Peraturan pejabat baru

Peraturan kerja pejabat di persekutuan badan eksekutif pihak berkuasa tidak melanjutkan kerja dengan tindakan yang mengandung rahsia negara. Berdasarkan keperluan, struktur yang diberi kuasa membangunkan garis panduan untuk mengisi, menyelenggara, dan menyimpan kertas. Apabila meluluskan peraturan kerja pejabat, mereka diselaraskan dengan kepimpinan arkib negeri.

Buat Kisah

Peraturan pekerjaan perkeranian di badan-badan eksekutif persekutuan menetapkan bahawa struktur ini boleh menggunakan borang khas, lembar kertas standard dalam format A5 atau A4. Pembuatan perbuatan dalam bentuk elektronik dibenarkan. Tidak kira bentuknya, dokumen itu mesti mengandungi butir-butir yang diperlukan, yang terletak dalam cara yang ditetapkan. Borang dibangunkan mengikut ejaan sudut atau panjangnya. Dalam kes pertama, butirannya terletak di sudut atas di sebelah kiri helaian. Dengan kaedah membujur, mereka diletakkan di tengah-tengah borang di atas. Peraturan kerja kertas kerja dalam kertas kerja membenarkan penggunaan templat dalam penyediaan tindakan elektronik. Inden hendaklah disediakan pada setiap helaian: sekurang-kurangnya 20 mm di sebelah kiri, sekurang-kurangnya 10 mm di sebelah kanan, dan 20 mm di bahagian atas dan bawah. Template elektronik dan borang sampel mesti diluluskan oleh ketua pihak berkuasa persekutuan eksekutif.

Syarat-syarat

Kaedah-kaedah kerja kertas dalam kertas kerja menentukan bahawa perbuatan mesti dihadiri oleh:

1. Lambang Negeri Rusia.
2. Nama struktur yang membentuk perbuatan itu.
3. Nama unit struktur.
4. Nama jawatan orang yang diberi kuasa membuat dokumen itu.
5. Maklumat rujukan tentang struktur.
6. Nama jenis dokumen.
7. Tarikh penyusunan.
8. Nombor pendaftaran.
9. Paut kepada data tindakan masuk.
10. Tempat penerbitan (kompilasi).
11. Bar untuk menyekat akses kepada kandungan.
12. Destinasi
13. Keberanian kelulusan.
14. Resolusi (arahan untuk pelaksanaan akta itu).
15. Teks
16. Tanda Rujukan.
17. Rakam mengenai aplikasi itu.
18. Tandatangan (nota tanda tangan elektronik).
19. Vulture atas kelulusan.
20. Visa
21. Cetak lokasi.
22. Rekod artis.
23. Nota mengenai pelaksanaan perbuatan dan menghantarnya kepada perniagaan.
24. Rekod penerimaan dokumen itu.
25. Pautan ke perbuatan itu.

Susunan butir-butirnya hendaklah dibuat mengikut jenis dan tujuan akta itu. Peraturan umum kertas kerja menentukan bahawa kelulusan kertas itu diperakui oleh visa pekerja yang diberi kuasa. Peruntukan ini terpakai kepada tindakan dalaman struktur. Penyelarasan dokumen yang disediakan di institusi eksekutif persekutuan dengan badan negara lain disahkan dengan setem, protokol atau surat tandatangan.

Penghantaran, penerimaan dan pendaftaran perbuatan

Dalam kerja perkeranian badan-badan persekutuan eksekutif, kertas-kertas berikut digunakan:

1. Peti masuk
2. Dihantar.
3. Dalaman

Menghantar dan penyampaian tindakan dilakukan menggunakan telekomunikasi, mel, perkhidmatan kurier. Peraturan umum kerja kertas menetapkan pemprosesan awal kertas masuk. Selepas itu, pendaftaran dan pertimbangan awal perbuatan dilakukan untuk dipindahkan ke pengurusan mereka. Pemprosesan awal sekuriti termasuk pengesahan penghantaran yang betul, ketersediaan dokumentasi dan aplikasi. Tuan rumah pakar juga menyusun sijil untuk dan tidak tertakluk kepada pendaftaran. Yang terakhir ini dilakukan pada hari penerimaan, penyediaan (menandatangani atau kelulusan) atau pada hari berikutnya (hari bekerja), melainkan dinyatakan sebaliknya oleh undang-undang.

