Jenis dokumen. Dokumen: konsep dan jenis

Dokumen adalah objek nyata yang mengandungi maklumat tertentu. Perkataan ini mempunyai akar Latin dan diterjemahkan sebagai "bukti, contoh, bukti." Marilah kita pertimbangkan lagi apa jenis dokumen.

Terminologi

Perundangan mengandungi definisi dokumen. Menurutnya, ia adalah medium maklumat yang direkodkan di dalamnya dalam bentuk teks, imej, rakaman bunyi, atau gabungannya. Hampir semua jenis dokumen mempunyai butirannya sendiri. Dengan unsur-unsur ini, anda boleh mengenal pasti media. Ia digunakan untuk memindahkan maklumat dalam ruang dan masa untuk penyimpanan dan kegunaan berikutnya. Takrif ini mencirikan dokumen dalam erti kata sempit. Dalam erti kata yang luas, pelbagai objek boleh bertindak sebagai media penyimpanan sedemikian. Sebagai contoh, dokumen boleh dianggap sebagai buku, ukiran, dan sebagainya.

Ciri-ciri Utama

Pada masa ini, terdapat pelbagai jenis dokumen. Kesemuanya mempunyai ciri khas mereka sendiri, ciri tersendiri. Walau bagaimanapun, mereka semua bersatu dengan satu tujuan - mereka digunakan untuk menghantar apa-apa maklumat. Pengangkut maklumat yang paling penting dianggap sebagai dokumen warganegara. Mereka bertindak sebagai sijil untuk mengenal pasti seseorang atau orang lain, yang menunjukkan mereka dipunyai oleh mana-mana persatuan atau keupayaan untuk menjalankan satu atau aktiviti lain. Dalam sistem maklumat, di satu pihak, dokumen sebagai objek material dicirikan oleh kompleks nilai sifatnya (butiran, atribut), iaitu, metadatanya. Seiring dengan ini, kandungan maklumat yang ada dan yang ditetapkan di dalamnya dijelaskan. Ini biasanya dilakukan melalui indeks atau kod. Sebagai contoh, doktor, semasa mengisi dokumen perubatan tertentu, menggunakan kod dan bukan kata-kata.

Kerja perkeranian

Jenis dokumen yang berbeza mungkin melibatkan satu isu. Dalam beberapa kes, untuk memudahkan kerja dengan mereka, mereka digabungkan. Koleksi media yang didedikasikan untuk subjek tertentu dipanggil dokumentasi. Dalam proses pembuatan dan reka bentuknya, maklumat dicatatkan. Ia dijalankan mengikut peraturan tertentu. Ini benar terutamanya untuk kes-kes apabila dokumen-dokumen perusahaan diwujudkan. Organisasi mesti mempunyai orang yang akan merakam maklumat mengenai media. Mana-mana, termasuk dokumen umum syarikat, bertindak sebagai sumber maklumat ini atau itu.

Sekiranya peraturan yang ditetapkan tidak diikuti, maklumat penting mungkin hilang. Dalam proses dokumentasi, perlu mengambil kira piawai perundangan yang ada, mematuhi keperluan negara untuk menyusun dan memproses maklumat. Untuk keperluan pelaksanaan yang lebih lengkap, arahan dan peraturan khusus dikeluarkan, dan prosedur untuk kerja perkeranian ditetapkan. Oleh itu, dokumen perakaunan dilaksanakan mengikut PBU. Kaedah-Kaedah ini menetapkan keperluan asas untuk melaporkan kandungan. Untuk mempermudahkan kerja, borang dokumen yang diluluskan di peringkat kerajaan digunakan. Penggunaannya adalah wajib bagi semua organisasi yang beroperasi dalam pelbagai bidang.

Kelas Dokumen

Semua pembawa maklumat ini atau maklumat itu boleh dibahagikan mengikut pelbagai tanda. Jadi, secara asalnya, dokumen peribadi dan rasmi dibezakan. Yang pertama termasuk medium simpanan yang dicipta oleh seseorang di luar aktiviti profesionalnya. Dokumen peribadi termasuk surat-menyurat, buku harian, memoir, dan sebagainya. Mereka semua dicipta sebagai sebahagian daripada privasi seseorang.Dokumen rasmi adalah yang dikumpulkan, dilaksanakan dan diperakui mengikut cara yang sesuai oleh entiti individu atau undang-undang.

Dalam kategori ini, sekumpulan pembawa maklumat peribadi dibezakan. Ini termasuk, khususnya, dokumen yang membolehkan anda mengenal pasti seseorang (permit kediaman, pasport), mengesahkan pendidikan dan khusus anda (sijil, diploma), kekananan dan sebagainya. Perkhidmatan pejabat biasanya berfungsi dengan pembawa data rasmi. Kebanyakannya berkaitan dengan pengurusan. Mereka dicipta untuk melaksanakan fungsi dan tugas seperti perancangan, pembiayaan, perakaunan (dokumen perakaunan), perolehan, kawalan, dan sebagainya. Dalam aktiviti semasa syarikat, media perkhidmatan digunakan.

