Ter um plano de ação em qualquer situação ajuda a atingir o objetivo com meios mais econômicos. Os princípios básicos do planejamento estratégico em gestão são a base para organizar atividades na empresa. O plano permite coordenar as ações de todos os participantes no processo e alocar corretamente os recursos disponíveis. Portanto, na gestão, é atribuída tanta importância aos processos de planejamento.
Conceito de planejamento
A partir do momento em que uma pessoa começou a pensar sobre suas perspectivas, o planejamento mais simples aparece. Gradualmente, a humanidade está ganhando experiência, melhorando os métodos de construção de programas de ação que levam a resultados. Portanto, há planejamento, a essência, cujos princípios e métodos básicos são estudados hoje por toda uma ciência - administração. Entende-se como um sistema e sequência de ações que devem ser concluídas para atingir qualquer objetivo. Este é um tipo de ponte entre o estado atual das coisas e o estado desejado.
Estratégia e Planejamento
É costume distinguir entre planejamento estratégico e atual. Os objetivos e princípios básicos do planejamento da organização do trabalho da empresa relacionados à solução de tarefas de longo prazo estão necessariamente correlacionados com a estratégia da empresa. A necessidade de uma estratégia é explicada pela necessidade de facilitar o processo de tomada de decisões gerenciais. O gerente deve entender para onde a empresa está indo e, nessa direção, ele pode tomar decisões. O desenvolvimento da estratégia é a forma mais alta de planejamento e, já em sua estrutura, formas mais simples são implementadas. O planejamento contínuo é impossível ou ineficaz sem uma estratégia. Assim como decisões táticas garantem a realização de metas de longo prazo, uma vez que é impossível alcançá-las “em um passo”.
Metas e objetivos
Metas e principais tarefas, princípios de planejamento, é claro, estão associados às especificidades da empresa, no entanto, há metas universais que são características de qualquer empresa. Estes incluem:
- a necessidade de otimizar a despesa de recursos (monetária, humana, temporária, produção);
- adaptação da empresa e da administração às mudanças nas condições externas e redução dos riscos associados à realização de negócios;
- coordenação de todos os esforços e processos na empresa e liberação de recursos;
- melhoria organizacional, melhorando a estrutura da empresa e processos de produção para aumentar a produtividade e eficiência empresarial.
Princípios Básicos
Qualquer tipo de planejamento Possui propriedades únicas devido às especificidades da empresa. No entanto, existem postulados universais que são característicos de qualquer tipo de atividade. O teórico da administração francesa A. Fayol falou sobre as cinco regras de um bom programa de ação, sobre os princípios básicos do planejamento. Na gestão de hoje, você pode encontrar uma lista ampla e estreita de provisões-chave. De acordo com uma lista restrita, os princípios básicos do planejamento são: unidade, precisão, continuidade, flexibilidade, participação. Em uma interpretação mais ampla, os seguintes postulados são adicionados a eles: conteúdo da informação, viabilidade econômica, bem como complexidade, oportunidade, foco, integração. Os princípios opcionais incluem otimalidade, estabilidade, consistência, concretude e mensurabilidade, etc. A lista pode ser continuada, já que o planejamento é um processo extremamente complexo e diversificado. Portanto, tradicionalmente na administração, eles falam sobre 5-7 princípios universais.
Unidade
Todos os princípios básicos do planejamento obedecem à primeira regra dominante de unidade ou holismo. Afirma: todos os elementos do planejamento devem coexistir no sistema e na interação. A unidade é expressa em uma abordagem sistemática para definição de metas e a seleção de meios para alcançá-los. A relação entre os temas de planejamento e os elementos estruturais do empreendimento deve ser assegurada nos níveis horizontal e vertical. É impossível planejar as atividades de uma única unidade isoladamente de outros departamentos e serviços. Quaisquer mudanças nos planos de um elemento estrutural da organização devem ser refletidas e levadas em conta nos planos de todos os outros departamentos. Apenas um único planejamento, de ponta a ponta, das atividades da organização nos permite realizar os objetivos gerais da empresa e atingir as metas particulares dos departamentos e funcionários.
Flexibilidade
Deve ser entendido que um plano não é um dogma ou uma sentença, é influenciado por muitos fatores do ambiente externo e interno. Portanto, o conceito, os princípios básicos do planejamento devem sempre cumprir a regra da flexibilidade. Mesmo o melhor e mais razoável planejamento é incapaz de prever tudo, portanto, o plano deve inicialmente ter alguma flexibilidade para que possa ser atualizado em tempo hábil, se houver mudanças nas circunstâncias e condições da empresa. No entanto, isso não deve reduzir as outras características do plano: sua concretude, alcançabilidade, certeza temporal etc. Na maioria das vezes, a flexibilidade é expressa no fato de que razoáveis investimentos adicionais possíveis e variabilidade de ações em determinadas situações são colocados no plano. Por exemplo, em caso de força maior ou casos de crise.
