Hampir setiap pekerja harus mempunyai memo sampel di tangan. Ini adalah dokumen komunikasi dalaman yang sangat penting, tanpa fungsi berfungsi kebanyakan institusi besar yang mustahil.
Laporan Nota Definisi
Memo adalah dokumen yang direka untuk menghantar maklumat sepanjang perkhidmatan menegak dari bawah ke atas. Ia bertujuan untuk memaklumkan kepada bos segera tentang fakta dan insiden yang berlaku dalam proses melakukan kerja.
Di samping memaklumkan pekerja pelapor, pengkompilnya, menawarkan langkah-langkah yang perlu diterapkan selepas menganalisis keadaan.
Hampir setiap ketua jabatan tahu bagaimana mengeja memo. Contoh yang selalu di desktop. Laporan itu mempunyai hampir struktur yang sama, tetapi fokus yang sedikit berbeza.
Memo dihantar secara mendatar, dari pemimpin kepada pemimpin satu tingkat. Pelaporan ditulis dari bawahan kepada penyelia langsung secara menegak.
Tema nota
Sebab untuk menulis memorandum boleh menjadi sebarang kejadian di perusahaan. Pada masa kini, sebagai contoh, satu contoh memorandum mengenai kekasaran pekerja tidak begitu biasa, tetapi bahkan 30-35 tahun yang lalu adalah fenomena yang meluas.
Hari ini, terdapat laporan yang lebih kerap mengenai kegagalan melaksanakan tugas rasmi, tentang terlambat. Mereka juga boleh disusun untuk menyuarakan permintaan pekerja tertentu atau seluruh kakitangan unit.
Pekerja juga menulis laporan memaklumkan tentang pelaksanaan arahan yang diterima daripada pihak berkuasa yang lebih tinggi, terutamanya jika mereka diberi secara bertulis.
Insiden pengeluaran, situasi yang tidak dijangka atau tindakan yang dirancang juga kerap menjadi kesempatan untuk menulis laporan. Oleh itu, subjek dokumen ini agak luas dan boleh merangkumi semua aspek proses pengeluaran, yang harus dilaporkan kepada pihak berkuasa yang lebih tinggi.
Melaporkan fokus
Setiap syarikat tahu bahawa terdapat dua jenis memo: dalaman dan luaran. Lebih biasa digunakan dalaman. Mereka tidak melampaui sempadan satu unit struktur dan dihantar dari pekerja kepada penyelia terdekat. Sesiapa yang mempunyai keperluan seperti itu boleh menulisnya. Satu contoh ini adalah memo yang tidak berfungsi dengan tugas rasmi, contoh yang ada di setiap jabatan kakitangan.
Pelaporan luar melampaui batas-batas unit struktur dan dihantar bagi pihak kepimpinannya kepada pengurus yang lebih tinggi. Sekiranya dalaman boleh dibuat pada lembaran format A4 biasa, maka luaran hanya dihantar pada kepala surat dan disahkan dengan meterai, jika ada, dalam unit tersebut. Tetapi kedua-dua jenis ini mesti disusun dengan ketat mengikut GOST, jika tidak, mereka tidak boleh dilampirkan kepada dokumentasi am perusahaan.
Syarat-syarat
Menurut GOST, setiap sampel memo mesti mengandungi butir-butir tertentu, tanpa dokumen itu terhenti begitu.
Laporan ini bermula dengan butir-butir yang menunjukkan nama perusahaan atau unit strukturnya. Selanjutnya, seperti dalam pernyataan, terdapat tajuk yang menunjukkan alamat dan pengarang nota. Sangat penting untuk menunjukkan nama penuh jawatan mereka.Nama dokumen ditulis pada baris baru dan di bawahnya adalah tajuknya, yang bermula dengan perkataan "Regarding ..." atau "Oh ...". Ini segera menyiapkan pembaca untuk jenis maklumat yang dibentangkan dalam badan dokumen tersebut. Bahagian utama terdiri daripada dua bahagian bersyarat. Yang pertama menetapkan intisari keseluruhan kejadian, dan yang kedua memberikan cadangan atau membuat petisyen untuk mengambil tindakan atas alasan di atas. Laporan ini ditutup dengan tarikh dan tanda tangan drafter dengan tafsirannya.
Orang yang berhak membuat laporan
Semua orang dalam perusahaan harus tahu bagaimana menulis laporan mengenai pekerja atau kejadian tersebut. Ia bergantung kepada ini sama ada ia akan sah dan sama ada semua tindakan seterusnya akan melampaui skop undang-undang.
Sesiapa yang mempunyai keperluan yang sama boleh membuat dokumen seperti ini. Pekerja peringkat rendah lebih sering mengemukakan nota nota mengenai kemajuan pelaksanaan tugasan, perjalanan perniagaan dan pemeriksaan. Kurang kerap, mereka menulis laporan mengenai rakan sekerja mereka tentang kegagalan mereka untuk melakukan kerja.
