Herhangi bir kuruluş, mülkiyet şekli ve faaliyet alanı ne olursa olsun, belgeler oluşturur. Siparişler, protokoller, mektuplar, elektronik ve kağıt. Hepsi, işletmenin genel ve personel yönetiminin bir parçasıdır. İşletmenin başarısı ve şirketin refahı doğrudan bu sürecin ne kadar iyi kurulmuş olduğuna bağlıdır.
Büro işi organizasyonunun genel temelleri
Evrak işleri bir kuruluşun tüm belgelerinin yaratılması ve dağıtılması sürecidir. Kabulleri, işlenmeleri, kontrol ve icra bildirimleri dahil. İşletmede, bu faaliyet bir sekreter, bir ofis yöneticisi veya önde gelen bir uzman başkanlık eden bir birim tarafından yürütülür - bir doküman uzmanı.
Büro çalışmasının ana aşamaları:
- Tescili de dahil olmak üzere belgelerin oluşturulması veya alınması.
- Belgenin yürütülmesi, adreslenen görevlilere devredilmesi, imzalanması, cevap verilmesi ve diğer faaliyetlerin kontrolü.
- Operasyonel veya arşiv depolaması için evrak işleri. Bazı durumlarda, dosya ve kağıtların imhası mümkündür.
İşletmede kayıt tutma çeşitli şekillerde düzenlenebilir, aşağıdaki türler en yaygın olanıdır:
- merkezi olmayan - belgeler her birimde ayrı ayrı oluşturulur, kabul edilir ve işlenir. Bu, farklı faaliyetleri olan büyük işletmeler için geçerlidir;
- merkezileştirilmiş - kuruluşun sadece belgelerle çalışacak özel bir birimi var. Bu, sekreterya, ofis departmanı veya bu işlevleri yerine getiren bir çalışan olabilir. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için karakteristik;
- karışık - ilk iki tipin bir kombinasyonunu içerir.
Evrakların ne kadar organize edildiğinin önemi yok - bu, işletmenin düzenleyici belgelerine yansıtılmalıdır.
İşletmelerde kayıt tutma ve doküman yönetimi - kurumsal gereklilik
Şirket faaliyetlerinin finansal başarısı doğrudan iş akışı sürecinin ne kadar iyi organize edildiğine bağlıdır. Yöneticiler yetkin personel seçmeli, daha fazla eğitim için düzenli olarak sekreterler zehirlemeli ve mevzuattaki değişiklikleri izlemelidir.
Herhangi bir kuruluşta, evrak, aslında, işletmenin "dolaşım sistemi" dir. Yetkili bir yaklaşımla, sorunsuz bir şekilde çalışır, gerekli belgeleri sorumlu görevlilere teslim eder, mektup gönderir, gereksiz belgeleri depolamak için siler.
Herhangi bir şirket yöneticisi, evrak işlerinin net ve yetkin davranması gereken bir sistem olduğunu bilir. Gerekirse, elektronik asistanlar için çeşitli seçenekleri göz önünde bulundurun ve buna göre personeli bu sistemlerde çalışacak şekilde eğitin.
İK, işletmeyi istikrarlı bir şekilde işlemenin temeli olarak yönetimde kayıt altına aldı
Çoğu büyük işletmede, sadece genel olarak değil aynı zamanda personel kayıt yönetiminde de aktif olarak görev almaktadırlar. Yani, çalışanların kişisel ve emek verisi ile ilgili belgeleri içeren bir sistem.
Personel kayıt yönetimi çok daha katı düzenlemelerle karakterize edilir. Çoğu belge standart formlarda verilir. Tüm ifadeler ve notlar yasalara uygun olmalıdır - özellikle de İş Kanunu. Ayrıca, şirket çalışanlarla iş ilişkilerini düzenleyen kendi eylemlerine sahiptir.
Personel kayıt yönetimi organizasyonu her zaman işletmenin ayrı bir birimidir.Şirket küçükse, o zaman bir çalışan olabilir, ancak bu durumda, iş sözleşmesinde görevlerinin belirtilmesi gerekir.
Birimlerin adları çok farklı olabilir:
- "İnsan Kaynakları Bölümü";
- "Personel Servisi";
- "İK yöneticileri";
- İK departmanı.
Büro işi ve iş akışının düzenlenmesi
Bir teşebbüsün büro işinin yapısı yerel düzenlemelerde belirtilmelidir.
Olabilir:
- toplu iş sözleşmesi;
- örgütün büro işleri hakkında talimat;
- doğrudan belgelerle çalışmakla ilgili çalışanların iş tanımları;
- şirket sözleşmesi.
İşletmenin personel ve genel ofis işleri ile ilgili düzenleyici belgeleri mevcut mevzuata aykırı olmamalıdır.
Düzgün bir şekilde organize edilmiş personel ve genel evrak, işletmenin istikrarlı bir şekilde çalışmasının temelidir.