Participação
Listando os princípios básicos do planejamento, deve-se especialmente enfatizar a participação: o número máximo possível de funcionários da empresa deve participar do processo de planejamento, idealmente, todos os funcionários. A participação no planejamento permite que uma pessoa viva emocionalmente de acordo com seus objetivos, e esse envolvimento os motiva a trabalhar com mais eficiência. Um estilo de planejamento participativo revela o potencial criativo dos funcionários, garante a integração de esforços na criação de um plano, o que aumenta sua qualidade e eficácia. A participação no planejamento também beneficia a empresa ao desenvolver um funcionário, motivando-o a refletir sobre o destino do empreendimento. O trabalho conjunto no plano da organização cria um espírito corporativo especial na empresa, fortalece a atividade e a inovação da equipe.
Continuidade
Apesar do fato de que o plano deve sempre ter um limite de tempo para a implementação, listando os princípios básicos do planejamento do trabalho da organização, A. Fayol fala sobre a continuidade desse processo. Não há fim para o planejamento em gestão, uma vez que, mesmo iniciando a implementação de um programa de ação, é necessário monitorar a situação e controlar a conformidade do plano com as circunstâncias atuais. Se necessário, ajustes sempre podem ser feitos no plano. Depois de atingir as metas, é necessário avaliar a eficácia do plano, levando em conta as conquistas e os erros, iniciar um novo ciclo de planejamento. A prática mostra que o gestor primeiro desenvolve uma estratégia, depois planeja ações contínuas de urgência diferente, depois realiza planejamento semanal e diário. Assim, todas as suas ações estão conectadas com os processos de planejamento.
Precisão
Como outros princípios básicos do planejamento, a precisão depende do impacto externo e interno na organização. No entanto, quando o planejamento deve buscar a maior concretização e detalhes possíveis. Quanto mais preciso o plano, mais fácil é implementá-lo. Normalmente, os planos estratégicos têm menos granularidade do que os atuais e táticos.Quanto mais curto for o período de tempo e mais próximo do momento atual para o qual o programa de ação está sendo desenvolvido, mais precisamente você poderá planejar as etapas para alcançar o objetivo. A precisão deve ser expressa na mensurabilidade dos objetivos, nos cronogramas definidos, na certeza dos recursos gastos.
Informatividade
Todos os princípios básicos do planejamento são baseados em um amplo suporte informativo. Para desenvolver planos eficazes, os gerentes precisam possuir muitos dados: econômicos, industriais, sociais. A análise das circunstâncias macro e microeconômicas, a elucidação da posição da empresa no mercado, a avaliação da competitividade e a estabilidade do empreendimento - tudo isso é possível apenas com um suporte de planejamento informativo de alta qualidade. Portanto, a organização deve construir um sistema de informações confiável e eficaz que acompanhe o trabalho do gerente.
Viabilidade econômica
Os princípios básicos e os métodos de planejamento sempre visam alcançar o sucesso econômico da empresa. Portanto, o gestor deve entender que todos os seus objetivos e planos devem ser economicamente viáveis para a organização e economicamente justificados. Qualquer decisão planejada deve ser feita com base em critérios econômicos. O plano deve se esforçar para maximizar a lucratividade da empresa, a menos que seja uma organização social sem fins lucrativos. Portanto, as decisões finais de planejamento devem ser tomadas com base em uma análise detalhada do sistema, previsão econômica e justificativa.
Estágios de planejamento
Qualquer planejamento consiste em aproximadamente as mesmas ações sequenciais. As etapas de planejamento incluem:
- avaliação da atual situação externa e interna da empresa;
- definição de metas para o plano;
- gerar ideias sobre as possibilidades de alcançar objetivos, avaliando e classificando essas ideias;
- determinação do conjunto de ações necessárias e possíveis;
- desenvolvimento de cronogramas e sequência de ações;
- determinação dos recursos disponíveis e necessários;
- a formação do plano;
- preparação de opções de plano em caso de força maior, desenvolvimento de um cronograma de trabalho e um claro programa de ação;
- implementação do plano, controle sobre o curso das ações, correção do plano;
- alcançar um resultado, avaliando a produtividade do plano.
