“Personelin denetlenmesi” kavramı, yerli firmaların ve işletmelerin konuşma gruplarına katı bir şekilde girmiştir. Ama herkes onun ne olduğunu bilmiyor. Genel kabul gören anlayışta, çalışanların mevcut konumlarına uygunluğunu değerlendirmek üzere personel denetimleri yapılır. Fakat aslında, bu kavramın daha geniş bir anlamı var.
Denetim nedir?
Personel denetimi, işletmede özel eğitimli çalışanlar tarafından gerçekleştirilir. Bu, çalışan yönetimi sonuçlarını, bunların etkileşimlerini ve şirket performansındaki pozisyonlarının umutlarını doğrulamak ihtiyacından kaynaklanmaktadır.
Bir kuruluştaki personel denetimi, doğası gereği, zorunlu değil, öneri işlemlerine bağlanabilir. Bir denetim, işletmede hüküm süren durumun analizine yardımcı olur ve yönetime, çalışanların işe alımı veya değiştirilmesi konusunda karar verme fırsatı verir. Ancak, personel değişikliği konusunda kesin karar verme hakkı sadece şirketin patronlarına aittir.
Denetim hedefleri
Denetim aşağıdaki görevlere sahiptir. Her şeyden önce, personeli kontrol etme görevi, uzmanların işletmenin hedeflerini karşıladığı sonucuna varmaktır. Aynı zamanda, emin olmakta fayda var: çalışanların, işletmenin düzenleyici çerçevesi tarafından kendileri için hazırlanan talimatlara uyup uymadığı, yetkileri dahilinde hareket edip etmedikleri, sorumluluklarının ötesine geçmediği, personelin duruma ne kadar çabuk yanıt verebileceği ve doğru kararları alabildiğinden emin olmakta fayda vardır. Denetimin temel amacı, işletme personel politikasındaki sorunların ve boşlukların zamanında giderilmesidir.
Denetimin konusu personelin tamamıdır, çünkü işletme performansı ve faaliyetlerinden elde edilen kârın ana aracı olan kişidir.
Personelin denetimi, bir yönetim şekli veya daha ziyade işgücünü izlemenin ve yönetmenin bir yoludur.
Herhangi bir süreç gibi, belirli kurallara göre bir denetim yapılır. Ana birine denetim ilkeleri Uygulamasının profesyonelliğine atfedilebilir.
Personelin seçimi ve doğrulanması, çalışanların pozisyonlarına uyumu için özel olarak eğitilmiş profesyoneller tarafından gerçekleştirilir. Ayrıca, denetim uzmanları gerekli bağımsızlığa sahip olmalı ve denetledikleri personele taraflılık veya küçümseme göstermemelidir.
Bir personel denetimi, dürüstlük ve açıklık ilkelerine dayanır, hiç kimse personelin görevlerine uygunluğuna ilişkin kararların denetçiler tarafından benimsenmesini etkileme hakkına sahip değildir.
Personel Değerlendirme Kriterleri
Denetçiler, faaliyetlerini yerine getirirken, öncelikle personel niteliklerinin pozisyonlarının gereklilikleri veya mesleki özelliklerinin uygunluğuna uygun olmasına dikkat ederler. Aynı zamanda, denetçiler, kural olarak, geliştirilen birleşik yeterlilik referans meslek kitaplarına atıfta bulunur. Ayrıca, gözden geçirenler, personelin yararını ve tamamlayıcılığını değerlendirir. Dengeli personelin çalışma zamanını nasıl kullandığını bulmak da gereklidir.
Personeli değerlendirirken denetçilerin, personel politikasını ne kadar doğru bir şekilde sağladığını ve personel devir hızı göstergelerinin ne olduğunu dikkate almaları gerektiği unutulmamalıdır.
Denetimin sonuçlarına dayanarak, denetçiler, personelin işe aldıkları pozisyonlara ve yasanın gereklerine uygunluğunun yanı sıra personel alımını iyileştirme, personel eksikliğini ortadan kaldırma, yönetimini iyileştirme ve astların üstlerine olan saygısını artırma yönünde ilave adımlar konusunda karar verir.
Denetim Bilgisi
Personel denetiminin yapıldığı bazında veriler için belirli şartlar da ortaya konmuştur. Denetim sırasında elde edilen bilgilerin özellikle içinde bulunduğu zamana bağlı olması gerekmektedir.Ayrıca, tamamen gerekli olmalarına veya olmamasına ve tüm çalışanlara uygulanmasına rağmen, bu verilerin tam olarak alındığından emin olmanız gerekir.
Gerekli bilgiyi üç biçimde almak gelenekseldir. Bunlardan ilki, genellikle belgesel veya elektronik versiyonda grafikler, çizelgeler, tablolar, diyagramlar şeklinde bilgi edinmektir.
Ayrıca, personel hakkında bilgi algılamanın yollarından biri, personel veya astların birbirleriyle nasıl etkileşimde bulunduklarının gerçek zamanlı olarak izlenmesidir.
