Em quase qualquer organização, independentemente de sua forma jurídica e número de empregados (mesmo que falemos de empreendedores individuais), no processo de seu trabalho, um grande número de documentos de negócios, cartas, relatórios fiscais e outras informações são acumulados em mídia eletrônica. Quase todas as empresas que operam há mais ou menos um tempo, mais cedo ou mais tarde, enfrentam a necessidade de sistematizar seus arquivos.
Alguns dos documentos devem ser preservados, e alguns, pelo contrário, é hora de destruir. Mas quais são os períodos de armazenamento para documentos contábeis, após os quais eles podem ser descartados com segurança? De fato, nossa estrutura legislativa raramente condescende com a violação de tais condições e, portanto, é necessário conhecê-las.
É a divulgação desta questão que este artigo é dedicado.
Como ser
Deve-se notar que muitos documentos devem ser armazenados por pelo menos 75 anos, e algumas categorias de relatórios são geralmente fortemente recomendadas para não serem tocadas durante todo o trabalho da empresa. Como ser Afinal, eu gostaria de cumprir a lei na íntegra, mas ao mesmo tempo não complicar a vida dos funcionários responsáveis por manter registros de arquivo!
Antes de responder a esta pergunta, nos familiarizaremos com os principais documentos normativos, que consagra os requisitos básicos que consideram o prazo de validade dos documentos contábeis de todas as empresas, independentemente de sua forma jurídica, tamanho e direção de atividade.
Regulamento normativo de armazenamento de documentos
Vejamos os principais documentos normativos que governam o arquivamento nas organizações.
Em primeiro lugar, a Lei Federal de novembro de 2004 No. 125-FZ. Este é um documento geral, regula totalmente o arquivamento em nosso país. Assim, suas disposições falam sobre a organização do processo de preservação de toda produção e documentos contábeis, sobre os métodos de aquisição e uso de arquivos. Além disso, ele legislativamente consagra os processos de interação entre instituições arquivísticas e aqueles cidadãos que desejam usar as informações armazenadas lá.
É claro que as “Regras Básicas para o Trabalho das Organizações Arquivísticas” desempenham um papel enorme. Eles foram oficialmente aprovados e recomendados para uso por decisão do Arquivo Federal, que foi adotada em 06/02/2002. Iniciando a organização do departamento de arquivo na organização, recomendamos que você se familiarize primeiro com este documento, pois ele exibe os pontos mais importantes e fundamentais desse tipo de atividade.
Outros documentos
Para a preservação normal de documentos importantes, também é necessário conhecer a lista de documentos arquivísticos padrão que são gerados no decorrer das atividades de trabalho de qualquer empresa. É lá que os períodos de armazenamento de documentos contábeis são indicados, e este documento foi aprovado por uma ordem separada do Ministério da Cultura da Federação Russa em 2010. O número do documento é N 558. A partir de seu próprio nome, torna-se óbvio que ele contém uma lista dos principais títulos que são formados como resultado dos negócios ou outras atividades da empresa.
Legado da URSS
O Regulamento de Documentos, publicado pelo Ministério das Finanças da União Soviética em 29 de julho de 1983, nº 105, ainda é relevante. No âmbito desta disposição, são estabelecidos os termos iniciais de armazenamento dos documentos e o procedimento para a sua criação, aceitação e utilização.
Do Código Tributário
Além disso, você pode encontrar as informações relevantes no artigo 23 do documento correspondente. Assim, no oitavo artigo há uma cláusula que considera separadamente os períodos de armazenamento de documentos contábeis que podem ser usados para acumular e reter impostos. Estes incluem títulos que confirmam o recebimento direto de renda, despesas, bem como os impostos já pagos em favor do estado.
Por fim, tais informações estão disponíveis na Lei Federal 29 (No. 402-ФЗ de 6 de dezembro de 2011) “On Accounting”. Nele, você pode encontrar os períodos de armazenamento de documentos contábeis nas organizações para empresas comerciais.
O que deve ser armazenado e por quanto tempo?
Não é de surpreender que o armazenamento de documentos contábeis típicos que são formados no decorrer da atividade de qualquer organização (tudo isso está na Lista acima mencionada) é especialmente importante. Papéis típicos são armazenados: 1 ano, 5 anos, 75 anos. Alguns documentos (informações sobre como obter fundos em quantidades especialmente grandes) precisam ser armazenados permanentemente.
Grupos de armazenamento
Os auditores profissionais dizem que todos os documentos que refletem os registros contábeis podem ser divididos em quatro grupos principais. Aqui está uma lista de períodos de armazenamento para documentos contábeis:
- Papéis que devem ser mantidos permanentemente. Estas incluem todas as demonstrações financeiras anuais, bem como qualquer evidência obtida ao se registrar junto às autoridades fiscais.
- Grupo de armazenamento a longo prazo (mais de 10 anos). Estas são notificações, documentos assinados pelos funcionários sobre o consentimento para o processamento de dados pessoais. Os dados sobre o assunto em si, que deram tal consentimento, devem estar disponíveis por 75 anos.
