É importante que todos os empregadores saibam que períodos de armazenamento de pedidos de pessoal ocorrem. Afinal, a segurança da documentação é a responsabilidade que toda empresa assume. Não deve apenas coletar informações sobre a equipe de funcionários, mas também garantir seu armazenamento. E sem falhar. Só que nem todo mundo sabe o que esta documentação implica. E mais ainda, muitos não entendem os princípios de armazenamento e registro de pedidos de pessoal. Todos os detalhes sobre esses problemas são apresentados abaixo. Eles ajudarão a entender o quanto e exatamente as informações sobre os funcionários são armazenadas, bem como outros documentos que podem ser atribuídos à documentação pessoal.
O que é isso
O primeiro passo é descobrir o que está em jogo. Quais são as ordens em termos de pessoal? Afinal, antes de começar a armazenar algo, você precisa entender completamente a documentação com a qual você tem que trabalhar.
Ordens de pessoal - Documentos de regulamentação relações trabalhistas entre empregado e empregador. Esta documentação é tudo o que pode indicar arquivos e informações relacionadas à atividade. Todos os pedidos são divididos em várias categorias:
- Documentos de armazenamento a longo prazo.
- Artigos de curto prazo.
- Ordens temporárias.
Assim, cada uma das categorias tem suas próprias características. Portanto, antes de começar a estudar a teoria de armazenamento e documentação contábil do pessoal da empresa, você precisa entender a que tipo de documento este ou aquele papel pertence. Só depois disso será possível, sem violar as regras estabelecidas, realizar os processos estudados. Quais são os períodos de retenção para pedidos de pessoal? O que todo patrão deve saber sobre esse momento?
Documentos de longo prazo
Agora é hora de considerar cada tipo de documento listado anteriormente. Já foi dito que isso ajudará a entender completamente o quanto manter a documentação. Mas contabilizar todos os tipos de títulos é o mesmo. Portanto, a questão é geralmente simples. Tempo de armazenamento documentos pessoais dependem diretamente do tipo de papel. O primeiro é o pedido de armazenamento a longo prazo. Não é difícil adivinhar que eles serão levados em conta pelo empregador e armazenados por um longo tempo. Quanto exatamente? Mais sobre isso depois.
O que pode ser atribuído a esta documentação? Estes são documentos que descrevem a relação de trabalho entre o empregador e os subordinados e também indicam fatores de trabalho significativos. O que pode ser atribuído a eles? Isto é:
- Um contrato de trabalho com um pedido de emprego.
- Documentos de tradução.
- Ordens sobre o estabelecimento de um certo salário em uma determinada posição.
- Certificados confirmando o prêmio ou bônus de funcionários.
- Artigos sobre viagens de negócios (longas, estrangeiras).
- Arquivos pessoais.
- Formulários de inscrição preenchidos durante o emprego.
- Ordens de demissão.
Não pelo pessoal
Agora está claro quais documentos são de longo prazo. A única coisa é que a ordem para contratar um empregado é um papel, que se refere ao pessoal. Mas há uma pequena exceção à regra. Deve ser lembrado.
O que você está falando? Nem todas as ordens de emprego, juntamente com um contrato de trabalho, são ordens do pessoal. Artigos similares têm uma exceção. Existem as chamadas ordens para a atividade principal. Estes incluem o seguinte:
- Um contrato de trabalho com um pedido apropriado.
- Mudanças no contrato de trabalho (para transferência para outra posição, por exemplo).
- Documentos sobre a dispensa do quadro.
Deve-se notar que, para a atividade principal, esses títulos serão considerados apenas em relação aos indivíduos. Normalmente, são executivos da empresa, contadores, chefes, deputados. Esse pessoal é frequentemente prescrito no estatuto da empresa. Essa regra deve ser lembrada se o empregador quiser descobrir quais são os termos para o armazenamento de pedidos de pessoal. Nem todos os documentos se enquadram nessa categoria.
