Baş kişisel asistan: görev ve gereksinimleri

Herhangi bir organizasyonun ana kaynağı çalışanlarıdır. Üretimin büyümesine ve refahına katkıda bulunurlar. Yetkili patronlar çalışanlarına değer verir. Diğer önemli görevler arasında, müdür yardımcısı özellikle dikkat çekicidir. Görevleri ve önemini abartma zordur. Bu, sağ el ve ana danışman, etkinlik organizatörü ve toplantı koordinatörüdür. İyi bir asistan olmadan, bir üst düzey yöneticinin bir işletmeyi yönetmesi çok zor olacaktır.

Asistanın ayırt edici özellikleri ve özellikleri

Müdür yardımcısı gereklilikleri açısından çok çelişkili ve belirsiz olacak bir pozisyon yoktur. Bu tür faaliyetlerde bulunan çalışanların sorumlulukları oldukça az sayıda noktayı içermektedir. Ayrıca, kişisel asistanlar genellikle sekreterlerle veya ofis yöneticileriyle karıştırılır. Benzer olmalarına rağmen, farklı faaliyet türleridir.

Müdür yardımcısının fonksiyonel görevleri:

• Patronun çalışma gününün sağlanması - zamanlama, toplantılar, belgelerin imzalanması ve iş gezileri;
• üst düzey bir yönetici için konforlu bir çalışma ortamı sağlamak - odanın mikro iklimine, temizliğine ve rahatlığına dikkat etmek;
• Baştaki belgelerle, özellikle gelen mektuplarla ve çağrılarla çalışın;
• üstlerin psikolojik rahatlığını sağlamak;
• ilk görüşmeler;
• çeviri;
• liderlik kırtasiye vb. sağlamak

Bu liste sekreterlik ve idari görevlerden çok daha geniştir. Bununla birlikte, çalışanın “kafaya kişisel asistan” pozisyonunda karşılaştığı spesifikasyonlar, faaliyetin sorumlulukları ve nüansları farklı işverenler için farklı olacaktır.

Bunun esas olarak sekreterya çalışması olduğu ortaya çıkıyor. Veya asistan, patronun rahatını ve düzenini sağlamak için özel olarak çalışmaktadır. Bazı asistanlar tam teşekküllü milletvekilidir ve çalışanlarının astları vardır.

İşverenin adayı “yönetici asistanı” pozisyonu, eğitimin görevleri ve gereklilikleri hakkında araştırır.

Yönetim algısına bağlı olarak temel eğitim ve iş deneyimi gereksinimleri değişecektir. Çoğu zaman, bu boşluk başlangıç ​​kariyeri olarak kabul edilir. Ancak, ciddi bir üst yönetici, belirli bir mesleki ve yaşam deneyimi olan bir kişiye asistan olarak kendini arayacaktır.

Asgari gereklilik, idare veya hukuk ile ilgili ortaöğretimdir. Ayrıca, işverenler başvuru sahiplerinden aşağıdaki mesleki nitelikleri beklemektedir:

• tüm ofis programlarında çalışabilme becerisi;
• yüksek hızlı baskı;
• okuma yazma;
• en az bir yabancı dil bilgisi, en sık ingilizce;
• programlama temelleri ve standart olmayan bilgisayar programları bilgisi;
• düzenleme gerekliliklerine uygun olarak evrak ve yazışmalar yapma becerisi;
• mevcut mevzuatın temelleri hakkında bilgi;
• yetkili, konuşmacı konuşma.

Bu, başvuru sahibinin "baş yardımcı" pozisyonu için asgari şarttır. Organizasyonun kapsamına bağlı olarak sorumluluklar da sağlanabilir. Bazı işletmelerde, bu tür çalışmalara kabul edilmenin ön şartı profil veya ilgili eğitimdir. Ayrıca, ek ticari eğitim veya sürekli eğitim kursları büyük bir artı olarak kabul edilir.

Yardımcı Kişisel Nitelikler

Mesleğe ek olarak, yardımcı yöneticilere çok sayıda kişisel gereksinim sunulur.“Müdür yardımcısı” pozisyonunun özellikleri, görevleri ve iş özellikleri için özel bir karakter deposu gereklidir.

Her şeyden önce, bu:

• strese karşı direnç - sonuçta, bir asistan genellikle ilk önce patronlarının öfkesini almak ve astlarının hoşnutsuzluğunu dinlemek zorunda kalır;
• çoklu görev - aynı anda birkaç görevi yerine getirme yeteneği iyi bir asistanın en değerli kalitesidir;
• Olumlu düşünme - bu karakter özelliği olmadan, müdür yardımcısı ek sorumluluklarla başa çıkmayacaktır, çünkü faaliyetleri genellikle standart ticari işbirliği kapsamının dışına çıkar;
• Yüksek öğrenme yeteneği - yeni şeyler öğrenme ve iş akışını iyi anlama arzusu her iyi asistanda bulunmalıdır.

