O gerenciamento moderno é baseado em uma gama bastante ampla de ensinamentos e abordagens para o gerenciamento. Por mais de cem anos, os empreendedores criaram muitas teorias que estão sendo constantemente testadas na prática. E essa riqueza de alternativas muitas vezes confunde gerentes: eles não sabem qual abordagem de gerenciamento usar em situações diferentes.
Sistemas de controle básico
Os teóricos e profissionais modernos distinguem três sistemas principais de gestão: uma abordagem de processo, uma sistemática e situacional. Todos os outros, após exame mais detalhado, acabam sendo derivados de um desses métodos.
Qual a diferença? As abordagens do processo de gestão baseiam-se em uma atitude diferente em relação à própria organização, ao momento e momento da aplicação da ação de controle e à pressão do ambiente. Portanto, o sistema de processos considera o gerenciamento como uma cadeia interminável de funções de gerenciamento inter-relacionadas. A versão do sistema se concentra no fato de que a organização consiste em muitas unidades, de uma forma ou de outra, interagindo umas com as outras. E a abordagem situacional da administração concentra-se na tomada de decisão momentânea com base nos eventos que ocorrem no mercado.
Gestão é um processo
Uma abordagem de processo para a gestão foi proposta por representantes da escola administrativa da teoria de gestão. Ele considera as funções de um gerente como um único sistema interconectado. Alcançar os objetivos da empresa, de acordo com este ensinamento, é uma solução consistente para pequenos problemas. Em si, cada uma dessas decisões não desempenha um papel nas atividades da empresa, mas, sendo um elo na cadeia, é um elemento integrante do sucesso.
A abordagem do processo à gestão é assegurada pela implementação de quatro funções críticas: planejamento, organização, motivação e controle. Cada um deles também representa um sistema. Portanto, o sucesso da organização é considerado como a soma de todas as decisões gerenciais tomadas em todos os níveis da hierarquia da empresa.
Além disso, para combinar as atividades de todos os elementos da empresa, são necessários os chamados processos de conexão. Ou comunicação.
Funções de gestão
A primeira função é planejamento. Nesta fase, a gestão está empenhada em estabelecer metas e objetivos e determina a direção das unidades de negócio da empresa. Podemos dizer que o planejamento permite desenvolver um sistema único de ações dos elementos da organização para atingir os objetivos.
O planejamento é uma atividade contínua do líder. O fato é que tanto o ambiente externo quanto as variáveis internas constantemente fazem ajustes na estratégia escolhida. Portanto, o gerente deve monitorar constantemente a conformidade das atividades atuais com as metas estabelecidas.
A função da organização envolve o desenvolvimento da estrutura organizacional da empresa, o desenvolvimento de um algoritmo para a interação e transferência de informações entre os diferentes departamentos. Outro objetivo da organização é criar uma hierarquia de subordinação. O chefe não apenas seleciona a equipe para realizar um trabalho específico, mas também delega parte da responsabilidade e autoridade a ele.
Mas para o sucesso de uma delegação de autoridade não é suficiente. É necessário encontrar uma abordagem para cada funcionário, a fim de aumentar a produtividade do trabalho.Se antes acreditava-se que bastava a todos os funcionários prometer uma recompensa material, agora os pesquisadores afirmam que existem muitos motivadores diferentes. E tarefa do gerente - Escolha o caminho certo para cada funcionário.
A moderna teoria da administração desenvolveu várias abordagens para o gerenciamento de pessoal. Um deles oferece ao gerente para determinar as verdadeiras necessidades dos funcionários, a fim de encontrar um incentivo decente.
Qualquer situação de força maior pode afetar o curso a seguir. É por isso que a função de controle é considerada contínua. Quanto mais cedo um desvio for detectado, mais rápido e com menos perdas será possível restaurar a empresa. Os mais comuns são três tipo de controle. O primeiro é o desenvolvimento de padrões. Todos os planos da empresa são cuidadosamente desenvolvidos e prazos exatos para a conclusão das tarefas são definidos. O segundo é a medida. Assume-se que o resultado da atividade obtida por um determinado período de tempo é comparado com o resultado esperado (planejado). E finalmente, o terceiro estágio do controle é o ajuste. O trabalho da empresa é alterado de acordo com novos dados ambientais ou violações internas.