Kategori mengikut Kaedah

Bergantung kepada bagaimana maklumat itu direkodkan, dokumen-dokumen berikut diperuntukkan:

• Ditulis. Ini adalah medium teks, maklumat yang dicatatkan oleh pelbagai jenis huruf.
• Tulisan tangan. Maklumat dimasukkan dalam dokumen sedemikian dengan tangan.
• Teks. Pada media sedemikian terdapat maklumat suara yang dirakam menggunakan mana-mana rakaman bunyi atau sistem penulisan.
• Elektronik. Dokumen ini dibuat menggunakan komputer.
• Ditanda huruf. Tanda-tanda bertulis diterapkan kepada media sedemikian menggunakan cara teknikal.
• Baiklah. Dokumen dalam kategori ini menggambarkan maklumat dengan menggambarkan objek.
• Fotografi - dicipta menggunakan photodetectors.
• Cinematografi - dokumen audiovisual atau visual.

Dalam pengurusan syarikat, pembawa maklumat teks digunakan yang dibuat oleh mesin atau manuskrip, serta secara elektronik. Perkhidmatan pejabat menjalankan pemprosesan dan penyimpanan mereka. Dokumen juga boleh:

• Putih. Dalam dokumen sedemikian, teks itu ditulis tanpa pembetulan atau pembetulan atau dipindahkan dari medium lain.
• Draf. Dokumen tersebut mencerminkan karya editor atau pengarang pada teks.

Bergantung kepada sikap terhadap alat pengurusan, organisasi membezakan antara media storan masuk, dalaman dan keluar. Mereka biasanya mempunyai nombor bersiri mereka sendiri.

Sekatan kandungan dan akses

Bergantung pada bilangan soalan yang meliputi teks, dokumen mudah dan kompleks dibezakan. Contohnya, contohnya, pernyataan, surat, dsb. Teks mereka menimbulkan satu soalan. Dokumen kompleks boleh dihantar kepada beberapa pegawai, bahagian struktur, institusi sekali gus. Ini, khususnya, termasuk keputusan, keputusan, perintah, arahan dan lain-lain. Sebahagian daripada mereka digunakan sebagai dokumen undang-undang.

Sebagai contoh, tindakan pengawalseliaan tempatan organisasi - perintah, arahan. Antaranya ada dokumen teknikal. Sebagai contoh, ia boleh menjadi peraturan, standard, arahan, dan sebagainya. Bergantung kepada sekatan akses, dokumen mungkin tidak dikelaskan, rahsia, dan digunakan secara rasmi. Yang terakhir ini boleh digunakan secara bebas jika perlu oleh pekerja syarikat ini. Untuk bekerja dengan dokumen rahsia, diperlukan kebenaran khas. Penggunaannya dijalankan mengikut peraturan yang ditetapkan. Kebanyakan mereka juga digunakan sebagai dokumen undang-undang. Media storan rahsia dan rasmi ditanda dengan setem yang sepadan.

Cara persembahan

Menurut kriteria ini, dokumen dibahagikan kepada:

• tipikal;
• skrin;
• individu.

Dalam yang terakhir, kandungannya dibentangkan dalam bentuk teks yang dipautkan. Pengarang (pengkompil, pelaksana) dokumen individu menyediakan pernyataan asal mengenai satu atau lebih isu untuk melaksanakan tugas pengurusan khusus. Media sedemikian adalah teks sastera. Dokumen skrin dibezakan dengan persembahan rasmi.Mereka menggunakan frasa pra-siap atau serpihan individu teks yang mengulangi dan terdapat ketinggalan untuk memperkenalkan maklumat berubah-ubah. Jenis-jenis dokumen yang paling biasa termasuk sijil atau soal selidik.

Maklumat berubah biasanya sesuai dengan mereka dengan tangan. Untuk maklumat tetap, ada bentuk dokumen khas. Contohnya, boleh jadi surat terima kasih pengisytiharan dan sebagainya. Dokumen sampel digunakan untuk merekodkan maklumat pendua. Teks dimodelkan. Sebagai contoh, ia boleh menjadi dokumen undang-undang (perjanjian, kontrak), arahan, peraturan, dan sebagainya. Kaedah menaip dalam kerja kertas digunakan untuk menyusun bentuk teks - sampel (piawai). Secara asasnya, dokumen-dokumen tertentu telah diwujudkan. Teks sampel dipanggil model. Selanjutnya, teks-teks dengan kandungan yang serupa ditetapkan berdasarkannya.