Pindahan ke unit struktur

Peraturan-peraturan bagi kerja perkeranian di pihak berkuasa persekutuan menyatakan bahawa tindakan selepas pendaftaran hendaklah dikemukakan kepada pihak pengurusan untuk dipertimbangkan. Walau bagaimanapun, dibenarkan untuk menghantar sekuriti kepada pegawai lain. Ini memerlukan penerbitan keputusan yang berkaitan oleh ketua. Dokumen atau salinan mereka dengan resolusi (arahan untuk pelaksanaan) mesti dipindahkan kepada orang yang bertanggungjawab oleh perkhidmatan pengurusan pejabat. Tindakan asal dihantar kepada unit struktur di mana pelaksanaannya diamanahkan. Sekiranya beberapa jabatan bertindak sebagai penghibur, asalnya dipindahkan kepada yang bertanggungjawab dari mereka, sementara yang lain menerima salinan. Jika unit yang diberi kuasa mempunyai akses kepada salinan elektronik, akta asal itu boleh kekal dalam perkhidmatan pendaftaran, jika ini dinyatakan dalam Peraturan-Peraturan yang berkaitan.

Menyerahkan Akta

Selepas menandatangani oleh ketua badan eksekutif atau pekerja lain yang diberi kuasa, dokumen itu dipindahkan kepada kakitangan jabatan pejabat. Yang terakhir menjalankan pendaftaran dan penghantaran mereka. Peraturan pekerjaan perkeranian di badan eksekutif memaksa pekerja untuk mengesahkan ketepatan kompilasi, kesempurnaan, dan kesesuaian jumlah salinan ke senarai milis. Perbuatan yang tidak betul mesti dikembalikan kepada unit yang bertanggungjawab untuk pelaksanaannya. Kertas jika tiada pelanggaran mesti dihantar pada hari pendaftaran atau hari berikutnya (hari bekerja). Pemindahan dokumen dari satu unit struktur kepada yang lain dilakukan melalui jabatan pejabat.

Ciri Perakaunan

Peraturan dasar kerja pejabat termasuk prosedur untuk meringkas maklumat tentang tindakan yang masuk, dibuat, dan dikirim. Analisis dan sistematisasi maklumat dilakukan oleh jabatan yang bertanggungjawab. Laporan disediakan kepada ketua badan eksekutif mengikut cara yang ditentukan olehnya. Untuk merakam dan mencari tindakan dalam pangkalan data elektronik, maklumat mandatori mengenai perbuatan itu digunakan, mengikut lampiran. Ia dibenarkan untuk menggunakan data tambahan.

Dana Dokumentari

Ia terbentuk daripada perbuatan yang digunakan dalam kerja struktur negeri. Badan persekutuan eksekutif, dalam persetujuan dengan jabatan arkib, mengembangkan dan meluluskan senarai kertas kerja yang dibuat semasa karyanya, serta fungsi lembaga bawahannya. Lebih-lebih lagi, bagi setiap tindakan, tempoh penyimpanan ditunjukkan. Badan eksekutif juga sedang membangun template album untuk bentuk bersatu, dokumen yang dihasilkan. Pekerja yang bertanggungjawab untuk aktiviti ini menyelaraskannya dengan ketua struktur. Kaedah-kaedah kerja kertas menetapkan pembentukan tatanama perbuatan. Pekerja yang bertanggungjawab mesti memastikan keselamatan, perakaunan dan pemindahan mereka ke arkib.

Tatanama

Kaedah-kaedah kertas kerja termasuk pembentukannya dalam tugas unit struktur pendaftaran. Nomenklatur:

1. Disusun berdasarkan maklumat perakaunan jabatan.
2. Diluluskan oleh ketua badan persekutuan eksekutif. Dalam kes ini, penyelarasan awal dengan suruhanjaya pakar perlu dijalankan. Kelulusan dijalankan tidak lewat dari akhir tempoh semasa. Tata kuasa ini mula berkuat kuasa dari awal tahun depan (dari 1 Januari).
3. Sekali setiap 5 tahun, ia diluluskan oleh Suruhanjaya Pemeriksa Pakar Arkib Negeri. Akta Kumpulan Wang Arkib yang dicipta semasa kerja dipindahkan ke dalamnya untuk simpanan kekal.
4. Apabila mengubah struktur atau fungsi pihak berkuasa persekutuan pihak berkuasa perlu dipersetujui dengan komisi pakar.