Bunlar, başarılı bir profesyonel kariyer için her müdür yardımcısı için gerekli olan temel, temel karakter özellikleridir. Ancak en önemli kişisel gereksinim - patron ve asistanın mizaç ve davranışı uyumsuzlaştırılmamalı, ideal olarak birbirlerini tamamlamalıdır.

Genel sorumluluklar

Asistan, hem kişisel görevleri hem de mesleki görevleri yerine getirerek doğrudan kuruluşun yönetimi ile çalışır. Genellikle şunları içerir:

• Merkez ofisi ve bazı durumlarda tüm kurumun çalışmalarını yürütmek. Bireysel işletmelerde, asistanlar örgütün sekretaryasını yönetir;
• yönetim koordinasyonu. İş toplantıları planlayın, çeşitli etkinlikler ve etkinlikler hakkında üstleri hatırlatın;
• kuruluş adına yazışma yapmak;
• gelen telefon konuşmalarının alımı ve yeniden dağıtılması;
• Talep üzerine başa gerekli tüm bilgileri sağlamak.

Asistanın kuruluş başkanına ek sorumlulukları

Ek sorumluluklar ve fonksiyonlarla başa gelen kişisel bir asistan, bu faaliyet alanı için en yaygın boşluktur. Çoğu zaman, yönetim sorumluluklarını genişletebilecek oldukça farklı bir çalışan arıyor.

En yaygın ek sorumluluklar şunlardır:

• Müzakereler sırasında da dahil olmak üzere yabancı dilden çeviri. Yönetim her zaman işçilerin dışına tam olarak güvenemez ve en azından İngilizce bilgisi burada çok faydalı olacaktır;
• lider ve seyahat desteği için seyahat düzenlemeleri. Böyle bir faaliyet asistanın tüm yerel anlarla ilgileneceğini varsayar: taşınma, taksi ve otel sipariş etme, yemek ve evrak işleri;
• protokol olaylarına üstlerine eşlik etmek;
• ev hizmetleri.

Bu liste tam olmaktan uzak. Çoğu zaman, asistan bir yöneticinin sorumluluğunun ne olduğu sorusuna açık bir şekilde cevap vermek oldukça zordur. Bu aktivite çok çeşitlidir. Her patron kendi taleplerini yerine getirir, asıl şey, hepsinin yasalara uygun olmasını sağlamaktır.

Kişisel Asistan Modu

Bu aktivitenin temel özelliklerinden biri, çalışanın çalışma saatlerinin yönetime bağımlılığıdır. Tabii ki, sekiz saatlik bir çalışma günü normatif olarak reçete edilir. Aslında, asistanlar rejimlerini patronlarla karşılaştırırlar.

Bu çalışma zamanının “bulanıklaşması” ve her zaman yönetimle bağlantıda kalmaya duyulan ihtiyaç çoğu zaman mezunları bu boşluktan korkutuyor. Aslında, başka hiçbir yerde çalışmak zorunda değilsin. Sadece dinlenme ve çalışma zamanı kararsız hale geliyor.

Görev Tanımı Müdür Yardımcısı

“Müdür yardımcısı” görevinin yapısı, görevler, eğitim ve iş deneyimi gereksinimleri, iş tanımında belirtilmelidir. Bu, yönetim gereksinimlerinin şeffaflığını ve çalışan görevlerinin performansı üzerinde kolay kontrol sağlayan bir belgedir.

İş tanımı normatif ve bağlayıcıdır.Bu belge, bir yardımcı yöneticinin çalışmasının tüm inceliklerini açıklar. Bu pratik olarak bir eylem rehberidir. Belge sadece görevleri değil aynı zamanda iş uyuşmazlıklarının çözümüne ilişkin hak, sorumluluk ve özellikleri de içermektedir.

Müdür yardımcısının faaliyetlerinin özellikleriyle bağlantılı olarak, görev tanımının hazırlanmasına özel dikkat gösterilmelidir. İşin özelliklerini, çalışma zamanını ve dinlenme zamanını düzenleme nüanslarını, işleme tazminatını yazdığınızdan emin olun.

Asistanın görev tanımını “asistan” pozisyonu için aynı belgeden ayırt etmek gerekir. proje yöneticisi. ” İkincisinin görevleri, işin kendisi gibi genellikle geçicidir.

Ek olarak, iş tanımı pozisyonun adını açıkça belirtmelidir. Çoğu zaman “sekreter”, “sekreter-referans”, “yön müdürü” gösterir. Bu girişin mevcut düzenlemelere uygun ve güncel olduğundan emin olun.

Yönetici asistanı devam ne belirtmek

Kişisel asistanın konumu, lisans üstü kariyer için harika bir başlangıçtır. Böylece, ilk işinizi alabilir ve eşsiz bir profesyonel deneyim elde edebilirsiniz. Ancak, tecrübesi olan iş arayanlar için bu boşluk ilginç görünebilir. Özellikle faaliyet kapsamını değiştirmeyi planlıyorsanız.

