Menulis sejak zaman dahulu lagi telah dan kekal sebagai salah satu cara yang paling biasa untuk bertukar maklumat. Jenis huruf berubah dengan ketara sepanjang tahun. Sekalipun 30 tahun yang lalu, rakyat negara kita tidak dapat membayangkan pemindahan maklumat secara elektronik, kini hampir semua syarikat mendasarkan kerja mereka pada dokumentasi sedemikian. Walaupun proses penghantaran telah berubah dengan ketara, jenis dan intipati huruf tetap sama.
Jenis surat perniagaan
Dalam proses kerja mana-mana perusahaan, surat perniagaan digunakan untuk menyelesaikan pelbagai masalah. Oleh itu, terdapat banyak jenis dokumentasi bertulis.
Jenis surat perniagaan berdasarkan asas wilayah:
- surat-menyurat dalam negeri;
- surat-menyurat kepentingan antarabangsa.
Berdasarkan kaedah penghantaran surat kepada penerima, membezakan:
- surat-menyurat dihantar melalui pos;
- surat yang dihantar melalui faks;
- Mesej yang dalam bentuk e-mel.
Berdasarkan status peserta dalam surat-menyurat:
- surat-menyurat entiti undang-undang (bagi pihak syarikat, organisasi);
- pemindahan surat-menyurat antara individu.
Surat perniagaan dibezakan berdasarkan bilangan penerima:
- surat yang dialamatkan kepada 1 penerima;
- surat yang dialamatkan kepada beberapa penerima sekaligus.
Jenis surat perniagaan diedarkan bergantung kepada kawasan permohonan mereka:
- korespondensi pengurusan atasan;
- surat kiriman komersial;
- surat yang berkaitan dengan kes mahkamah;
- surat peribadi.
Mengikut orientasi mereka, jenis huruf Inggeris dibezakan:
- suratcara inisiatif.
- balas surat.
Mengikut jenis tulisan:
- dikawal selia (surat yang ditulis atas dasar borang yang ditetapkan);
- tidak terkawal (surat yang tidak ditetapkan oleh peraturan).
Jenis huruf mengikut tahap hierarki:
- surat daripada organisasi yang memegang jawatan pentadbiran yang lebih tinggi;
- surat-menyurat pertubuhan-pertubuhan bawahan;
- surat daripada organisasi ketiga yang tidak dinyatakan dalam kontrak.
Berdasarkan masalah mesej, kita boleh membezakan:
- surat-menyurat kewangan;
- surat-menyurat undang-undang;
- surat pada asas bahan dan teknikal organisasi.
Surat boleh dibahagikan bergantung kepada matlamat yang diikuti oleh penghantar:
- surat-menyurat dihantar kepada penerima untuk menyelesaikan isu-isu perniagaan;
- surat sifat etika, yang dihantar untuk mempengaruhi emosi penerima.
Jenis huruf maklumat
Dengan tujuan fungsi, jenis surat berikut dibezakan:
1. Surat-surat maklumat adalah mesej yang tujuan utamanya adalah untuk memberikan maklumat kepada penerima. Corak jenis ini boleh diwakili oleh jenis-jenis berikut:
- Mesej maklumat adalah mesej yang membawa, sebagai peraturan, maklumat rasmi. Sering kali, ia menerangkan intipati tindakan normatif dan undang-undang. Surat-surat maklumat boleh dihantar kepada pelbagai penerima.
- Mesej surat adalah mesej dengan bantuan yang menghantar pengirim maklumat mengenai maklumat yang menarik dan relevan untuk kedua-dua pihak. Surat jenis ini boleh menjadi proaktif atau membalas mesej yang telah dihantar sebelumnya dengan permintaan atau permintaan.
- Surat lamaran - mesej yang menjelaskan dan melengkapi pakej dokumen yang dihantar. Sebagai contoh, dalam hal pekerjaan, bersama dengan resume, deskripsi kerja, biografi dan dokumen lain yang diperlukan, anda perlu menghantar senarai pendek dan kandungan.
- Mesej peringatan - surat yang meminta penerima untuk melakukan tugas atau tindakan seperti yang dipersetujui.
- Mesej pemberitahuan adalah surat yang memberitahu tentang acara gabungan massa (seminar, persidangan, dll.). Biasanya, mesej ini dihantar ke kalangan besar penerima, wakil organisasi lain, untuk menjemput dan menggalakkan mereka untuk mengambil bahagian.
