O trabalho de qualquer organização, como regra, está associado a um grande número de documentos. Esta é a correspondência recebida e as respostas enviadas a ela, várias ordens e declarações de funcionários, instruções técnicas e relatórios contábeis. Todos eles exigem contabilidade e otimização em tempo hábil. Uma das opções para resolver esse problema é um inventário de documentos.
De acordo com a lei
O especialista envolvido no trabalho de escritório na empresa sabe melhor o que é um inventário de documentos. Durante o ano, uma enorme quantidade de papéis passa por ele. Todos eles são importantes e cada um individualmente desempenha um papel especial na resolução deste ou daquele problema. É simplesmente impossível jogar fora essa bagagem, uma vez que cada um desses papéis tem um certo período de armazenamento durante o qual é válido e pode vir a calhar. Esses documentos geralmente são depositados no arquivo, onde estão o tempo todo.
A qualquer momento, eles podem ser retirados de lá e usados como pretendido. Na Lei Federal “Sobre Questões Arquivísticas” de outubro de 2004, uma lista de todos os possíveis tipos de documentos e cada um deles tem um prazo específico para o qual devem estar com o proprietário. Mas como levar em conta a enorme quantidade de papéis recebidos para armazenamento? Para isso existe um inventário de documentos. Ele é compilado pelo funcionário responsável pelo arquivamento e é um acréscimo obrigatório a cada pasta ou caso enviado para armazenamento a longo prazo.
Envio de documentos importantes
O secretário da empresa também costuma elaborar um inventário de documentos. Isso não significa registro de correspondência de entrada ou saída. Para isso, cada secretário tem um diário especial. Lá, o momento do recebimento ou envio da carta é registrado de acordo, indicando a data, o destinatário e o diretor executivo. O inventário pode, em alguns casos, estar dentro dessa correspondência.
Por exemplo, uma organização envia um pacote de documentos para o endereço. Eles não podem ser colocados em um envelope e jogados em uma caixa por meio de um selo. Onde está a garantia de que os papéis chegarão na íntegra? Claro, se estes são brochuras ou folhetos simples, então não se preocupe. A qualquer momento, eles podem ser enviados novamente. Mas às vezes você tem que enviar documentos sérios a pedido oficial. Nesse caso, além dos principais títulos, uma carta de apresentação e um inventário devem ser incluídos no pacote, que será uma lista da documentação enviada para esse endereço.
Transferência de documentos
Os funcionários envolvidos na contratação sabem muito bem o que é um inventário de documentos. Você pode facilmente fazer uma amostra disso sozinho.
O principal é que este documento contém todas as informações necessárias:
- O nome do remetente está escrito no canto superior esquerdo ou o carimbo da empresa é colocado.
- À direita estão os dados do destinatário (nome da empresa e nome completo do cabeçalho).
- Abaixo do centro está o nome. Por exemplo, será uma “Lista de documentos a serem transmitidos ao contrato”, cujo número e data também devem ser indicados.
- Além disso, uma tabela é compilada aleatoriamente, em que deve haver pelo menos 4 colunas (número em ordem, nome do documento, seu número e data, número de cópias, número de folhas).
- Depois disso, um registro final é feito sobre quantos documentos são transferidos de acordo com este inventário. Você também deve calcular o número total de folhas de anexos.
- Na parte inferior da página, é feita uma nota sobre quem transferiu e recebeu esses documentos com a data, sobrenome e posição.
Esta é a lista mais comum de documentos, uma amostra dos quais é bem conhecida de qualquer funcionário como número postal número 107. Formulários prontos podem ser tomados antecipadamente em qualquer estação de correios, a fim de lentamente preencher e verificar no local de trabalho.
Sutilezas de arquivamento
Qualquer funcionário do arquivo está familiarizado com a lista de documentos do caso. É feito durante a transferência de títulos para armazenamento. Este documento não é apenas o conteúdo de uma pasta específica. Torna possível, a qualquer momento, encontrar as informações necessárias entre um grande número de artigos.
Ordens, relatórios e outros investimentos são sistematizados e resumidos em uma tabela, que deve conter seis colunas obrigatórias:
- Número de série.
- Índice de um documento específico de acordo com a nomenclatura.
- Sua data (a indicada no registro).
- Título (ordem, carta, contrato).
- Números de folha.
- Nota
A mesa pode ser bem grande. Mas, em qualquer caso, no final, um registro final deve ser feito sobre quantos documentos estão listados nele, bem como o número total de páginas calculadas. Agora, olhando para essa pasta, você pode facilmente encontrar o papel desejado pelos parâmetros necessários sem fazer nenhum esforço especial.
Recursos do inventário
A lista interna de documentos requer conhecimento especial e atenção especial de seu compilador. Às vezes, os erros de projeto fazem com que o papel simplesmente se perca em um enorme fluxo de informações. Estar fora do lugar, ela voa fora da vista.
Por exemplo, para inspeção programada A inspecção tributária precisava de um relatório no ano passado, e foi arquivado com negligência junto com outros documentos. Houve uma situação em que um funcionário da empresa não pode confirmar esta ou aquela informação fornecida anteriormente. Tal mal-entendido pode resultar em uma multa para a organização e uma punição para os funcionários responsáveis por fornecer informações e armazenar documentos. A quantidade de perda depende da importância dos dados solicitados. Para evitar que isso aconteça, os registros dos documentos devem ser mantidos de forma adequada. Este processo, claro, é muito complexo e demorado. Além disso, é necessário levar em conta o estágio múltiplo e a sequência do procedimento.
Arquivos pessoais de funcionários
O serviço de pessoal de qualquer empresa ou organização é também uma seção pela qual passam muitos documentos diferentes. A maioria deles está acumulada nos arquivos pessoais dos funcionários.
Eles são armazenados no local até a demissão e somente depois disso são arquivados. Neste caso, o oficial de pessoal deve elaborar um inventário de arquivos pessoais. Vale a pena notar que na legislação da Rússia não há certas regras relativas à sua preparação. Todas as regras são tiradas da era soviética. De acordo com eles, tal inventário deve ser uma tabela de tipo de sete colunas:
- Número em ordem.
- Índice de um documento específico.
- Data
- Título e resumo do documento.
- Números de folha.
- Data em que o documento foi incluído no arquivo.
- Nota para notas especiais.
No final, o número total de documentos listados na lista é calculado. Tudo isso é feito sob a assinatura do oficial de pessoal, indicando a data de transferência do caso.