Müdür yardımcısının temel sorumluluklarını bilerek, bir özgeçmiş yazmak zor değildir. Bu belge, sorunun teorik bölümünü okuduğunuzu ve çalışmaya başlamaya hazır olduğunuzu varsaymaktadır. Başvuru sahibinin gereksinimlerini dikkatlice inceleyin ve metni yazmaya başlayın.

Boşluk özgeçmişinde “asistan” veya “baş kişisel asistan” için belirtilmesi gereken veriler:

1. Yabancı bir şirket için özgeçmişinde, soyadının ve patronyminin tam adına sadece ilk ikisine izin verilir.
2. Medeni durum Bu zorunlu bir noktadır - asistanın konumu genellikle düzensiz çalışma saatleri olduğunu varsayar. Kişi böyle bir programın aile sorumluluklarını olumsuz yönde etkilemeyeceğinden emin olmalıdır.
3. Eğitim. Kronolojik sırada belirtilir. Hala çalışıyorsanız, tamamlamanın ne kadar süreceğini kontrol ettiğinizden emin olun. Genellikle, işverenler son derslerin öğrencilerini final asistanlığı olarak alır ve bunu kariyer gelişimi takip eder. Burada ayrıca bir yabancı dil bilgisini ve buradaki yeterlilik seviyesini de belirtin.
4. İş tecrübesi Sonuncuyu belirtiniz. Henüz değilse, gönüllü projelerinizi, topluluk faaliyetlerine veya meslek kuruluşlarına, eğitim uygulamalarına ve diğer uygun etkinliklere katılımınızı listeleyin. Herhangi bir şey sağlayamıyorsanız, mezuniyet bölümünden bir karakterizasyon alın ve sağlamaya hazır olduğunuzu yazın.
5. Kişisel özellikler Kendine en doğru değerlendirmeyi ver. Karakteri klasik psikoloji açısından tanımlayın ve güçlü ve zayıf yönlerinizi not ettiğinizden emin olun.
6. Ek bilgi Burada, işverenin neden diğer başvuranlardan sizi seçmesi gerektiğini yazmalısınız. Ayrıca, ehliyet sahibi olmak gibi ek becerileri de belirttiğinizden emin olun. Bu noktada bile, ek eğitim durumu, sürekli eğitim kursları, işletme eğitimi hakkında yazı yazmak faydalı olacaktır.
7. Kişiler. Sizinle iletişim kurmak için mümkün olduğunca çok yol bırakın: cep telefonu ve ev telefonu, e-posta adresi, skype, bir sosyal ağdaki bir sayfaya bağlantı. Sadece mevcut verileri belirtin.

Doğru derlenmiş bir özgeçmiş işveren tarafından fark edilmeyecektir.

Birim Bölüm Başkan Yardımcısının Sorumlulukları

Tipik olarak, iş arayanlar kişisel asistan yönetici olarak bir iş arıyor. Ancak, “yönetici müdür yardımcısı” pozisyonu ile bu kariyer nişinde promosyona başlamak daha kolay satış departmanı. " Bu çalışanın görevleri çok hacimli değil, ancak deneyim ve beklentiler kıyaslanamayacak kadar büyük.

Departman müdürlerinin asistanları arasındaki fark, daha spesifik ve dar odaklı çalışmalarında. Belirli bir üretim veya yönetim alanı ile ilgili işleri yaparlar. Bu deneyim daha ileri kariyer gelişimi için paha biçilmezdir.

Asistanın birimin başına getirdiği görevler, aynı zamanda işletme müdürününkilerle aynıdır. Ancak özel bir özellik var:

• ünitenin üretim, yönetim veya alım işleminin özünü tam olarak bilme ihtiyacı;
• diğer bölümlerdeki asistanlarla ve genel müdür asistanıyla irtibat;
• Ünitenin özel dokümantasyonunu saklayın.

Bir kişisel asistanın kariyer olanakları

Gençler bu yazıyı kariyer başlangıcı olarak görüyor. Ancak, ne tür bir promosyon istediğinizi ayırt etmeniz gerekir. Yatay mı dikey mi? Bu işletmede mi yoksa gelecekteki bir başlangıç ​​mı bu? Daha fazla eylem için strateji bu soruların cevaplarına bağlıdır.

Yönetim iyi asistanları takdir ediyor ve bu ne yazık ki kariyerlerinin büyümesi için kötü. Patron ideal çalışanı serbest bırakmak istemez, maaşını yükseltmeyi kabul eder ve ek faydalar sağlar - bu yatay bir kariyer için bir seçenektir. Kişisel asistanlar arasında en yaygın olanı.

En kolay yol, belirli bir kuruluştaki kariyer basamaklarını birim başkan yardımcısı pozisyonundan yükseltmektir. Bu tür pozisyonlar genellikle çalışanı daha iyi tanıma ve eğitim alma şansı ile alınır. Dikey bir kariyer istiyorsanız, o zaman bu sizin tarzınızdır.

Müdür yardımcısının pozisyonu dış gözle görülemez, ancak organizasyon için çok önemlidir. Yetkili bir asistan, patronların verimliliğini artırabilir ve böylece işletmeye daha fazla kar sağlar.