Uma proposta comercial é a ferramenta mais usada no trabalho. É usado em colaboração com parceiros futuros e atuais. Existem vários tipos de ofertas comerciais.
De acordo com as atividades do empreendimento, esta ou aquela quantidade de informações é selecionada para consideração pelos potenciais clientes, o estilo e a estrutura da formação do documento. Em seguida, várias dicas serão apresentadas sobre como fazer a proposta comercial correta. O artigo também considerará os principais erros cometidos pelos funcionários ao formar a estrutura do documento e preenchê-lo com informações.
Informações gerais
Estudando a questão de como escrever uma proposta comercial, uma amostra da qual é apresentada abaixo, você deve se familiarizar com os requisitos mínimos para registro. Primeiro de tudo, o documento deve ser fácil de ler. Uma proposta comercial da cooperação no tamanho, por via de regra, não excede uma página A4. Por esse motivo, a ênfase principal no trabalho está no conteúdo.
Recomendações
Como fazer uma oferta comercial? Uma amostra do preenchimento de um papel em particular, é claro, pode mostrar claramente a estrutura de um documento bem formado. No entanto, os padrões não devem ser sempre aplicados. Cada oferta comercial tem suas próprias características.
A seguir estão algumas dicas e recomendações, com as quais você pode executar corretamente este documento. Para formular corretamente qualquer proposta comercial (para o fornecimento de bens, transporte, execução de qualquer operação, etc.), os seguintes pontos devem ser levados em conta:
- Este documento será estudado durante a ausência do redactor. Consequentemente, o esclarecimento de alguns pontos e comentários sobre pontos obscuros não são possíveis. O principal componente do sucesso de uma proposta comercial é a clareza de sua apresentação. O documento deve ser muito claro, a fim de excluir a possibilidade de mal-entendidos e ambiguidades. Uma boa solução seria pedir a alguém de fora para ler e descobrir coisas que não estavam claras para ele.
- Um documento bem escrito deve oferecer soluções para o problema. Assim, uma cotação para o fornecimento de mercadorias não deve anunciar produtos. Precisa fornecer maneiras eficazes de aumentar as receitas e reduzir custos. É necessário divulgar o tema de atrair mais clientes e satisfação de alta qualidade de suas necessidades. Você também deve cuidar da eficiência da redução de funcionários ou funcionários. Somente uma oferta comercial focada na solução de problemas do cliente é eficaz.
- Ao compilar esse documento, erros de gramática não podem ser permitidos. Atualmente, existem muitos serviços que corrigem automaticamente a ortografia. Assim, uma proposta comercial analfabeta, que contém muitos erros, indica apenas um. Tal empresa permite negligência em relação ao trabalho e cooperação com seus parceiros. Isso dificilmente é uma ideia que deve ser transmitida aos clientes em potencial.Primeiro de tudo, você deve reler o texto você mesmo várias vezes e depois entregá-lo a outra pessoa para verificação.
- A papelada desempenha um grande papel na percepção. A narrativa não deve ser caótica, mas estruturada. Cabeçalhos devem ser destacados. Elementos semânticos interconectados precisam ser agrupados em parágrafos separados. Cada elemento do texto deve estar visualmente conectado com o resto.
- Não transforme sua oferta em spam. A melhor opção seria verificar preliminarmente com potenciais parceiros se eles querem lidar com isso. Por exemplo, se uma empresa estiver interessada em comprar esses bens ou serviços, ela procurará adquiri-los das melhores fontes. Uma ligação preliminar também pode ter um efeito positivo na situação. É uma excelente oportunidade para entrar em contato com clientes em potencial novamente. Em caso de interesse mútuo, deve ser feita uma nomeação para as negociações.
Plano
Falando sobre como fazer uma proposta comercial, atenção especial deve ser dada à estrutura. Para facilitar a tarefa, você deve usar um plano específico. Dependendo do tipo de atividade da empresa, determinados itens podem ser ajustados. A informação mais volumosa fornecida pode ser considerada uma proposta técnica e comercial.
