Neredeyse her organizasyonda, yasal şekli ve çalışan sayısına bakılmaksızın (bireysel girişimciler hakkında konuşsak bile), çalışma sürecinde elektronik ortamda çok sayıda çeşitli işletme belgesi, mektup, vergi raporu ve diğer bilgiler toplanmaktadır. Neredeyse uzun zamandır faaliyet gösteren işletmelerin neredeyse tamamı, er ya da geç, arşivlerini sistematikleştirme gereksinimi ile karşı karşıyadır.
Belgelerden bazıları korunmalı, bazıları ise imha zamanı geldi. Ancak muhasebe belgelerinin saklama süreleri nelerdir, daha sonra güvenle elden çıkarılabilirler? Gerçekten de, yasal çerçevemiz nadiren bu koşulların ihlal edilmesine engel teşkil eder ve bu nedenle bunları bilmek gerekir.
Bu konunun açıklandığı bu konunun açıklanmasıdır.
Nasıl olunur
Birçok belgenin en az 75 yıl boyunca saklanması gerektiği ve bazı raporlama kategorilerinin genel olarak şirketin tüm çalışmasına dokunulmaması gerektiği belirtilmelidir. Nasıl olunur? Sonuçta, yasaya tam olarak uymak isterim, ama aynı zamanda arşiv kayıtlarını tutmaktan sorumlu çalışanların hayatını da zorlaştırmaz!
Bu soruyu cevaplamadan önce, yasal düzenlemelerinden, faaliyet alanlarının boyutuna ve yönüne bakılmaksızın, tüm işletmelerin muhasebe belgelerinin raf ömrünü düşünen temel gereklilikleri belirleyen temel düzenleyici belgeleri tanıyacağız.
Belgelerin depolanmasında normatif düzenleme
Örgütlerde arşivlemeyi yöneten ana düzenleme belgelerine bakalım.
İlk olarak, Kasım 2004 Federal Kanunu, No. 125-FZ. Bu genel bir belgedir, ülkemizdeki arşivlemeyi tamamen düzenlemektedir. Bu nedenle, hükümleri tüm üretim ve muhasebe belgelerinin korunması sürecinin organizasyonu, arşivlerin kazanılması ve kullanılması yöntemleri hakkında konuşur. Ayrıca, arşiv kurumları ile orada depolanan bilgileri kullanmak isteyen vatandaşlar arasındaki etkileşim süreçlerini yasal olarak düzenler.
Tabii ki, “Arşiv Organizasyonlarının Çalışması İçin Temel Kurallar” büyük bir rol oynamaktadır. Resmi olarak onaylandılar ve 02/06/2002 tarihinde kabul edilen Federal Arşiv kararıyla kullanılması önerildi. Organizasyonda arşiv departmanının organizasyonuna başlamak için, öncelikle bu dokümanda bilgi sahibi olmanızı şiddetle tavsiye ediyoruz, çünkü bu tür bir aktivitenin en önemli ve temel noktalarını gösterir.
Diğer belgeler
Önemli belgelerin normal şekilde korunması için, herhangi bir işletmenin iş faaliyetleri sırasında oluşturulan standart arşiv belgelerinin listesini bilmek de gereklidir. Muhasebe evraklarının saklanma sürelerinin belirtildiği ve bu belgenin 2010'da Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın ayrı bir emri ile onaylandığı görülmüştür. Belge numarası N 558'dir. Adından, işletme veya işletmenin diğer faaliyetleri sonucunda oluşan ana menkul kıymetlerin bir listesini içerdiği açıkça ortaya çıkmaktadır.
SSCB mirası
SSCB Maliye Bakanlığı tarafından 29 Temmuz 1983 tarih ve 105 sayılı yayınlanmış olan Belgeler Hakkında Yönetmelik halen geçerlidir. Bu hüküm çerçevesinde hem belgelerin başlangıçtaki depolama şartları hem de oluşturulma, kabul ve kullanım prosedürleri oluşturulmuştur.
Vergi kodundan
Ek olarak, ilgili bilgileri ilgili belgenin 23. maddesinde bulabilirsiniz. Bu nedenle, sekizinci makalede, vergi tahakkuk ettirmek ve vergilendirmek için kullanılabilecek muhasebe belgelerinin depolanma dönemlerini ayrı ayrı ele alan bir madde vardır. Bunlar, doğrudan devletin lehine ödenen vergilerin yanı sıra doğrudan gelir, gider ve giderlerin alındığını doğrulayan menkul kıymetleri içerir.
