Çalışan kişisel dosyası: örnek tasarım

Personel departmanı çalışanları, çalışanlarının bulunduğu işletmenin tüm çalışanları hakkında doğru, eksiksiz ve nesnel bilgiye sahip olmalıdır. Her işçinin mesleki faaliyetleri hakkında bilgi içeren bireysel kayıtların belgelenmesi, bir tür dosyada toplanır. Daha sonra, kurumdaki çalışanların kişisel dosyalarının oluşumunun nasıl yapıldığını ele alıyoruz.

Genel bilgi

Çalışanın dosyası, mevcut bilgiyi sistematik hale getirmek, bir yerde özetlemek için gereklidir. Çalışanın kişisel örneği aşağıda verilecek olan dosya, aşağıdakilerle ilgili bir dizi bildiridir:

• İstihdam.
• Terfi süreci
• Çalışma disiplini kurallarına uyma.
• İşveren ve diğer ilişkilerin sona ermesi.

Çalışanların ana kategorileri

Çalışanların kişisel dosyalarının yönetiminin tüm çalışanlar için zorunlu olmadığı unutulmamalıdır. Bunun bir örneği, 79 sayılı Federal Kanun'dur. Memuriyetteki çalışanların kişisel dosyalarının zorunlu olarak kaydedilmesini sağlar. Diğer çalışanlar için, dosyayı derleme prosedürü yerel nitelikteki yasal düzenlemelerle belirlenebilir. Kişisel dosyalar aşağıdaki çalışanlar tarafından tutulabilir:

1. Yöneticiler (işletme başkanları, milletvekilleri, asistanlar).
2. Yapısal bölümlerin başkanları ve milletvekilleri.
3. Önde gelen (ana) uzmanlar.
4. İşçiler sorumlu.
5. Personele dahil olan çalışanlar, özel öneme sahip pozisyonlara transfer edilmek üzere rezerv almaktadır.
6. Kurumsal yönetim aparatının faaliyetini sağlayan uzmanlar.

Dosya derlemenin faydaları

Bir çalışanın kişisel dosyasının, her çalışan için çok uygun bir veri kaynağı olduğu belirtilmelidir. Bir klasörde, çalışanın kişisel belgelerinin tüm kopyaları, kendisiyle ilgili alınan siparişler vb. Toplanır. Bu, en eksiksiz yapmanıza olanak sağlar çalışan için karakteristik, İşyerindeki profesyonel faaliyetleri sırasında haklarını veya tersine, onun tarafından işlenen ihlalleri ve suiistimalleri not etmek.

İşletmenin iç düzenlemeleri: çalışanın kişisel dosyası

Belgeler çeşitli çalışanlar tarafından yönetimin takdirine göre toplanır ve derlenir. Tüm çalışanlar için kişisel belgeleri olan klasörler varsa, uygun bir yerel yasa oluşturulması önerilir. Ek olarak, teknik personel de dahil olmak üzere her tam zamanlı çalışan için bir çalışanın kişisel dosyasını açma ihtiyacını sağlayan bir bölüm dahil edilmelidir. Bazı işletmelerde yöneticiler, dosya derlemesinin tüm özelliklerini sabitleyen ayrı bir eylem geliştirmeyi tercih eder.

Ana nüanslar

Çalışanlar için dosya hazırlamak için gerekli düzenlemelerden bağımsız olarak, onlarla çalışırken şunları belirlemelisiniz:

1. Kişisel dosyaların dosyalandığı çalışan kategorileri. Tüm çalışanlar mı olacak yoksa yalnızca ayrı gruplar mı olacak? Örneğin, yalnızca tüm yönetim bölümlerinin yöneticileri olabilir.
2. Çalışanın kişisel dosyasının derlenme şekli. Örnek, uzmanla ilgili bilgilerin girildiği tüm gerekli bölümleri ve sütunları içermelidir.
3. Dosyada toplanan kâğıtların kompozisyonu. Aynı zamanda, hangi belgelerin kopyalar halinde yapıldığı ve hangilerinin orjinali olduğu belirtilir.
4. Dosyaların derlendiği sıra.
5. Çalışanı kendisine bildirecek belgeleri tanımak için kurallar.
6. Çalışanların kişisel dosyalarını saklama prosedürü.