Armazenamento a curto prazo
Em seguida, você precisa entender o que pode ser atribuído aos documentos de armazenamento de curto prazo. Naturalmente, algum tipo de contabilidade de ordens de pessoal nesta situação será feita. Mas depois de um curto período de tempo, esses documentos serão destruídos. O que pode ser atribuído a esta categoria? Os documentos de armazenamento de curto prazo são chamados de ordens, que regulam prontamente o desempenho de um funcionário de uma determinada atividade de trabalho. Ou seja, estes documentos não são tão sérios como documentos sobre demissão ou contrato de trabalho. Mais especificamente, podemos distinguir:
- Pedidos de férias.
- Direções em viagens curtas.
- Documentos indicando uma variedade de ações disciplinares.
- Ordens para enviar pessoal para treinamento ou cursos de educação continuada.
Mas isso não é tudo. Regras de armazenamento para os documentos estudados têm muitos recursos e nuances. Além das opções já consideradas, pode-se distinguir armazenamento temporário e permanente. Esses casos não são muito comuns.
Temporariamente e permanentemente
Documentos temporários são quaisquer ordens e instruções que não desempenham um papel significativo para o trabalho. Geralmente eles são importantes em um certo ponto. E depois que eles não são mais necessários, eles são destruídos. Há também pedidos para armazenamento permanente. Na maioria das vezes, apenas arquivos pessoais de gerentes e outros funcionários prescritos na carta corporativa podem ser distinguidos de documentos sobre pessoal. A contabilidade e o armazenamento dessa documentação são realizados de forma contínua. E isso é destruído somente após o fechamento da empresa.
Muito tempo
Quais são os períodos de retenção para pedidos de pessoal? Já foi dito que muito depende do tipo de títulos em questão. Existe documentação para armazenamento a longo prazo. Deve ser sistematizado e levado em consideração de acordo com as regras estabelecidas. E esses documentos são armazenados por um longo tempo.
Dado que apenas algumas empresas são capazes de trabalhar por um longo tempo após a abertura, podemos dizer que o papel de armazenamento a longo prazo não deve ser destruído de forma contínua. Por quê? O fato é que as ordens de pessoal dessa categoria são armazenadas por 75 anos. E somente após esse período você pode fazer a destruição. Apenas algumas empresas conseguem trabalhar mais do que o período especificado.
É curto?
E quais são os períodos de armazenamento para documentos pessoais classificados como de curto prazo? Essa documentação ainda pode passar pela fase de destruição sem fechar ou liquidar a organização. Documentos de curto prazo geralmente são armazenados por 5 anos. Em alguns casos (se for prescrito na carta) - 10. Mas não mais.
Sobre contabilidade e armazenamento
Quantas ordens de pessoal são armazenadas? Responda a esta pergunta não é difícil. Agora você pode prestar atenção às regras de contabilidade para esses documentos. Este é também um ponto importante que todo empregador deve saber. Afinal, se houver algum documento armazenado por um certo período de tempo, você deve, de alguma forma, manter um registro desses, caso contrário, poderá perder pedidos importantes.
Agora existem vários tipos de armazenamento de documentos. Em qualquer empresa, eles devem ser implementados. Agora, as empresas devem criar listas especiais de contabilização de seus valores mobiliários em pessoal, tanto em papel quanto em formato eletrônico.By the way, o segundo pode ser negligenciado. Mas a forma de apresentação geralmente aceita é imprescindível. Mas como levar a cabo a contabilidade? Os princípios para as versões eletrônica e material são os mesmos. Sobre eles ainda mais.
Princípios contábeis básicos
Portanto, a contabilização de pedidos de pessoal é uma questão responsável e é regulada por padrões geralmente aceitos. Todos os documentos pessoais devem ser registrados. Se isso não for feito, você não poderá armazenar este ou aquele papel. Nenhum registro - nenhum documento. O que se entende por este processo?
O registro de pedidos de pessoal é a transferência de detalhes escritos em documentos para formulários de documentação especializados, com a subseqüente atribuição de um número e a data de aprovação do trabalho conforme registrado. Ou seja, com uma interpretação em papel e com uma eletrônica, é necessário atribuir uma designação digital a cada pedido. E também escreva de uma forma ou de outra. Este é um item obrigatório.