Son olarak, bu tür bilgiler Federal Muhasebe 29'da (6 Aralık 2011 tarihli ve 402-ФЗ sayılı) “Muhasebe” de mevcuttur. İçinde muhasebe belgelerinin saklama sürelerini ticari işletmeler için olan organizasyonlarda bulabilirsiniz.
Ne saklanmalı ve ne kadar süreyle saklanmalıdır?
Herhangi bir örgütün faaliyeti sürecinde oluşturulan tipik muhasebe kağıtlarının saklanmasının (yukarıda belirtilenler listedekilerin tümü) özellikle önemli olması şaşırtıcı değildir. Tipik evraklar: 1 yıl, 5 yıl, 75 yıl. Bazı belgelerin (özellikle büyük miktarlarda fon sağlama hakkında bilgi) kalıcı olarak depolanması gerekir.
Depolama grupları
Profesyonel denetçiler, muhasebe kayıtlarını yansıtan tüm belgelerin dört ana gruba ayrılabileceğini söylüyor. Muhasebe belgeleri için saklama sürelerinin bir listesi:
- Kalıcı tutulması gereken makaleler. Bunlar, tüm yıllık mali tabloları ve vergi makamlarına kayıt olurken elde edilen kanıtları içerir.
- Uzun süreli depolama grubu (10 yıldan fazla). Bunlar bildirimler, çalışanlar tarafından kişisel verilerin işlenmesine rıza göstererek imzalanan belgelerdir. Söz konusu onamı veren konuyla ilgili verinin 75 yıl boyunca erişilebilir olması gerekir.
- Geçici tip. Bu grubun evraklarının 10 yıla kadar saklanması gerektiği varsayılmaktadır. Bunlara faturaların yanı sıra teminat mektupları da dahildir.
- Dördüncü çeşitlilik süresi dolmuş ve bu nedenle atılması gereken yukarıdaki belgelerin tümünü içerir.
Önemli Nüanslar
Önemli! Raf ömrünün azaltılmasının kesinlikle yasak olduğunu bilmeniz gerekir, ancak bu süre içinde bir artışa izin verilir. Ancak bu sadece çok özel faaliyetlerde bulunan kuruluşlar için geçerlidir.
Böylece, nüfusa mali borç sağlamakla uğraşan LLC'deki muhasebe belgelerinin raf ömrü 75 yıldan başlıyor. Uygulamada, teftiş yapan kuruluşlar, bu tür belgelerin her zaman mevcut olması gerektiğini, çünkü herhangi bir talep olması durumunda (örneğin mirasçıların tarafında), bu süreden sonra bile yükseltilmeleri gerekebileceğini not eder.
Bu nedenle, arşiv işinin organizasyonu için belirli bir işletmede kullanılacak olan terminolojinin düzenlenmesi özel bir öneme sahiptir. Şimdi, denetim kuruluşlarının yasal mülkiyet biçimlerine bağlı olarak belirli kuruluşlar için yaptıkları temel gereksinimleri göz önünde bulunduracağız.
Genel olarak, çeşitlilik açısından farklı değildir, ancak bazı nüanslar da vardır. Kural olarak, şirketin aldığı gelirle ilgilidir.
Ltd
İlk önce, LLC'yi düşünün. Bu tür işletmelerin cirosu oldukça önemli olduğu için, onların gereksinimleri daha katıdır. İlk olarak, tüm muhasebe ve vergi raporları en az 75 yıl saklanmalıdır. Ek olarak, LLC'de bulunan muhasebe belgelerinin raf ömrü, yukarıda daha önce düşündüğümüz durumlarda süresiz olarak uzatılabilir.
Personeli yerleşim için belgeler, organizasyondaki belirli bir kişinin çalışması boyunca ve görevden alınma tarihinden itibaren en az 10 yıl boyunca saklanmalıdır. Çalışan bu şirketten emekli olursa, belgelerin daimi tutulması gerekir;
Faturalar, tedarikçiler ve müşterilerle yapılan anlaşmaları gösteren diğer belgeler üçüncü gruba aittir ve bu nedenle de 10 yıla kadar saklanmalıdır. Daha önce de söylediğimiz gibi, genel finansal tablolar kalıcı olarak tutulmalıdır.
