Qualquer cidadão que precise receber determinadas informações pode se tornar um usuário de informações arquivadas. Para obter um certificado de arquivo, você deve vir pessoalmente ou enviar uma pessoa autorizada agindo com base em documentos de certificação.
Quais informações são armazenadas no arquivo
De acordo com a lei sobre os arquivos da organização, os órgãos estaduais, indivíduos envolvidos em atividades comerciais são obrigados a fornecer ao requerente as informações contidas nos documentos de arquivo. Esse serviço deve ser gratuito.
Um certificado de arquivo é um documento oficial elaborado em um formulário especial e contendo informações abrangentes solicitadas pelo solicitante. Além do certificado, os cidadãos têm o direito de receber cópias de documentos de arquivo relacionados ao solicitante. A necessidade de obter tais documentos pode estar relacionada com a aplicação às autoridades de segurança social, a elaboração de acréscimos de pensões e a obtenção de certos benefícios.
Privacidade dos dados
De acordo com a lei, o fornecimento de informações arquivadas deve ocorrer através do acesso do usuário aos originais e aos mecanismos de busca. Deve-se notar que todas as informações armazenadas são confidenciais e, portanto, o acesso a elas deve ser limitado a um certo círculo de pessoas.
Essa cautela está ligada ao fato de que o banco de informações contém dados pessoais dos cidadãos, informações sobre seu local de residência, estado civil, salário, antecedentes criminais e outras características biográficas. A este respeito, obter um certificado de arquivo não é permitido sem o consentimento de um indivíduo. Os trabalhadores com acesso ao arquivo são obrigados a cumprir as regras para o fornecimento de informações.
Usuários de informações de arquivamento
Devido ao fato de que uma grande variedade de informações é armazenada em arquivos, a emissão de certificados de arquivamento ocorre para um grande número de usuários. Entre eles, pessoas físicas e jurídicas, ex-funcionários de empresas, autoridades policiais e tributárias, fundos de pensão, seguradoras e cidadãos comuns.
Para cada usuário individual, existem regras para fornecer informações.
Regras para a emissão de certificados de arquivamento, cópias e extratos
Todas as informações solicitadas no arquivo são emitidas com base em um pedido por escrito. Este documento descreve a essência da solicitação e todos os detalhes necessários para a pesquisa. O aplicativo também informa os dados pessoais, as iniciais, o endereço e o número de telefone do solicitante. O pedido deve ser assinado pela assinatura pessoal do candidato.
Um certificado de trabalho (arquivado) contendo informações sobre a antiguidade é emitido sujeito às informações mais precisas sobre o local de trabalho do candidato. Também neste caso, você precisa especificar a posição e o período de trabalho. Ao alterar o sobrenome, é necessário escrever as iniciais anteriores na solicitação.
As informações solicitadas do arquivo devem ser fornecidas no prazo de 30 dias a partir da data de registro da solicitação. Se for necessário mais tempo para obter informações especiais, o arquivo notifica o requerente da extensão do prazo.
Como é a ajuda do arquivo, exemplo de formulário
O certificado obtido do arquivo do estado ou dos documentos pessoais de uma empresa comercial deve ser compilado no papel timbrado da organização e ter um nome claro. Uma amostra aproximada de tal solicitação pode ser vista durante a aplicação.
O preenchimento do documento de arquivamento é baseado nos originais ou cópias autenticadas.Um certificado de arquivo deve conter informações precisas sobre os documentos utilizados, e as informações devem ser apresentadas em ordem cronológica. Todos os nomes mencionados no certificado são registrados em forma expandida e trechos do original são colocados entre aspas. Se forem encontradas discrepâncias no processo de preenchimento do documento, elas serão transferidas para o certificado na forma em que aparecem no original. Um certificado preenchido corretamente tem força legal total e pode ser apresentado na forma de provas em juízo.
Quais violações podem invalidar um documento?
Um documento oficial de arquivo não pode conter correções, borrões ou frases ilegíveis. Além disso, comentários e várias conclusões pessoais de funcionários de arquivo não são permitidos no texto.
Após o texto, parte do documento são números arquivados dos registros usados. O certificado de arquivamento é assinado pelo arquivista chefe ou chefe do departamento de pessoal e certificado com um selo. Se o documento consistir em várias páginas, cada folha deverá ser certificada. Uma solicitação de arquivamento é emitida em duas cópias, uma das quais é emitida mediante solicitação e a segunda é armazenada no registro de arquivamento.
Emissão de uma cópia arquivada de um documento
Instituições arquivísticas, a pedido dos cidadãos, emitem cópias de documentos originais e extratos de arquivo. Esses blocos de informações são feitos no papel timbrado da organização. Se uma cópia de um documento histórico for feita, não há necessidade de usar tal formulário.
Uma declaração de arquivo é relevante se a informação de origem estiver em um registro volumoso de informações. Portanto, para otimizar o trabalho, o extrato indica apenas a parte da informação que interessa ao solicitante.
Cópias dos documentos são emitidos para o requerente, juntamente com uma carta de apresentação. Se as informações solicitadas não estiverem disponíveis no arquivo, o motivo da falha no preenchimento da solicitação será relatado.
Formulários de certificado de arquivamento 9
A forma nº 9 é um documento bastante popular entre a população. Este certificado contém informações sobre pessoas registradas em um determinado apartamento, sobre o tamanho dos imóveis, os direitos do proprietário e sua relação familiar com outros detentores de capital.
Tal documento pode ser reivindicado no momento da apresentação de documentos para privatização ou na prova de direitos de herança. No caso da venda do certificado de arquivamento de bens imóveis, o número 9 não é exigido atualmente. Para obter o formulário n º 9, você terá que ir ao escritório de passaporte no local de registro e apresentar um passaporte e um certificado de propriedade das instalações.
Frequentemente, os requerentes enfrentam um problema como a recusa em emitir o certificado nº 9 em relação à aluguel em atraso. De fato, tal argumento não pode ser considerado legítimo, já que por lei os funcionários do escritório de passaportes devem emitir um documento independentemente de atrasos.
Em caso de recusa ilegal, é necessário exigir uma confirmação por escrito do motivo da recusa, você também pode escrever uma queixa ao chefe do escritório de passaporte ou ir a tribunal.
