Her işveren için, personel için hangi sipariş depolanma sürelerinin gerçekleştiğini bilmesi önemlidir. Sonuçta, dokümantasyonun güvenliği her şirketin üstlendiği sorumluluktur. Sadece çalışanların personeli hakkında bilgi toplamalı, aynı zamanda depolanmasını da sağlamalıdır. Ve başarısız olmadan. Sadece bu belgenin ne anlama geldiğini herkes bilmiyor. Ve hatta dahası, çoğu personel için sipariş kaydetme ve kaydetme ilkelerini anlamıyor. Bu konularla ilgili tüm detaylar aşağıda sunulmuştur. Çalışanlar hakkındaki bilgilerin ne kadar ve tam olarak depolandığını ve personel dokümanlarına atfedilebilecek diğer belgeleri anlamaya yardımcı olacaklar.
Bu nedir
İlk adım neyin tehlikede olduğunu bulmaktır. Emir nedir personel açısından Sonuçta, bir şeyi saklamaya başlamadan önce, hangi belgelerle çalışmak zorunda olduğunuzu tam olarak anlamanız gerekir.
Personel Siparişleri - Düzenleyici Belgeler iş ilişkileri çalışan ve işveren arasında. Bu dokümantasyon, etkinlikle ilgili dosyaları ve bilgileri gösterebilecek her şeydir. Tüm siparişler birkaç kategoriye ayrılmıştır:
- Uzun süreli depolama belgeleri.
- Kısa dönem ödevleri.
- Geçici emirler.
Buna göre, kategorilerin her birinin kendine has özellikleri vardır. Bu nedenle, şirketteki personel için depolama ve muhasebe dokümantasyon teorisini incelemeye başlamadan önce, bu kağıdın ne türüne ait olduğunu anlamanız gerekir. Ancak bundan sonra, belirlenmiş kuralları ihlal etmeden, çalışılan süreçleri yürütmek mümkün olacaktır. Personel siparişlerinde saklama süreleri nedir? Her işveren bu an hakkında ne bilmeli?
Uzun vadeli belgeler
Şimdi daha önce listelenen her tür belgeyi göz önünde bulundurmanın zamanı geldi. Bunun, dokümantasyonu ne kadar tutacağınızı tam olarak anlamanıza yardımcı olacağı söylenmiştir. Ancak her türlü menkul kıymetin muhasebesi aynıdır. Bu nedenle, soru genellikle basittir. Depolama süresi personel belgeleri doğrudan kağıdın türüne bağlıdır. Birincisi uzun süreli depolama emirleri. İşveren tarafından dikkate alınacaklarını ve uzun süre saklanacaklarını tahmin etmek zor değildir. Tam olarak ne kadar? Bu konuda daha sonra.
Bu belgeye ne atfedilebilir? Bunlar, işveren ve çalışanlar arasındaki istihdam ilişkisini tanımlayan ve aynı zamanda önemli çalışma faktörlerini gösteren belgelerdir. Onlara ne atfedilebilir? Bu:
- Bir iş emri ile bir iş sözleşmesi.
- Çeviri Belgeleri.
- Belirli bir pozisyonda belirli bir maaşın kurulması emrini verir.
- Çalışanların ödülünü veya bonusunu onaylayan sertifikalar.
- İş gezileri ile ilgili makaleler (uzun, yabancı).
- Kişisel dosyalar
- İstihdam sırasında başvuru formları doldurulur.
- İşten çıkarılma emirleri.
Personel tarafından değil
Şimdi hangi belgelerin uzun vadeli olduğu açık. Tek şey, bir çalışanı işe alma emrinin personeli ifade eden bir kağıt olmasıdır. Ancak bu kural için küçük bir istisna var. Hatırlanması gerekir.
Sen neden bahsediyorsun Tüm iş emirleri, bir iş sözleşmesi ile birlikte personel emirleri değildir. Benzer kağıtların bir istisnası var. Ana faaliyet için sözde emirler var. Bunlar aşağıdakileri içerir:
- Uygun siparişe sahip iş sözleşmesi.
- İş sözleşmesindeki değişiklikler (örneğin, başka bir pozisyona geçmek için).
- Çerçevenin işten çıkarılmasına ilişkin belgeler.
Ana faaliyet için bu menkul kıymetlerin sadece bireylerle ilişkili olarak değerlendirileceği belirtilmelidir. Tipik olarak, bunlar şirket yöneticileri, aynı zamanda muhasebeciler, şefler, milletvekilleridir. Bu personel genellikle şirket tüzüğünde belirtilir. İşveren, personel için emir saklama şartlarının ne olduğunu öğrenmek isterse, bu kuralın hatırlanması gerekir. Tüm belgeler bu kategoriye girmiyor.
