İş tanımı nasıl bir belgedir? Her kurumda mevcut olup, belirli bir pozisyonda bulunan çalışanın işlevlerini, haklarını ve sorumluluk ölçüsünü belirler. Bu talimat, görevlerin doğru dağılımı, bir iş görevinin zamanında tamamlanması, çalışanların çalışma temaslarının tanımı ve ilişkileri, tek tip bir yükün organizasyonu için gereklidir.
Talimatlar nereden geliyor?
Bu dokümanı geliştirirken, kuruluşun mevcut yapısına, bir sınıflandırma rehberine ve yönetim standartlarına güvenirler.
Büro müdürü mesleğinin örneğini, sekreterin iş tanımının nasıl yapıldığını düşünün. Bunun bir örneği (kural olarak, tipik) birkaç bölümden oluşur.
Birincisi genel hükümler. İlk bölüm, işe alınan kişi hakkında bilgi verir: bu pozisyon için tam olarak kimler başvurabilir, sekreterin kime ilettiği ve çalışmalarında neye rehberlik edeceği, bilgi ve becerilerini açıklar ve onun yokluğunda yerini alacak olan kişi hakkında bilgi verir. İkinci bölüm fonksiyonel sorumluluklarla ilgilidir. Görev tanımı sekreter için ne gerektirir?
Başkanın emir ve emirlerinin diğer çalışanları tarafından yürütülmesini kontrol eder, toplantılar ve toplantılar düzenler, acil patronunun telefon çağrıları yapar, ziyaretçi alır, yazışmaları kaydeder.
Bunlar ortak fonksiyonlardır - herhangi bir sekreter tarafından yerine getirilirler. Aşağıda tartışacağımız işletmenin özelliklerine bağlı olarak genişleyebilirler.
Diğer öğeler ve bölümler
"Sorumluluklar" bölümü faaliyetin tüm detaylarını detaylı olarak açıklar. İçeriği öncekinden takip eder.
"Haklar" paragrafında, sekreterin görev tanımı neye başvurabileceğini açıklar. Bunlar: iş sürecinin optimizasyonu, iş için gerekli evrakların veya bilgilerin kullanılması, mesleki seviyenin yükseltilmesi.
Son paragraf olan “Sorumluluk” sekreterin işveren için neyin sorumlu olduğunu açıklar. Bu bölüm, öncekine benzer şekilde, bu talimatların çoğu için genellikle standarttır.
Ve dahası?
Bu çalışan tam olarak ne yapıyor? Hangi fonksiyonelliğin baş sekreterin tipik bir iş tanımını içerdiğini düşünün.
Başın idari faaliyetlerini teknik açıdan organize eder ve sağlar. Gelen yazışmaları, belirli çalışanlara veya yapısal birimlere yapılan transferleri kabul eder.
Evrak işlerini yürütür, bilgisayarda karar almak için gerekli bilgileri toplamak ve işlemek için çeşitli işlemler gerçekleştirir.
Sekreter-referansın görev tanımı birçok farklı sorumluluğu üstlenir. Başvuruları kabul eder ve belgeleri başa imza için hazırlar, bu çalışma için gerekli malzemeleri seçer. Yürütmenin doğruluğunu kontrol eder ve taslak belgelerin düzenlemesini yapar, şefin telefon görüşmelerini düzenler, yokluğunda bilgileri düzeltir, faksla iletir ve alır, fotokopi makinesine belgeleri kopyalar, telefon mesajlarını alır ve gönderir.
Sekreter-referansın görev tanımı, baş adına talepleri ve mektupları hazırlayan, cevaplarını hazırlayan yetkin ve yetkin bir asistanın statüsünü ifade eder.
Ve hepsi bu kadar değil ...
Sekreter ayrıca, yetkilileri tarafından gerekli materyalleri topladığı toplantıları ve toplantıları planlar ve organize eder, katılımcıları etkinliğin gündemine, tarihine ve tarihine ilişkin olarak bilgilendirir ve ayrıca dakikalar hazırlar.
Siparişlerin ve siparişlerin çalışanları tarafından tam ve zamanında yerine getirilmesini denetler ve bir kayıt kartı dosyası tutar. Sekreterin görev tanımlaması, diğer şeylerin yanı sıra, işyerinin başına ofis ekipmanı ve kırtasiye malzemeleri sağlamakla yükümlü kılmaktadır.
Ofis malzemelerini basar, güncel bilgi veritabanını tutar. Ziyaretçi kabulünü yönetir, taleplerin ve diğer hususların operasyonel değerlendirmesinde yardımcı olur. Vakaları yürütür, arşive gönderir, güvenliklerini kontrol eder.