Diğer bir yol, çalışanlarla iletişim kurmak ve onlardan takımdaki iklim, şirketteki politikalar vb. Hakkında doğrudan izlenim elde etmektir.
Denetim yöntemleri
Uzmanlar üç alanda İK yönetimi denetimi yapmaktadır. Bunlardan ilki örgütsel bir yaklaşıma sahiptir ve yasalara uygunluk belgelerini doğrulamak için tasarlanmıştır. Yasallığı kontrol etmenin yanı sıra, bu tür işlemler personel yönetiminin ne kadar etkili olduğunu bulmaya yardımcı olur.
İkinci yaklaşım, motivasyon ve ekipteki psikososyal durumun değerlendirilmesi, faaliyetlerinin sonuçlarına yönelik tutum, şirketin genel başarısına odaklanmasıdır.
Üçüncü alan doğası gereği ekonomiktir ve işletmenin başarısının doğrulanmasından oluşur.
Denetim sınıflandırması
Uzmanlar düzenli olarak personel ve dökümantasyon denetimi yapılmasını önermektedir. Uzmanların çoğu, denetimin yapılması için en uygun sürenin, şirketin büyüklüğüne, cirosuna ve buna bağlı olarak personel devri.
Denetimin sıklığına bağlı olarak, aşağıdaki sınıflandırmayı yapabiliriz.
Her şeyden önce, denetim, belirli bir aralıkta gerçekleştirilen mevcut olanın yanı sıra, böyle bir ihtiyaç keskin bir şekilde gerçekleştiğinde gerçekleştirilen operasyonel olana bölünebilir.
Kontrol edilen veri hacminin tamlığına bağlı olarak, personel politikasının denetimi tam, yerel ve tematik olarak ayrılmıştır.
Doğrulama yöntemleriyle seçici ve karmaşık olabilir.
Denetim seviyesiyle bağlantılı olarak, kontrol üst yönetim, bölüm başkanları veya işe alım servisi tarafından yapılabilir.
Personel potansiyelinin denetimini sırasıyla dışarıdan ve kendi uzmanlarından uzmanlar yapabilir. Önemli olan, bu konuda yetkin olmalarıdır.
Denetim algoritması
Herhangi bir kontrolün kendine has özellikleri vardır. Kural olarak, bir personel kuruluşunun denetimi birkaç adımda gerçekleştirilir.
Bunlardan ilki hazırlıktır. Bu aşamada uzmanlar, doğrulama görevlerini formüle etme, yürütülmesi için gerekli uzmanları seçme ve belge verme göreviyle karşı karşıyadır.
Daha sonra, denetçilerin gerekli belgeleri topladıkları, çalışanlarla toplantılar ve sohbetler düzenledikleri, anketler vb. Yaptıkları bilgilerin doğrudan doğrulanması vardır.
Üçüncü aşamada, toplanan veriler kontrol edilir ve elde edilen sonuçlar düzenleyici düzenlemelerle karşılaştırılır. Son aşamada, denetçiler denetim sonuçlarını hazırlar ve kurumun yönetimine gönderilen sonuçlara dayanarak sonuç çıkarırlar.
Bir denetim iki aydan üç hafta sürer, ayda bir daha az. Denetimin süresi personelin büyüklüğüne bağlı olarak değişebilir. Yasal çerçeveye uygunluk için gerekli belgeleri topladıktan ve inceledikten sonra, bu sonuçlar nihai raporda gösterilmektedir. Ayrı bir bölüm kendilerine ayrılmıştır.
Tekrarlanan doğrulamanın ardından denetçiler son özetin bir kopyasını çıkarır. İzleme sonuçlarının belgelenmesi bu yöntem, herhangi bir hata olasılığını ortadan kaldırır. Kural olarak, sonuçlar A-4 formatındaki sayfalarda sunulmuştur. Ortalama bir işletme için cilt yaklaşık 50 sayfa olacaktır.
Rapor denetimi onaylar ve sonuçlarını içerir.Bu belge, şirketteki personel politikasının durumu hakkındaki bilgileri ve işletmedeki durumu iyileştirmek için boşlukları ve ipuçlarını düzeltme yollarını içerir.
Kural olarak, bir rapor genel olarak kabul edilen bir program temelinde derlenir ve aşağıdakileri içerir:
- hangi belgeler veya bölümler kontrol edildi;
- hangi boşluklar bulundu;
- dokümantasyondaki boşlukların nasıl düzeltileceği konusunda uzman görüşü;
- uygulanabilir yasalarla belirlenen tutarsızlıklar hakkındaki veriler;
- Daha fazla eylemsizlikle yasal sorumluluk tehdidi ne kadar gerçek;
- Kayıp veri veya belgelerin kurtarılma olasılığı hakkında bilgi.
Bütün bunlar, herhangi bir işletmenin çalışmasını optimize etmeye ve dolayısıyla karlılığını arttırmaya yardımcı olacaktır.