Nama-nama bahagian tatanama adalah nama-nama unit struktur.

Spesifikasi simpanan

Dalam pembentukan kes, mereka diedarkan bergantung pada tempoh kandungan dalam arkib. Terdapat kategori storan kekal dan sementara.Peraturan pengurusan kakitangan menyediakan tempoh lebih daripada 10 tahun untuk kertas kerja kakitangan. Tempoh penyimpanan sementara mungkin kurang daripada nilai yang ditentukan. Kes-kes dari tarikh pembentukan mereka untuk pemindahan mereka ke arkib atau kemusnahan terkandung dalam unit struktur di tempat penyusunan. Kertas boleh dikeluarkan untuk kegunaan sementara kepada pekerja untuk tempoh yang ditetapkan oleh ketua institusi. Selepas tamat tempoh ini, mereka tertakluk kepada pulangan. Agensi-agensi kerajaan lain mengeluarkan tindakan mengikut permintaan bertulis mereka dengan kebenaran ketua badan persekutuan eksekutif atau timbalannya. Dalam kes yang luar biasa, penyingkiran sekuriti dari storan kekal dibenarkan. Pada masa yang sama, peraturan kerja pejabat kepada pihak berkuasa persekutuan menetapkan untuk meninggalkan salinan kertas yang diperakui dengan cara yang ditetapkan, serta tindakan atas sebab-sebab pengeluaran asal.

Mengarkibkan

Kes-kes yang sementara (lebih daripada 10 tahun) dan tempoh penyimpanan kekal hendaklah dihantar tidak lebih awal daripada setahun, tetapi tidak lewat daripada tiga tahun dari tarikh akhir perkeranian mereka. Pemindahan sekuriti dijalankan mengikut inventori. Kes-kes yang tempoh storan sementara kurang dari 10 tahun (inklusif) tidak dipindahkan ke arkib. Pada akhir tempoh tertentu, mereka tertakluk kepada kemusnahan. Asas penyusunan inventori adalah tatanama kes.

Ciri-ciri bekerja dengan tindakan elektronik

Peraturan pengurusan pejabat menetapkan bahawa penciptaan, pemprosesan dan penyimpanan maklumat dapat dilakukan dalam sistem maklumat struktur negara. Dalam kes ini, perbuatan elektronik mesti dibuat mengikut kehendak yang terpakai bagi akta kertas. Mereka juga mesti mempunyai butiran yang diperlukan, kecuali untuk Lambang Negeri Rusia. Komposisi tindakan elektronik ditentukan oleh senarai dokumen, reka bentuk, penyimpanan dan penggunaan berikutnya yang dilakukan secara eksklusif dalam bentuk digital ketika mengatur kerja internal struktur. Senarai ini sedang dibangunkan mengikut cadangan Arkib Negeri. Senarai perbuatan, kompilasi, penyimpanan dan penggunaan selanjutnya yang akan dilaksanakan dalam bentuk digital, diluluskan oleh ketua institusi itu dalam persetujuan dengan jabatan arkib.

Pemprosesan Akta Elektronik

Dokumen mesti ditandatangani oleh tandatangan digital yang disempurnakan oleh pegawai yang diberi kuasa. Menghantar dan menerima tindakan elektronik dijalankan oleh perkhidmatan pendaftaran institusi. Selepas penerimaan dokumen itu, perkhidmatan pengurusan pejabat mesti mengesahkan kesahihan tandatangan digital. Tindakan elektronik yang dimasukkan dalam sistem maklumat diberikan pendaftaran dan data pendaftaran. Mereka menyediakan pengurusan dokumen. Antara lain, ia termasuk pencarian, akses, penyimpanan, kawalan, penggunaan, dan sebagainya. Pendaftaran tindakan yang diterima di atas kertas dijalankan dengan pembentukan salinan elektronik. Nomenklatur menunjukkan bahawa kes itu sedang dijalankan dalam format digital. Ini ditunjukkan dalam tajuk atau dalam medan "Nota". Selepas pelaksanaan atau penghantaran, tindakan elektronik akan disimpan untuk tempoh yang ditetapkan untuk kes-kes yang serupa yang dilaksanakan di atas kertas. Pada akhir tempoh, maklumat yang terkandung dalam bentuk digital akan dimusnahkan.

