Durante o curso de suas atividades, as pessoas jurídicas muitas vezes tomam decisões sobre questões submetidas a uma assembléia geral, na qual os fundadores, acionistas, chefes de unidades, bem como representantes de partes que são parceiros de negócios podem participar. Em tal situação, as tarefas a serem resolvidas na reunião são elaboradas usando um formulário como a ata da assembléia geral. Este é um documento bastante específico, que em uma breve forma reflete o curso de todo o evento, e também pode conter um breve resumo das informações apresentadas.
Questões resolvidas com base na ata da assembleia geral
As atas da assembleia geral são necessárias para resolver vários problemas que são parte integrante da organização ou empresa. Com a ajuda deste documento, mudanças na composição de fundadores ou acionistas, emissão de ações, reorganização ou liquidação de uma empresa podem ser feitas.
Em assuntos para os quais é necessária uma decisão coletiva, o protocolo da assembleia geral deve ser usado. O modelo de compilação é o mesmo para todos esses eventos dentro da mesma organização. Assim, sendo um reflexo da atividade econômica do empreendimento, este documento possui importante significado jurídico.
A acta da assembleia geral, uma amostra da sua compilação e as regras aplicáveis ao seu conteúdo são estabelecidas por vários actos legislativos da Federação Russa. Portanto, é necessário aderir estritamente aos requisitos estabelecidos para a sua execução, uma vez que as autoridades reguladoras durante as inspeções têm o direito de invalidar as decisões de uma entidade legal com base nas violações existentes e no não cumprimento dos requisitos básicos do protocolo.
Requisitos legais para registro
A acta da assembleia geral dos membros que participam nas actividades económicas da organização deve ser elaborada o mais tardar 15 dias a contar da data da sua realização. O documento é preparado em duplicado e deve conter um conjunto de dados específico:
- Data e local da reunião.
- O número de votos pertencentes aos participantes.
- O número total de votos dados aos participantes ausentes.
- Apelido e nome do presidente da reunião.
- A composição do presidium.
- A agenda
Como regra, as atas indicam na forma de resumos as principais questões submetidas para discussão e votação, e os resultados que foram aprovados.
Objetivo do Protocolo
Acta da assembleia geral - este é um documento delineando o curso de tomar quaisquer decisões que determinem a direção da entidade legal, coletivamente. Todas as formas e tipos de protocolos visam documentar as decisões tomadas pelos órgãos colegiados. O protocolo também é elaborado durante reuniões de negócios, reuniões de comissões, negociações e reuniões deliberativas. O objetivo do protocolo é documentar decisões colegiadas e acordos alcançados.
Qualquer empresa ou organização deve usar os métodos de tomada de decisão colegial e ser capaz de redigir corretamente as atas de suas reuniões. A importância de registrar as decisões adotadas de forma colegiada é uma boa ajuda para a correta condução de suas atividades por uma entidade legal.
Se o fundador ou diretor da empresa tomar uma decisão exclusiva sobre a condução das atividades comerciais, uma reunião deliberativa é necessariamente agrupada para tomar decisões importantes sobre a empresa.Assim, a consideração de tais decisões e questões emergentes é registrada na ata da assembléia geral.
Procedimento importante
O processo de compilação do protocolo consiste em vários estágios:
- Definindo e preparando a agenda.
- Elaborar e preparar a documentação necessária.
- Notificação de todos os participantes sobre o local da assembleia geral.
- Distribuição das informações necessárias para os participantes se prepararem para a pauta da reunião, cobrindo algumas de suas questões.
Antes de iniciar as negociações, é necessário registrar os dados cadastrais dos participantes da reunião no protocolo. Para este propósito, uma lista de todos os participantes é compilada, cujo número é necessário para corresponder ao número de votos necessários para uma decisão legalmente legal.
Para documentar ainda mais as informações sobre as decisões tomadas e o andamento da assembleia geral, utilizam-se meios técnicos modernos de gravação de som ou vídeo, que são utilizados para estenografia e processamento de todos os discursos e decisões tomadas. Além disso, ao mesmo tempo que a gravação, é necessário redigir minutas de minuta por escrito durante a reunião. Não deixe de indicar a lista de documentos que participaram da submissão de perguntas para votação ou discussão. Estes são relatórios, projetos, referências usadas na assembleia geral.
Regras para registro
A ata da assembleia geral de proprietários ou participantes deve ser elaborada com competência e cumprir integralmente os requisitos regulamentares da legislação da Federação Russa.
De acordo com seu conteúdo, o documento pode ser tanto um resumo quanto um resumo da reunião. Todos os discursos ocorridos na assembléia geral do órgão deliberativo são exibidos em sua totalidade. O formulário abreviado contém apenas informações sobre os oradores, o tópico da fala entregue. A forma abreviada é chamada de esquema de protocolo. O formulário de redação do protocolo é determinado pelo presidente da reunião ou durante a decisão colegiada. Uma amostra de atas da assembleia geral de participantes é apresentada abaixo.