Bireysel girişimciler
Bu şirketler kategorisi için gereksinimler çok daha az katıdır, çünkü orada oluşturulan belge sayısı çok daha azdır. Peki, IP muhasebe belgelerinin raf ömrü nedir? Bu konuya daha detaylı bakalım. Öncelikle, tüm tescil sertifikaları, vergi makamlarına yıllık raporlama. Bu bilgiler belirli bir şirketin ömrü boyunca kalıcı olarak saklanmalıdır.
Bununla birlikte, bir girişimcinin çalışanı yoksa ve kayıtları basitleştirilmiş bir şemaya göre tutarsa, tüm gereksinimler burada sona erer. Tabii ki, bu durumda IP muhasebe belgelerinin raf ömrü, sadece yıllık raporlar arasında olduğu için aynı 75 yıldır.
UAB
Bu tür işletmelerin faaliyetleri, hissedarlarla yapılan anlaşmaların yanı sıra önemli miktarda gelir elde etmeyi içerdiğinden, bu durumda depolanan belgeler için şartlar en katı olanıdır. Genel olarak, çoğu durumda, bir şirketteki muhasebe belgelerinin raf ömrü en az 75 yıldır. Ancak, istisnalar da var.
Tabii ki, yetkilendirilmiş sermaye, mevduat hacmi, kurucuların hisse senedi büyüklüğü hakkında tüm bilgiler sürekli olarak depolanmalıdır. Ayrıca 75 yıl veya daha uzun bir süre boyunca arşivlenmesi gereken belgelerin listesi, vergi kuruluşları tarafından kullanılabilecek muhasebe belgelerini içerir: varlıkların geri dönüşü hakkında bilgi, hissedarlarla yapılan yerleşimler hakkında açıklamalar ve gelir verilerinin mevcut olduğu elektronik medya hakkında bilgi özellikle büyük miktarlarda fon organizasyonu hesaplarında.
Personeli bulunan yerleşim yerlerine ilişkin bilgiler de 75 yıl boyunca saklanmaktadır. Diğer evraklar (faturalar, teminat mektupları) 10 yıla kadar bir saklama süresine sahiptir.
Bütçe kuruluşları
Muhasebe belgelerinin depolanma süreleri nelerdir? bütçe kurumu? Kural olarak, bunun için özel bir gereklilik yoktur. 75 yıl boyunca yalnızca vergi makamlarına yönelik yıllık mali tablolar ve menkul kıymetler hakkındaki bilgilerin tutulması gerektiğine inanılmaktadır. Diğer tüm belgeler dahil 10 yıla kadar saklanır.
Önemli özellikler
Yukarıda mevcut olan tüm yasa ve düzenlemelerin listesini bildiyseniz, şaşırabilirsiniz: Muhasebe belgelerinin standart raf ömrü beş yılı geçmez (Federal Kanun No. 402)! Aynı zamanda, yazımızda yaklaşık 10 yıl ve üstü yazıyoruz. Bu nasıl olabilir? Ne yazık ki, bu durumda, yasanın gereklilikleri gerçeklere aykırı olduğunda, düzenleyici çerçevenin zayıf bir detaylandırması var. Bir örnekle açıklayalım.
Basit bir tüccar bile olsanız, vergi müfettişliğinin zaten süresi dolmuş belgelerin sunulmasını gerektiren bir durumla kolayca karşılaşabilirsiniz (yasaların gereklerine uygun olarak). Yıllık cirosu onlarca, hatta yüz milyonlarca ruble aşabilecek bir CJSC ve LLC durumunda, bazı önemsiz menkul kıymetlerin bile olmaması büyük sorunlara neden olabilir.
Örneğin, alacak talebinin yasallığını doğrulayan çoğu zaman gerekli belgeler. Uygulamada süresinin neredeyse on yılda tahmin edilebileceği bir sır değil. Yasaya göre, iki muhasebe belgesi seti aynı anda zaten yok edilebiliyor. Şirket onları gerçekten elden çıkarırsa, büyük masraflara neden olabilir. Nasıl? Çok basit.
Şirket istenen menkul kıymetleri sağlayamıyorsa, kâr vergisini (hiç olmasa da) yeniden hesaplamanız ve ayrıca ağır para cezaları ödemek zorunda kalacaksınız.Basitçe söylemek gerekirse, depolama sürelerini belirlerken, kişi yasanın gerekliliklerine (olabildiğince paradoksal) değil, belirli bir şirket için bir belgenin gerçek önemine göre yönlendirilmelidir.
