Registros contábeis primários. Formas de documentos contábeis primários. Documentos primários são ...

Documentos primários são objetos materiais nos quais os dados iniciais são acumulados, obtidos, por sua vez, durante observações, desenvolvimento, pesquisa e outros tipos de atividade humana. Em muitas áreas, esses documentos atuam como base para o relato. Vamos considerar ainda quais formas de documentos primários podem ser.

Informações gerais

Documentos primários são uma confirmação da validade legal de quaisquer operações ou ações. Em outras palavras, eles provam que esse ou aquele fato ocorreu. O registro dos documentos primários é realizado no momento da ação ou operação. Através destes documentos, a responsabilidade de artistas específicos é estabelecida.

Principais documentos contábeis

Todas as operações comerciais realizadas pela empresa devem ser registradas em absolvições. Eles são aceitos para contabilidade se compilados no formulário presente nos álbuns correspondentes dos formulários unificados. Estas revistas cumprem com o PBU, aprovado por ordem do Ministério das Finanças nº 34. Se necessário, colunas e linhas adicionais podem ser incluídas nos formulários dos documentos contábeis primários. Nesse caso, todos os detalhes necessários estabelecidos por regulamentações devem ser mantidos. As correções que serão feitas nos formulários são confirmadas por pedidos e pedidos relevantes. As formas de documentos contábeis primários que fixam as transações em dinheiro não estão sujeitas a alterações.

Códigos

Documentos primários unificados são formulários nos quais as informações são inseridas de acordo com os classificadores em vigor no país. Alguns códigos não possuem referências a esses padrões. Eles são projetados para sistematizar e generalizar dados durante o processamento pelo computador. Tais operações são registradas de acordo com o sistema de codificação aprovado pela empresa.

Opcional

Formulários unificados desenvolvidos diretamente pela própria empresa também podem ser aceitos para contabilidade. Eles também devem manter os detalhes obrigatórios fornecidos para outros tipos de amostras. A própria empresa pode desenvolver uma lista de documentos primários não contidos nos álbuns.

Detalhes obrigatórios

Os documentos primários da organização devem conter:

• nome;
• data de compilação;
• nome da empresa em nome da qual o formulário é preenchido;
• indicação das posições dos responsáveis ​​pela operação e sua fixação.

Todos os formulários devem ser endossados ​​pelas entidades cujas informações estão presentes neles. Os documentos principais de certificação atestam como prova da autenticidade e validade legal dos valores mobiliários.

Pessoas responsáveis

Os principais documentos contábeis devem ser preenchidos de maneira oportuna e correta. Esta tarefa é realizada por pessoas que, de fato, as compõem e endossam. Os funcionários responsáveis ​​também garantem a transferência oportuna de documentos para o departamento de contabilidade para sua reflexão subsequente nos relatórios. Os funcionários são obrigados a inserir apenas informações confiáveis ​​nos formulários. A lista de funcionários que podem assinar documentos primários é aprovada pela gerência do empreendimento de acordo com o departamento financeiro e de liquidação. Os documentos que registram transações comerciais relacionadas ao fluxo de caixa são endossados ​​diretamente pelo diretor da empresa.O contador chefe também tem o direito de assinar esses documentos.

Classificação

Documentos primários são formulários usados ​​em várias áreas da empresa. Todos esses documentos podem ser divididos em:

1. Organizacional e Administrativo. Estes incluem pedidos, ordens, procurações, instruções e assim por diante. Todos eles permitem a implementação de certas operações.
2. Absolvição Esta categoria inclui garantias de recebimento, requisitos, faturas, atos de aceitação e assim por diante. Todos esses documentos são documentos da contabilidade primária de transações. Os dados que eles contêm são registrados nos respectivos registros.
3. Formas de demonstrações financeiras. Esses documentos são usados ​​para contabilidade.

Algumas formas são simultaneamente consideradas absolvidas e permissivas. Estes, em particular, incluem folha de pagamento ordem de despesa em dinheiro e assim por diante.

Trabalho de escritório

Um cronograma especial está sendo desenvolvido no empreendimento, de acordo com o qual os termos e procedimentos para o movimento da documentação primária dentro da empresa, bem como seu recebimento na contabilidade, são determinados. Após a transferência de títulos para o departamento financeiro e de liquidação, eles são verificados. Em particular, é monitorado:

1. A forma do documento. Um funcionário autorizado verifica a exatidão e integridade do preenchimento, a presença de detalhes obrigatórios.
2. Fidelidade aritmética dos cálculos.
3. Conteúdo Os documentos não devem conter contradições internas, ver claramente a relação de certos indicadores.

Registros

Depois que os documentos contábeis primários são aceitos, as informações deles são entradas em folhas especiais. Ao mesmo tempo, os formulários são marcados, excluindo sua reutilização. Por exemplo, uma data está definida. O registro contábil é chamado de folhas especiais para entrar e organizar informações. Eles são mantidos em revistas ou livros especiais, em cartões e páginas separados, na forma de tipogramas que são obtidos usando computadores. Os registros podem ser na forma de fitas magnéticas, disquetes, discos e outras unidades. A fixação de operações comerciais é realizada em ordem cronológica. Todas as ações são agrupadas nas contas correspondentes.

Tipos de Registros

A classificação é realizada por vários motivos. Então, na aparência, os registros são divididos em:

1. Livros (principal, dinheiro).
2. Cartões (para materiais contábeis, ativos fixos, etc.).
3. Revistas com folhas impressas ou não.

