Dalam artikel kami, kami ingin bercakap mengenai surat. Lagipun, mereka adalah cara yang paling biasa untuk bertukar maklumat. Dalam kehidupan seharian dan di tempat kerja, anda tidak boleh melakukannya tanpa mereka.
Apakah surat perkhidmatan?
Surat adalah nama umum untuk dokumen yang sangat berbeza dalam kandungan, yang berfungsi sebagai alat komunikasi antara struktur dan organisasi yang sama sekali berbeza dalam proses kegiatan mereka.
Surat adalah kertas yang bersatu dalam satu kumpulan besar dengan cara pemindahan - melalui pos. Sebilangan besar mereka berkumpul di mana-mana organisasi. Mereka dibahagikan kepada keluar dan masuk.
Maklumat yang sangat besar boleh dinyatakan dalam surat: hasrat, salam, apa saja. Ia dikeluarkan pada bentuk A4 khusus. Dalam kes di mana hurufnya kecil dan tidak mengandungi lebih daripada tujuh baris, ia dibenarkan menggunakan format A5.
Apa-apa dokumen mesti bertarikh, dan oleh itu surat juga. Tarikhnya adalah hari penandatanganan.
Membuat surat perkhidmatan
Surat dibina mengikut skema tertentu:
- Pengenalan Ia menunjukkan motif dan alasan untuk menulis dokumen, fakta, pautan kepada peristiwa masa lalu, keputusan organisasi yang lebih tinggi.
- Bukti. Ia menetapkan rasional untuk semua yang dinyatakan dalam dokumen.
- Kesimpulannya Ia membuat kesimpulan, mengemukakan cadangan, permintaan, keperluan.
Pilihan ini juga mungkin apabila surat perkhidmatan hanya mengandungi bahagian akhir tanpa penjelasan.
Sebagai peraturan, surat tidak mempunyai jumlah besar, biasanya ia adalah kira-kira satu halaman.
Tujuan kompilasi
Tujuan setiap surat adalah motivasi. Oleh itu, kandungan harus jelas, mudah difahami, ringkas, tanpa maklumat yang tidak perlu dan tidak perlu. Terdapat beberapa peraturan yang mesti diikuti apabila memproses dokumen.
Surat perniagaan rasmi didedikasikan untuk satu isu tunggal. Ini memudahkan pemprosesan selanjutnya, yang membolehkan anda mempercepat pelaksanaan dalam organisasi.
Teks itu dibentangkan dalam orang ketiga dan tunggal. Sebagai contoh: "Dalam masa terdekat, rancangan sekolah ...".
Kepala organisasi berhak untuk menandatangani dokumen resmi, dan oleh itu surat, dan selama ketiadaannya, kuasa dipindahkan ke pengarah sementara yang bertindak.
Pada masa ini, surat perkhidmatan boleh dihantar bukan sahaja melalui pos, tetapi juga ada telegraf, faksimili, dan, tentu saja, mel Internet, yang merupakan pilihan yang paling mudah dan popular.
Keperluan untuk penyediaan dan pelaksanaan dokumen itu
Walau apa cara dokumen dihantar, penyediaan surat perkhidmatan adalah tertakluk kepada keperluan reka bentuk bersatu. Mereka tidak rumit dan pengetahuan tentang nuansa tertentu kadang-kadang berguna.
Mari lihat cara menulis surat perkhidmatan. Contoh diberikan di bawah.
Ini adalah bagaimana surat yang serupa dibuat.
Butiran bank
Surat rasmi adalah nama umum kumpulan besar dokumen perniagaan yang diperlukan untuk komunikasi antara institusi dan kalangan warga biasa. Mereka mengandungi unsur-unsur yang diperlukan dalam reka bentuk.
Butiran surat bank:
- Tarikh
- Nombor surat.
- Pautan ke nombor pendaftaran dan tarikh dokumen tersebut yang mana jawapannya ditulis.
- Tajuk teks dalam satu frasa tunggal.
Di samping itu, komponen individu butiran mestilah ditunjukkan dengan betul:
- Nama syarikat.
- Unit struktur.
- Kedudukan kontraktor.
- Nama keluarga dan inisial.
- Alamat Penerima
Dalam kes apabila surat itu ditujukan kepada beberapa orang atau organisasi, mula-mula menunjukkan penerima utama (alamatnya), dan kemudian selebihnya.
Klasifikasi Surat Perkhidmatan
Surat perkhidmatan boleh diklasifikasikan mengikut alasan yang sama sekali berbeza, yang mungkin berkaitan dengan maksud, kandungan, kepentingan, urgensi, status penerima.
Secara umum, semua surat perniagaan boleh dibahagikan kepada jenis berikut:
- Menyertai.
- Minta surat.
- Maklumat.
- Promosi.
- Waranti
- Tuntut.
- Timbangtara.
- Surat peringatan.
- Surat pengesahan.
- Surat permintaan.
- Surat pemberitahuan.
Klasifikasi sedemikian adalah yang paling sejagat. Mari kita lihat lebih dekat beberapa jenis penulisan perniagaan.
Surat pelindung
Surat sampul surat - dokumen yang mereka memberitahu penerima bahawa sebarang kertas telah dihantar kepadanya, mungkin ada sesuatu yang dijelaskan atau dijelaskan. Surat tersebut tidak mengandungi bahagian alamat.
Sebagai peraturan, dokumen sedemikian bermula dengan perkataan: "Kami menghantar anda ...", "Kami memberitahu anda ..."
Pada masa yang sama, sebarang maklumat tambahan mengenai keadaan pengeluaran atau pengurusan juga mungkin terkandung. Sebagai contoh: "Selaras dengan perjanjian ..."
