Arquivo pessoal empregado: projeto da amostra

Os funcionários do departamento de pessoal devem ter informações precisas, completas e objetivas sobre todos os funcionários da empresa que estão em sua equipe. A documentação dos registros individuais, que contém informações sobre as atividades profissionais de cada trabalhador, é coletada em um tipo de dossiê. Em seguida, consideramos como é realizada a formação de arquivos pessoais dos funcionários da empresa.

Informações gerais

O dossiê para o empregado é necessário para sistematizar as informações disponíveis, resumindo-as em um só lugar. O arquivo pessoal do funcionário, cuja amostra será apresentada abaixo, é um conjunto de documentos relacionados a:

• Emprego.
• Processo de promoção.
• Conformidade com as regras da disciplina trabalhista.
• Rescisão de relações com o empregador e outros.

Principais categorias de empregados

Deve-se notar que a gestão de arquivos pessoais de funcionários não é obrigatória em relação a todos os funcionários. Um exemplo é a Lei Federal Nº 79. Ela prevê o registro compulsório de arquivos pessoais de funcionários que estão no serviço civil. Para outros trabalhadores, o procedimento para compilar o dossiê pode ser determinado por atos regulamentares de natureza local. Arquivos pessoais podem ser mantidos pelos seguintes funcionários:

1. Gerentes (chefes de empresas, deputados, assistentes).
2. Chefes de divisões estruturais e seus suplentes.
3. Especialistas líderes (principais).
4. Trabalhadores responsáveis.
5. Empregados que estão incluídos na reserva de pessoal para transferência para posições de importância particular.
6. Especialistas que fornecem a atividade do aparato de gerenciamento empresarial.

Benefícios da compilação de um dossiê

Deve-se notar que o arquivo pessoal de um funcionário é uma fonte muito conveniente de dados sobre cada trabalhador. Em uma pasta, todas as cópias dos documentos pessoais do funcionário, os pedidos feitos em relação a ele e assim por diante são coletados. Isso permite que você faça o mais completo característica para o empregado, observar seus méritos ou, inversamente, quaisquer violações e abusos cometidos por ele durante suas atividades profissionais na empresa.

Atos internos da empresa: o arquivo pessoal do empregado

Os documentos são coletados e compilados por vários funcionários, a critério da administração. Se pastas com papéis pessoais são supostamente para todos os funcionários, é aconselhável criar um ato local apropriado. Além disso, deve ser incluída uma seção que preveja a necessidade de abrir o arquivo pessoal de um funcionário para cada funcionário em tempo integral, incluindo o pessoal técnico. Em algumas empresas, os gestores preferem desenvolver um ato separado que conserte todas as especificidades da compilação do dossiê.

As principais nuances

Independentemente da forma de regulamentação para compilação de dossiês para funcionários, ao trabalhar com eles, você deve determinar:

1. Categorias de funcionários nos quais arquivos pessoais são arquivados. Serão todos os funcionários ou apenas grupos separados deles? Por exemplo, só podem ser gerentes de todos os departamentos de gerenciamento.
2. A maneira em que o arquivo pessoal do empregado é compilado. A amostra deve incluir todas as seções e colunas necessárias nas quais informações sobre o especialista são inseridas.
3. A composição dos documentos que são coletados no dossiê. Ao mesmo tempo, é indicado quais documentos são arquivados em forma de cópias e quais estão no original.
4. A ordem em que os dossiês são compilados.
5. Regras para familiarizar o empregado com documentos sobre ele.
6. O procedimento para armazenar arquivos pessoais de funcionários.

Um dossiê é necessário para um emprego a tempo parcial?

Isso dependerá de o funcionário ocupar uma posição na qual o arquivo pessoal do funcionário seja necessário. Ao mesmo tempo, um novo dossiê é normalmente iniciado para os funcionários externos em meio expediente e, para pastas internas, os documentos correspondentes são arquivados em pastas existentes. Se a empresa previr a conduta obrigatória de assuntos pessoais em atos normativos, eles também serão colocados em empregos de meio período, de acordo com o procedimento estabelecido.

Para os trabalhadores a tempo parcial, o dossiê é compilado de acordo com as regras gerais definidas em cada empresa em particular. De acordo com o art. 283 do Código do Trabalho, um cidadão, quando o nomeia para o cargo ao mesmo tempo, apresenta um passaporte ou outro documento que certifica sua identidade. Se o cargo exigir conhecimentos especiais, o empregador tem o direito de solicitar ao futuro especialista que apresente um diploma ou outro documento sobre educação ou treinamento (ou uma cópia do mesmo, devidamente certificada). Ao solicitar um empreendimento com condições de trabalho difíceis ou perigosas (prejudiciais), o empregador pode exigir um certificado da natureza e condições de atividade no local principal do empregado. Cópias dos documentos apresentados devem ser arquivadas no arquivo pessoal.

