Herhangi bir kuruluşun işi, kural olarak, çok sayıda belge ile ilişkilidir. Bu gelen yazışmalar ve kendisine gönderilen cevaplar, çalışanların çeşitli emir ve beyanları, teknik talimatlar ve muhasebe raporlarıdır. Hepsi zamanında muhasebe ve optimizasyon gerektirir. Bu sorunu çözmek için seçeneklerden biri bir belge envanteridir.
Kanuna göre
İşletmelerde ofis işleri yapan uzman, envanter belgelerinin ne olduğunu en iyisini bilir. Yıl boyunca, çok sayıda kağıt geçmektedir. Hepsi önemlidir ve her biri bireysel olarak bu konuyu ya da konuyu çözmede özel bir rol oynar. Bu tür bagajları atmak kesinlikle imkansızdır, çünkü bu kağıtların her birinin geçerli olduğu ve işe yarayabileceği belirli bir saklama süresi vardır. Bu tür belgeler genellikle her zaman olduğu yerde arşivde saklanır.
İstedikleri zaman, oradan alınabilir ve istenildiği gibi kullanılabilir. Ekim 2004’teki “Arşiv İşleri” Federal Yasasında, tüm olasıların bir listesi belge türleri ve her birinin sahibi ile birlikte olması gereken belirli bir son tarihi var. Ancak depolama için alınan çok sayıda kağıt nasıl dikkate alınır? Bunun için bir belge envanteri var. Arşivlemeden sorumlu çalışan tarafından derlenir ve uzun süreli depolama için sunulan her klasör veya vakanın zorunlu bir ilavesidir.
Önemli bildiriler gönderme
İşletmedeki sekreter de çoğu zaman bir belge envanteri çıkarır. Bu, gelen veya giden yazışmaların kaydedilmesi anlamına gelmez. Bunun için her sekreterin özel bir dergi var. Burada mektubun alındığı veya gönderildiği an, tarih, muhatap ve icra memurunu belirten şekilde kaydedilir. Envanter bazı durumlarda bu yazışmaların içinde olabilir.
Örneğin, bir kuruluş adrese bir belge paketi gönderir. Sadece bir zarfa konamazlar ve bir pul yapıştırılarak bir kutuya atılamazlar. Makalelerin tam olarak ulaşacağı garanti nerede? Tabii ki, bunlar broşür veya basit broşürler ise, endişelenmeyin. İstedikleri zaman tekrar gönderilebilirler. Ancak bazen resmi bir talepte ciddi belgeler göndermeniz gerekir. Bu durumda, ana menkul kıymetlere ek olarak, bu adrese gönderilen belgelerin bir listesi olacak şekilde pakette bir kapak mektubu ve envanter bulunmalıdır.
Belge Transferi
Sözleşmeye dahil olan çalışanlar belgelerin envanterinin ne olduğunu çok iyi bilirler. Kolayca kendiniz bir örnek yapabilirsiniz.
Önemli olan, bu yazının gerekli tüm bilgileri içermesidir:
- Gönderenin adı sol üst köşeye yazılır veya şirket damgası girilir.
- Sağda muhatap verileri (şirketin adı ve başının tam adı) bulunmaktadır.
- Merkezin altındaki isim. Örneğin, numarası ve tarihi de belirtilmesi gereken “sözleşmeye iletilecek belgelerin listesi” olacaktır.
- Ayrıca, en az 4 sütun olması gereken (sıra numarası, belge adı, sayısı ve tarihi, kopya sayısı, sayfa sayısı) olması gereken bir tablo rasgele olarak derlenir.
- Bundan sonra, bu envantere göre kaç belgenin aktarıldığı ile ilgili son bir kayıt yapılır. Ayrıca toplam ek sayfa sayısını da hesaplamanız gerekir.
- Sayfanın en altında, bu makaleleri tarih, soyad ve pozisyon ile kimin transfer ettiği ve aldığı konusunda bir not çıkar.
Bu, bir örneklerini posta form numarası 107 olarak herhangi bir memura iyi tanıyan en yaygın belge listesidir. İşyerinde yavaşça doldurmak ve kontrol etmek için herhangi bir postanede hazır formlar önceden alınabilir.
Arşivlemenin incelikleri
Herhangi bir arşiv çalışanı, dava belgelerinin listesine aşinadır. Depolama için menkul kıymetlerin transferi sırasında yapılır. Bu belge sadece belirli bir klasörün içeriği değildir. Çok sayıda makale arasında gerekli bilgiyi bulmayı her zaman mümkün kılar.
Siparişler, raporlar ve diğer yatırımlar sistematik hale getirilir ve altı gerekli sütunu içermesi gereken bir tabloda özetlenir:
- Seri numarası.
- İsimlendirmeye göre belirli bir belgenin indeksi.
- Tarihi (tescilde belirtilen).
- Unvan (sipariş, mektup, sözleşme).
- Levha numaraları.
- Not.
Masa oldukça büyük olabilir. Ancak, her durumda, en sonunda, kaç belgenin listelendiğine ve hesaplanan toplam sayfa sayısına ilişkin son bir kayıt yapılmalıdır. Şimdi, böyle bir klasöre bakarak, herhangi bir özel çaba göstermeden, istenen parametreleri istenen parametrelerle kolayca bulabilirsiniz.
Envanterin özellikleri
Dahili belge listesi, derleyicisinden özel bilgi ve özel ilgi gerektirir. Bazen tasarım hataları, kağıdın çok büyük bir bilgi akışında kaybolmasına neden olur. Yerin dışında olması, gözünün önünden uçar.
Örneğin zamanlanmış denetim Vergi müfettişliği geçen yıl önce bir rapora ihtiyaç duyuyordu ve diğer belgelerle birlikte ihmal edildi. Bir işletme çalışanının bunu veya daha önce verilen bilgiyi onaylayamadığı bir durum vardı. Böyle bir yanlış anlaşılma organizasyon için para cezasına ve bilgi sağlamaktan ve belge saklamaktan sorumlu çalışanlar için bir cezaya neden olabilir. Kayıp miktarı, aranan verinin önemine bağlıdır. Bunun olmasını önlemek için, belgelerin kayıtları uygun şekilde tutulmalıdır. Bu işlem, elbette, çok karmaşık ve zaman alıcıdır. Ek olarak, prosedürün çok aşamalı ve sırasını dikkate almak gerekir.
Çalışanların kişisel dosyaları
Herhangi bir kuruluş veya kuruluşun personel servisi, aynı zamanda birçok farklı belgenin geçtiği bir bölümdür. Bunların çoğu çalışanların kişisel dosyalarında toplanır.
Görevden alınana kadar yerinde saklanır ve ancak ondan sonra arşivlenir. Bu durumda, personel memuru kişisel dosya envanterini çıkarmalıdır. Rusya'nın mevzuatında hazırlanmasına ilişkin kesin kurallar bulunmadığını belirtmekte fayda var. Tüm kurallar Sovyet döneminden alınmıştır. Onlara göre, böyle bir envanter yedi sütunlu bir tür tablo olmalıdır:
- Sıra numarası.
- Belirli bir belgenin dizini.
- Tarihi.
- Belgenin başlığı ve özeti.
- Levha numaraları.
- Belgenin dosyaya eklendiği tarih.
- Özel notlar için not.
Sonunda, listede listelenen toplam doküman sayısı hesaplanır. Bütün bunlar, dava devir tarihini gösteren personel memurunun imzası altında yapılır.
