Uma carta de apresentação é um documento universal usado nas mais diversas áreas de negócios de uma empresa. Uma escolta devidamente compilada salvará todas as partes de muitas deficiências e ambiguidades. Como escrever uma carta de apresentação para documentos?
Quando isso é necessário?
O trabalho de uma empresa, especialmente um grande, é acompanhado por uma ampla variedade de questões que, na maioria das vezes, precisam ser preenchidas por escrito. As contrapartes trocam mensagens e notificações umas com as outras, documentos são exigidos pelo banco, impostos, fundos de pensão e auditores. Os clientes também escrevem solicitações para uma variedade de informações e documentação.
Em todos esses casos, um salva-vidas e, ao mesmo tempo, uma carta de apresentação se tornará uma face digna da empresa. Escrito em uma forma sólida, corretamente composto e executado corretamente, não só causará uma boa impressão no destinatário, mas também executará uma série de funções práticas para o remetente:
- explicará ao destinatário quem está escrevendo para ele e por quê;
- assumirá o papel informativo, liberando a documentação anexada da sobrecarga semântica;
- detalha a lista de documentos anexados;
- economizar dinheiro, eliminando e-mails desnecessários com um inventário;
- cumprir o papel de provas compactas de entrega de uma pilha inteira de documentos.
A “escolta” usual com a abordagem certa pode ser tão útil!
Como escrever uma carta de apresentação para documentos?
Nem todo mundo sabe escrever uma carta aos documentos, embora seja importante.
A compilação da “escolta” deve começar com uma frase introdutória: refira-se ao número do pedido recebido ou indique a essência da questão na qual a correspondência está em andamento. Nos parágrafos seguintes da carta, é lógico indicar os fundamentos do documento: atos normativos legais, cláusulas do contrato, atos de inspeção, instruções das autoridades reguladoras e muito mais.
A declaração termina com um pedido, oferta ou demanda. Após o texto ter sido compilado, é indicada uma lista de documentos anexados com a numeração, nome e detalhes, bem como o número de folhas anexadas.
Detalhes necessários da carta de apresentação aos documentos
Como escrever uma carta aos documentos, discutimos acima. Agora um pouco sobre o seu design.
- O "limite" do documento. Aqui, a posição do chefe ou outro representante do destinatário, o nome da empresa ou o nome completo, primeiro nome e patronímico da pessoa privada são indicados; endereço completo e código postal.
- Data de compilação da carta de apresentação, e se o remetente for uma entidade legal, então o número de saída do registro.
- Endereçar o destinatário de acordo com as regras da carta comercial. Se é uma pessoa privada ou o chefe de uma empresa, eles se voltam para ele pelo nome e patronímico, acrescentando o recurso "respeitado".
- Lista detalhada de documentos anexados, porque o próprio nome implica que a carta "acompanha" uma certa partida básica.
- A carta é assinada pela primeira pessoa ou plenipotenciário da organização à qual a cabeça é concedida tal direito. Se a carta for de uma pessoa privada, o remetente ou seu representante por procuração assinará a “escolta”. Antes de assinar, é costume acrescentar a garantia "com respeito".
- Apelido, iniciais e meio de comunicação do executante de carta.
Estes são os requisitos básicos para a forma da carta.
Exemplo de carta de apresentação do documento
Um excelente ponto de referência na preparação será uma amostra comprovada em prática de uma carta de apresentação para documentos. Naturalmente, seu conteúdo irá variar dependendo das necessidades do compilador, mas a tela geral permanece inalterada.
Chefe da inspecção fiscal de Goloseevsk
Khitrun I.V.
st. Vasilyevskaya, 3,
Kukino - 31005
No. 562 de 04/05/2015
Caro Ivan Vasilievich!
Para o seu pedido nº 12/389 de 04/01/2015, referente à emissão de uma vistoria no local não programada, informamos o seguinte.
