Memo. Inti dokumen dan peraturan untuk penyediaannya

Dalam persekitaran pengeluaran, keadaan sering berlaku apabila salah seorang pekerja memutuskan untuk menyampaikan maklumat ini atau kepada pengurusannya. Rayuan sedemikian, yang dinyatakan secara bertulis, dipanggil "memorandum". Apakah dokumen ini dan bagaimana untuk menyusunnya? Ini patut dibincangkan secara berasingan.

Konsep asas

Mana-mana pekerja mempunyai hak untuk menghubungi penyelia terdekatnya. Dia boleh melakukan ini secara lisan dan secara bertulis. Dalam kes pertama, semuanya menjadi perbualan biasa, yang tidak mewajibkan setiap pihak untuk apa-apa. Pada yang kedua, rayuan itu sudah pun rasmi.

Kertas perniagaan sedemikian disebut "memo". Apakah perbezaan di antara dokumen dan pernyataan lain yang dialamatkan kepada pihak pengurusan? Intipati persoalannya terletak pada namanya. Seorang pekerja mengambil kertas tersebut untuk melaporkan situasi atau peristiwa tertentu. Maklumat mungkin berkaitan dengan individu, tapak atau pengeluaran secara keseluruhan. Bergantung kepada siapa yang dihantar, memo itu boleh berkaitan dengan kedua-dua dokumen dalaman dan luaran. Opsyen pertama adalah apabila pekerja itu mengetuai ketua mana-mana peringkat dalam perusahaan yang diberikan. Dan yang kedua diperolehi jika dia menghantar suratnya kepada pihak berkuasa yang lebih tinggi. Kemudian, secara semula jadi, dia pergi ke tahap luaran.

Intipati masalah itu

Sebagai peraturan, memorandum disediakan untuk tujuan tertentu. Ia boleh ditulis untuk:

1. Betulkan keadaan. Contohnya, pekerja mempunyai fakta bahawa syarikat mengambil tindakan yang mengganggu proses kerja biasa. Dia memaklumkan pengurusannya mengenai hal ini dengan permintaan untuk mengambil langkah yang sesuai.
2. Lindungi diri anda dari ketidakadilan. Ini berlaku apabila seseorang, melihat sikap yang berat sebelah, memutuskan untuk memaklumkan kepimpinannya segera mengenainya. Dia melakukan ini untuk mencari bantuan dan perlindungan.
3. Meningkatkan kerja. Kadangkala salah seorang pekerja mendapati bahawa kakitangan jabatan atau unit struktur lain membuat kesilapan yang membawa kepada kecekapan yang berkurangan. Kemudian dia berpaling kepada pemimpin untuk membantu mengembalikan pesanan.
4. Mengelakkan liabiliti yang tidak diingini. Ini berlaku apabila kejadian berlaku. Setelah memberitahu atasannya tentangnya, pekerja itu membuat keadaan yang baik untuk diri sendiri apabila tidak ada aduan yang boleh dibuat terhadapnya.

Dalam setiap kes ini, pekerja tidak hanya menyampaikan maklumat, tetapi meminta bantuan dalam menyelesaikan masalah.

Hukuman adil

Disiplin pekerja menyediakan prestasi yang teliti oleh warganegara dalam tugasnya semasa dia berada di tempat kerja. Di samping itu, dia mesti mematuhi perintah yang diterima dan mematuhi segala perintah dan perintah majikannya. Tetapi dalam kehidupan, tidak semuanya berlaku dengan lancar. Kadang-kadang tindakan pekerja menyimpang dari norma yang diterima umum. Dalam hal ini, para bos segera menganggap kewajibannya untuk memaklumkan pengurusan perusahaan mengenai apa yang sedang terjadi. Hasil daripada isyarat tersebut adalah memorandum pelanggaran disiplin buruh.

Biasanya dalam dokumen ini, kes berkenaan:

1. Kegagalan mematuhi sebarang pesanan tertentu.
2. Kegagalan untuk melaksanakan fungsi langsung mengenai kedudukan pesalah.
3. Pelanggaran tatatertib buruh. Ini merujuk kepada kes ketidakhadiran, terlambat, mabuk di tempat kerja anda, dan lain-lain.
4. Melakukan perbuatan yang menyalahi undang-undang yang melibatkan liabiliti pentadbiran atau jenayah. Dalam hal ini kita bercakap mengenai kecurian, kerosakan, penyelewengan dan kesalahan lain.

Dalam kes-kes ini, pelaku perlu menanggung hukuman yang sewajarnya.

