รายงานค่าใช้จ่าย: การผ่านรายการการอนุมัติการตรวจสอบ

ไม่น่าเป็นไปได้ที่ บริษัท ดังกล่าวจะมีอยู่ซึ่งไม่จำเป็นต้องซื้อบางสิ่งเป็นเงินสดหรือส่งพนักงานไปทัศนศึกษา ซึ่งหมายความว่า รายงานค่าใช้จ่าย การผ่านรายการในนั้นขั้นตอนสำหรับการทำงานกับเอกสาร - ปัญหาปัจจุบัน หากเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะเข้าใจพวกเขาอ่านบทความ

รายงานค่าใช้จ่ายคืออะไร

นี่คือเอกสารที่มีข้อมูลว่ามีการใช้จ่ายเงินล่วงหน้าให้กับพนักงานเพื่อวัตถุประสงค์ทางการหรือไม่ ในฐานะที่เป็นหลักฐานเอกสารประกอบที่แนบมากับรายงาน: ตรวจสอบตั๋ว ใบแจ้งหนี้ และเอกสารทางการเงินอื่น ๆ

สำหรับรายงานมีแบบฟอร์มมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติหมายเลข AO-1 เอกสารนี้เป็นของกลุ่มหลัก บุคคลที่รับผิดชอบมีส่วนร่วมในการกรอกแบบฟอร์มนั่นคือบุคคลที่ได้รับเงินเพื่อทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ งานบัญชีคือการตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายสะท้อนถึงรายการในการบัญชี แบบฟอร์มมีสองส่วน: ฐานซึ่งยังคงอยู่ในการจัดเก็บและใบเสร็จรับเงินที่ส่งไปยังพนักงาน

จะสะท้อนรายงานในโปรแกรมบัญชีได้อย่างไร

เพื่อสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่รับผิดชอบ คะแนน 71 ซึ่งอยู่ในกลุ่มของ active-passive มาดูวิธีสร้างรายงานล่วงหน้าการโพสต์เฉพาะเอกสารนี้ในฐานข้อมูล

ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยการออกเงินให้แก่บุคคลที่รับผิดชอบ มีการทำรายการสำหรับเดบิต 71 และเครดิต 50 หากเงินออกจากโต๊ะเงินสดขององค์กร มันเกิดขึ้นที่การโอนเงินล่วงหน้าจากบัญชีปัจจุบันไปยังบัตรธนาคารแล้วบันทึกจะเป็น Dt 71 Kt 51 เอกสารเป็นทั้งใบสั่งจ่ายเงินสดที่มีลายเซ็น คนที่รับผิดชอบ ทั้งธนาคาร คำสั่งจ่ายเงิน ใบแจ้งยอดบัญชี

หลังจากงานเสร็จสมบูรณ์และมีเอกสารสนับสนุนให้คุณต้องปิดจำนวนเงินล่วงหน้า อาจมีบัญชีที่แตกต่างกันในเดบิตมันขึ้นอยู่กับสิ่งที่เงินออกไป ถ้าสำหรับการซื้อวัสดุจะมีการเปิดใช้งานบัญชี 10 หากสำหรับสินค้าแล้ว 41 รายงานล่วงหน้าเกี่ยวกับการเดินทางผ่านรายการมีดังต่อไปนี้: การเดบิตของบัญชี 20, 26, 44 ขึ้นอยู่กับว่าการเดินทางเชื่อมต่อกับกิจกรรมการผลิตขององค์กร โดยทั่วไปแล้วเร็กคอร์ดจะมีลักษณะดังนี้: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71

มันเป็นเรื่องยากที่จะออกจำนวนเงินที่ถูกต้อง มักจะมีเงินมากกว่าที่จำเป็นหรือน้อยกว่า ในการส่งคืนจำนวนที่ไม่ได้ใช้จะมีการผ่านรายการ Dt 50 Kt 71 หากมีการรายงานส่วนที่เกินจากรายงานค่าใช้จ่าย - การผ่านรายการ Dt 71 Kt 50 (51)

หากพนักงานกลายเป็นคนไม่ซื่อสัตย์ใช้ไปในทางที่ผิดหรือไม่ได้จัดเตรียมเอกสารบันทึก Dt 94 Kt 71 จะถูกตัดออก - ตัดจำนวนเงินเพื่อการขาดแคลนและการสูญเสียขององค์กร จากนั้น Dt70 Kt 94 - หักจากเงินเดือนเงินของพนักงานที่ออกกับรายงานค่าใช้จ่าย ธุรกรรมหลักสิ้นสุดลงที่นั่น

การรายงานกำหนดเวลาและความรับผิด

ตามกฎหมายแล้วผู้รับผิดชอบจะต้องส่งเอกสารประกอบไปยังฝ่ายบัญชีภายในสามวันหลังจากเสร็จสิ้นการมอบหมายงาน