Uma parte dos documentos sobre relações contratuais com o estado de emergência da empresa "Gedeon" foi apreendida com base no protocolo de apreensão de 02.03.2015 (uma cópia anexa) Os documentos à disposição da empresa são enviados a você na forma de cópias devidamente autenticadas de acordo com o apêndice.
Aplicação (total 6 litros):
- Copiar ordem de pagamento com uma marca do banco n º 3 datada de 15/01/15 - por 1 litro.
- Uma cópia da ordem de pagamento com a marca do banco No. 6 datada de 14/02/15 - 1 litro.
- Copiar relatório de reconciliação sob o contrato de fornecimento n º 56 / P de 12.15.14 - por 1 litro.
- Uma cópia do protocolo de apreensão datado de 03/02/15 - 3 litros.
Atenciosamente
Diretor da Empresa Estatal "Goloseevsky Meat Processing Plant"
Golokhvastov F.E.
Artista: Pupko A.V.
(067)4658291
Essa “escolta” é adequada para muitos materiais de saída, a pedido das agências estaduais, reguladoras e de cumprimento da lei, você só precisa ajustá-la levemente às suas necessidades.
Carta de Apresentação para Documentos do Contrato
Ao celebrar contratos comerciais, surge frequentemente uma situação em que as contrapartes estão geograficamente afastadas umas das outras e não podem viajar para outra cidade para assinar o contrato.
Neste caso, a execução da carta de apresentação torna-se uma espécie de farol, permitindo-lhe concluir um contrato legalmente válido à distância, sem uma reunião pessoal de representantes. Com a ajuda de uma carta de apresentação, uma parte pode não só enviar os formulários de contrato assinados para consideração, mas também expressar por escrito sua posição sobre as questões essenciais do acordo.
Além disso, uma carta de apresentação permite registrar o que e quanto foi anexado e enviado ao destinatário. Por exemplo, o conteúdo pode ser declarado da seguinte maneira.
"Estamos lhe enviando duas cópias do contrato para a prestação de serviços de informação, assinados e carimbados por nós. Sugerimos que você considere o rascunho especificado e, se acordado, assine o contrato enviando uma cópia assinada para nós. Apêndice: minuta de contrato em 2 cópias em 6 folhas cada "
Carta de reclamações - é necessário?
Às vezes, surge uma situação quando é necessário enviar uma reivindicação a uma parte sob um acordo que não cumpre suas obrigações. Geralmente, todas as reclamações, justificativas e solicitações são indicadas diretamente na solicitação. Parece, por que você precisa de uma carta?
O fato é que uma reivindicação pode se tornar não apenas uma evidência oficial no tribunal, mas em alguns casos um documento executivo. Deve indicar coisas legalmente corretas e significativas, mas não desempenha uma função comunicativa.
Se a contraparte precisar não apenas fazer uma reclamação, mas também enviar algumas palavras informais de boas-vindas ou esclarecimentos, melhor do que uma carta de apresentação, nem um único documento preencherá essa função.
A carta de apresentação é uma boa maneira de se conhecerem.
Muitas vezes uma empresa realiza uma promoção interessante ou apenas quer fazer oferta comercial círculo ilimitado de pessoas. Cartas de apresentação típicas que são divertidas e concisas são bem adequadas para isso.
Para tal "cartão de visita" você pode anexar produtos promocionais, catálogos, listas de preços, listas de preços e quaisquer materiais que possam interessar a um cliente ou parceiro em potencial.
Mesmo que haja um monte de cartas, o líder ou o chefe de equipe não precisa gastar muito tempo com eles: basta assinar os clichês prontos e você pode enviá-los como pretendido!
Quem assina a escolta?
E finalmente, vamos esclarecer uma questão importante. Quem assina o documento de acompanhamento? Para isso, é utilizada a regra de hierarquia: é melhor entrar em contato com o presidente da empresa para o diretor do empreendimento; documentação para o banco pode ser transferida pelo contador chefe O "acompanhamento" das informações no centro de emprego pode ser assinado pelo Diretor Adjunto de Recursos Humanos.
Uma carta de apresentação pode se tornar um cartão de visita indispensável, se emitida corretamente!
