Jenis dokumen dan klasifikasi mereka

Pelbagai jenis dokumen digunakan dalam pelbagai bidang aktiviti warga dan entiti undang-undang. Penyusunan, penyimpanan, peredaran dan penggunaan sekuriti adalah subjek kajian disiplin seperti kerja kertas. Mari kita pertimbangkan lagi jenis dokumen yang wujud.

Penyimpanan Rekod: Umum

Sokongan dokumentasi adalah kawasan khusus aktiviti, yang terdiri dalam reka bentuk, penyediaan, penyimpanan dan pemprosesan dokumen. Ketepatan dan ketepatan masa untuk membuat keputusan pengurusan penting bergantung pada bagaimana kertas kelihatan dan maklumat di dalamnya, bagaimana organisasi bekerja dengannya dijalankan. Dokumentasi mencerminkan dan mengambil kira aktiviti syarikat, perusahaan, firma. Dalam hal ini, kerja kertas ditetapkan oleh undang-undang. Apabila menjalankan audit, kertas-kertas di mana aktiviti-aktiviti perusahaan direkodkan terutamanya didedahkan.

Bidang utama kerja pejabat

Pada peringkat ini, aktiviti ini termasuk:

• Memastikan penciptaan kertas yang betul dan tepat pada masanya.
• Pertubuhan kerja dengan perbuatan (pemindahan, penerimaan, perakaunan, pemprosesan, penyimpanan, kawalan, sistematisasi, pendaftaran, pemusnahan, penyediaan untuk pengarkiban).

Peraturan teknologi pejabat dilakukan dalam beberapa arah:

• Standardisasi.
• Peraturan perundangan.
• Pembangunan tindakan undang-undang, metodologi dan undang-undang tindakan nasional.

Untuk menganjurkan dan mengendalikan kerja pejabat, pengetahuan profesional dan kemahiran khusus diperlukan. Sehubungan ini, untuk pelaksanaan kerja ini di institusi dan perusahaan membentuk unit yang sesuai (jabatan, perkhidmatan). Di dalam syarikat-syarikat kecil, setiausaha terlibat dalam kerja perkeranian; pekerja yang diberi kuasa oleh pengurus bertanggungjawab atas keadaan sekuriti syarikat. Tempat tertentu perlu disediakan untuk setiap kumpulan dokumen. Sebagai peraturan, mereka disimpan dalam kabinet tahan api. Sekatan tatatertib boleh dikenakan ke atas pegawai untuk dokumentasi yang tidak sesuai.

Rangka perundangan

Undang-undang Persekutuan yang mentadbir maklumat dan perlindungannya, kewajipan untuk mendokumentasikan maklumat adalah tetap dan beberapa definisi asas ditubuhkan. Tindakan normatif ini juga mengawal hubungan yang timbul semasa penciptaan dan penerapan teknologi maklumat selanjutnya. Dokumentasi juga diperlukan oleh undang-undang lain. Khususnya, Kod Awam menentukan asas undang-undang untuk aktiviti entiti undang-undang dan prosedur untuk aliran kerja mereka. Kod Cukai telah menetapkan dokumen cukai standard. Dengan bantuan mereka, rekod disimpan dalam aktiviti komersil syarikat dan individu, ketepatan masa pengurangan yuran untuk belanjawan. Undang-undang juga menubuhkan dokumen sampel. Oleh itu, dalam Kod Awam ada keperluan untuk komposisi perjanjian konstituen, piagam, kuasa wakil, dan sebagainya. Tindakan pengawalseliaan membentuk bentuk dokumen yang dihantar dalam pelbagai cara (melalui pos, faks, melalui Internet).

Dokumen Rusia

Sistem pentadbiran pengurusan pejabat termasuk klasifikasi pelbagai peringkat. Jenis-jenis jenis dokumen berikut dibezakan:

1. Organisasi dan pentadbiran. Kategori ini termasuk protokol, keputusan, piagam, perintah, arahan, peraturan.
2. Rujukan dan maklumat. Kumpulan ini termasuk perbuatan, sijil, telegram, memo, surat dan sebagainya.
3. Dari segi kakitangan. Dalam kategori ini adalah buku kerja, kenyataan, kontrak, ciri, pesanan dan banyak lagi.

Juga membezakan bentuk dokumen seperti:

• Corak.
• Disesuaikan.
• Biasa (dokumen sampel).