Tabii ki, her durumda birincil muhasebe belgelerinin raf ömrü mümkün olduğu kadar uzun olmalıdır, ancak belirli koşullar altındaki birçok faturanın bile 15 yıldan fazla bir süre arşivde saklanması gerekir. Şirketin borçlu olması durumunda veya kendisine borçlu ise, Federal Kanun gereklerine ve kararlarına bakılmaksızın bu tür belgeler kalıcı olarak saklanmalıdır.
Muhasebe belgelerinin kurum için önemi nasıl belirlenir?
Hangi belgeleri saklarken “ihtiyaçtan önce” olarak işaretlenmeli ve gelecekte bunlarla ne yapılmalı? Bu durumda, profesyonel avukatlar saklanan belgelerin değerinin ayrı bir incelemesini önermektedir.
Komisyon üyelerinin yönlendirilmesi gereken asıl gereklilik sadece depolanan kağıtlardaki bilginin değeri değil, aynı zamanda örgütün kaybedilmesi durumunda maruz kalabileceği zarardır.
Bu nedenle, aşağıdaki mali ve muhasebe belgelerinin raf ömrünü arttırması gerekmektedir: teorik olarak bile işletmenin hem de kendi bileşenlerinin değerini artırabilecek işler için herhangi bir sözleşme ve tahmin; Rekabetçi ihale ile ilgili tüm makaleler ve elektronik medya; dava halinde bir şekilde veya başka bir şekilde gerekli olabilecek tüm belgeler (teorik olarak mümkün bile olsa).
Bireysel girişimciler için notlar
Bir çok gereksinim olduğu ve çeşitli yasal düzenlemeler ve mahkeme kararlarındaki yorumlarının dikkat çekici şekilde çeşitliliği nedeniyle, bireysel bir girişimcinin genellikle bu tür sorunları çözmek için özel olarak işe aldıkları bir uzmanı olmadığı için, kağıt saklama süreci girişimciler için özellikle zorlaşmaktadır. Bu durumda, herhangi bir anlaşmazlık olması durumunda, muhasebe belgelerine dayanıyorlarsa, şartları ve prosedürlerini mevzuatta açıkça belirtilmeyen hukuk firmaları ile temasa geçmek gerekir.
Lütfen dikkat: arşivleme işlemi ne kadar usta ve tamamen kurulmuşsa, gelecekte karşılaşacağınız sorun o kadar az olacaktır.
Şirkette arşivleme organizasyonu için gerekenler
Bu yüzden zamanlamayla ilgili temel bilgileri gözden geçirdik. Ancak kuruluşun belgelerinin depolanması nasıl organize edilir? Hangi yöntemler mevcut?
Öncelikle kendi arşivinizi oluşturabilirsiniz. Bireysel girişimciler ve küçük LLC'ler söz konusu olduğunda, işletmenin yöneticisi veya özel olarak işe alınan bir çalışan genellikle arşivci olur. Arşiv kendisi özel bir odaya, hatta büyük bir kasaya dönüşür.
Ancak son yıllarda, arşiv oluşturma ve saklama konusunda uzmanlaşmış özel şirketlere yönelmek çok daha popüler hale geldi. Hem mevcut depolama tesislerini düzenlemede hem de sıfırdan yenilerini yaratmada yardımcı olabilirler. Özellikle değerli belgeleri eksiksiz güvenlik içinde tutmanın özellikle önemli olduğu şirketler söz konusu olduğunda, depolarını özel olarak korunan ve özel olarak korunan kutularda düzenleyebilirler.
İlk yöntemin avantajı, belgeleriniz üzerindeki tam kontrolünüzdür ve bu yöntemin ucuzluğu açıktır. Dezavantajları, arşivin savunmasızlığını içerir (herkesin yanmaz bir odayı donatmak için araçları yoktur). Ayrıca, herkesin uygun depolama organizasyonu için uygun hukuk eğitimi yoktur.
İkinci yöntemin avantajları, ideal depolama düzeninin yanı sıra ajans personelinin tam yasal hazırlığını içerir. Olumsuz tarafı, şirket yönetimi arşivi üzerinde tam bir kontrol yapmaktan uzaktır.
Bu nedenle, yasal standartlar tarafından sağlanan muhasebe belgelerinin raf ömrünün yanı sıra, bu durumda ana yasal iş biçimlerine uygulanan gereklilikleri de inceledik.