Pemberitahuan ini bukan sahaja memberitahu tentang tarikh dan masa peristiwa yang akan datang, tetapi juga mengenai topik, matlamat dan syarat pemegangannya:
- Mesej pemberitahuan adalah surat yang digunakan untuk menghantar maklumat rasmi mengenai acara massa atau pertemuan. Pemberitahuan, sebagai peraturan, memberitahu banyak pihak yang berminat, oleh itu ia boleh diterbitkan di media cetak.
- Iklan-iklan adalah mesej yang memberi kesan positif kepada pembeli barangan dan perkhidmatan yang berpotensi, meningkatkan keinginan untuk membeli item tertentu atau perkhidmatan penggunaan.
Memohon surat dan surat tawaran
Surat permintaan atau surat untuk membuat cadangan adalah jenis pemberitahuan yang menggalakkan penerima melakukan tindakan tertentu yang menarik kepada pengirim surat tersebut.
Memperuntukkan jenis utama surat permintaan dan cadangan:
- Surat permintaan adalah mesej yang bertujuan untuk membuat tindakan atau mendapatkan maklumat penting bagi pengarang surat tersebut. Mesej permintaan semacam itu memerlukan respon.
- Surat yang mengandungi permintaan adalah mesej yang tujuan utamanya adalah menerima pengesahan rasmi, maklumat penting atau dokumen tertentu. Seperti surat permintaan, permintaan itu memerlukan respons.
- Surat tawaran - mesej yang bertujuan untuk membuat cadangan kepada bakal pelanggan, organisasi rakan kongsi atau pekerja masa depan. Mesej sedemikian dengan cadangan boleh sama ada proaktif atau memberi respons kepada permintaan atau permintaan yang telah diterima sebelum ini.
- Surat permohonan adalah mesej di mana sebuah organisasi menyatakan hasratnya untuk mengambil bahagian dalam acara, persidangan, pameran, atau menyatakan persetujuannya terhadap penyediaan perkhidmatan atau pembekalan barang. Surat jenis ini tidak memerlukan respon mandatori dari penerima. Perkara utama ialah dia akan bertindak balas terhadap surat permintaan dan, sebagai contoh, termasuk organisasi dalam pelan tindakan atau membekalkan barangan yang diperlukan, menyediakan perkhidmatan.
- Surat pesanan adalah pesanan dengan cadangan inisiatif oleh pembeli berkenaan dengan menandatangani perjanjian dengan syarat-syarat tertentu. Selalunya pesanan merupakan tindak balas kepada cadangan perniagaan.
- Surat pelawaan adalah mesej yang mengandungi cadangan penyertaan sesebuah organisasi dalam peristiwa tertentu. Sekiranya organisasi memiliki surat khas, dan acara tersebut adalah rasmi dan rasmi, maka surat tersebut dikeluarkan kepada mereka.
Surat tuntutan dan tuntutan
- Surat yang mengandungi tuntutan atau tuntutan adalah mesej yang dihantar kepada organisasi atau individu sekiranya salah satu pihak tidak menyelesaikan tugas sama sekali, melakukan kewajiban atau telah melakukannya secara tidak wajar.
- Surat yang mengandungi permintaan adalah mesej sedemikian, tujuannya adalah untuk menggalakkan penerima untuk memenuhi kewajibannya, fungsi yang ditugaskan sekiranya pelanggaran perjanjian yang ada dapat atau sudah terjadi.
- Surat tuntutan adalah mesej yang merangkumi permohonan untuk tidak mematuhi perkara utama kontrak dan tuntutan ganti rugi.
Surat penolakan dengan keengganan atau persetujuan tawaran
Surat tindak balas adalah mesej yang dihantar kepada pengarang surat permintaan, jemputan, permintaan atau cadangan.
Jenis surat tindak balas perkhidmatan membezakan yang berikut:
- Surat persetujuan adalah mesej yang merangkumi tindak balas positif terhadap surat dengan permintaan, cadangan atau permintaan.
- Surat penolakan - mesej yang menyertakan tindak balas negatif kepada surat dengan permintaan, permintaan atau cadangan.
Surat yang mengandungi komitmen, jaminan atau pengesahan
Spesies surat perkhidmatan yang mengandungi jaminan, kewajipan atau pengesahan adalah:
- Surat jaminan - mesej yang merangkumi komitmen atau mengesahkan kualiti kerja yang dilakukan pada waktu, penyerahan barang, pembayaran dana kredit. Surat jaminan boleh ditujukan kepada kedua-dua entiti undang-undang dan individu.