Definição de meta
Após a elaboração da proposta, é necessário atingir a sua distribuição máxima entre os potenciais clientes. Às vezes, esses documentos são usados para fornecer informações relevantes após a conclusão de uma reunião pessoal ou conversa telefônica. Duas estratégias podem ser seguidas.
Primeiro: a inclusão no documento de todas as informações sobre os bens e serviços oferecidos, esperando que pelo menos alguns deles interessem os clientes em potencial. Segundo: estabelecer com precisão as necessidades dos parceiros e satisfazê-los o máximo possível. Com base no exposto, deve ser decidido para compilar uma oferta comercial.
Reunindo as informações certas
Depois de determinar o objetivo, você deve começar a preparar as informações necessárias que serão incluídas no conteúdo do documento. Ao formular uma proposta comercial para trabalhos de construção, você não deve tentar incluir todas as informações coletadas. Você deve se concentrar em uma pequena quantidade de informações relevantes. Uma enorme quantidade de informações desnecessárias não trará nenhum benefício. Ela vai distrair os clientes potenciais da coisa principal. Neste caso, a tarefa principal é transmitir informações sobre os bens e serviços fornecidos. O cumprimento desta regra será outro passo para alcançar o objetivo.
Opções para resolver o problema
É importante identificar claramente as perguntas para as quais o cliente em potencial deseja receber respostas. Ao formular uma oferta comercial para a prestação de serviços, é necessário descrever a solução para problemas nos quais os parceiros ajudarão uma ou outra atividade. A implementação deste parágrafo é essencial para o êxito do objetivo. Uma oferta comercial para a prestação de serviços que não podem ser usados para resolver qualquer problema será simplesmente descartada.
Definição da estrutura de preços
Qualquer fabricante sabe o valor real de seus produtos e serviços. Nesse estágio, você deve se lembrar do objetivo de toda a empresa. Várias questões emergentes terão que ser abordadas. O objetivo é colaborar com uma nova clientela?
Vendendo serviços adicionais para ex-parceiros? Qual é a relação mais lucrativa entre cliente e cliente? A combinação de todos esses fatores determina a categoria de preço, que deve ser indicada ao se formular uma oferta comercial. A forma do documento implica um estilo de apresentação especial. Como regra, as mesmas regras se aplicam às correspondências comerciais.
Oferta comercial competente. Padrão de estrutura
A seguir, recomendações para ajudar você a ter a melhor experiência possível. Isso exigirá o cumprimento de certas regras de design. Para algumas organizações, basta fazer uma cotação uma vez. O exemplo é então ajustado de acordo com as mudanças na empresa.
Cabeçalho do documento
O papel timbrado da empresa é o mais adequado para imprimir uma oferta comercial. O documento deve necessariamente conter o "cabeçalho" apropriado. O endereço, os números de contato e o logotipo de sua empresa devem estar localizados na parte superior de cada folha. A opção ideal é obtida se essa estrutura é colorida.
Para fazer isso, você pode usar impressoras a laser ou coloridas em papel timbrado. Na ausência de tais capacidades, uma versão em preto e branco será suficiente. Além disso, na maioria das vezes, esses documentos comerciais são enviados por e-mail ou fax. Deve ser lembrado que tal "cabeçalho" deve estar em todas as páginas da proposta comercial, e não apenas no primeiro.
Número de registro e data
Em algumas organizações, é necessária a contabilização de toda a documentação de entrada e saída. Por conseguinte, as ofertas comerciais também estão incluídas nesta categoria. Portanto, é necessário seguir a indicação do número de registro e data.
Essas duas linhas são colocadas na primeira página, geralmente do canto superior esquerdo. A primeira é para registrar uma proposta comercial pelo funcionário da empresa, a segunda é para realizar um procedimento semelhante em uma organização do cliente.