Kısa süreli depolama
Daha sonra, kısa süreli depolama belgelerine ne atfedilebileceğini anlamanız gerekir. Tabii ki, bu durumda personele yönelik bir tür emir muhasebesi yapılacaktır. Ancak kısa bir süre sonra bu tür belgeler imha edilecektir. Bu kategoriye neler yüklenebilir? Kısa süreli depolama belgelerine belirli bir işgücü aktivitesinin bir çalışanı tarafından performansı derhal düzenleyen siparişler denir. Yani, bunlar işten çıkarma veya bir iş sözleşmesiyle ilgili belgeler gibi ciddi belgeler değildir. Daha spesifik olarak, ayırt edebiliriz:
- Tatil siparişleri
- Kısa yolculuklarda yol tarifi.
- Çeşitli disiplin cezalarını gösteren belgeler.
- Personeli eğitime veya devam eden eğitim kurslarına gönderme emri.
Ama hepsi bu kadar değil. Çalışılan belgeler için saklama kuralları birçok özelliğe ve nüanslara sahiptir. Önceden düşünülmüş seçeneklere ek olarak, geçici depolama ve kalıcılık da ayırt edilebilir. Bu davalar çok yaygın değildir.
Geçici ve kalıcı olarak
Geçici belgeler iş için önemli bir rol oynamayan emir ve talimatlardır. Genellikle belirli bir noktada önemlidirler. Ve artık ihtiyaç duyulmadıklarından, yok edildiler. Kalıcı depolama için siparişler de vardır. Çoğu zaman, sadece şirket tüzüğünde öngörülen yöneticilerin ve diğer görevlilerin kişisel dosyaları personel hakkındaki yazılardan ayırt edilebilir. Bu belgelerin muhasebesi ve depolanması sürekli olarak yapılmaktadır. Ve sadece şirketin kapanmasından sonra imha edilir.
Uzun zaman
Personel siparişlerinde saklama süreleri nedir? Çok şey söylendi, ne tür bir menkul kıymetlerin söz konusu olduğuna bağlıdır. Uzun süreli depolama için belgeler var. Sistematik hale getirilmeli ve belirlenen kurallara göre dikkate alınmalıdır. Ve bu tür belgeler uzun süre saklanır.
Sadece bazı şirketlerin açıldıktan sonra uzun süre çalışabilecekleri göz önüne alındığında, uzun süreli saklama kağıdının sürekli olarak imha edilmemesi gerektiğini söyleyebiliriz. Neden? Gerçek şu ki, bu kategorideki personel siparişleri 75 yıl boyunca saklanıyor. Ve sadece bu süreden sonra yıkımı yapabilirsiniz. Yalnızca bazı şirketler belirtilen süreden daha fazla çalışmayı başarır.
Kısa mı
Ve kısa vadeli olarak sınıflandırılan personel belgelerinin saklama süreleri nedir? Bu tür belgeler hala kuruluşu kapatmadan veya tasfiye etmeden imha aşamasından geçebilir. Kısa süreli belgeler genellikle 5 yıl süreyle saklanır. Bazı durumlarda (eğer tüzükte yazılı ise) - 10. Artık değil.
Muhasebe ve depolama hakkında
Kaç tane personel emri saklanır? Bu soruya cevap vermek zor değil. Şimdi bu belgeler için muhasebe kurallarına dikkat edebilirsiniz. Bu aynı zamanda her işverenin bilmesi gereken önemli bir nokta. Sonuçta, belirli bir süre için saklanan herhangi bir kağıt varsa, bir şekilde bunların kaydını tutmalısınız, aksi takdirde önemli siparişleri kaybedebilirsiniz.
Şimdi birkaç tür belge depolama var. Herhangi bir şirkette uygulanmalıdır. Artık şirketler hem kağıt hem de elektronik biçimde personel üzerindeki menkul kıymetleri için özel muhasebe listeleri oluşturmalıdır.Bu arada, ikinci ihmal edilebilir. Ancak genel kabul görmüş sunum şeklidir. Fakat muhasebe nasıl yapılır? Elektronik ve malzeme sürümleri için prensipler aynıdır. Onlar hakkında daha fazla.
Temel muhasebe ilkeleri
Bu nedenle, personel siparişlerinin muhasebeleştirilmesi sorumlu bir konudur ve genel kabul görmüş standartlarla düzenlenir. Tüm personel belgelerinin kaydedilmesi zorunludur. Bu yapılmazsa, bunu veya o kağıdı saklayamazsınız. Kayıt yok - belge yok. Bu süreçle ne kastedilmektedir?
Personel siparişlerinin tescili, bir numara atanması ve kağıdın kaydedildiği onay tarihi ile belgeler üzerinde yazılı detayların özel dokümantasyon formlarına aktarılmasıdır. Yani, bir kağıt yorumlamasında ve elektronik olanla, her siparişte dijital bir atama atanması gerekir. Ve ayrıca bir şekilde veya başka şekilde yazınız. Bu gerekli bir öğedir.