Este documento é elaborado em conformidade com todas as normas e requisitos do trabalho de escritório para fazer os detalhes de acordo com o GOST.
O conteúdo do protocolo. Dados da organização
As atas da assembleia geral, uma amostra das quais está em desenvolvimento, devem necessariamente conter dados sobre o nome completo da organização, bem como abreviaturas aceitas em relação à forma jurídica (LLC, JSC, etc.). Neste caso, o nome deve corresponder ao especificado no regulamento da empresa e inscrito no Registro Unificado do Estado, bem como ter uma decodificação completa sem o uso de abreviações.
Se este for o protocolo da assembleia geral da LLC, a amostra é elaborada de acordo com as mesmas regras e padrões que para organizações que possuem uma forma legal diferente de propriedade. Ele fixa a localização da entidade legal, refletida na forma de um registro do endereço legal da organização, e deve corresponder àquela inserida nos documentos constituintes, bem como ao registro no Registro Estadual Unificado.
Dados da reunião
Na próxima seção, depois de especificar os dados legais que refletem o nome real do local da empresa, é necessário indicar informações relacionadas ao horário e forma da reunião. Primeiro de tudo, o tipo de reunião geral é indicado, que pode ser anual, extraordinário, planejado, etc. O protocolo da assembleia geral dos participantes da LLC, de acordo com a legislação em vigor, é determinado com uma frequência de pelo menos uma vez por ano.
Formulários de reunião
A forma da reunião pode ser definida como:
- Presença pessoal de representantes autorizados ou membros acionistas.
- Formulário de correspondência, coletando a documentação enviada anteriormente para esclarecer opiniões sobre questões de votação.
A data e local da reunião do conselho consultivo também são marcados, o endereço real em que os participantes se reuniram foi indicado.
A parte principal do protocolo
O tópico, assuntos sobre os quais a reunião foi realizada, são indicados. No caso de reuniões anuais, a lei define várias questões que devem ser consideradas. No restante da reunião, os participantes são livres para escolher os tópicos necessários para a solução.
O horário de início e término do registro de pessoas com direito a participar e participar da discussão deve ser indicado. Nesse caso, o organizador ou o secretário realiza o procedimento de registro para todas as chegadas estabelecendo a identidade dos presentes e inserindo esses dados na seção “Presente” do protocolo. Certifique-se de indicar participante, bem como o cargo ocupado e o número de votos por ele No caso de sociedades anônimas, dados sobre um cartão de identidade ou procuração também podem ser inseridos.
Também nesta parte do momento da abertura e encerramento da reunião colegial, os resultados da votação, que são fixados pelo tempo de contagem de votos, são indicados.
Ao considerar cada item da ordem do dia, deve ser indicado o seguinte:
- O número de votos elegíveis para participar da reunião.
- O número de votos expressos.
- O número de votos para diferentes opções de votação.
- A formulação das decisões tomadas.
Segue-se uma seção onde são registradas todas as principais disposições dos discursos ouvidos, bem como os nomes das pessoas que falaram sobre cada assunto. As informações são apresentadas na forma de resumos que compõem um resumo dos discursos.
Parte final
Após a lavratura da ata da assembleia geral de fundadores, acionistas ou demais participantes, será aposta a assinatura do presidente, bem como o secretário da reunião. A data da sua preparação também é definida, o que pode não coincidir com a data da reunião.
Protocolos Especiais e Reuniões
Outro exemplo interessante de tal documentação é a ata da assembléia geral dos proprietários da casa ou parceria hortícola. Essas reuniões e seu registro distinguem-se pelo fato de os participantes terem direitos iguais e, no caso de um grande número de pessoas não comparecerem, decisões ainda podem ser tomadas com base nas opiniões daqueles que chegaram e participaram da resolução dos assuntos submetidos à discussão. Com base em tal protocolo, os demais membros do conjunto habitacional ou parceria de jardinagem são obrigados a se submeter às decisões tomadas, independentemente de terem participado ou não dessa reunião.
Ao redigir tal documento, geralmente indica a composição do comitê de recontagem. Tanto as pessoas autorizadas como as selecionadas pelo voto dos participantes presentes podem atuar como presidente e secretário da reunião. Way gestão de edifícios de apartamentos ou uma parceria hortícola é selecionada pela assembleia geral de proprietários de instalações residenciais ou terrenos. As decisões tomadas sobre essas questões são vinculativas para todos os proprietários.
A execução das atas da assembleia geral requer atenção especial e certas habilidades documentários. A negligência das regras estabelecidas para a execução deste documento não deve ser permitida, pois é o único reflexo documental da legalidade das decisões da reunião colegiada, que são importantes, e também têm grande força legal e são fornecidas durante auditorias autoridades reguladoras.