Destino
Esta coluna destina-se a indicar o nome da empresa, seu endereço postal e eletrônico completo, faxes e telefones. Esta informação está localizada no canto superior direito da primeira página. Todos os detalhes de contato devem ser indicados em forma completa. Isso facilita muito o trabalho com a proposta comercial.
Manuseio adequado
Esta cláusula deve indicar a quem a cotação é enviada. Isso se refere ao nome e posição do destinatário. Eles devem ser especificados na íntegra. Em alguns casos, o destinatário não é uma pessoa específica, mas a gerência ou o chefe de um departamento. No entanto, o recurso deve conter qualquer oferta comercial. O exemplo "caros senhores" é mais adequado neste caso.
A necessidade de mostrar respeito
Uma pequena reverência verbal deve ser localizada imediatamente após o tratamento. A implementação deste parágrafo é obrigatória. É preciso ter cuidado para garantir que as frases educadas não sejam repetidas em cada nova letra, se correspondência comercial arraste para fora.
Ocasião para o diálogo
A primeira linha do recurso deve ser resumida em relação à qual foi elaborada uma proposta comercial. Por exemplo, se uma reunião foi realizada com parceiros nos quais eles se interessaram pelo documento relevante, é necessário indicar isso. Isso deve ser feito de tal forma que o potencial cliente compreenda imediatamente o que está em jogo.
Informação de posição
Este parágrafo deve divulgar brevemente a essência dos principais problemas do potencial parceiro que a proposta pode resolver. Isso permitirá que o cliente determine como a informação precisa e confiável que ele forneceu ao originador do documento. Também possibilitará estabelecer plenamente se as informações fornecidas foram entendidas corretamente. Depois de ler esta parte da proposta comercial, o cliente potencial deve complementar as condições para resolver os problemas futuros.
Formação de Aplicação
Deve ser detalhado todos os cálculos e detalhes técnicos da proposta comercial. Essas informações devem estar contidas nos aplicativos que precisam ser numerados. No canto superior direito do documento deve indicar um link para eles.
As candidaturas devem ser colocadas após a proposta. Seu número não é limitado. No entanto, isso não significa que a moderação deva ser negligenciada nesta questão. Antes de tudo, você precisa ter cuidado para que as informações sobre produtos e serviços oferecidos nos aplicativos sejam compreensíveis e interessantes para os clientes em potencial.
Questões de Investimento
Os aspectos de preço envolvem uma descrição das vantagens e benefícios que um cliente em potencial pode usar depois de concordar com uma cotação. Se existem várias formas propostas para resolver os problemas dos parceiros, devemos explicar brevemente a diferença em seu custo.
Data de vencimento
Os clientes em potencial devem estar cientes de que a oferta enviada não é ilimitada. Muitos recursos, como preço, termos e condições de entrega, podem variar dependendo da situação. O período durante o qual a imunidade dos critérios declarados pode ser garantida deve ser definida com precisão. Além disso, todas as vantagens da cooperação com esta empresa devem ser resumidas. Um pequeno número de algumas frases será suficiente.
Feedback
Este parágrafo deve indicar a data exata da comunicação subseqüente. Você também deve especificar o tipo de conexão. Por exemplo, falando no telefone ou correspondência por e-mail. É melhor não deixar essa questão sem a devida atenção e assumir isso por conta própria, como você deve se lembrar de si mesmo. Não confie demais no próximo contato por iniciativa de clientes em potencial.
Data necessária
Este procedimento deve ser realizado na preparação de cada proposta comercial. Isto contribuirá significativamente para reduzir a ocorrência de vários mal-entendidos. Por exemplo, um cliente em potencial pode facilmente ficar confuso nos documentos ao fornecer repetidamente informações e alterações adicionais. Neste caso, é muito difícil estabelecer o que é relevante.
A necessidade de uma assinatura pessoal
No final da citação, algumas orações verbais devem ser adicionadas. Então você precisa indicar seu nome e posição. Em seguida, você precisa colocar uma assinatura pessoal. É um atributo integral desse tipo de documentação.
