Комуникација у општем смислу је размена информација између људи или њихових група. Постоје међуљудске, социјалне (функционалне улоге), пословне комуникације. Предмет нашег разговора биће последњи поглед.
Шта је ово?
Пословна комуникација представља интеракцију у пољу званичних односа, чија је сврха решавање конкретних проблема, постизање одређених резултата и оптимизација било које активности. Штавише, сваки учесник има свој статус - шеф, подређени, колеге, партнери.
Ако се комуникација одвија између људи који су на различитим степеницама каријере (вођа и извођач), тада постоји вертикални однос, односно подређени односи. Ако се интеракција заснива на принципима једнаке сарадње, онда је то хоризонтални однос.
То је пословна комуникација коју особа свакодневно обавља на послу, на универзитету, у школама, званичним институцијама. Ово је комуникација наставника и ученика, надређених и подређених, колега, партнера и такмичара.
О томе колико је саговорник упознат са правилима, облицима и начинима такве комуникације, зависи од тога да ли ће моћи да постигне свој циљ. Партнери морају говорити исти језик (и дословно и фигуративно), разумети се, имати заједничко друштвено искуство.
Услови пословне комуникације
Да би пословна комуникација била ефикасна, морају се поштовати бројни услови:
- Комуникација треба да има разумљив циљ, за постизање које су заинтересоване све особе које су укључене у процес. На пример, умрежавање, закључивање споразума, координација догађаја, развој услова за сарадњу итд.
- Учесници треба да контактирају једни друге без обзира на лајкове и несвиђања.
- Обавезно поштовање пословни етикет потчињеност, улоге посла, формална ограничења.
Формална ограничења схватају се као различити прописи, рутине и протоколи, као и банална потреба да се контролише снага сопствених емоција и поштује саговорник.
Такође, вођа или други заинтересирани учесник треба што више осигурати да се пословна комуникација може водити. Потребно је мотивисати учеснике да пронађу решење, јер ће у супротном бити само пасивни посматрачи састанка који не нуде никакве идеје.
Облици пословне комуникације
Два главна облика комуникације су контактна (директна) комуникација и индиректна (индиректна).
У првом случају, саговорници комуницирају лицем у лице и имају могућност да међусобно процене невербално понашање, па је и ефикасност таквог контакта већа. У другом случају интеракција се дешава користећи било која средства комуникације - телефон, писма итд.
Тачније, најчешћи облици пословне комуникације су:
- Састанак.
- Презентација
- Пословни разговор.
- Преговори.
- Телефонски разговори.
- Размена званичних пословних докумената (пријава, уговор, пуномоћ, допис).
- Консултације.
- Интервју
- Јавни говор, конференције.
Заузврат, користећи засебне облике пословне комуникације, учесници могу користити конфронтативни или партнерски приступ. Прва опција је сукоб: свака страна намерава да победи. Приступ партнерства укључује проналажење решења које је прихватљиво за све учеснике.
Фазе
Упркос чињеници да су врсте пословне комуникације различите, готово увек их карактерише неколико фаза:
- Припрема. Ово је постављање циљева, циљева, прикупљање и анализа информација, одређивање стратегије понашања. На крају, пословни састанак или преговори нису организовани да би се разговарало о „ничему“ и да би се сазнало како су ствари у личном животу саговорника.
- Планирање Састанак се може одржати спонтано, али још увек се верује да професионалац треба да има јасан план: шта ће рећи, како расправљати, шта тачно жели да добије са друге стране.
- Дискусија - расправа о идејама, предлозима, проналажење заједничких тачака интереса, доношење заједничке одлуке.
Ова шема је најрелевантнија за преговоре. Остале врсте комуникације можда не укључују све фазе. На пример, „хладан“ телефонски позив или издавање упутстава не смеју да укључују било какву расправу.
Стилови пословне комуникације
Доделите не само врсте пословне комуникације, већ и стилове. Када је у питању професионална интеракција, најчешће се користе следећи:
- Формално пословање. Заузврат, он има административно-свештеничку, законодавну и дипломатску узвишеност. Пословни разговори карактеришу говорне клишеје и одређене комуникативне форме.
- Научно. Користи се у припреми извјештаја, говора на семинарима и предавањима.
- Новинарски. Ово укључује било који наступ у јавности, укључујући и путем медија.
- Разговорно домаћинство. Неформални односи се такође одвијају у професионалном окружењу и охрабрују их у појединим компанијама. Колеге не комуницирају увек искључиво уз помоћ дописа. Међутим, морате схватити где је такав стил прикладан, а где не.
Значајке пословне комуникације
Зашто пословна комуникација захтева претходну припрему за комуникацију унапред? Прво, људи не проводе само своје лично и радно време на званичним састанцима и нико не жели да чека док иницијатор не сакупи своје мисли. Друго, друга страна није увек заинтересована за било какву интеракцију или је постављена да сарађује, већ је види на потпуно другачији начин.
Као што знате, неће бити друге шансе за први утисак. Морате бити у могућности да успоставите контакт тако да сви учесници добију расположење за дискусију. Ако друга страна није првобитно планирала да ради заједно, онда бисте барем требали да заинтересовате саговорника и договорите састанак са њим у погодније време.
На међународном нивоу постоје специфичности пословне комуникације, јер различите културне карактеристике могу у великој мери да ометају ток преговора. На пример, Американци су навикли да дођу на састанак на време и након кратког поздрава да се укључе у посао. Арапи су такође тачни, али они започињу пословни разговор из далека, прво разговарајући о природи, времену, храни. Италијан не види ништа страшно у томе што касни на састанак и такође одмах не започиње пословну расправу. А Јапанци ће током разговора избећи директан поглед.
Тако смо научили шта је пословна комуникација, које су њене карактеристике, који су облици, врсте и стилови карактеристични за њу.