Klasifikasi lain

Bergantung pada kandungan kertas, mereka boleh menjadi mudah atau rumit. Selaras dengan asal usul, peribadi dan rasmi dibezakan, di tempat pengangkatan - luaran dan dalaman. Jenis dokumen berbeza dari segi penyimpanan: secara berterusan, lebih kurang dari sepuluh tahun. Bergantung kepada publisiti, kertas boleh dikelaskan dan rahsia (Rahsia Rahsia, sulit). Jenis-jenis dokumen dibezakan dengan kaedah penetapan: bunyi, grafik, mesin dan tulisan tangan, bahan filem foto.

Kertas juga boleh menjadi segera atau tidak penting. Selaras dengan peringkat, ekstrak, draf, asal (asal), salinan dibezakan. Dokumen negara diguna pakai dalam kategori berasingan. Di bawah undang-undang semasa, badan yang diberi kuasa mengeluarkan arahan, arahan, perintah, dekri, perintah, keputusan, dekri.

Dokumen utama

Ini termasuk kertas kerja yang mengandungi maklumat awal yang diperoleh semasa pembangunan, penyelidikan, pemerhatian dan aktiviti manusia yang lain. Dokumen utama dalam perakaunan dikumpulkan semasa transaksi perniagaan. Mereka bertindak sebagai bukti fakta. Dokumen sumber termasuk, misalnya, tindakan, sijil, waran, invois, dan sebagainya. Borang bersatu diluluskan untuk kebanyakan mereka. Sebagai contoh, bentuk khas sekuriti bagi aset tetap, perdagangan, buruh, penempatan tunai telah ditubuhkan. Sekiranya tiada bentuk bersatu untuk mana-mana dokumen, syarikat itu mengembangkan bentuknya sendiri. Walau bagaimanapun, dalam mana-mana hal, butir-butir berikut mesti ada di dalamnya:

1. Nama itu.
2. Tarikh penyusunan.
3. Nama organisasi.
4. Intipati isi rumah. operasi.
5. Meter
6. Senarai pekerja yang bertanggungjawab.
7. Tandatangan peribadi orang yang diberi kuasa.

Kerja perkeranian

Di arah pemimpin syarikat dan inisiatif ketua jabatan, pelbagai peruntukan telah dibangunkan. Kumpulan dokumen ini termasuk tindakan individu dan standard. Kandungan yang pertama melibatkan unit pengurusan, bengkel, jabatan yang termasuk dalam struktur organisasi perusahaan. Dokumen standard berkaitan dengan bengkel pengeluaran utama. Peraturan draf itu disediakan oleh kontraktor, yang dipersetujui dengan jabatan undang-undang organisasi. Dalam kes komen atau bantahan, mereka hendaklah dinyatakan dalam dokumen berasingan atau dalam salinan kedua. Perbuatan pentadbiran utama di perusahaan adalah perintah ketua. Melalui dokumen ini, aktiviti, arahan dan keputusan organisasi, pelbagai aktiviti, hasil audit, hasil kerja dan sebagainya boleh dirasmikan.

Memo Merupakan kertas di mana sebarang soalan atau fakta, cadangan atau kesimpulan dinyatakan. Dia boleh dihantar ke ketua syarikat atau organisasi yang lebih tinggi. Memo - Ini adalah jenis surat, salah satu bentuk surat-menyurat dalaman di perusahaan. Dia dihantar dari unit struktur kepada mana-mana penerima organisasi, kecuali pengurusan langsung. Memo boleh dihantar secara khusus oleh mana-mana pegawai syarikat. Dokumen-dokumen ini mempunyai sifat pelaporan, proaktif atau maklumat. Nota penjelasan - kertas kerja yang menerangkan kandungan peruntukan spesifik akta utama (laporan, program, rancangan) atau menjelaskan sebab-sebab pelanggaran disiplin atau tidak melaksanakan perintah.

Arahan

Dokumen-dokumen ini dibahagikan kepada dua kumpulan. Termasuk dalam kategori pertama mengawal pelaksanaan proses tertentu di mana jabatan, pegawai dan sebagainya turut serta. Deskripsi kerja menentukan tugas, hak, fungsi dan tanggungjawab pekerja tertentu.Dokumen-dokumen ini boleh menjelaskan prosedur yang sesuai dengan keperluan undang-undang dan perintah (perintah, keputusan, dan sebagainya). Deskripsi pekerjaan boleh menjadi kesahihan kekal atau khusus. Dokumen kekal, bagaimanapun, adalah tertakluk kepada semakan dan pengesahan sekali setiap 3-5 tahun.