Çalışma modu, kuruluşun çalışma takvimi kurallarına uygun olarak kurulmuştur. Baş sekreterin görev tanımı, sınai ihtiyaç durumunda resmi görevler ve iş gezileriyle suçlanır.
Haklar ve sorumluluklar hakkında konuşun
Sekreterin kuruluştaki hakları, yönetimden normal çalışma koşullarını talep etme, resmi görevlerin yerine getirilmesinde yardım, bilgi desteği talep etme olasılığını ima eder - çalışmalarında ihtiyaç duyduğu belgeleri talep edebilir.
Kendi niteliklerini geliştirme, faaliyetleriyle ilgili yaklaşmakta olan yönetim kararlarını bilme, önerilerde bulunma ve soru sorma hakkına sahiptir.
Sekretere, yetki alanı dahilinde referans ve bilgi belgeleri imzalama hakkı verilir.
Her çalışan gibi, Rusya Federasyonu Çalışma Kanunu'na göre, çalışma süresi boyunca işlenen suçlardan, maddi hasara neden olmasından dolayı kendi iş görevini yerine getirememekten sorumludur.
Farklı kurumlarda bu pozisyon için alınan hak ve sorumluluk önlemleri oldukça benzer ise, daha önce de belirtildiği gibi sekreterlerin işlevselliği önemli ölçüde değişebilir. Bu farklılıkları, gönderinin diğer temsilcilerinin sorumluluklarına örnek olarak düşünün.
Eğitim birimi sekreteri iş tanımı
Bu uzman teknik bir yüklenici olarak kabul edilir. Görev için atanması için, daha yüksek bir profesyonel veya orta dereceli uzmanlık eğitimine ihtiyacı var. Okulun sekreteri tam olarak ne yapmalı?
Herhangi bir sekreter gibi, yetkin bir şekilde evrak çalışması yapmak, kurumun tüm bölümlerinin liderliğine aşina olmak, ses kayıt cihazları, alım ve iletişim cihazları, kayıt cihazları kullanmak zorundadır. İş dokümantasyon sistemi ve iş yönetmeliği standartlarının yanı sıra iş güvenliği ve güvenliği standartlarına uyun.
Sekreterin Sorumlulukları eğitim bölümü
Bir eğitim kurumundaki sekreterin iş tanımının kendine özgü özellikleri vardır. Seçim komitesinin toplantı tutanağını tutar, öğrencilerin kişisel dosyalarını hazırlar. Öğrenci kimlik kartlarında ve akademik kayıtlarda gerekli bilgileri verir, girer, diploma verilmesi ile ilgili kitapları, kopyalarını, sertifikalarını, öğrenci kayıtlarını alfabetik sıraya göre doldurur.
Öğretim ve öğrenci katılım saatlerini hesaba katar, eğitim dergileri hazırlar, koşulluların hareketi için siparişler hazırlar. Uygulamalar hakkında muhasebe ve raporlama belgeleri alır, öğrencilerin kişisel dosyalarını işler ve arşive gönderir.
Faaliyetleri, bir eğitim kurumunun bölüm başkanları, öğretmenler ve muhasebe bölümleriyle yakın ilişki içerisinde gerçekleşir.
Peki okul sekreteri ne yapıyor?
Okul sekreterinin görev tanımı, bu çalışanın doğrudan direktör tarafından kabul edildiğini ve görevden alındığını, eğitimin gerekli program için özel eğitimli orta meslek eğitimi veya genel eğitime sahip olması gerektiğini belirtir.
Faaliyetinde, evrak, normatif belgeler, iş mevzuatı, emek kitaplarının korunmasına ilişkin talimatlar, iş güvenliği standartları, okul sözleşmesi ve kendi talimatı hakkında rehberlik eder.
Yetkili yazılı konuşmayı konuşur, ofis ekipmanı üzerinde nasıl çalışacağını bilir.
İşin ana yönleri
Okul sekreteri katipinin görev tanımı onları yeterli ayrıntıda listeler. Okul müdürü ve milletvekillerinin faaliyetlerine hizmet eder, evrak işleri yapar, okul çalışanları ve öğrenciler hakkında bilgi toplar. Direktör için telefon görüşmeleri düzenler, faksları alır ve iletir, telefon mesajlarını iletir, mesajları yönetmenin yokluğunda kaydeder.
Sekreter, okul konseyi toplantıları, genel kurmay toplantıları, vesayet ve pedagoji konseyleri düzenler ve toplantı müdürü tarafından yürütülür. Bunu yapmak için gerekli materyalleri toplar ve hazırlar, etkinlik davetlilerini bilgilendirir, katılımcıları kaydeder. Son protokolleri çizer.