Teks dokumen sedemikian mungkin mengandungi penjelasan atau permintaan mengenai bahan-bahan yang dilampirkan pada surat sampul surat. Ia dibuat dalam bentuk. Sebagai tambahan kepada semua butiran di atas, ia harus mempunyai nota mengenai kehadiran aplikasi.
Surat jemputan
Dalam dokumen sedemikian, penerima adalah dijemput untuk mengambil bahagian dalam acara tersebut. Surat sedemikian boleh dihantar kepada orang atau organisasi tertentu. Mereka bermula dengan ungkapan: "Kami meminta anda untuk melawat ...", "Kami menjemput anda untuk ...". Dokumen itu mendedahkan intipati acara yang akan datang dengan menunjukkan petunjuk tarikh dan masa acara itu, serta syarat untuk turut serta dalamnya.
Surat maklumat
Jenis penulisan ini sangat biasa. Ia memberitahu pengirim maklumat rasmi. Sebagai peraturan, surat-surat itu agak tipikal dan dihantar oleh struktur pengurusan kepada organisasi bawahan. Mereka mungkin menunjukkan peruntukan, cadangan dan saranan perundangan tertentu.
Dengan cara ini, surat berita mungkin mempunyai lampiran. Jumlah dokumen, sebagai peraturan, tidak melebihi beberapa halaman. Mereka ditandatangani oleh ketua perusahaan.
Surat promosi
Ini juga merupakan surat maklumat, tetapi ia ditujukan kepada orang tertentu atau organisasi, ia mengandungi penerangan terperinci mengenai barang dan perkhidmatan. Teks surat itu mengandungi maklumat terperinci. Matlamat utama adalah untuk menggalakkan pemerolehan sesuatu oleh penerima.
Surat jaminan
Ini adalah dokumen yang mengandungi kewajipan atau pengesahan mereka. Mereka ditujukan kepada individu dan organisasi tertentu. Apa jaminan yang kita bercakap? Sebagai contoh, jaminan untuk pembayaran barangan, sewa, perkhidmatan, terma kerja. Surat sedemikian ditandatangani, sebagai peraturan, oleh dua orang - pengarah dan ketua akauntan, dan juga diperakui oleh suatu meterai.
Surat tuntutan (aduan)
Ini adalah surat perniagaan yang mengandungi maklumat mengenai penemuan ketidakpatuhan, contohnya, produk dengan piawaian yang dinyatakan dalam kontrak. Tujuan dokumen sedemikian adalah untuk mengimbangi kerugian yang ditimbulkan sebagai melanggar peruntukan kontrak. Tuntutan mesti dibuat secara bertulis. Tidak ada satu bentuk surat seperti dalam praktik, tetapi ada unsur wajib yang harus dipatuhi.
Tuntutan mesti mengandungi maklumat berikut:
- Alamat penuh organisasi di mana dokumen itu dihantar.
- Alasan tersebut ditunjukkan (merujuk kepada jaminan, kontrak).
- Keperluan khusus (pulangan barangan, wang, markdown).
Tuntutan itu dihantar melalui pos berdaftar atau melalui surat penerimaan penghantaran.Ia termasuk fotokopi semua dokumen yang mengesahkan penghantar adalah betul. Resit mel baik disimpan.
Surat selalu bermula dengan ungkapan: "Kami menghantar anda aduan ..."
Permintaan
Permintaan surat - dokumen perniagaan yang dihantar untuk maklumat rasmi. Teksnya mempunyai alasan yang jelas untuk keperluan maklumat. Ini mungkin berkaitan dengan undang-undang, peraturan. Surat ditandatangani oleh pegawai rasmi yang diberi kuasa.
Surat permintaan menandakan surat balasan. Status istimewa diberikan kepada permintaan yang dihantar oleh pihak berkuasa.
Surat Peringatan
Ini adalah dokumen yang digunakan dalam kes di mana organisasi tidak memenuhi tugas fungsinya, tetapi hanya berfungsi sebagai perantara perantara. Sebagai peraturan, surat terdiri daripada beberapa bahagian. Yang pertama merujuk kepada dokumen di mana kewajipan ditetapkan. Dan pada yang kedua - permintaan untuk melakukan apa-apa tindakan.
Surat Pemberitahuan
Dokumen sedemikian memberitahu tentang peristiwa (awam). Surat dihantar kepada sebilangan besar organisasi atau orang untuk penglibatan, penyertaan mereka. Mereka boleh memaklumkan bukan sahaja mengenai peristiwa, tempat dan masa, tetapi juga pada masa yang sama menyeru untuk penyertaan. Surat itu mungkin mengandungi lampiran, sebagai contoh, soal selidik peserta, program acara tersebut. Sebagai peraturan, ia dihantar ke senarai keseluruhan penerima, yang bermaksud bahawa penerima tidak ditunjukkan. Surat ditandatangani oleh orang yang bertanggungjawab ke atas acara itu.
Daripada kata ganti
Dalam artikel kami, kami memeriksa huruf perniagaan yang paling banyak digunakan, serta nuansa menulisnya. Setelah mengkaji topik ini sedikit, kini anda boleh dengan mudah menavigasi dan jangan keliru jika anda didekati dengan cadangan: "Tulis surat jasa." Seperti yang anda lihat, ini tidak sukar, terutamanya jika anda mengingati semua keperluan asas dan butiran untuk menulis dokumen. Contoh bagaimana untuk membuat surat perkhidmatan (sampel), kami memberikan dalam artikel itu. Semoga berjaya.
