Comunicação empresarial: conceito, tipos e características

Comunicação no sentido geral é uma troca de informações entre pessoas ou seus grupos. Existem comunicações empresariais interpessoais, sociais (função funcional). O assunto da nossa conversa será o último ponto de vista.

O que é isso

A comunicação empresarial é uma interação no campo das relações oficiais, cuja finalidade é resolver problemas específicos, alcançar determinados resultados e otimizar qualquer atividade. Além disso, cada participante tem seu próprio status - chefe, subordinado, colegas, parceiros.

Se a comunicação ocorre entre pessoas que estão em diferentes etapas da carreira (líder e performer), então há uma relação vertical, isto é, relações subordinadas. Se a interação é baseada nos princípios de cooperação igual, então esta é uma relação horizontal.

É comunicação empresarial que uma pessoa realiza diariamente no trabalho, na universidade, em escolas, instituições oficiais. Esta é a comunicação de professores e alunos, superiores e subordinados, colegas, parceiros e concorrentes.

Depende de quão bem o interlocutor está familiarizado com as regras, formas e métodos de tais comunicações, se ele será capaz de alcançar seu objetivo. Os parceiros devem falar a mesma língua (literal e figurativamente), entender uns aos outros, ter uma experiência social comum.

Termos de Comunicação Empresarial

Para que a comunicação empresarial seja eficaz, várias condições devem ser observadas:

1. A comunicação deve ter um objetivo compreensível, em cuja realização todas as pessoas envolvidas no processo estão interessadas. Por exemplo, trabalho em rede, conclusão de um acordo, coordenação de um evento, desenvolvimento de condições para cooperação, etc.
2. Os participantes devem entrar em contato uns com os outros, independentemente de gostos e desgostos.
3. Conformidade obrigatória etiqueta comercial subordinação, cargos, restrições formais.

As restrições formais são entendidas como vários regulamentos, rotinas e protocolos, bem como a necessidade banal de controlar o poder das próprias emoções e respeitar o interlocutor.

Além disso, o líder ou outro participante tão interessado quanto possível deve certificar-se de que a comunicação comercial é gerenciável. É necessário motivar os participantes a encontrar uma solução, caso contrário, eles serão apenas observadores passivos da reunião que não oferecem idéias.

Formas de comunicação empresarial

As duas principais formas de comunicação são comunicação de contato (direta) e indireta (indireta).

No primeiro caso, os interlocutores se comunicam face a face e têm a oportunidade de avaliar o comportamento não verbal do outro, portanto a efetividade de tal contato é maior. No segundo caso, a interação ocorre usando qualquer meio de comunicação - telefone, cartas, etc.

Mais especificamente, as formas mais comuns de comunicação empresarial são:

1. Reunião.
2. Apresentação
3. Conversa de negócios.
4. Negociações
5. Conversas telefônicas.
6. Troca de documentos comerciais oficiais (requerimento, contrato, procuração, memorando).
7. Consulta
8. Entrevista
9. Falar em público, conferências.

Por sua vez, usando formas separadas de comunicação empresarial, os participantes podem adotar uma abordagem de confronto ou parceria. A primeira opção é um confronto: cada lado pretende vencer. Uma abordagem de parceria envolve encontrar uma solução que seja aceitável para todos os participantes.

Estágios

Apesar do fato de que os tipos de comunicações empresariais são diferentes, eles são quase sempre caracterizados por várias etapas:

1. Preparação Isso é estabelecer metas, metas, coletar e analisar informações, determinando uma estratégia para o comportamento. Afinal, uma reunião de negócios ou negociações não são organizadas para conversar “sobre nada” e descobrir como estão as coisas na vida pessoal dos interlocutores.
2. Planejamento A reunião pode ser realizada espontaneamente, mas acredita-se ainda que o profissional deve ter um plano claro: o que ele dirá, como argumentar, o que exatamente ele deseja obter do outro lado.
3. Discussão - discussão de idéias, sugestões, encontrar pontos comuns de interesse, tomar uma decisão conjunta.

Este esquema é mais relevante para as negociações. Outros tipos de comunicação podem não incluir todos os estágios. Um telefonema "frio" ou instruções de emissão, por exemplo, podem não envolver qualquer discussão.

Estilos de Comunicação Empresarial

Aloque não apenas tipos de comunicações empresariais, mas também estilos. Quando se trata de interação profissional, os seguintes são os mais usados:

1. Negócios formais Por sua vez, tem um sublime administrativo-clerical, legislativo e diplomático. Conversas de negócios são caracterizadas por clichês de fala e certas formas comunicativas.
2. Científico Utilizado na elaboração de relatórios, palestras em seminários e palestras.
3. Jornalístico. Isso inclui qualquer desempenho em público, inclusive por meio da mídia.
4. Casa de conversação. As relações informais também ocorrem no ambiente profissional e são incentivadas em empresas individuais. Colegas nem sempre se comunicam exclusivamente com a ajuda de memorandos. No entanto, você precisa entender onde esse estilo é apropriado e onde não.

Recursos de comunicação empresarial

Por que a comunicação comercial exige preparação preliminar para comunicação prévia? Em primeiro lugar, as pessoas não passam apenas seu tempo pessoal e de trabalho em reuniões oficiais, e ninguém quer esperar até que o iniciador reúna seus pensamentos. Em segundo lugar, o segundo lado nem sempre está interessado em qualquer tipo de interação ou está preparado para cooperar, mas vê isso de uma maneira completamente diferente.

Como você sabe, não haverá segunda chance para uma primeira impressão. Você precisa ser capaz de fazer contato para que todos os participantes tenham o clima de discussão. Se o outro lado inicialmente não planejava trabalhar em conjunto, você deveria pelo menos interessar ao interlocutor e marcar uma reunião com ele em um horário mais conveniente.

No nível internacional, há especificidades da comunicação empresarial, porque diferentes características culturais podem interferir muito no curso das negociações. Por exemplo, os americanos estão acostumados a chegar a uma reunião a tempo e depois de uma breve saudação para começar a trabalhar. Os árabes também são pontuais, mas começam uma conversa de negócios de longe, discutindo primeiro sobre natureza, clima, comida. O italiano não vê nada de terrível em estar atrasado para uma reunião e também não inicia imediatamente uma discussão de negócios. E os japoneses evitarão um olhar direto durante uma conversa.

Assim, aprendemos o que é comunicação empresarial, quais são suas características, quais formas, tipos e estilos são característicos dela.