Ek Görevler
Her sekreter gibi, yönetmene ofis malzemeleri ve ofis ekipmanı sağlar, patronun etkili bir şekilde çalışması için şartlar yaratır. Bilgi iletir ve alır, belge ve materyalleri basar.
Onaylanan isimlendirmeye göre durumlar oluşturur, zaman içinde arşive gönderir. Yazışmaları kabul eder, okulda kabul edilen şekilde sistematik hale getirir, müdürden atanan sanatçılara transfer eder, uygulamayı izler, yazışmaları gönderir.
Çalışanların, öğrencilerin, ebeveynlerin uygulamalarını ve belgelerini kabul eder. Resepsiyonu, istek ve önerilerin en uygun sırasını düzenler.
Okuldaki sekreterlik memurunun görev tanımı, kural olarak, çalışma programına bağlı, ancak 40 saatlik bir çalışma haftasından devam eden düzensiz bir çalışma programı kabul eder. Bu süreçte, yönetim, öğretim ve servis personeli ile etkileşime girer.
Mahkeme katipinin görev tanımı
Aynı zamanda kendine özgü özelliklere sahiptir. Çalışmalarındaki mahkeme memuru adli aparatın düzgün işleyişini sağlama görevinden ileri gelir. Vatandaşların alınması, mektupların hazırlanması, soruşturulması, toplanması ve toplanması, tanıkların ve sürecin katılımcılarının aranması ile ilgili gerekli rutin çalışmaların büyük bir bölümünü yürütmek zorundadır.
Toplantıda göz önünde bulundurulacak davaların inceleme listelerini hazırlar ve yerler, bildirimin bildirimini kontrol eder, sonuçların kopyalarını verir, toplantıya çağrılan kişilerin katılımlarını kontrol eder, mahkeme celbi mahkeme huzurunda bulundukları zamanı not eder.
Ayrıca, sekreter çağrılan mağdurlar ve seyahat için para ödemeleri için tanıkların belgelerini hazırlar, katılımcıların talebi üzerine adli sicil içeriğini getirir, inceleme sonunda davalar çıkarır (idari, ceza ve hukuk), kayıt defteri tutar.
Zor meslek
Görevi, mahkeme belgelerinin kopyalarını hazırlamak, yürütme emrini, cezanın infazıyla ilgili diğer materyalleri ve ayrı bir adli sırayla yürütmek ve devretmektir.
Mahkemenin katipinin görev tanımı görevlerin yerine getirilmesi için yeterli düzeyde nitelik gerektirir. Devlet memurluğuna, çalışanların resmi davranış normlarına özgü belirli yasak ve kısıtlamalara uymak zorundadır.
Mahkeme katipinin hangi bilgi ve becerilere ihtiyacı vardır?
Her şeyden önce yasal. Mahkeme memuru için resmi görev tanımı, Anayasa ve İş Kanunu'ndan, Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşunda onaylanan büro talimatlarına kadar pek çok yasa bilme gereğini ortaya koymaktadır.
Bunların çoğu, adli işlemlerle ve yetkililerin faaliyetleriyle ilgilidir.Bunlara ek olarak, yönetim yapıları ve çeşitli kuruluşlarla etkileşimin temellerini, ofis çalışmalarını, Rus dilinin gramer normlarını, yazılı ve sözlü dilde iş tarzı inceliklerini, yeniden okuma ve düzenleme kurallarını bilmeniz gerekir.
Bu aynı zamanda bilgi teknolojisi, iş akışı bilgisi ve bilgi güvenliği konularındaki temel yeterlilik gereksinimlerini de içerir.
Ve çok, çok daha fazlası ...
Sekreterin bir iş günü planlama, gelen bilgileri analiz etme ve sistematik hale getirme, analitik materyal hazırlama ve yapıcı bir diyalog yürütme becerisine ihtiyacı vardır.
Etkinliğinde, çevresel bilgisayar aygıtları ve Internet ile çalışabilmesi, e-posta kullanabilmesi, elektronik tablolar ve metin editörleri kullanabilmesi, sunum hazırlayabilmesi vb.
Gördüğümüz gibi, sekreter-daktilistin geçtiğimiz on yıllardaki iş tanımı radikal değişimlere uğradı ve bugün birçok yeni teknik ve bilgi gereksinimi içeriyor. Modern sekreter sadece özenli ve yönetici bir çalışan olmamalı, aynı zamanda mesleki alanındaki en son gelişmeleri kullanarak yaşa bağlı kalmalıdır.