- Surat pengesahan adalah mesej di mana penerima memberitahu pengirim surat inisiatif bahawa dia menerima dokumen atau nilai material yang dihantar lebih awal. Surat jenis ini juga berfungsi untuk menyampaikan persetujuan untuk mengambil bahagian dalam suatu peristiwa atau untuk melaksanakan beberapa fasal yang telah ditandatangani sebelum perjanjian.
- Surat cadangan adalah mesej di mana, sebagai peraturan, sebuah organisasi membentangkan ciri kepada seorang individu supaya dia boleh mendapatkan pekerjaan atau menjalani latihan dan sebagainya.
Surat label
Surat etik adalah mesej yang mengucapkan takziah, perhatian, tahniah, atau penyertaan.
Jenis surat huruf etika berikut dibezakan:
- Surat ucapan tahniah adalah mesej perkhidmatan yang dihantar untuk mengucapkan tahniah kepada seseorang pada suatu majlis khas.
- Surat terima kasih adalah mesej yang dihantar kepada entiti individu atau badan hukum dengan tujuan menyatakan rasa terima kasih atas layanan yang diberikan, tindakan yang diambil atau tindakan yang diambil.
- Surat ucapan takziah adalah sejenis teks yang disediakan jika perlu untuk mengambil bahagian dan menyatakan ucapan takziah. Surat tersebut dihantar sekiranya berlaku kematian, bencana alam atau kemalangan.
- Surat permintaan maaf adalah mesej di mana penghantar meminta maaf atas prestasi perkhidmatan yang tidak tepat atau komisen tindakan.
Apakah jenis surat yang ada?
Terdapat pelbagai jenis huruf. Mail membezakan jenis item berikut:
- Surat mudah ialah mesej yang proses penghantarannya adalah yang paling mudah. Anda perlu mengambil dokumen atau mesej yang ditulis pada helaian, meletakkannya dalam sampul surat, tulis alamat penerima dan pengirim dengan indeks, tongkat setem dan jatuhkan sampul surat dalam peti mel. Salah satu kelemahan huruf jenis ini ialah penghantar tidak boleh mengikuti apabila mesejnya dihantar. Walaupun statistik menunjukkan bahawa kebanyakan huruf berjaya mencapai penerima. Walau bagaimanapun, lebih baik tidak menghantar dokumen penting dengan surat mudah. Kelemahan penghantaran jenis ini ialah selepas menghantar surat itu akan ditimbang. Jika ternyata lebih daripada norma (saiz anggaran adalah 2 helai kertas) dengan tanda biasa, ia akan kembali ke salah satu pejabat pos. Untuk menghantarnya semula, anda perlu berdiri sejajar dan membayar bil tunai untuk kelebihan.
- Surat berdaftar. Mesej sedemikian perlu didaftarkan di salah satu pejabat pos. Apabila surat itu sampai kepada penerima, anda boleh mengetahui dengan resit.
- Surat berdaftar dengan penghantaran. Ciri tersendiri bagi surat berdaftar biasa ialah kupon khusus pemotongan sampah dilampirkan kepadanya, yang menunjukkan: alamat pengirim, nama keluarga dan alamat penerima, penerangan ringkas mengenai apa yang ada dalam sampul surat tersebut. Beberapa hari kemudian, kupon ini perlu dihantar kepada penghantar dengan tandatangan penerima sebagai jaminan bahawa surat itu dihantar sendiri.
- Surat berdaftar dengan perihalan lampiran. Mesej sedemikian boleh dihantar sebagai kedua-dua berdaftar dan dengan pemberitahuan. Perkara utama ialah mengisi borang mel dengan senarai lampiran yang mana di mana-mana pejabat pos. Ia diisi dalam dua salinan, salah satunya dengan surat yang tidak dilepaskan mesti dikembalikan kepada pekerja pos, dan yang kedua tetap dengan anda.
