A eficácia pessoal é o principal segredo do sucesso em todos os assuntos e depende, inter alia, da capacidade de alocar corretamente recursos de tempo. O gerenciamento do tempo presta-se ao estudo e planejamento científico. Existem técnicas especiais que permitem distribuir corretamente o tempo para que seja suficiente para tudo.
Conceito de gerenciamento de tempo
Uma pessoa ao nascer recebe um recurso único e insubstituível. Muitas vezes, como ele se dispõe, muitas vezes depende do sucesso de uma pessoa no negócio, sua eficácia. O gerenciamento de tempo, ou gerenciamento de tempo, é um processo de várias etapas que inclui habilidades em planejamento, análise e organização de processos.
A ideia da gestão do tempo não é nova, mesmo nos primeiros anos da nossa era, o filósofo romano Seneca escreveu que o tempo requer uma atitude especial e formulou as primeiras regras de gestão do tempo: você precisa manter um diário, avaliar quanto tempo foi gasto e como O período de tempo estava saturado com eventos. Mais tarde, os filósofos pensaram mais de uma vez em como manter o tempo fluindo, apresentar teorias e inventar métodos para sua economia e gastos racionais.
Mas científica abordagem de gestão este recurso aparece apenas na virada dos séculos XIX e XX. Frederick Taylor, um engenheiro americano, propôs o conceito de gestão do tempo dos funcionários e associou esse processo à motivação e ao estabelecimento de metas. No início do século XX, cientistas russos criaram um campo inteiro chamado de “organização científica do trabalho” e estabeleceram uma base séria para a moderna teoria da administração do tempo. O termo “gestão do tempo” aparece apenas nos anos 70 do século XX e, no início do século XXI, esta indústria tornou-se uma das partes mais importantes e bem desenvolvidas da gestão.
Tipos de tempo
Para gerenciar algo, você precisa entender a essência do objeto. O tempo é um objeto específico de gerenciamento, a fim de gastá-lo corretamente, vale a pena dividi-lo em tipos. A primeira classificação é baseada nos conceitos de trabalho e lazer, em cujo caso o tempo é dividido em trabalho e lazer, ou gratuito. Gerenciando as estações do ano permite distinguir espécies, tais como o tempo sazonal: tempo gasto em alta e baixa temporada.
Você também pode classificar um recurso temporário dependendo da atividade à qual ele é dedicado e, em seguida, o horário de trabalho, pessoal e social é alocado. Trabalhador é gasto em desempenho de trabalho, planejamento, pessoal inclui lazer, educação, entretenimento e público é gasto em família, amigos, o estabelecimento de várias comunicações. Quando se trata de planejamento, o tempo de trabalho é geralmente levado em conta, embora, é claro, seja necessário aplicar as habilidades adquiridas de gasto econômico de tempo para todos os seus tipos.
Recursos de gerenciamento de tempo
Qualquer gerenciamento desempenha a função principal - esse é o uso racional dos recursos. As funções de gerenciamento do tempo são o planejamento, a distribuição e o gasto deste recurso não renovável. O gerenciamento do tempo é necessário para fazer o uso mais eficiente da reserva de tempo disponível, o que afeta diretamente a produtividade de uma pessoa ou funcionário. As principais funções do gerenciamento do tempo são o planejamento do uso do tempo, a organização de processos para o uso do tempo, o monitoramento da conformidade com os princípios e a fixação do tempo gasto.
Benefícios do Gerenciamento de Tempo
O gerenciamento de tempo fornece vários resultados positivos.Para obter sucesso em qualquer atividade, você precisa aprender a gastar seu tempo adequadamente. Uma pessoa que domina a tecnologia da gestão do tempo recebe os seguintes benefícios:
- mais rápido e mais frequentemente atinge seus objetivos;
- ele cria as circunstâncias de sua vida e pode controlá-las;
- capaz de alcançar qualquer objetivo e sucesso em qualquer atividade;
- experiências menos nervosas, como em sua vida não há lugar vaidade e pressa;
- tem tempo suficiente para auto-educação e desenvolvimento espiritual;
- tem um plano de ação para cada dia, torna-se mais disciplinado e coletado;
- descansa mais e, portanto, sente-se alegre e saudável, tem mais oportunidades de se comunicar com amigos e parentes, por aulas de hobby;
- mais produtivo no trabalho;
- no final, uma pessoa é mais confiante e feliz.
Estrutura do Processo de Gerenciamento de Tempo
O sistema de gerenciamento de tempo inclui vários processos básicos:
- análise - para mudar para algum lugar, você precisa saber o que quer e quais recursos você tem;
- planejamento estratégico;
- declaração de metas;
- planejamento tático e operacional;
- realização de metas;
- controle de gastos com recursos e realização de metas.
Existem outras abordagens para determinar a estrutura da gestão do tempo, distingue 4 áreas da formação de conhecimentos, habilidades e hábitos, que incluem:
- definição de metas, domínio de técnicas de definição de metas;
- capacidade de priorizar;
- a capacidade de usar ferramentas de planejamento e sua aplicação competente;
- desenvolvimento, consolidação e aplicação de habilidades de uso racional do tempo.
Tipos de gerenciamento de tempo
Como qualquer gestão, a principal gestão do tempo pode ser dividida em planejamento estratégico e operacional. Também pode ser dividido em tipos de gerenciamento desse recurso por tempo: a longo prazo e a curto prazo, o que, de fato, duplica a primeira classificação.
O planejamento estratégico está associado à obtenção de metas globais de longo prazo, enquanto o tempo é alocado por um ano ou mais. Está associado à previsão, com base em uma análise profunda da situação.