Compilação inicial

A criação de arquivos pessoais é realizada para um agrupamento ordenado de informações documentadas sobre funcionários diretamente no processo de fixação de relações de trabalho com eles. A compilação, como regra, é feita em uma pasta separada para cada funcionário. Essa forma de conduzir assuntos pessoais é considerada a maneira mais conveniente de organizar informações. Ao mesmo tempo, deve ser lembrado que é proibido receber, processar e anexar ao dossiê informações indicando suas crenças políticas, religiosas e outras, vida privada, participação em organizações públicas, incluindo sindicatos.

Requisitos básicos

Na prática, ao compilar arquivos pessoais, os documentos são colocados em uma pasta. Na capa, o número de série atribuído ao dossiê. Sob ele, o arquivo pessoal do empregado é registrado no correspondente diário (livro) de contabilidade. Este requisito está contido no art. 695, alínea b da Lista de modelos de documentos arquivísticos criados no processo de funcionamento dos órgãos do Estado, autoridades locais com indicação do período de armazenamento. Depois que o funcionário deixa a empresa, seu dossiê é removido da pasta. Em seguida, o arquivo pessoal é executado para transferência para o arquivo e depositado.

Jornal de contabilidade (livro) informação

Este documento pode conter os seguintes dados:

1. Número do dossiê.
2. Nome completo especialista.
3. O número de dossiês iniciais.
4. Data de transferência de documentos para o arquivo.
5. Outras informações fornecidas política doméstica empresas.

A execução inicial envolve um agrupamento de documentos atestando o emprego de um cidadão e, em seguida, todas as informações relacionadas às atividades profissionais de um funcionário da organização.

Lista de dados mestre

Na legislação, a lista de documentos que devem ser incluídos em arquivos pessoais não está definida. Para os funcionários públicos, é fornecido que o dossiê contenha dados pessoais e outros dados relativos à admissão no serviço, sua aprovação e demissão. Informações pessoais também incluem as informações necessárias para garantir as atividades de uma agência estadual. O dossiê também contém:

1. Inventário interno de papéis.
2. Ficha de inscrição pessoal ou formulário de candidatura.
3. Autobiografia.
4. Cópias:

• documento de identidade;
• certificado de seguro;
• TIN (se fornecido por um empregado);
• certificados de matrícula militares para recrutas e cidadãos sujeitos a minuta;
• valores mobiliários que confiram o direito do especialista a deduções fiscais, previstas no art. 218 Código Tributário;
• certificados de estabelecimento do nível de restrições à deficiência, deficiência (quando fornecido por um especialista);
• ordens (ordens) na admissão ao estado;
• descrição do trabalho;
• um acordo sobre aceitação de responsabilidade (se a posição previr);
• contrato de trabalho (se o original for armazenado em uma pasta separada).

5. Artigos de acesso à informação que constitua um segredo protegido por lei (se o desempenho dos deveres de um especialista envolver o uso de tal informação).

6. Os resultados do exame médico preliminar (exame), que é realizado para estabelecer a adequação profissional (nos casos previstos por lei).

Papéis adicionais

Durante o curso do trabalho do especialista, o seguinte pode ser arquivado em seu arquivo pessoal:

1. Cópias de acordos para o contrato principal (ou suas cópias).
2. Notificações de mudanças nas condições do contrato de trabalho por iniciativa do empregador.
3. Cópias:

• relatórios e notas explicativas, declarações e petições do funcionário sobre vários assuntos;
• ordens (ordens) sobre a transferência de um empregado para outra atividade (cargo), sobre a remoção de sanções disciplinares, incentivos, cessação de atividade na empresa;
• livro de trabalho.

4. Os resultados de exames médicos periódicos (obrigatórios).

5. Materiais de certificação (se a posição exigir essas medidas).

6. Outros documentos relacionados com as atividades do especialista na empresa.

Foto especialista

Ela também está presente no arquivo pessoal. Normalmente, uma fotografia 4x6 é usada. Nas costas está escrito o nome completo do empregado. É aconselhável alterar a foto pelo menos uma vez a cada 5 anos ou quando uma certa idade é atingida. Esta questão é regulamentada a critério das autoridades.

Detalhes da mudança

Os funcionários que são responsáveis ​​pela preparação e condução dos negócios devem monitorar seu status e atualizar as informações em tempo hábil. Não há necessidade de alterar o questionário ou a folha de registro, bem como exigir que um especialista preencha o documento novamente. Todos os ajustes são feitos através da elaboração de atos individuais. Eles são chamados de adições a uma seção específica (além do questionário, por exemplo). Como regra, eles são apresentados em forma de tabela. O desenvolvimento de formulários apropriados fica a critério do empregador.