Surat sebagai satu jenis aktiviti ucapan
Terdapat hanya 4 jenis aktiviti ucapan: mendengar, bercakap, membaca dan menulis. Ia juga harus diperhatikan bahawa bercakap dan mendengar muncul, tentu saja, lebih awal daripada menulis dan membaca. Sehingga baru-baru ini, jenis pertama aktiviti ucapan tetap menjadi yang utama. Menulis, membaca bukan sahaja menyamakan kedudukan, tetapi juga menjadi lebih popular dan lazim. Semua ini adalah disebabkan oleh pengenalan pesat IT-teknologi, popularisasi Internet di seluruh dunia, serta disebabkan oleh perkembangan pergantungan terhadap cara-cara teknikal untuk menghantar maklumat.
Menulis sebagai satu jenis aktiviti ucapan menduduki kedudukan terdepan, kerana orang-orang moden menghabiskan lebih banyak masa di tempat kerja, dan komunikasi di rangkaian sosial dengan penghantaran mesej semakin ramai orang keluar komunikasi secara langsung. Dalam keadaan moden, sukar untuk membayangkan sebuah organisasi yang kerjanya tidak bergantung kepada e-mel.
Menulis sebagai satu aktiviti adalah cara komunikasi yang sangat berkesan, tetapi, walaupun terdapat semua kelebihan, terdapat banyak kelemahan:
- Penerima tidak hadir pada masa penulisan, jadi tidak ada maklum balas perantaraan.
- Penulis tidak mempunyai peluang untuk membuat surat itu terlewat, jadi ia dapat dilihat oleh penerima dengan samar-samar. Pengirim terpaksa memilih frasa untuk mentafsirkan fikiran yang betul lebih lama dan lebih teliti.
- Tidak ada cara untuk penghantar menggunakan bahasa isyarat dan ungkapan wajah.
Surat kepada Santa Claus
Terdapat pelbagai jenis surat kepada Santa Claus. Mesej sedemikian sangat penting dalam kehidupan setiap kanak-kanak, oleh itu, kanak-kanak sangat bertanggungjawab dalam menulisnya. Ibu bapa perlu berfikir melalui semua perkara kecil dalam penulisannya untuk membantu anak-anak mereka mengatur semuanya dengan indah.
Nilai huruf jenis ini tidak boleh dipandang rendah, kerana orang tua dari kandungannya dapat mengetahui apa yang sebenarnya mereka inginkan. Dan kanak-kanak menunjukkan imaginasi mereka dan memperoleh kemahiran pertama dalam menulis mesej dengan cara yang suka bermain. Dan yang paling penting - mereka melakukannya dengan senang hati.
Terdapat 5 jenis huruf dan contoh reka bentuk mereka untuk Santa Claus:
- Templat untuk mesej kepada Santa Claus. Jenis ini adalah yang paling mudah dari semua jenis. Anda hanya perlu mencari pilihan untuk mengisi surat dengan poskad yang anda suka dan mencetaknya, menambah butiran dan hasrat anda.
- Kad ucapan buatan tangan DIY untuk Santa Claus. Seorang kanak-kanak boleh menyediakan poskad sedemikian dengan bantuan orang dewasa atau secara bebas. Untuk melakukan ini, anda hanya perlu mengambil kepingan kadbod berwarna dan membuat hiasan di atasnya (pokok Krismas, salji salji, salji, tupai, simbol tahun yang akan datang, Santa Claus, Salji Maiden, dll.) Dari hujan atau bulu kapas. Untuk hiasan yang indah, anda juga boleh menggunakan kain berwarna-warni, manik, kertas berwarna atau putih, serpentin, manik, pasir, cangkerang walnut.
- Surat keluarga. Anda boleh menulis surat asal dengan simbol keluarga anda. Untuk melakukan ini, anda perlu membuat nama samaran untuk ahli keluarga atau hanya memanggil setiap orang watak dongeng atau kartun. Untuk apa-apa surat, lebih baik mengambil kertas dan tulis mesej dalam tulisan tangan yang indah, pada akhirnya menambah simbol keluarga anda: bendera, lambang dan meterai.
- Kolaj dalam gaya Tahun Baru. Anda boleh mengambil kadbod putih atau helai kertas dan melekat padanya diukir terlebih dahulu angka kanak-kanak, haiwan, Santa Claus, Snow Maiden dan watak-watak kegemaran lain.
- Setem dan sampul surat. Sampul surat untuk perkara sedemikian adalah lebih baik untuk memilih terang dan perayaan. Anda boleh membelinya di kedai atau melakukannya sendiri dengan melekatkan setem. Sampul surat juga boleh dihiasi dengan luar biasa dalam gaya Tahun Baru dan mencipta setem anda sendiri.