- Tipo temporário. Assume-se que os papéis deste grupo devem ser armazenados por até 10 anos, inclusive. Estes incluem faturas, bem como cartas de garantia.
- A quarta variedade inclui todos os documentos acima, que expiraram e, portanto, devem ser descartados.
Nuances importantes
Importante! Você precisa saber que a redução do prazo de validade é estritamente proibida, mas é permitido um aumento nesse tempo. Mas isso se aplica apenas às organizações que realizam atividades muito específicas.
Assim, o prazo de validade dos documentos contábeis da LLC, que estão envolvidos na concessão de empréstimos financeiros à população, começa a partir de 75 anos. Na prática, as organizações de fiscalização observam que tais documentos devem estar sempre disponíveis, já que no caso de qualquer reclamação (do lado dos herdeiros, por exemplo), eles podem precisar ser levantados mesmo após esse período.
Portanto, a organização da nomenclatura que será usada em uma determinada empresa para a organização de negócios de arquivamento é de particular importância. Agora vamos considerar os requisitos básicos que as organizações de inspeção fazem para organizações específicas, dependendo de sua forma legal de propriedade.
Em geral, eles não diferem em variedade, mas também há algumas nuances. Como regra, eles estão relacionados ao valor da receita que a empresa recebe.
LLC
Primeiro, considere LLC. Como o volume de negócios dessas empresas é bastante significativo, os requisitos para eles são mais rigorosos. Em primeiro lugar, todos os relatórios contábeis e fiscais devem ser mantidos por pelo menos 75 anos. Além disso, o prazo de validade dos documentos contábeis da LLC pode ser estendido indefinidamente nos casos que já consideramos acima.
A documentação para assentamentos com pessoal deve ser mantida durante todo o trabalho de uma pessoa específica na organização e por pelo menos 10 anos a partir da data de sua demissão. Se o empregado se aposentar desta empresa em particular, os documentos devem ser mantidos permanentemente, porque em caso de reclamações sobre o tamanho das cobranças, eles precisarão ser levantados primeiro.
Faturas, outros documentos que evidenciam liquidações com fornecedores e clientes pertencem ao terceiro grupo e, portanto, devem ser armazenados até 10 anos, inclusive. Como já dissemos, as demonstrações financeiras gerais devem ser mantidas permanentemente.
Empreendedores Individuais
Os requisitos para esta categoria de empresas são muito menos rigorosos, uma vez que o número de documentos criados é muito menor. Então, qual é o prazo de validade dos documentos contábeis de PI? Vamos analisar esse problema com mais detalhes. Em primeiro lugar, todos os certificados de registro, relatórios anuais para as autoridades fiscais. Essas informações devem ser armazenadas permanentemente durante toda a vida de uma determinada empresa.
No entanto, se um empreendedor não tiver funcionários, e ele mantiver registros de acordo com um esquema simplificado, todos os requisitos terminarão aí. Naturalmente, o prazo de validade dos documentos contábeis de PI, neste caso, é o mesmo de 75 anos, uma vez que apenas os relatórios anuais estão entre eles.
CJSC
Como a atividade de tais empreendimentos envolve a obtenção de uma quantia significativa de receita, bem como acordos com acionistas, os requisitos para documentos armazenados neste caso são os mais rigorosos. Em geral, na maioria dos casos, o prazo de validade dos documentos contábeis em uma empresa é de pelo menos 75 anos. No entanto, existem exceções.
É claro que todas as informações sobre o capital autorizado, o volume de depósitos, o tamanho da participação dos fundadores devem ser armazenados em uma base contínua. A lista de documentos que também devem ser arquivados por um período de 75 anos ou mais inclui documentos contábeis que podem ser usados pelas organizações tributárias: informações sobre o retorno sobre ativos, declarações sobre acordos com acionistas, bem como mídia eletrônica na qual dados de renda estão disponíveis às contas da organização de fundos em montantes especialmente grandes.
Informações sobre liquidações com pessoal também são armazenadas por 75 anos. Outros documentos (faturas, cartas de garantia) têm um período de retenção de até 10 anos, inclusive.
Organizações Orçamentárias
E quais são os períodos de armazenamento dos documentos contábeis instituição orçamentária? Como regra geral, não há requisitos especiais para isso. Acredita-se que, durante 75 anos, apenas as informações sobre demonstrações financeiras anuais e valores mobiliários destinados às autoridades fiscais devam ser mantidas. Todos os outros documentos são armazenados até 10 anos, inclusive.
Recursos importantes
Se você se familiarizar com a lista de todas as leis e regulamentos disponíveis acima, você pode se surpreender: o prazo de validade padrão dos documentos contábeis não excede cinco anos (Lei Federal No. 402)! Ao mesmo tempo, no nosso artigo, escrevemos cerca de 10 anos e acima. Como isso pode ser? Infelizmente, neste caso, há uma má elaboração do marco regulatório, quando as exigências da lei são contrárias às realidades. Vamos ilustrar com um exemplo.