Tahap kesahihan

Dokumen boleh asal, salinan dan salinan. Asal dipanggil contoh tunggal atau pertama. Ini adalah, sebagai peraturan, dokumen undang-undang, yang diperakui oleh tandatangan orang yang diberi kuasa, tanda kelulusan, meterai meterai dan indeks pendaftaran. Asal, tanpa gagal, mengandungi maklumat yang mengesahkan kesahihannya. Oleh itu, dokumen undang-undang, misalnya, mengandungi maklumat mengenai penulis, tempat, masa penciptaan. Satu pendua dipanggil pendua. Dokumen sedemikian juga mempunyai kuasa undang-undang. Duplikat dikeluarkan apabila asal hilang. Contohnya, sekiranya kehilangan buku kerja, majikan diwajibkan mengeluarkan pendua kepada pekerja. Satu salinan sepenuhnya atau sebahagiannya mengeluarkan semula maklumat dari asal. Dokumen sedemikian tidak mempunyai kuasa undang-undang. Salinan memperolehnya selepas permohonan butiran yang relevan kepadanya. Contohnya, satu salinan kuasa wakil yang diperakui oleh notari mempunyai kuasa undang-undang.

Kriteria lain

Bergantung pada tempoh semasa media maklumat hadir di institusi, mereka memperuntukkan: dokumen yang kekal, sementara (sehingga sepuluh tahun) dan penyimpanan jangka panjang (lebih daripada 10 tahun). Ini atau tempoh tersebut ditubuhkan oleh Arkib Persekutuan dan ditetapkan dalam senarai yang sepadan. Bergantung pada kaedah penghantaran, mereka membezakan:

• Mesej telefon.
• Telexes.
• Mesej e-mel.
• Telegram.
• Surat.
• Mesej faks.

Untuk memindahkan beberapa, peralatan pejabat digunakan (faks, sebagai contoh).

Tugasan Media

Dokumen, setelah memaparkan (penetapan) maklumat ini atau itu, berikan, dengan itu, pengumpulan dan pemeliharaan mereka, kemungkinan pemindahan kepada orang yang berminat, guna semula. Pengangkut maklumat dianggap sebagai salah satu elemen penting dalam struktur dalaman sesebuah organisasi, institusi, syarikat, di mana interaksi unit dipastikan. Berdasarkan maklumat ini atau itu, pelbagai keputusan dibuat. Maklumat bertindak sebagai bukti pelaksanaan pesanan, sumber generalisasi, bahan untuk rujukan dan aktiviti carian. Dokumen dalam kerja pengurusan adalah objek dan hasil buruh, kerana keputusan yang dibuat dicatat, direkodkan di dalamnya. Tugas kerani adalah untuk memantau keselamatan, pengiriman tepat waktu, pengeluaran media informasi. Sekiranya kerja berkenaan kertas atau dokumen elektronik, maka pakar mesti mematuhi keperluan yang ditetapkan apabila ia dibuat.

Ciri-ciri utama

Parameter luaran dari dokumen itu termasuk yang mencerminkan saiz dan bentuknya, kaedah rakaman, serta unsur reka bentuk. Penulis adalah entiti undang-undang atau orang yang menyusun teks. Dokumen ini mengandungi beberapa elemen, yang dipanggil syarat. Khususnya, mereka termasuk:

• Nama itu.
• Destinasi
• Penulis.
• Tarikh.
• Teks
• Resolusi.
• Tandatangan
• Surat kelulusan, kelulusan, dan sebagainya.

Dokumen yang berbeza menggunakan set maklumat yang berbeza. Ada yang mempunyai bilangan elemen yang diperlukan. Bilangan butiran bergantung pada tujuan penciptaan, tujuan, keperluan untuk bentuk dan kandungan dokumen, serta cara merekam maklumat.

Borang

Ia adalah satu set maklumat. Bentuk yang digunakan untuk sesuatu yang khusus jenis dokumen (pesanan, pesanan) dipanggil standard. Ia dicirikan oleh satu set maklumat tertentu, yang disusun dalam urutan yang ketat.

Sebagai contoh, borang permohonan termasuk: penerima, pengarang, tajuk dokumen, teks, tandatangan peribadi, tarikh. Satu medium penyimpanan dianggap satu salinan tunggal. Walau bagaimanapun, aktiviti organisasi didokumenkan dan direkodkan dalam kompleks beberapa dokumen. Mereka atau kumpulan mereka berinteraksi dengan cara tertentu dan sesuai dengan fungsi pengurusan. Kesemua pembawa maklumat yang saling berkaitan dengan nama, tujuan, ciri, skop pengedaran, serta keperluan seragam untuk reka bentuk mereka, membentuk sistem dokumentasi. Pada masa ini, dalam perolehan perniagaan syarikat, maklumat rasmi diletakkan di atas kertas dan media elektronik.