Os dados são registrados nos registros de pedidos de pessoal. Além disso, a entrada ocorre em bancos de dados e arquivos eletrônicos. Essa é a única maneira de registrar e armazenar documentos totalmente. As empresas fornecem a livre escolha do formulário para salvar a documentação. O regulamento deve conter regras de acordo com as quais todas as ordens (ou quaisquer específicas) são armazenadas nas versões em papel e eletrônica. Vale a pena notar que o primeiro parágrafo é geralmente obrigatório. É um documento de material que pode confirmar uma ordem específica.
Encomendar Jornal
A prática mais comum de registro e armazenamento de documentação é uma carteira de pedidos emitida pela empresa para o pessoal. Este documento é um pequeno caderno. Contém os números de pedidos, assim como seus principais dados (detalhes). Por exemplo, nome e data de aprovação. O jornal de ordens registra papel de armazenamento permanente, de longo prazo e de curto prazo. Mas se estamos falando de documentação temporária, então não deve ser inserido em tal caderno. A menos que a empresa forneça um regulamento para um periódico separado, destinado exclusivamente a pedidos temporários. Está cheio até o fim. Assim que as folhas vazias terminam, é necessário entrar um novo documento contábil em operação. O antigo é arquivado e enviado para armazenamento. By the way, este é um papel de contabilidade constante.
Arquivos
Independentemente de quais pedidos o pessoal está falando, cada empresa fornece armazenamento arquivístico de documentos. Essa é a forma mais comum de contabilidade em papel. E todos eles. Não necessariamente no pessoal. Todos os dados são enviados para os arquivos depois que eles não são mais necessários. Ou aqueles que já são executados. Por exemplo arquivos pessoais de funcionários. Assim que assinado ordem de demissão Assim como o caso é fechado, ele deve ser enviado ao arquivo para armazenamento por um período especificado. Existem vários tipos de classificação de dados, mas mais sobre isso depois.
Para começar, deve-se notar que os arquivos podem ser apresentados em formato de papel (obrigatório), bem como eletrônico. Independentemente disso, a empresa escolhe os princípios de organização da informação armazenada. Os dados de arquivamento possuem um inventário. Ele fornece uma pequena lista de toda a documentação armazenada. Armazenamento arquivístico de documentos é a forma mais conveniente de gravação de dados. É usado tanto em papel quanto em formato eletrônico. Deve-se notar que os documentos temporários não são arquivados. Eles estão ligados aos principais títulos e, em seguida, são destruídos. Recomenda-se enviar todos os pedidos de armazenamento temporário para um local separado e não combiná-los com pedidos de longo prazo ou de curto prazo.
Dicas de sistematização
Os períodos de retenção de documentos pessoais são compreensíveis. Geralmente tem 5 e 75 anos. Mas isso não é tudo. Atenção especial é necessária para arquivos.Depois de registrar o pedido, além de colocá-lo no arquivo, é necessário, de alguma forma, sistematizar todos os dados disponíveis. Para este propósito, as empresas usam vários princípios:
- Armazenamento de documentação em pastas separadas com divisão em documentos de curto e longo prazo. Recomenda-se não empilhar todos os papéis juntos.
- Sistematização por ano, mês e data. Cada pasta com documentos é uma ordem de determinado período de tempo. No interior, todos os papéis são definidos tendo em conta o seu registo no diário de contabilidade (por meses e dias). Assim, a tarefa de encontrar um documento específico é facilitada.
- Usando localização por números de ordem levando em conta a ordem alfabética. Já dentro de cada pasta, recomenda-se sistematizar por números de ordem, bem como por letra maiúscula.
Fim da contabilidade
O que fazer após o término do armazenamento de um documento nos arquivos? Um serviço especial na empresa verifica os papéis. Então ele os sistematiza e dá certas ordens para a destruição. Normalmente, os documentos são gravados ou passados por um shredder. Em qualquer caso, as ordens não podem ser simplesmente jogadas fora. É precisamente para destruí-los. Para atribuir documentos a um ou outro tipo, uma comissão especial está envolvida. Ela aprecia a importância dos pedidos, atribui-lhes uma vida útil. E só então eles são colocados em arquivos de uma forma ou de outra.