Garis Panduan

Mereka diterangkan dalam arahan yang berkaitan. Peraturan dokumen berfungsi sebagai asas untuk pembangunan garis panduan dan tindakan lokal yang lain yang mengatur teknologi untuk bekerja dengan kertas di dalam institusi tersebut. Mereka menentukan teknik, prosedur untuk menyusun, prosedur untuk bekerja dengan data. Bertindak berdasarkan perintah pemerintah No. 477, Peraturan Penyelenggaraan Rekod ditetapkan untuk setiap struktur negara dengan tepat tindakan-tindakan lokal sedemikian.

Ciri-ciri Pembangunan

Apabila menyusun Cadangan Metodologi, peraturan semasa kerja pejabat Persekutuan Rusia diambil kira. Pegawai yang bertanggungjawab untuk pembangunan perlu dipandu oleh Peraturan Model dan menyelaraskan projek itu dengan institusi awam arkib. Selaras dengan GOST R ISO 15489-1-2007, mana-mana institusi mesti menentukan dan menetapkan peraturan dalaman kerja pejabat. Matlamat mereka adalah pembentukan sistem pengurusan dengan tindakan yang boleh dipercayai, sahih dan berguna yang boleh menyokong aktiviti perniagaan dalam tempoh masa yang diperlukan.

Kandungan cadangan

Struktur teks tidak dikawal oleh peraturan kepentingan intersectoral. Biasanya, cadangan termasuk peruntukan umum, bahagian topik, dan lampiran. Dalam blok pertama, tentukan:

1. Skop cadangan. Sebagai contoh: "Arahan ini terpakai kepada semua dokumentasi institusi."
2. Tanggungjawab untuk ketidakpatuhan.
3. Unit dengan tanggungjawab untuk memastikan prosedur seragam untuk membuat tindakan dan bekerjasama dengan mereka semua jabatan lain.
4. Rangka kerja pengawalseliaan.

Seksyen

Biasanya mereka bermula dengan peraturan mengatur kertas kerja. Bahagian ini menyediakan klasifikasi tindakan yang digunakan dalam pelaksanaan maklumat, pentadbiran dan aktiviti lain dalam institusi tersebut. Perenggan berikut mengenal pasti keperluan kertas utama. Setiap peraturan pengurusan pejabat ditubuhkan oleh perenggan yang berasingan. Ini juga merangkumi prosedur untuk melihat, menyelaraskan, menandatangani. Peraturan juga ditetapkan dalam blok ini:

1. Pendaftaran dan pengesahan salinan (permohonan).
2. Penggunaan dan penyimpanan setem, bentuk, meterai.
3. Bekerja dengan tindakan orang yang bertanggungjawab untuk pelaksanaannya.

Item lain mungkin terdapat di bahagian ini. Sebagai contoh, kandungan boleh diperluaskan untuk menyertakan penyediaan perbuatan struktur kolektif, ketua timbalan, dan lain-lain. Dalam bahagian "Pengurusan Dokumen" menentukan:

1. Prosedur yang sesuai dengan penerimaan, pemprosesan dan pengedaran tindakan masuk dilakukan.
2. Peraturan pengangkutan dan pemindahan dari satu unit ke unit lain.
3. Contoh utama pergerakan perbuatan.
4. Kaedah untuk menyediakan dan menghantar dokumentasi keluar.
5. Prosedur untuk merekodkan jumlah perbuatan.

Seksyen "Pendaftaran" menetapkan:

1. Peraturan mengikut tindakan yang masuk, dalaman dan keluar diberikan nombor.
2. Kaedah, borang dan tarikh akhir pendaftaran.
3. Prosedur untuk tindakan pengindeksan.

Dalam seksyen "Kerja rujuk" ditetapkan:

1. Prinsip pembentukan sistem rujukan dalam institusi.
2. Penerangan kabinet fail, pangkalan data dan sumber lain.
3. Teknologi untuk pelaksanaan aktiviti pengambilan maklumat.