หากพนักงานไม่ได้ทำสิ่งนี้จำนวนเงินที่ออกจะถือเป็นเงินให้กู้ยืมแก่พนักงาน นักบัญชีจะต้องคำนวณผลประโยชน์ที่เป็นสาระสำคัญจากการใช้ทรัพยากรขององค์กร นอกจากนี้ยังมีความจำเป็นต้องรับรู้และโอนไปยังภาษีเงินได้ภาษีเงินได้ส่วนบุคคลจากจำนวนผลประโยชน์ที่มีนัยสำคัญซึ่งในกรณีนี้อัตราคือ 35%

ความรับผิดชอบค่อนข้างร้ายแรงดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่ละเมิดกำหนดเวลาในการจัดหาเอกสารประกอบ

จะกรอกรายงานค่าใช้จ่ายอย่างไร

แบบฟอร์มมักจะออกในแผนกบัญชีขององค์กร คุณสามารถใช้บริการพิเศษบนอินเทอร์เน็ต

หมายเลขบัญชีของรายงานจะถูกวางลงโดยนักบัญชีพนักงานจะต้องระบุวันที่เสร็จสมบูรณ์ จากนั้นข้อมูลจะถูกป้อนลงในบล็อกข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร: ชื่อ, OKPO, ตำแหน่งและชื่อของหัวหน้า, ชื่อของหัวหน้าบัญชีและนักบัญชีที่เกี่ยวข้องโดยตรงในการตรวจสอบรายงาน

ถัดไปข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่รับผิดชอบจะถูกกรอก: ชื่อเต็มของพนักงานตำแหน่งชื่อหน่วยและรหัสหมายเลขบุคลากร

ทั้งสองบล็อคเหล่านี้ในแบบฟอร์มที่ออกโดยแผนกบัญชีมักจะถูกกรอกไว้แล้ว

ในตารางพิเศษคุณต้องป้อนเอกสารประกอบทั้งหมดที่มีตัวเลขวันที่และชื่อระบุจำนวนเงินสำหรับแต่ละเอกสาร คำนวณผลรวม

ควบคุมและอนุมัติ

ตรวจสอบเอกสารที่ส่งแล้วมีการบันทึกรายการทางบัญชีในรายงานล่วงหน้า การควบคุมคืออะไร?

ก่อนอื่นคุณต้องแน่ใจว่าการใช้จ่ายเป็นไปตามเป้าหมาย จากนั้นตรวจสอบการมีอยู่ของเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดความถูกต้องของการดำเนินการ มีความจำเป็นต้องควบคุมและกรอกรายงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งให้ความสนใจกับส่วนทางคณิตศาสตร์

ค่าใช้จ่ายของเงินสดได้รับการยืนยันโดยการตรวจสอบกับการสลายตำแหน่งหรือใบเสร็จรับเงินที่แนบมารากของการรับเงินสดรูปแบบอื่น ๆ ของการรายงานที่เข้มงวด

หากพนักงานจ่ายด้วยบัตรเครดิตก็ควรจะมีใบเสร็จรับเงินของขั้วการชำระเงินตรวจสอบ

ผู้รับผิดชอบจะต้องออกใบเสร็จรับเงินว่าสิ่งที่จำเป็นทั้งหมดถูกส่งมอบและได้รับการยอมรับสำหรับการตรวจสอบ รายงานได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าหัวหน้านักบัญชีและผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบ หลังจากตรวจสอบและอนุมัติรายงานล่วงหน้าแล้วการโพสต์เสร็จจะถูกส่งไปยังที่เก็บข้อมูล

ฉันสามารถหัก VAT ได้หรือไม่

หากการตรวจสอบทำหน้าที่เป็นเอกสารที่ถูกต้องแสดงว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะยอมรับ VAT สำหรับการหักลดหย่อนเอกสารแม้ว่าจะมีการเน้นไว้ในเอกสารก็ตาม พื้นฐานเป็นเพียงใบแจ้งหนี้หากมีการหักถูกต้องตามกฎหมาย

วงกลมของบุคคลที่รับผิดชอบ

ไม่ใช่พนักงานทุกคนมีสิทธิ์ที่จะได้รับล่วงหน้า หากองค์กรจะให้เงินกับทุกคนสิ่งนี้จะถามคำถามจากหน่วยงานกำกับดูแล ดังนั้นวงของผู้รับผิดชอบควรถูก จำกัด ซึ่งรวมถึงพนักงานที่มีหน้าที่ตามจริงเท่านั้นที่ควรปฏิบัติงานที่ต้องจ่ายเงินล่วงหน้า

นอกเหนือจากการ จำกัด วงคนก็ควรมีการ จำกัด จำนวน สิ่งนี้ทำออกมาด้วยความช่วยเหลือของคำสั่งพิเศษซึ่งกำหนดว่าใครมีสิทธิ์ที่จะได้รับล่วงหน้าสำหรับสิ่งที่วัตถุประสงค์และขอบเขต ใบสั่งถูกเก็บในบัญชี

หากพนักงานไม่ได้รายงานจำนวนเงินที่ออกให้กับเขาในรายงานย่อยก่อนหน้านี้เขาไม่มีสิทธิ์ได้รับการแจ้งล่วงหน้าจนกว่าจะมีการจัดเตรียมเอกสารที่เป็นธรรม