A situação do mercado determina as condições
A abordagem situacional da gestão sugere que a tomada de decisão deve ser baseada em uma análise do estado atual das coisas no mercado. Somente estudando um conjunto específico de condições para um dado momento pode-se tomar a única decisão correta. Os teóricos desta escola não consideram todas as outras técnicas de gestão incorretas ou erradas. Pelo contrário, eles estão tentando integrar as abordagens parciais de outros ensinamentos. O mais promissor a esse respeito é considerado uma abordagem sistemática ao gerenciamento.
Gerir uma empresa com base numa análise da situação do mercado pressupõe que o chefe do pensamento situacional tenha a capacidade de se concentrar em tarefas específicas e procurar as suas soluções. Nesse caso, o gerente não deve prejudicar a implementação dos objetivos estratégicos da empresa. Isso combina abordagens situacionais e sistêmicas ao gerenciamento corporativo.
Também é surpreendente que os teóricos da administração, já nos anos 1920, disseram que a situação governa tudo. Um conhecido adepto e criador da teoria das organizações, Mary Parker Follet argumentou que "situações diferentes requerem conhecimento diferente".
Metodologia de Gerenciamento de Situação
Especialistas no campo da gestão situacional consideram a experiência acumulada e a eficácia da tomada de decisão por outros gerentes em condições semelhantes. A metodologia em si é um processo de quatro etapas.
Primeiro, o gerente deve estar familiarizado com ferramentas de gerenciamento eficazes. Ele precisa entender a teoria do comportamento de subordinados e consumidores, conhecer os fundamentos da análise do sistema, para poder identificar os fatores mais significativos (dentro e fora da empresa), para monitorar o progresso das tarefas.
Em segundo lugar, o gestor precisa ser capaz de prever o desenvolvimento da situação, dependendo da decisão tomada e ser capaz de considerar várias soluções alternativas ao mesmo tempo. Como todas as abordagens modernas de gerenciamento têm lados positivos e negativos, essa habilidade é a mais valiosa para o líder.
Em terceiro lugar, é necessário ser capaz de identificar corretamente relações causais entre eventos. Somente uma avaliação adequada da situação fará a decisão gerencial correta. Infelizmente, essa habilidade só vem com experiência.
E finalmente, em quarto lugar, essa abordagem ao gerenciamento requer a capacidade de vincular vários métodos de influenciar as atividades da empresa. É necessário construir um programa de ação que daria um efeito negativo mínimo (ou seja,não implicaria mudanças negativas em outros fatores) nas circunstâncias existentes.
Variáveis
Tal abordagem para o gerenciamento é eficaz somente se o gerente é capaz de determinar e avaliar corretamente e eficientemente as variáveis da situação atual e o grau de seu impacto na empresa. Se a situação pode ser analisada, então há muito pouco espaço para todos os tipos de conjecturas e o uso do método de “tentativa e erro”.
É por isso que os teóricos desta técnica distinguem a experiência e a experiência do líder como os elementos mais importantes do sucesso da empresa. Somente nos últimos anos, estudos nos permitiram destacar algumas variáveis situacionais que afetam significativamente a tomada de decisão gerencial.
No entanto, é impossível determinar todas as variáveis (e especialmente o grau de impacto delas na situação). Tudo, desde o temperamento e humor de cada funcionário da empresa e terminando com mudanças geopolíticas no mundo, pode, em um grau ou outro, afetar a exatidão da decisão. Profissionais experientes consideram duas categorias de fatores:
1) ter um impacto direto na empresa;
2) potencial.
Gerenciamento do sistema
Todas as abordagens de gerenciamento organizacional se concentram em um aspecto do negócio. E isso é culpa deles. Afinal, a eficácia do manejo depende de muitos fatores. O desenvolvimento de todas as escolas de gestão permitiu aos gestores verificar a integridade do sistema organizacional, a importância das interconexões entre departamentos individuais e a unidade da empresa e do mundo exterior.