Dependendo do tipo de registros que são produzidos, os registros podem ser:

1. Sistemática (contabilidade geral).
2. Cronológico (livros de registro).
3. Combinado (warrants).

Em relação ao nível de detalhe da informação distinguir registros:

1. Combinado (mandado de revista).
2. Sintético (razão geral).
3. Analítica (cartões).

Ponto importante

As informações inseridas nos documentos contábeis primários devem ser registradas por meios que garantam sua segurança pelo tempo definido para seu armazenamento no departamento de arquivamento. As informações podem estar em formato eletrônico ou em papel. No primeiro caso, a empresa é obrigada, a expensas suas, a produzir cópias de documentos em papel. Isso é necessário para fornecer informações a outros participantes em operações de negócios, autoridades de supervisão autorizadas, o Ministério Público e o tribunal.

Armazenamento de papel

Antes de enviar documentos para o arquivo, eles são agrupados em ordem cronológica, depois são preenchidos e entrelaçados. Todos os papéis são arquivados em pastas especiais. Ao enviar a documentação para o arquivo, o certificado correspondente é preenchido. Durante o armazenamento de registros, sua proteção contra a introdução não autorizada de ajustes deve ser garantida. A informação contida nos documentos refere-se ao segredo comercial da empresa. Pessoas com acesso a essa documentação não têm o direito de divulgar informações.Por violação de segredos comerciais, os responsáveis ​​são responsáveis ​​sob as leis da Federação Russa. O prazo de validade da documentação primária, de acordo com o art. 17 Lei Federal "Sobre Contabilidade", é estabelecida de acordo com as regras em vigor na empresa. Além disso, o período não deve ser inferior a 5 anos.

Ajustes

Se houver um erro nas folhas, o último deve ser corrigido. A correção neste caso é acompanhada de uma justificativa e é certificada pela assinatura do funcionário responsável com a data. Correções para documentos bancários e em dinheiro não são permitidas. O restante do formulário de ajuste deverá ser feito somente por acordo com outros participantes em operações comerciais. Isto é confirmado pelas assinaturas dos mesmos funcionários que certificaram os documentos. Neste caso, a data de ajuste é indicada. Os adereços que serão corrigidos devem ser riscados. A linha deve ser fina, mas clara, para que você possa ver o valor original. Escrito à mão ao lado está marcado "Corrigido Acreditar". O ajuste é certificado pela assinatura do empregado que contribuiu, indicando seu nome e iniciais.

Recuperação de Papel

A legislação sobre contabilidade não possui regras claras que regem o procedimento de recompilação da documentação em caso de perda. Algumas outras regulamentações do setor também especificam apenas períodos de retenção. Devido ao fato de que a legislação não estabelece exatamente o que é necessário para a empresa fazer quando os documentos primários são perdidos devido a razões além do seu controle, as seguintes recomendações são dadas na carta da UMNS:

1. Apontar por ordem da comissão autorizada a realizar uma investigação interna sobre as causas de morte, falta de documentos. Se necessário, representantes da supervisão do estado, órgãos de investigação e segurança devem ser convidados para a sua composição.
2. Tomar medidas permitidas por lei para restaurar os documentos que estão sujeitos a atualização e armazenamento durante os prazos estabelecidos. Por exemplo, cópias de declarações sobre o movimento de contas em dinheiro podem ser obtidas de empresas de serviços bancários, as contrapartes podem solicitar faturas, atos, contratos e assim por diante.

No entanto, longe de sempre a empresa tem a oportunidade de pedir duplicatas de todos os documentos perdidos. Assim, por exemplo, isso pode acontecer quando há um grande número de contratados, devido à ausência de compradores ou fornecedores em endereços previamente conhecidos ou devido à perda de informações de contato. Assim, há circunstâncias objetivas que podem criar certos obstáculos para a restauração da documentação. Ao mesmo tempo, muitos gerentes têm uma questão lógica - a autoridade tributária deve ser informada sobre o que aconteceu? Segundo alguns especialistas, não é necessário notificar a inspeção. Em qualquer caso, isso não eliminará o passivo provável. Pois a falta de documentação primária na legislação prevê uma multa. Esta punição é estabelecida, em particular, no art. 120 NK

Possível solução para o problema

Um contribuinte que, por um motivo ou outro, perdeu a documentação original, pode fazer o seguinte:

1. Recupere, se possível (pelo menos parcialmente) o papel.
2. Fazer lançamentos corretivos para despesas não documentadas e refletir os ajustes em declaração revisada imposto sobre lucros do período. Os custos não certificados por títulos não são reconhecidos como despesas no relatório de impostos.
3. Permitir que representantes do serviço tributário estabeleçam os valores a serem pagos ao orçamento quando verificarem. Isso é feito com base em dados mantidos pelo empreendedor, bem como informações sobre outras empresas semelhantes. Esta possibilidade está prevista no art. 31, parágrafo 1, parágrafo 7 do Código Tributário.

Remoção de papel

Este procedimento só pode ser realizado por autoridades autorizadas.Estes incluem, em particular, órgãos de investigação preliminar, investigações, promotores, inspeções fiscais, tribunais e departamentos de polícia. A documentação primária é apreendida com base nas decisões dessas autoridades adotadas no âmbito da lei. A carta do Ministério da Fazenda nº 16/176 aprovou a instrução de acordo com a qual este procedimento é realizado. Apreensão da documentação é realizada em caso de encobrimento ou subavaliação pelo contribuinte de renda ou outros objetos sujeitos a tributação. Tanto a empresa como o funcionário e cidadão podem agir como um infrator. O contador chefe ou outro funcionário responsável da empresa é autorizado, com o consentimento e na presença de representantes das autoridades que fazem a apreensão, a fazer cópias dos documentos primários indicando a data deste procedimento.