Pengarang Dokumen

Selalunya, satu memorandum mengenai seorang pekerja disusun oleh ketua terdekatnya. Di dalamnya, beliau menyampaikan kepada kepimpinan aspek negatif aktiviti bawahannya.

Pada masa yang sama, dokumen itu biasanya mengandungi penilaian peribadi penulis. Bersama-sama dengan visi masalahnya, dia menawarkan penyelesaian yang mungkin. Tetapi kata terakhir, tentu saja, akan menjadi pemimpin. Sebagai contoh, seorang pekerja telah membuat bayaran. Dalam kes ini, bosnya membuat dokumen yang dialamatkan kepada pengarah, yang biasanya bermula dengan perkataan "Saya bawa perhatian anda". Kemudian dia menerangkan secara terperinci apabila pelanggaran itu berlaku, dan bagi pihaknya menawarkan pilihan untuk menghukum pekerja cuai. Oleh kerana nota tersebut merujuk kepada dokumen penggunaan dalaman, ia boleh dikeluarkan pada lembaran kosong A4 format. Teks itu dibentangkan dalam bentuk sewenang-wenangnya. Ia boleh dibahagikan kepada dua bahagian. Satu mengandungi penerangan tentang masalah ini, dan yang lain termasuk kesimpulan dan saran konkrit yang dibuat mengenai perkara ini.

Kes pelanggaran khas

Salah satu jenis pelanggaran disiplin buruh adalah ketidakpatuhan pekerja terhadap tugas yang diberikan kepadanya oleh ketua. Ini boleh berlaku jika pekerja terlupa, tidak boleh atau hanya mengabaikan pesanan ini.

Tindakan sedemikian layak sebagai pelanggaran disiplin, dan penyelia segera menyerahkan memorandum tidak memenuhi tugas. Untuk apa-apa kesalahan, seseorang itu perlu dihukum dengan adil. Tetapi ini akan berlaku hanya selepas dia memberi penerangan tentang apa yang berlaku. Sekiranya sebab-sebab yang mendorong pekerja terhadap tindakan sedemikian kelihatan meyakinkan, maka dia mungkin akan menghindari hukuman. Adalah lebih sukar untuk menyelesaikan masalah apabila ketidakpatuhan pekerja membawa kepada akibat-akibat negatif. Di sini dia tidak mungkin dapat menjauhkan diri. Terutama jika akibat kerosakan yang disebabkan oleh atau kerosakan serius telah dilakukan. Hukuman dalam kes ini akan ditentukan berdasarkan tindakan pengawalseliaan yang berkaitan.

Bagaimana hendak membuat laporan?

Seorang pengurus di mana-mana peringkat harus tahu cara menulis memo. Sampel boleh dipertimbangkan dengan contoh tertentu. Katakan bahawa sesetengah pekerja tidak datang tepat pada masanya untuk bekerja, dan pada masa itu seorang pelawat sedang menunggu dia di sana untuk menandatangani kontrak penting. Selepas beberapa jam, pekerja bagaimanapun muncul, tetapi masa telah hilang, dan pelanggan telah pun meninggalkannya. Tindakan sedemikian mengandungi beberapa pelanggaran pada masa yang sama:

• terlambat untuk bekerja;
• gangguan pelantikan;
• kerosakan yang disebabkan oleh syarikat dengan tidak menandatangani kontrak.

Jika tidak mungkin untuk mengubah keadaan semasa, maka bos wajib memberitahu pihak pengurusan tentang hal ini.

Dokumen serupa harus kelihatan seperti ini:

1. Pertama, di sudut kanan atas ditulis "cap", yang menunjukkan kepada siapa dan dari siapa ia diarahkan.
2. Selanjutnya di pusat itu ditulis namanya.
3. Berikut adalah teks utama di mana maklumat ditempatkan dalam susunan tertentu. Pertama datang gambaran mengenai keadaan. Kemudian permintaan berikut akan membantu menyelesaikannya. Selepas itu, kesimpulan dibuat berdasarkan semua perkara di atas. Sebagai kesimpulan, penulis dapat menyatakan idea atau cadangannya tentang cara terbaik, pada pendapatnya, untuk keluar dari situasi ini.
4. Di bahagian paling bawah, dia meletakkan tarikh dan tandatangannya dengan transkrip penuh F. I. O. dan kedudukan yang dipegang.

Bergantung pada sebabnya, teks nota itu mungkin semata-mata bermaklumat atau memerlukan campur tangan pihak pengurusan untuk mengembalikan pesanan.