É por isso que os teóricos de gerenciamento de sistemas procuram integrar elementos de diferentes abordagens de gerenciamento. Pela primeira vez, eles começaram a falar sobre a necessidade de considerar a gestão como um processo contínuo e único em meados do século XX. E desde então, uma abordagem sistemática da administração tornou-se mais popular a cada ano.
Conceito
A ideia de considerar a organização como um sistema chegou à administração das ciências exatas. Para entender as idéias básicas desta escola, é necessário determinar o que é um sistema em geral.
Um sistema é um todo composto de elementos desiguais, mas interconectados; cada um desses elementos contribui para a descrição e as propriedades do todo. Organizações são também sistemas compostos de pessoas (pessoal), tecnologia, equipamentos, finanças, etc. Devido à interação de pessoas e máquinas, as empresas são classificadas como sistemas sociotécnicos. Nesse caso, abordagens de gerenciamento de pessoal devem ser desenvolvidas por cada organização de forma independente, uma vez que a compatibilidade psicológica dos funcionários é tão importante quanto a disponibilidade de equipamentos caros ou de tecnologia moderna.
Tipos de sistemas
A teoria distingue dois tipos diferentes de sistemas - aberto e fechado. Fechado é estritamente limitado e praticamente independente do mundo exterior. Um exemplo notável de tal sistema é o relógio. Entre as empresas, praticamente não há sistemas completamente fechados.
Mais frequentemente nos deparamos com sistemas abertos. Eles são caracterizados pelo fato de que eles interagem ativamente com o mundo. Tais sistemas precisam de energia, informação, materiais e recursos (físicos, financeiros e humanos). Tudo isso é encontrado no ambiente externo. Além disso, os sistemas abertos podem se adaptar às condições em constante mudança. Este é um pré-requisito para a longa vida útil de um sistema aberto.
Subsistema
Nós já lembramos que o sistema consiste em elementos. Na maioria das vezes, cada componente é em si um sistema. Para simplificar a compreensão, eles são chamados de subsistemas. A divisão da organização em tais seções é muito importante, especialmente quando é necessário desenvolver abordagens para gestão de qualidade. Afinal, uma falha na operação de um subsistema levará à adoção de decisões errôneas no próprio sistema.Portanto, o mau funcionamento do trabalho, mesmo na menor estrutura, pode afetar o resultado de todas as atividades de produção.
É o entendimento de que a empresa é um sistema aberto composto complexo que explica por que é impossível aplicar incondicionalmente os postulados de qualquer escola de administração para um gerenciamento eficaz. Afinal, cada um deles se concentrava em um único subsistema. Assim, a escola de administração científica estuda os subsistemas técnicos e o behaviorismo lida com o lado social do trabalho da organização.
Pesquisadores modernos argumentam que o sucesso da empresa é determinado por fatores ambientais. Eles predeterminam as condições e capacidades da empresa. E somente depois de estudar o estado de coisas no ambiente externo, o gerente pode escolher a solução mais racional e efetiva para o problema.
Organização é um sistema aberto
A organização pode ser considerada como um tipo de máquina ou combinar. Selecionando e misturando componentes (informações ambientais, tecnologia, pessoal, equipamentos, etc.), a empresa os processa em um produto final e os coloca no mercado. Na verdade, informações, pessoas, capital e materiais são chamados de insumos da organização. E os bens e serviços produzidos são chamados de saída da organização.
Se o processo de gerenciamento corporativo estiver organizado corretamente, durante o processamento de recursos, o valor agregado será formado. Como resultado, além dos bens na produção da organização, há lucro, crescimento do mercado, crescimento da produção (devido ao aumento das vendas).
É assim que as abordagens modernas de gerenciamento básico se parecem. Repetimos mais uma vez: não existe um estilo de gerenciamento correto, assim como não pode haver uma decisão correta de um gerente. O ritmo da transferência de informações e o desenvolvimento do ambiente moderno é tão grande que o líder só pode procurar as soluções menos "prejudiciais". Ou seja, aqueles que não acarretam grandes flutuações no estado do ambiente externo e interno da empresa.