Se você é mesmo um comerciante único, você pode facilmente se deparar com uma situação em que a inspeção fiscal exige a apresentação de documentos que já tenham expirado (de acordo com os requisitos da lei). No caso de um CJSC e LLC, cujo volume de negócios anual pode exceder dezenas ou até centenas de milhões de rublos, a ausência de alguns valores mobiliários sem importância pode causar grandes problemas.
Por exemplo, frequentemente documentos exigidos confirmando a legalidade da reivindicação de contas a receber. Não é segredo que, na prática, seu prazo pode ser estimado em quase dez anos. De acordo com a lei, dois conjuntos de documentos contábeis já podem ser destruídos ao mesmo tempo. Se a empresa realmente se desfizesse deles, poderia incorrer em grandes despesas. Como? Muito simples.
Se a empresa não puder fornecer os títulos solicitados, você terá que recalcular o imposto sobre o lucro (embora possa não existir), bem como pagar pesadas multas.Simplificando, ao determinar os períodos de armazenamento, deve-se guiar não tanto pelas exigências da lei (por mais paradoxal que seja), mas pela real importância de um documento para uma determinada empresa.
Naturalmente, o prazo de validade dos documentos contábeis primários, em qualquer caso, deve ser o maior tempo possível, mas até mesmo muitas faturas, sob certas condições, precisam ser armazenadas no arquivo por mais de 15 anos. Se a empresa tiver devedores, ou se ela deva a alguém, esses papéis devem ser armazenados permanentemente, independentemente dos requisitos da Lei Federal e das resoluções.
Como determinar a importância dos documentos contábeis para a organização?
Como entender quais trabalhos devem ser marcados como “antes de precisar” ao armazená-los, e o que deve ser feito com eles no futuro? Nesse caso, os advogados profissionais recomendam um exame separado do valor dos documentos armazenados.
A principal exigência de que os membros da comissão devem ser guiados não é apenas o valor da informação em si nos documentos armazenados, mas também os danos que a organização pode sofrer se forem perdidos.
Assim, é necessário aumentar o prazo de validade dos seguintes documentos financeiros e contábeis: quaisquer contratos e estimativas para esses trabalhos que, mesmo teoricamente, possam aumentar o valor da própria empresa e de seus componentes individuais; todos os papéis e meios eletrônicos relacionados a compras competitivas; todos os documentos que podem ser exigidos de uma forma ou de outra em caso de litígio (mesmo teoricamente possível).
Notas para empreendedores individuais
Como há muitos requisitos, e sua interpretação em vários atos legislativos e decisões de tribunais é extraordinariamente diversa, o processo de armazenamento de documentos torna-se especialmente difícil para empreendedores, já que um empreendedor individual geralmente não tem formação legal ou especialistas especialmente contratados para resolver tais questões. Neste caso, é necessário entrar em contato com escritórios de advocacia em caso de litígios, se eles são baseados em documentos contábeis, os termos e procedimentos para os quais não estão claramente definidos na legislação.
Observe: quanto mais competente e completamente estabelecido o processo de arquivamento, menos problemas você encontrará no futuro.
Requisitos para a organização do arquivamento na empresa
Então, revisamos as informações básicas sobre o tempo. Mas como organizar o armazenamento de documentos da organização? Quais métodos estão disponíveis?
Em primeiro lugar, você pode criar seu próprio arquivo. No caso de empreendedores individuais e pequenas LLCs, o gerente do empreendimento ou um funcionário especialmente contratado muitas vezes se torna o arquivista. O arquivo em si se torna uma sala dedicada ou até mesmo um grande cofre.
Mas, nos últimos anos, a utilização de empresas especiais especializadas na criação e armazenamento de arquivos se tornou muito mais popular. Eles podem ajudar tanto a organizar instalações de armazenamento existentes quanto a criar novas a partir do zero. No caso de empresas para as quais é especialmente importante manter documentos especialmente valiosos com total segurança, essas empresas podem organizar seu armazenamento em caixas especialmente protegidas e especialmente protegidas.
A vantagem do primeiro método é seu total controle sobre seus documentos, e o baixo preço desse método é óbvio. As desvantagens incluem a vulnerabilidade do arquivo (nem todo mundo tem meios para equipar uma sala à prova de fogo). Além disso, nem todos têm a educação jurídica adequada para a organização adequada do armazenamento.
As vantagens do segundo método incluem a organização ideal do armazenamento, bem como a preparação legal completa do pessoal da agência. O lado negativo está longe de ter controle total sobre o arquivo de gerenciamento da empresa.
Assim, examinamos o prazo de validade dos documentos contábeis fornecidos pelos padrões legislativos, bem como os requisitos aplicáveis às principais formas jurídicas de negócios nesse caso.
