Dokumen organisasi dan pentadbiran: perihalan, jenis, keperluan dan ciri

Dokumen organisasi dan pentadbiran adalah satu set tindakan yang digunakan dalam bidang pengurusan. Mereka dibahagikan kepada tiga kumpulan. Mari kita pertimbangkan mereka dengan lebih terperinci.

Dokumen organisasi dan pentadbiran: klasifikasi

Syarikat itu menggunakan dalam kegiatannya pelbagai tindakan tempatan. Sistem dokumen organisasi dan pentadbiran termasuk:

1. Bahan maklumat dan rujukan. Ini termasuk korespondensi (telegram, surat, dll.), Penjelasan dan memo, tindakan, kontrak, ulasan, kesimpulan, rujukan dan sebagainya.
2. Dokumen organisasi. Mereka menentukan status undang-undang dan bidang utama aktiviti perusahaan, institusi, dan unit struktur. Ini termasuk peraturan, piagam, kakitangan, arahan, peraturan, dll.
3. Dokumen organisasi. Mereka menyusun pelbagai tugasan badan dan pegawai kolej. Bersama ini, perbuatan ini bertindak sebagai cara untuk menghantar pesanan tertulis kepada individu dan bawahan tertentu. Ini termasuk keputusan, keputusan, perintah, dekri dan sebagainya.

Senarai di atas tidak dianggap lengkap. Dokumen kakitangan juga adalah organisasi dan pentadbiran. Ini termasuk kad, sijil, kenyataan, spesifikasi. Pisahkan protokol itu. Ia menggabungkan ciri-ciri maklumat rujukan dan dokumen pentadbiran.

Ciri umum

Setiap tindakan di atas bertindak sebagai pembawa maklumat khusus. Selaras dengan ini, ia mengandungi satu set komponen, tujuannya tidak dapat dipanggil tidak jelas. Beberapa elemen termasuk maklumat yang mencerminkan fenomena di mana dokumen dikumpulkan. Komponen lain membawa maklumat mengenai perbuatan itu sendiri, bertindak sebagai sifat wajibnya. Di setiap perusahaan tertentu, prosedur yang selaras dengan pelaksanaan dokumen organisasi dan pentadbiran ditentukan dalam arahan dokumen. Ia dibangunkan oleh syarikat secara bebas, dengan mengambil kira keperluan undang-undang.

Sistem dokumen pentadbiran

Tindakan tersebut menangani isu pentadbiran utama. Dokumen pentadbiran menyediakan peraturan dan penyelarasan perusahaan, menyumbang kepada pelaksanaan tugas-tugas yang diberikan kepada badan-badan pemerintah. Para ketua mana-mana syarikat mempunyai hak untuk mengeluarkan tindakan sedemikian, tanpa mengira status undang-undang, kandungan dan sifat kegiatan, kecekapan, struktur, dan sebagainya. Dokumen pentadbiran mengandungi keputusan yang diambil dari atas: dari badan pentadbir kepada bawahan, dari pengarah perusahaan kepada jabatan dan karyawannya. Melalui tindakan sedemikian, fungsi pentadbiran menegak dilaksanakan.

Jenis Akta

Menurut undang-undang semasa, jenis-jenis dokumen pentadbiran berikut dibezakan:

1. Arahan, perintah, arahan. Mereka boleh diterbitkan oleh pekerja pentadbiran perusahaan.
2. Penyelesaian. Tindakan ini diterima pakai dalam syarikat-syarikat koperasi.
3. Perintah dan ketetapan. Dokumen-dokumen ini diterbitkan dalam organisasi awam.

Spesifikasi

Keputusan, keputusan, pesanan diambil dalam semua kes mengenai keperluan untuk menerbitkan tindakan individu atau pengawalseliaan mengenai isu-isu penting dalam kecekapan perusahaan.Arahan, perintah dikeluarkan untuk tugas operasi. Mereka juga perlu menguatkuasakan keputusan, perintah dan arahan. Dalam pengertian undang-undang, semua jenis dokumen pentadbiran dianggap tindakan undang-undang. Mereka menggambarkan keperluan kuasa tertentu yang datang dari subjek kerajaan. Kepastian mereka terletak pada fakta bahawa melalui isu-isu dokumen pentadbiran dan masalah yang timbul dalam bidang pentadbiran diselesaikan. Penerima alamat adalah institusi, pegawai, unit struktur, pekerja biasa. Dokumen tajuk adalah fakta undang-undang menyebabkan kemunculan hubungan pentadbiran-undang-undang tertentu.

Grounds

Dokumen pentadbiran diambil jika perlu:

1. Untuk melaksanakan peraturan yang diterbitkan, perundangan atau tindakan lain yang lebih tinggi struktur atau keputusan perusahaan itu sendiri, diluluskan lebih awal.
2. Untuk menjalankan fungsi pengurusan mereka sendiri, disebabkan oleh objektif dan matlamat syarikat.

Penyediaan perbuatan

Terdapat keperluan pengawalseliaan tertentu untuk dokumen pengawalseliaan. Terdapat tiga peringkat persediaan mereka:

1. Kajian kes dan pembangunan projek.
2. Penyelarasan.
3. Tandatangan

Struktur

Dalam teks dokumen, sebagai peraturan, dua bahagian saling bergantung adalah: menentukan dan pentadbiran. Tindakan pertama sebagai pengenalan kepada intipati isu yang sedang dipertimbangkan. Adalah perlu untuk mewajarkan sebab-sebab penyediaan dokumen itu. Sebagai contoh, peristiwa, fakta boleh disenaraikan di sini, susunan struktur yang lebih tinggi boleh dikembalikan semula, untuk pelaksanaan yang akta ini diluluskan. Dalam kes ini, data rujukan (carian) mungkin ditunjukkan. Bahagian pengesahan tidak dianggap wajib jika tidak ada keperluan untuk memperjelas alasan untuk penggunaan akta itu. Beban semantik utama terletak pada bahagian pentadbiran. Ia dibentangkan dalam bentuk naratif.