Tetapi kepala jabatan sering memantau disiplin buruh. Pelanggarannya menjadi alasan untuk penalti kewangan. Tetapi bagi pelantikan mereka adalah perlu untuk memberikan hujah yang kuat.
Sebagai peraturan, bersama dengan memorandum, surat penjelasan dikemukakan kepada pengurus, yang menunjukkan alasan yang baik atau tidak sangat baik untuk kejadian itu. Berdasarkan kedua-dua dokumen ini, satu perintah yang sesuai untuk perusahaan itu disediakan.
Bukti Kelayakan
Di setiap jabatan kakitangan, di mana-mana jabatan perakaunan terdapat sampel memo. Dokumen ini berfungsi sebagai pengesahan yang berat bahawa tindakan tertentu telah dilakukan secara munasabah.
Di perusahaan milik negara, pemeriksaan oleh pelbagai perkhidmatan sering berlaku. Kesemua mereka direka untuk mengesahkan kesahihan aliran tunai dana bajet. Akrual premium yang tidak munasabah atau potongan daripada upah adalah pelanggaran serius, yang melibatkan penalti.
Tetapi kehadiran memorandum, mengenai fakta tindakan undang-undang diambil, berfungsi sebagai pembenaran yang serius untuk fakta ini atau itu. Memo boleh menjadi hujah walaupun dalam percubaan jika ia disusun dalam bentuk dan disahkan oleh penerima yang telah menerima dan membiasakan dengan kandungannya.
Kekerapan memo
Begitu juga dengan sejarah bahawa bentuk memorandum, contoh yang diberikan dalam artikel ini, sama sekali tidak berakar dalam perniagaan swasta. Di firma dan perusahaan yang dimiliki oleh individu persendirian, lebih mudah untuk menyelesaikan isu pengeluaran secara lisan atau melalui pesanan penggubalan. Hal ini disebabkan oleh fakta bahawa perniagaan itu mempunyai badan luar yang jauh mengendalikannya, yang mana tidak perlu melaporkan kesahihan tindakan tertentu. Tetapi di sini ada tempat untuk laporan yang berkaitan dengan perputaran kewangan, kerana kawalan oleh pihak berkuasa cukai masih ada.
Di institusi kerajaan, memo adalah kejadian biasa. Mereka membenarkan setiap subordinat untuk diinsuranskan, memindahkan bersama-sama dengan dokumen tanggungjawab untuk menyelesaikan masalah kepada atasan terdekat mereka.
Contoh memo pekerja
Laporan paling mudah dibuat berdasarkan fakta ketidakpatuhan tugas rasmi atau pelanggaran disiplin tenaga kerja oleh seorang pekerja.
Kami memulakan dokumen dengan nama unit: "Jabatan Maklumat Institut Penyelidikan Pertanian". Seterusnya, kami menulis topi: "Kepada ketua jabatan maklumat, Ivanov I. I., dari programmer peringkat ketiga Petrov P. P."
Dalam laporan itu, kami menyatakan intipati nota itu: "Saya memberi perhatian kepada anda bahawa pengaturcara junior Sidorov Ivan Ivanovich datang bekerja pada 02/02/2011 pada pukul 2 dan dalam keadaan mabuk melampau.Pelanggar tidak memberikan alasan yang sah dan keterangan mereka, tetapi memberi reaksi atas permintaan dengan kekasaran terbuka yang ditujukan kepada saya. Memandangkan kekerapan pelanggaran tatatertib buruh, saya mencadangkan mengambil hukuman yang sesuai dengan teguran dan potongan denda yang sama dengan pembayaran buruhnya selama 2 jam dari gaji, di mana I. Sidorov tidak bekerja. "
Laporan ini ditutup mengikut tarikh dan tandatangan dengan penyahsulitan.
Cadangan Penyusunan
Jika anda memeriksa dengan teliti setiap laporan sampel, ia menjadi ketara bahawa semua itu direka bentuk dalam gaya rasmi perniagaan yang ketat. Ia tidak masuk akal untuk berlepas daripadanya dan pergi ke butiran dengan keterangan mereka dalam gaya perbualan. Teks yang lebih ringkas dan ringkas, semakin dekat dengan laporan ini.
Pastikan anda menganalisis kejadian yang dijelaskan dan beri cadangan anda mengenai perkara ini. Ini tidak bermakna ia akan menjadi begitu. Ketua mempunyai hak untuk memutuskan apa yang dikenakan sekatan, tetapi lebih sering dia bersetuju dengan cadangan pengkompil laporan itu, kerana dia tidak mempunyai masa untuk menyelidiki semua butirannya.
Ingatlah, memorandum itu adalah dokumen perundangan sepenuhnya untuk ketepatan yang anda benarkan untuk tandatangan anda sendiri.