Yarı zamanlı bir iş için bir dosya gerekli midir?

Bu, çalışanın çalışanın kişisel dosyasının gerekli olduğu bir pozisyonda olup olmamasına bağlı olacaktır. Aynı zamanda, harici kısmi zamanlayıcılar için genellikle yeni bir dosya başlatılır ve dahili klasörler için ilgili dokümanlar mevcut klasörlere dosyalanır. Eğer işletme, düzenleyici düzenlemelerde kişisel işlerin zorunlu olarak yürütülmesini sağlarsa, o zaman da belirlenen usule uygun olarak yarı zamanlı işlere yerleştirilecektir.

Yarı zamanlı çalışanlar için, dosya her bir işletmede tanımlanan genel kurallara göre derlenir. Sanata Göre. Bir vatandaş olan İş Kanunu'nun 283'ü, aynı anda görevine atanırken, kimliğini onaylayan bir pasaport veya başka bir belge sunar. Pozisyon özel bilgi gerektiriyorsa, işveren, gelecek uzmandan eğitim veya öğretim hakkında bir diploma veya başka bir belge (veya onaylı bir şekilde onaylanmış bir kopyası) sunmasını isteme hakkına sahiptir. İşveren, zor veya tehlikeli (zararlı) çalışma koşullarına sahip bir işletme için başvururken, işveren, çalışanın ana yerinde faaliyetin doğası ve koşullarını içeren bir sertifika isteyebilir. Gönderilen belgelerin kopyaları kişisel dosyaya verilmelidir.

İlk derleme

Çalışanlar ile doğrudan ilişkilerini sürdürme sürecinde çalışanlarla ilgili belgelenmiş bilgilerin düzenli bir şekilde gruplanması için kişisel dosyaların oluşturulması gerçekleştirilir. Derleme, kural olarak, her çalışan için ayrı bir klasörde yapılır. Kişisel ilişkilerin bu şekilde yapılması, bilgi düzenlemenin en uygun yolu olarak kabul edilir. Aynı zamanda, siyasi, dini ve diğer inançlarını, özel hayatını, sendikalar da dahil olmak üzere kamu kuruluşlarına üyeliğini belirten dosya bilgisinin alınmasının, işlenmesinin ve eklenmesinin yasak olduğu unutulmamalıdır.

Temel gereksinimleri

Uygulamada, kişisel dosyaları derlerken, belgeler bir klasöre yerleştirilir. Kapağında, dosyaya atanan seri numarası yapıştırılmıştır. Altında, çalışanın kişisel dosyası, ilgili muhasebe dergisine (defterine) kaydedilir. Bu gereklilik Sanat'ta bulunmaktadır. 695, devlet organlarının işleyişi sürecinde oluşturulan arşiv modeli makalelerinin listesi, paragraf b ile yerel yetkililer b. Çalışan şirketten ayrıldıktan sonra, dosyası klasörden kaldırılır. Ardından kişisel dosya arşive aktarılmak üzere yürütülür ve saklanır.

Muhasebe dergisi (kitap) bilgisi

Bu belge aşağıdaki verileri içerebilir:

1. Dosya numarası.
2. Tam adı uzmanı.
3. İlk dosya sayısı.
4. Makalelerin arşive transfer tarihi.
5. Sağlanan diğer bilgiler iç politika kurumsal.

İlk uygulama, bir vatandaşın istihdamına tanıklık eden bir kağıtlar grubunu ve ardından bir çalışanın kuruluştaki mesleki faaliyetleriyle ilgili tüm bilgileri içerir.