Seksyen "Kawalan ke atas pelaksanaan dokumen" mentakrifkan:

1. Jenis tindakan yang tertakluk kepada pengesahan mandatori.
2. Prosedur mengikut dokumen mana yang terkawal.
3. Kaedah untuk pelaksanaan pemeriksaan. Bentuk kad, penggunaan tanda khas dan sebagainya boleh diterangkan di sini.
4. Tanggungjawab penghibur.
5. Tarikh akhir yang tipikal untuk pelaksanaan perbuatan.
6. Prosedur untuk menyusun maklumat kawalan.
7. Kaedah-kaedah mengikut mana pengurusan akan dimaklumkan tentang pemeriksaan yang dilakukan.

Bahagian "Penyimpanan dalam talian" merangkumi maklumat mengenai:

1. Prosedur untuk kandungan perbuatan. Ia dipasang untuk perkhidmatan pengurusan pejabat, dan untuk unit struktur lain.
2. Tanggungjawab pegawai tertentu untuk memastikan keselamatan tindakan.
3. Kaedah-kaedah yang sesuai dengan pembentukan beberapa jenis dokumen dalam perniagaan dijalankan.
4. Prosedur untuk pembangunan dan penggunaan tatanama yang berikutnya.
5. Kaedah-kaedah indeksasi dan sistematisasi kes-kes.

Dalam bahagian "Persediaan untuk penghantaran ke arkib" ditakrifkan:

1. Perintah peperiksaan.Khususnya, teknologi memilih dokumentasi untuk penyimpanan dan kemusnahan berikutnya diterangkan.
2. Prosedur untuk menyediakan tindakan untuk pengarkiban.
3. Keperluan untuk reka bentuk dan perihalan kes yang dipindahkan.
4. Prosedur mengikut mana yang bertanggungjawab menghantar dan menerima perbuatan.

Bergantung pada teknologi yang diterima pakai, spesifik aktiviti, keadaan kerja, komposisi bahagian-bahagian boleh ditambah dan diubah. Sebagai contoh, dalam pengajaran, anda boleh memasukkan blok yang menentukan prosedur untuk bekerja dengan rayuan warga negara, bertindak dengan skop terhad, sokongan teknikal untuk latihan (trik, percetakan, rakaman bunyi, dan sebagainya).

Permohonan

Mereka harus memasukkan maksimum bahan rujukan dan ilustrasi. Ia mesti sistematis mengikut susunan bahagian. Di Lampiran terdapat skim aliran dokumen, contoh setem dan anjing laut, bentuk contoh, pelaksanaan jenis tindakan tertentu, senarai dokumentasi terkawal, bentuk perakaunannya, dan sebagainya.

Kesimpulannya

Peraturan rasmi kerja pejabat semasa membenarkan prosedur yang jelas untuk bekerja dengan tindakan yang berbeza yang digunakan dalam badan eksekutif kerajaan persekutuan, serta di institusi negara lain. Mereka menubuhkan keperluan utama untuk pekerja yang bertanggungjawab untuk menyusun dan mendaftarkan, menerima dan menghantar kertas kerja. Kaedah-kaedah juga menentukan prosedur untuk bekerja dengan bentuk elektronik dokumen, pangkalan data maklumat. Setiap institusi spesifik menyatakan mereka, membangunkan dokumen tempatan. Memandangkan salah seorang daripadanya adalah arahan atas kertas kerja. Ia harus mencerminkan keseluruhan proses bekerja dengan tindakan, operasi teknologi yang terletak di urutan logik. Arahan mengawal aktiviti bukan sahaja perkhidmatan pejabat. Oleh kerana perbuatan dipindahkan di antara bahagian struktur, pekerja mereka juga harus dibiasakan dengan prosedur yang ditetapkan. Pengembangan dokumen pengawalseliaan tempatan dijalankan oleh perkhidmatan pengurusan pejabat. Pada masa yang sama, pekerja arkib dan jabatan undang-undang mengambil bahagian dalam proses itu. Draf itu hendaklah dipersetujui dan ditandatangani oleh ketua institusi. Bos mengeluarkan pesanan mengikut arahan yang berkuatkuasa. Dalam semua unit struktur, ia harus digunakan sebagai tindakan normatif. Selain itu, peruntukannya harus jelas dan jelas digubal untuk pekerja. Ia adalah selaras dengan peruntukan dan keperluannya bahawa institusi akan menyusun, mendaftarkan dan mengedarkan dokumen.