Ciri-ciri kompilasi

Bergantung pada jenis dokumen bahagian pentadbiran mungkin bermula dengan cara yang berbeza. Sebagai contoh, sebagai contoh, permulaan mungkin: "Memutuskan." Pada pelupusan - "Saya tawarkan," dan mengikut perintah, masing-masing, - "Saya memesan." Perkataan ini dicetak dalam huruf besar atau huruf kecil. Jadi mereka secara visual memisahkan bahagian-bahagian yang menyatakan dan pentadbiran. Kata-kata ini diletakkan di atas garis berasingan dari sempadan kiri. Kandungan bahagian pentadbiran bermula dengan baris baru. Sekiranya teks melibatkan petunjuk beberapa penghibur atau tindakan yang berbeza, senarai bernombor digunakan di dalamnya. Dalam setiap perenggan, seseorang yang bertanggungjawab ditetapkan, tugas dan tempoh masa pelaksanaannya. Pesanan di bahagian terakhir menunjukkan pekerja yang diamanahkan memantau pelaksanaan dokumen tersebut. Perintah dan perintah mesti ditandatangani oleh ketua atau timbalan pengarah. Akta ini berkuat kuasa dari saat ia diperakui atau dibawa ke perhatian para penghibur. Dalam beberapa kes, istilah itu ditunjukkan dalam dokumen itu sendiri.

Pilihan

Dokumen pentadbiran homogen bersama beberapa organisasi dikeluarkan dalam bentuk yang sesuai. Sebagai contoh, ini mungkin perintah atau perintah. Perbuatan badan pentadbiran bersama yang mempunyai kuasa untuk menerima dokumen bentuk yang berlainan diluluskan sebagai keputusan umum. Ia mempunyai kesan undang-undang yang sama sebagai satu-satunya. Penulis akta ini menetapkan bentuk di mana kandungan akan dikomunikasikan kepada unit struktur, perusahaan bawahan, dan lain-lain. Tanpa adanya petunjuk ini, organisasi menyelesaikan isu ini secara bebas.

Titik penting

Surat ikatan hak boleh dibatalkan atau dipinda. Untuk ini, perbuatan mesti diguna pakai oleh perusahaan itu sendiri atau oleh struktur yang lebih tinggi.Dokumen ini juga merupakan garis panduan. Perbuatan itu boleh digantung oleh badan yang diberi kuasa. Jika dokumen draf berkenaan dengan kepentingan syarikat lain, maka ia harus dipersetujui dengan mereka. Sekiranya terdapat sebarang perselisihan, komen atau surat lamaran dilampirkan kepadanya, di mana ia dinyatakan.

Penyatuan

Salah satu tugas utama pengurusan pejabat adalah mempermudah kerja dengan dokumentasi, percepatan reka bentuk dan persiapan mereka. Penyelesaian isu ini sangat difasilitasi oleh pembentukan piawaian. Keperluan utama penyediaan dokumentasi adalah berdasarkan kepada keperluan GOST. Piawaian ini memberikan peraturan am untuk struktur perbuatan, butiran mandatori mereka. Keseragaman dalam penyediaan dokumen menyumbang kepada kejelasan maksimum dan menaip teks. Sebagai peraturan, dalam perbuatan, butiran terperinci terletak secara menegak di sebelah kanan. Syarikat itu mungkin menggunakan versi membujur arahan mereka. Sistem bersekutu dokumentasi organisasi dan pentadbiran mempunyai ciri interdepartmental.

Kesimpulannya

Dokumentasi organisasi dan pentadbiran, oleh itu, merupakan satu set tindakan yang menetapkan keputusan pentadbiran, isu-isu pengurusan, pelaksanaan interaksi, peraturan dan sokongan kerja struktur kuasa, pegawai, perusahaan, institusi. Di dalam kompleks, terdapat tiga kategori sekuriti. Antara dokumen organisasi dan pentadbiran yang paling biasa, senarai kakitangan, peraturan, perintah, perintah, perintah, keputusan, resolusi, kontrak dibezakan. Mereka juga termasuk penjelasan dan memorandum, kesimpulan dan lain-lain. Setiap dokumen yang digunakan dalam sistem organisasi dan pentadbiran adalah pembawa maklumat tertentu. Mereka termasuk elemen-elemen berbeza yang membezakannya dari satu sama lain. Sebagai peraturan, apabila membuat tindakan, perusahaan dipandu oleh piawaian negara, peraturan kerajaan, cadangan metodologi, dan arahan industri. Pada masa yang sama, organisasi boleh membangunkan pesanannya sendiri, mengikut mana dokumen pentadbiran akan disediakan dengan mengambil kira keperluan yang sedia ada. Komposisi butiran yang digunakan dalam penyediaan dan tindakan penyusunan berikutnya ditubuhkan di GOST R 6.30-2003. Piawaian ini mengawal selia sistem bersatu, menentukan prosedur untuk dokumentasi. Bersama ini, GOST yang ditetapkan menetapkan peraturan untuk menulis butiran, skema lokasi mereka, secara berasingan menunjukkan unsur-unsur yang harus digunakan dalam pembuatan bentuk yang diseragamkan.