Berita korespondensi perniagaan kadang-kadang tidak mudah sama sekali. Kadang-kadang anda perlu membuat kertas yang mempunyai tumpuan yang sangat khusus. Antaranya, tempat istimewa adalah surat jemputan.
Konsep asas
Surat kiriman pejabat mempunyai undang-undang dan peraturannya sendiri. Setiap dokumen yang dikumpulkan pada topik tertentu mempunyai rupa khusus. Begitu juga surat jemputan - intinya sudah tercermin dalam tajuk itu sendiri.
Item pos ini direka untuk menjemput orang atau sekumpulan orang untuk mengambil bahagian dalam acara yang akan dirancang yang akan datang. Nampaknya tidak ada yang rumit di sini. Sebenarnya, dengan tepat menyatakan kata-kata anda dengan kata-kata tidak mudah. Terdapat pelbagai pilihan untuk rawatan sedemikian. Surat pelawaan direka untuk mendorong seseorang (atau kumpulan) tertentu untuk bertindak. Ia mengandungi panggilan dan pada masa yang sama menjelaskan beberapa keadaannya. Dokumen sedemikian boleh menjadi undangan kepada pameran atau wawancara, pertemuan bisnis atau persidangan, seminar atau acara lain. Dalam setiap kes ini, surat ini bertindak sebagai perantara. Ia tidak memaksa, tidak menunjukkan, tetapi pemindahan kepada penerima alamat permintaan pengirim.
Manfaat Dokumen
Kebanyakan organisasi dari kebiasaan terus menggunakan cara komunikasi lisan. Mereka percaya bahawa menjemput orang melalui panggilan dan perbualan bersemuka jauh lebih berkesan daripada menghantar e-mel kepada mereka. Sudah tentu, dengan sentuhan langsung ia lebih mudah untuk menyampaikan apa-apa pemikiran kepada pengantara. Tetapi jika anda melihat dengan teliti, anda dapat melihat bahawa surat jemputan masih mempunyai beberapa kelebihan yang ketara:
- Dengan dokumen ini, penghantar menunjukkan rasa hormat kepada setiap penerima.
- Kertas tersebut boleh direkabentuk sedemikian rupa sehingga ia sudah melalui penampilannya menunjukkan arah peristiwa yang akan datang.
- Kehadiran surat itu memungkinkan untuk menggunakannya, jika perlu, sebagai kad jemputan. Ini memastikan bahawa siapa yang diarahkan oleh rayuan akan datang kepada acara tersebut.
- Dokumen ini sentiasa terletak di alamat penerima dan tidak membenarkan dia melupakan tempat, masa dan subjek mesyuarat masa depan. Memang, dalam keadaan kehidupan moden, kadang-kadang sukar untuk mengingat sesuatu yang penting dalam masa. Kertas, yang akan sentiasa berada di hadapan mata, tidak akan membenarkan seseorang melupakannya.
- Pilihan ini mudah jika tidak dapat menghubungi orang tertentu dengan cara lain.
Semua sebab ini sekali lagi menekankan aspek positif rayuan tertulis seperti ini.
Peraturan untuk menulis surat
Jemputan, dinyatakan secara bertulis, adalah jenis surat pemberitahuan. Ini terbukti dari tajuk dokumen itu sendiri. Sebenarnya, ia memberitahu pihak penerima bahawa suatu acara tertentu akan diadakan pada masa yang ditetapkan. Pengirim mahu memastikan bahawa semua orang yang dijemput pasti akan bertindak balas dan datang ke mesyuarat.
Dan untuk ini, anda perlu tahu cara menulis surat jemputan. Di sini adalah perlu untuk mempertimbangkan beberapa perkara penting:
- Sekiranya acara bersifat rasmi atau kemudiannya menyediakan komunikasi peribadi, ia harus dikeluarkan atas kepala surat. Ini akan menegaskan lagi kesungguhannya dan kesungguhan mesyuarat yang akan datang.
- Surat itu mesti dihantar terlebih dahulu supaya orang itu mempunyai masa yang cukup untuk berfikir dan membuat keputusan. Mungkin dia mahu menolak.Dalam kes ini, dia akan mempunyai peluang untuk menghubungi penganjur dan memaklumkan kepada mereka mengenai perkara ini.
- Oleh kerana dokumen tersebut masih tergolong dalam kategori korespondensi rasmi, perlu mematuhinya semasa menyusunnya. gaya perniagaan.
- Adalah lebih baik untuk membuatnya diduplikasi, supaya seseorang kekal dalam organisasi untuk pengesahan.
Sebarang jemputan hendaklah terdiri daripada bahagian-bahagian berikut:
- Standard "header", yang menunjukkan koordinat penerima.
- Rayuan jenis "Selamat untuk memberitahu" atau "Rakan kongsi yang dikasihi", jika perlu, anda boleh menghubungi penerima khusus. Contohnya, "Dear Dmitry Sergeevich!".
- Bahagian utama jemputan yang menggariskan semua butiran acara.
- Tandatangan orang yang bertanggungjawab menunjukkan kedudukan, tandatangan dan penyahkodan penuh
Jika semua peraturan di atas diperhatikan, anda boleh mengharapkan bahawa surat yang dihantar akan memberikan hasil yang diinginkan.