O gerenciamento do tempo atual está associado ao alcance de metas no curto prazo: de um mês a seis meses. Está inserido no plano estratégico, mas abrange apenas sua parte imediata.
A alocação operacional de tempo está associada à preparação de planos para a semana e o dia. A alocação tática de recursos está associada a uma situação real e atual em que as circunstâncias podem fazer uma correção.
Princípios gerais de gerenciamento de tempo
Processos de gerenciamento de tempo são baseados nos princípios principais, estes incluem:
- Ajuste correto do objetivo. Sua acessibilidade e motivação para alcançá-lo dependem disso. Existem várias técnicas de definição de objetivos, o mais famoso e eficaz é o modelo SMART.
- Motivação O tempo de economia deve ser consciente e associado à satisfação de algumas necessidades importantes, caso contrário, o sucesso da administração do tempo não deve ser esperado.
- Salvando. O gerenciamento do tempo é necessário para remover ou reduzir o déficit de tempo, para aumentar a produtividade nos mesmos períodos de tempo.
Métodos de gerenciamento de tempo
Hoje, várias estratégias e técnicas para a distribuição e uso do tempo são conhecidas. Os métodos de gerenciamento de tempo mais famosos são os seguintes:
- A matriz de Eisenhower. Este método consiste em preencher uma matriz de acordo com 4 características: importante, sem importância, urgente, não urgente. Todos os casos para o período de planejamento são avaliados nessa escala e classificados para implementação. Primeiro de tudo, assuntos urgentes e importantes são levados a cabo, assuntos menos urgentes e importantes são adiados para o segundo estágio, o principal é não atrasar sua implementação para que eles não entrem na primeira categoria.Casos urgentes e menos importantes devem ser delegados aos subordinados sempre que possível, casos não urgentes e sem importância não devem se acumular, portanto devem ser delegados ou não executados de todo e excluídos dos planos.
Pirâmide de B. Franklin. Este modelo sólido requer uma preparação minuciosa pela primeira vez e, em seguida, é fácil de usar. A pirâmide é baseada em objetivos globais e vida valores humanos. O segundo nível é metas de longo prazo para 10 a 20 anos. O terceiro é um plano estratégico, decisões sobre como atingir metas globais. Em seguida, o plano para o próximo ano e, em seguida, o plano de curto prazo. Lá em cima é um plano para o dia. Tal pirâmide deve ser periodicamente revisada e atualizada.
Existem outras técnicas de gerenciamento de tempo, mas todas elas são baseadas na capacidade de separar o importante do não-importante, as habilidades de estabelecer metas corretas e realizáveis e a motivação para economizar tempo.
Gestão do tempo de trabalho: técnicas e regras básicas
A distribuição racional do tempo de trabalho é a tarefa mais importante para as pessoas que se esforçam para aumentar sua eficiência. Métodos de gestão do tempo, gestão destinada a eliminar a escassez de tempo de trabalho. Portanto, é extremamente importante planejar um dia de trabalho com base nos seguintes princípios:
- é necessário fornecer a capacidade de registrar o tempo gasto em várias operações;
- durante a preparação do plano, 60% do tempo deve ser dedicado ao trabalho programado, 20% a assuntos imprevistos, 20% a tarefas espontâneas;
- é necessário identificar "sumidouros de tempo" e eliminá-los o máximo possível;
- precisa classificar as tarefas de trabalho por urgência e importância;
- O planejamento do tempo deve ser sistemático, consistente, justificado.
Para gerenciar o tempo em uma organização, o método ABC é usado com frequência, permitindo classificar os recursos da empresa por grau de importância. É construído em três princípios:
- as coisas mais importantes são feitas pelo líder, ele gasta 15% de seu tempo nelas;
- tarefas de média importância são delegadas aos gestores, são alocadas em 20% do tempo de trabalho;
- Tarefas menos importantes são delegadas a artistas que gastam 65% do seu tempo.
Gerenciamento de tempo da organização
O gerenciamento de tempo em uma empresa é uma maneira de economizar até 30% do tempo de trabalho de um especialista. Portanto, a devida atenção deve ser dada a isso. O gerenciamento do tempo na organização recai sobre os ombros dos gerentes que elaboram planos de trabalho operacionais e de médio prazo para os artistas. Hoje existem muitos programas de computador que permitem planejar o horário de trabalho dos funcionários, além de monitorar a execução das tarefas e o tempo gasto. Por exemplo, Toggl, Bitrix “Team” e “Project”. Existem três estratégias principais para o gerenciamento do tempo da organização:
- Aceleração É necessário minimizar o tempo gasto na execução de operações típicas, especialmente repetitivas.
- Acumulação. É necessário identificar reservas e prioridades em cada estágio de produção, para formar uma reserva de tempo para realizar tarefas imprevistas.
- Simplificando. É necessário implementar sistemas eficazes de planejamento e controle de gastos de tempo.
Gestão do tempo livre
Qualquer pessoa sempre sente falta de tempo livre e precisa ser planejada com tanto cuidado quanto um trabalhador. Para fazer isso, você precisa aprender a separar estritamente o trabalho do lazer, para que haja tempo para restaurar a capacidade de trabalho. Durante as férias, você precisa se limitar a ligações e mensagens no trabalho para relaxar completamente. O trabalho doméstico precisa ser aprendido para se organizar com o máximo de economia de tempo. É necessário desenvolver a habilidade para identificar as tarefas mais importantes, para que haja tempo suficiente não só para o relaxamento, mas também para o autodesenvolvimento. Você também deve aprender a abandonar a rotina pequena, as coisas inúteis, deixando o tempo máximo para atingir os objetivos prioritários.