Veriler, personel siparişlerinin sicil kayıtlarına kaydedilir. Ayrıca, giriş elektronik veri tabanlarında ve arşivlerde gerçekleşmektedir. Belgeleri tam olarak kaydetmenin ve kaydetmenin tek yolu budur. Şirketler, dokümantasyonun kaydedilmesi için serbest form seçimi sağlarlar. Bu tüzük, tüm emirlerin (veya özel olanların) hem kağıt hem de elektronik versiyonlarda saklandığı kurallar içermelidir. İlk paragrafın genellikle zorunlu olduğunu belirtmekte fayda var. Belirli bir siparişi onaylayabilen önemli bir belgedir.
Sipariş Günlüğü
Dokümantasyonun kaydedilmesi ve saklanması konusundaki en yaygın uygulama, personel için şirket tarafından verilen bir sipariş kitabıdır. Bu belge küçük bir defterdir. Ana veriler ile birlikte sipariş numaralarını da içerir (detaylar). Örneğin, onay adı ve tarihi. Siparişler dergisi kalıcı, uzun vadeli ve kısa süreli depolama belgesini kaydeder. Ancak geçici belgelerden bahsediyorsak, o zaman böyle bir deftere girilmemelidir. Şirket, yalnızca geçici emirlere yönelik ayrı bir dergi için bir sözleşme yapmadığı sürece. En sonuna kadar dolu. Boş sayfalar biter bitmez, işlem sırasında yeni bir muhasebe belgesi girmelisiniz. Eski dosyalanır ve depoya gönderilir. Bu arada, bu sürekli bir muhasebe belgesidir.
kayıtlar
Personelin hangi emirlerden bahsettiğine bakılmaksızın, her şirket belgelerin arşiv depolanmasını sağlar. Bu, kağıt muhasebesinin en yaygın şeklidir. Ve hepsi. Personelde mutlaka olmaz. Artık gerekli olmayan tüm veriler arşivlere gönderilir. Veya daha önce yapılmış olanları. Örneğin çalışanların kişisel dosyaları. İmzalı olur olmaz işten çıkarılma emri dava kapatıldığı gibi, belirli bir süre depolanması için arşive gönderilmelidir. Birkaç veri sıralama türü vardır, ancak daha sonraları.
Öncelikle, arşivlerin elektronik (elektronik) olduğu kadar basılı (formda) kâğıt şeklinde sunulacağı unutulmamalıdır. Bundan bağımsız olarak, şirket depolanan bilgiyi düzenleme ilkelerini seçer. Arşiv verilerinin bir envanteri var. Depolanan tüm belgelerin kısa bir listesini sunar. Belgelerin arşivlenmesi en uygun veri kaydı şeklidir. Hem kağıt hem de elektronik biçimde kullanılır. Geçici belgelerin arşivlenmediği not edilmelidir. Ana menkul kıymetlere bağlanırlar ve sonra imha edilirler. Tüm geçici depolama siparişlerinin ayrı bir yere gönderilmesi ve uzun vadeli veya kısa vadeli olanlar ile birleştirilmemesi önerilir.
Sistematikleştirme İpuçları
Personel belgelerinin saklama süreleri anlaşılabilir. Genellikle 5 ve 75 yaşındadır. Ama hepsi bu kadar değil. Arşivlere özel dikkat gereklidir.Siparişi kaydettikten sonra, arşive yerleştirdikten sonra, mevcut tüm verileri bir şekilde sistemize etmek gerekir. Bu amaçla, şirketler birkaç ilke kullanır:
- Kısa ve uzun vadeli belgelere bölünmüş ayrı klasörlerde dokümantasyon depolama. Tüm kağıtları birlikte istiflememeniz önerilir.
- Yıl, ay ve tarihe göre sistematikleştirme. Belgeleri olan her klasör belirli bir zaman diliminin siparişleridir. İçeride, tüm kağıtlar muhasebe dergisine kayıtlarını dikkate alarak düzenlenir (aylar ve günler boyunca). Böylece, belirli bir belgeyi bulma görevi kolaylaştırılmıştır.
- Alfabetik sıraya göre sırasına göre sipariş numaraları kullanarak konumu. Zaten her klasörün içinde sipariş numaralarına ve büyük harflere göre sistematikleştirilmesi önerilir.
Muhasebe sonu
Bir belgenin arşivlerde saklanmasının bitiminden sonra ne yapılmalı? Şirketteki özel bir servis evrakları kontrol ediyor. Sonra onları sistematik hale getirir ve yıkım için belirli emirler verir. Genellikle, belgeler ya yanar ya da bir öğütücünün içinden geçirilir. Her durumda, siparişler basitçe atılamaz. Kesinlikle onları yok etmek. Belgeleri bir veya başka bir türe atamak için özel bir komisyon görevlendirilir. Emirlerin önemini takdir ediyor, onlara raf ömrü veriyor. Ve sadece o zaman arşivlere bir biçimde veya başka bir şekilde yerleştirilirler.