Ana Veri Listesi

Mevzuatta, kişisel dosyalara dahil edilmesi gereken belgelerin listesi tanımlanmamıştır. Memurlar için, dosyalarının hizmete kabul edilme, işten çıkarılma ve işten çıkarılma ile ilgili kişisel ve diğer verileri içermesi sağlanmıştır. Kişisel bilgiler ayrıca bir devlet kurumunun faaliyetlerini sağlamak için gerekli bilgileri de içerir. Dosya ayrıca şunları içerir:

1. Dahili kağıt envanteri.
2. Kişisel kayıt formu veya başvuru formu.
3. Otobiyografi.
4. kopyalar:

• kimlik belgesi;
• sigorta sertifikası;
• TIN (bir çalışan tarafından sağlandıysa);
• taslaklara tabi olan vatandaşlar ve askerler için askeri sicil sertifikaları;
• Uzmanın, sanatta sağlanan vergi indirimi hakkını onaylayan menkul kıymetler. 218 Vergi Kanunu;
• engellilik, engellilik (bir uzman tarafından sağlandığında) ile ilgili kısıtlama düzeyini belirleme sertifikaları;
• devlete giriş ile ilgili emir (emir);
• iş tanımı;
• yükümlülüğün kabulüne ilişkin bir anlaşma (eğer pozisyon öngörülmüşse);
• iş sözleşmesi (eğer orijinal ayrı bir klasörde saklanmışsa).

5. Yasa ile korunan bir sır oluşturan bilgiye erişim ile ilgili makaleler (bir uzmanın görevlerinin yerine getirilmesi böyle bir bilginin kullanılmasını gerektiriyorsa).

6. Mesleki uygunluk sağlamak için yapılan ön tıbbi muayene (muayene) sonuçları (yasalarca öngörülen durumlarda).

Ek yazılar

Uzmanın çalışmaları sırasında kişisel dosyasına aşağıdakiler yapılabilir:

1. Ana sözleşmeye yapılan anlaşmaların kopyaları (veya kopyaları).
2. İşverenin girişimindeki iş sözleşmesinin şartlarındaki değişikliklerin bildirimi.
3. kopyalar:

• çalışanın çeşitli konularda raporları ve açıklayıcı notlarını, beyanlarını ve dilekçelerini;
• Bir çalışanın başka bir faaliyete devredilmesine (pozisyonuna), disiplin cezalarının kaldırılmasına, teşvik edilmesine, işletmedeki faaliyetin sona ermesine ilişkin emirler (emirler);
• çalışma kitabı

4. Periyodik (zorunlu) tıbbi muayenelerin sonuçları.

5. Sertifika materyalleri (pozisyon bu önlemleri gerektiriyorsa).

6. Uzmanın işletmedeki faaliyetleriyle ilgili diğer belgeler.

Uzman fotoğraf

Ayrıca kişisel dosyada var. Genellikle, bir 4x6 fotoğraf kullanılır. Sırtında tam adı yazılır çalışanı. Fotoğrafı en az 5 yılda bir veya belirli bir yaşa ulaşıldığında değiştirmeniz önerilir. Bu konu yetkililerin takdirine bağlı olarak düzenlenmektedir.

Detayları değiştir

İşin hazırlanmasından ve yürütülmesinden sorumlu olan personel çalışanları durumlarını izlemeli ve bilgileri zamanında güncellemelidir. Anketi veya kayıt formunu değiştirmenin yanı sıra, kağıdı tekrar doldurmak için bir uzmana ihtiyaç duyulmasına gerek yoktur. Tüm ayarlamalar bireysel eylemler hazırlanarak yapılır. Belirli bir bölüme ilaveler denir (örneğin ankete ek olarak). Kural olarak, tabular halinde sunulurlar. Uygun formların geliştirilmesi işverenin takdirindedir.