibin iç rutininden, iş hukukundan ve ahlaki ve etik ilkelerden sapmamak. Bu, ofis yöneticisinin görev tanımları ile belirlenir.
2. İş disiplinini ve şirket yönetimi tarafından hazırlanan ve dile getirilen tüm gereklilikleri dikkate alın.
3. Büro yöneticisinin görev tanımını sürekli yapan ve her gün için gerekli eylemleri içeren ve her gün için gerekli olan eylemlerin bir listesini getiren ve yöneten ve başkanın gelen tüm emirlerine zamanında ve titizlikle uymak. Satış departmanı
4. Vicdanlı işler için verilen her zaman kendi görevlerinden ayrılmadan kullanın.
5. Tüm işleri zamanında ve uygun kalitede gerçekleştirin. Çoğunlukla, iş faaliyetlerini yürütmenin yanı sıra, ofis yöneticisi raporlama belgelerini derlemeye zorlanır, bu nedenle, her zaman tamamlanmış işleri takip etmek ve bir ofis görevlisinin işlevleriyle birlikte ofis yöneticisinin görev tanımında belirtilen şekilde kaydedilmesi gerekir.

Önemli sorumluluklar

1. Kendi çalışma alanını temiz ve düzenli tutmak için temizlik işiyle uğraşmak. Ayrıca, ofis yöneticisi ofis alanının zamanında temizlenmesini izler. Gerekirse, tüm malzemeleri kendi başına sistemleştirmek için raporlama ve tasarım belgelerini saklama prosedürüne uyumu izlemek zorunda kalır. Bu, ofis yöneticisinin görev tanımları ile belirlenir.
2. Verilen ofis ekipmanlarını, bilgisayarları ve diğer cihazları dikkatlice ve verimli bir şekilde uygulayın. İşlerini sadece şirketin amaçlarına yönlendirmek, şirket tarafından sağlanan ekipmanlarla kişisel işlerini yürütmemek. Bunu yapmak için reçete Sekreterin iş tanımı ofis müdürü.
3. Sağlanan materyalleri ve diğer kaynakları harcamak, bunları yalnızca şirketin yararı için kullanmak ve kendi çalışmalarından ve işletmenin diğer çalışanlarının çalışmalarından yüksek sonuçlar elde etmek ekonomik ve faydalıdır. Bir örneği bu çalışanın çalışması için tüm gereklilikleri gösteren ofis yöneticisinin görev tanımı, yalnızca çalışmaması gerektiğini değil, aynı zamanda şirkete de maksimum fayda sağlaması gerektiğini onaylar.
4. Büro müdürünün görev tanımına göre sekreterin görevleriyle belirlenen her çalışan için işyerinde güvenliği sağlamak, iş güvencesine ilişkin standartların ve düzenlemelerin uygulanmasını gözlemlemek ve izlemek.
5. Gazetecilik veya bilimsel yayınların, konuşmaların, resmi pozisyon sayesinde elde edilen bilgilerin veya şirkete ait belgelerin görüntülenmesi için kullanılmaması. Açıklanması şirkete maddi zarar verebilecek veya itibarına zarar verebilecek bilgilerin kullanılması yasaktır. Bu, ofis yöneticisinin görev tanımları ile sağlanır.

haklar

1. Resmi makam çerçevesinde ve yetkililerin liderliğinde gerekli faaliyetler için gizli bilgilerin yanı sıra bilgi alın.
2. Çeşitli çalışanlardan hata ile hazırlanmış belgeleri sonuçlandırmasını veya değiştirmesini istemek yanlış bilgiler içermektedir.
3. Belgelerin kendi yeterlilikleri ve yöneticiler tarafından verilen yetkiler çerçevesinde kontrol ve teyitini yapmak.
4. Bağımsız çalışan koşullarını ve diğer çalışanların işgücü faaliyetlerini iyileştirme şartlarını yetkililere sunmak. Büro yöneticisi, sadece belirli bir çalışanın veya departmanın faaliyetleri hakkında değil, aynı zamanda tüm şirketin çalışmaları hakkında da önerilerde bulunabilir.
5. Tüm belgelerin güvenliğini sağlamak ve rakiplerden gizlenmeleri gerekiyorsa alınan bilgilerin ve işlemlerin gizliliğini garanti altına almak için uygun koşulların sağlanmasını isteyin.
6. Şirketteki bazı kişilerin faaliyetleri hakkında kendi yetkinlikleri ve inançları dahilinde kararlar alın.
7. Mali veya iş teşvikleri dağıtın, ayrıca ofis yöneticisine rapor veren çalışanlara cezalar uygulanır. Bu işlemlerin uygulanması için CEO tarafından önceden izin alınması gerekir.

Büro müdürü görevlerini net ve doğru bir şekilde yerine getirmek, şirketin yararına faaliyetlerde bulunmakla yükümlüdür. Tüm çalışanlarını diğer çalışanların faaliyetlerini sistematik hale getirmek ve basitleştirmek ve ayrıca diğer çalışanların çalışmalarındaki Genel Direktör veya yardımcısı başarılarını veya hatalarını iletmek için çalışır.