A necessidade de paginação
Na maioria das vezes, uma oferta comercial não se encaixa completamente em uma única folha. As páginas de tal documento devem ser numeradas. É igualmente importante indicar o seu número total. Nesse caso, isso reduzirá significativamente o risco de o cliente em potencial não se familiarizar com a proposta comercial até o final, devido à perda de parte das páginas.
Requisitos de liberação
Cada parágrafo do documento deve começar com uma linha vermelha. É permitido aumentar o intervalo entre eles. Usando o alinhamento "na largura", você pode obter o tipo de texto mais atraente. O uso de formatação complexa e fontes personalizadas é altamente desencorajado.
Ao processar esse documento, a moderação deve ser observada. Além disso, você não deve usar fontes muito pequenas, vale a pena usar as mais familiares. É melhor não usar em excesso os elementos de destaque de texto, como negrito e itálico. Eles são adequados para enfatizar os pontos mais importantes. Ao mesmo tempo, seu número deve permanecer mínimo.
Informação Adicional
A oferta direta não deve levar mais de duas páginas. Deve-se assegurar que o texto seja distribuído uniformemente em ambas as folhas. Você não deve permitir essa situação quando uma página estiver completamente preenchida, enquanto a segunda estiver com menos de um quarto. A identidade corporativa é a melhor opção para compilar uma proposta comercial.
Além disso, uma circunstância favorável seria sua ecoação com o design correspondente do site, folhetos e livretos temáticos.Atualmente, novos padrões de impressões digitais estão sendo cada vez mais aplicados. Você pode aproveitar essa situação. A execução de uma oferta comercial “em cores” é uma ideia bastante criativa. Deve-se ter cuidado para garantir que a documentação esteja bem costurada. Esta regra deve ser observada com qualquer método de envio de dados para um cliente em potencial: pessoalmente, por correio ou por correio.
Os erros mais graves e mais comuns
1. Apresentação de documentação não a uma pessoa específica, mas a vários
Na maioria das vezes, esse método pode causar apenas uma reação lenta. Não escreva uma proposta comercial para um grupo inteiro de pessoas. Isso afetará negativamente o estabelecimento de um relacionamento forte com um cliente em potencial. Nesse caso, a oferta comercial atua como o formulário de publicidade mais pessoal. Você deve se aproximar de escrevê-lo, concentrando-se em apenas um cliente em potencial.
2. Pré-convicção de que ninguém lerá textos com mais de uma página
Há uma opinião de que todas as cartas longas já são chatas por definição. No entanto, até mesmo mensagens publicitárias curtas, cujo tamanho é definido por profissionais de marketing, podem ser consideradas como tais, no entanto. Na vida moderna, você pode encontrar muitos exemplos quando um filme longo recebeu a aprovação geral de críticos e espectadores, e um curta-metragem foi condenado e esquecido.
Isso indica que, neste caso, o tamanho não importa. As pessoas não se importam em conhecer textos longos, elas simplesmente não querem ler textos chatos. Deve-se tomar cuidado para garantir que as informações contidas na oferta sejam interessantes para os clientes em potencial da empresa. Só neste caso receberá uma resposta positiva, independentemente do volume.
3. Não conformidade com padrões gramaticais
Ao trabalhar em uma proposta comercial, é necessário construí-la como se um diálogo fácil e descontraído com o leitor estivesse sendo conduzido. Todos os padrões estabelecidos de ortografia e gramática devem ser seguidos. Ao mesmo tempo, o texto deve corresponder à simples comunicação do vendedor com o comprador. Não há necessidade de sobrecarregar a oferta com um número ilimitado de turnos de fala complexos. Deve salvar estilo de negócio apresentação, ao mesmo tempo que torna o texto o mais fácil possível para a percepção do potencial cliente.
Oferta comercial simples. Amostra
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Atenciosamente, Gerente da Expedition Company LLC ___________.
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