Mungkin semua orang sekurang-kurangnya sekali terpaksa berurusan dengan keperluan menulis surat perniagaan. Apabila menyusunnya, anda secara sukarela datang ke kesimpulan bahawa ini tidak mudah sama sekali. Terdapat banyak peraturan dan peraturan untuk menulis surat perniagaan yang perlu anda ketahui. Artikel ini menerangkan secara terperinci proses menyusun dokumen, menyediakan contoh surat perniagaan, membahas jenis dan reka bentuk mereka.
Kosong
Borang sedia ada akan memberikan kepantasan dan menunjukkan kebolehpercayaan syarikat. Mereka mengandungi maklumat yang diperlukan mengenai organisasi, seperti:
- Nama itu.
- Alamat
- Telefon kenalan.
- Laman web ini.
- E-mel
- Logo.
- Butiran hubungan lain.
Tiada peraturan yang ketat pada borang tersebut. Oleh itu, setiap organisasi secara bebas memutuskan apa maklumat yang akan dimasukkan ke dalamnya.
Bagaimana cara menulis surat perniagaan? Persediaan
Surat perniagaan ditulis dan dilaksanakan dengan cara tertentu, tertakluk kepada peraturan dan keperluan mereka yang bersangkutan. Bergantung pada matlamat, penulis berfikir melalui kandungan secara terperinci untuk mendapatkan hasil yang dikira. Dia mesti memahami dengan jelas apa maklumat yang dituju oleh penerima yang berkenaan dengan subjek surat itu, apa yang harus diteruskan dan apa yang akan menjadi baru di dalamnya. Argumen bergantung kepada tujuan pengarang. Proses penyediaan surat perniagaan boleh dibahagikan kepada tahap berikut:
- Kajian mengenai isu ini.
- Menulis surat draf.
- Perjanjiannya.
- Tandatangan
- Pendaftaran
- Menghantar kepada penerima.
Struktur surat perniagaan
Apabila menyusun surat, adalah perlu untuk menenuninya dengan maklumat, iaitu, meletakkan semua maklumat yang diperlukan di sana. Ia boleh menjadi mudah atau rumit. Dalam surat yang mudah, kandungannya dengan jelas dan ringkas memaparkan maklumat yang umumnya tidak memerlukan maklum balas daripada penerima. Kompleks mungkin terdiri daripada beberapa bahagian, perenggan dan perenggan. Setiap perenggan menetapkan satu aspek maklumat. Sampel surat perniagaan jenis ini biasanya terdiri daripada bahagian pengantar, utama dan akhir.
Masuk mengandungi asas yang merujuk kepada dokumen yang berkaitan, dengan fakta dan tujuan surat tersebut. Ia menunjukkan nama, pengarang, tarikh, nombor dan tajuk.
Berikut adalah contoh untuk menulis surat perniagaan - bahagian pengenalan.
Bahagian utama menerangkan situasi, peristiwa, menyediakan analisis dan bukti mereka. Dalam bahagian ini mereka yakin bahawa perlu bertindak dalam satu atau lebih cara, mereka membuktikan bagaimana keadaannya dan memaklumkan tentang keperluan untuk mengambil bahagian dalam apa jua peristiwa, memberikan hujah-hujah yang berbeza.
Kesimpulannya mengandungi kesimpulan yang dibuat dalam bentuk cadangan, permintaan, peringatan, penolakan, dan sebagainya.
Satu contoh menulis surat perniagaan - bahagian akhirnya - dipaparkan di bawah. Ia meringkaskan keperluan yang digariskan di bahagian utama.
Segala maklumat yang diberikan mestilah konsisten dan difahami secara optimum.
Setiap huruf bermula dengan mesej sejajar pusat. Bahagian kecil ini sangat penting. Apabila memilihnya, penulis harus mempertimbangkan:
- Kedudukan Destinasi
- Sifat perhubungan.
- Formality.
- Etika.
Surat itu harus mengandungi bentuk yang sopan. Sebagai contoh: "... Saya menyuarakan harapan untuk lebih lanjut kerjasama (terima kasih kerana jemputan) ... ". Selepas frasa ini harus menjadi tandatangan pengarang.
Gaya
Semua surat mestilah dalam gaya perniagaan formal, yang bermaksud menggunakan alat ucapan untuk hubungan perniagaan formal. Ciri-ciri bahasa sedemikian terbentuk di bawah keadaan berikut:
- Peserta utama dalam hubungan perniagaan adalah entiti sah, bagi pihak para pemimpin dan pegawai yang suratnya ditulis.
- Perhubungan dalam organisasi adalah sangat dikawal selia.
- Subjek komunikasi adalah aktiviti syarikat.
- Dokumen sifat pengurusan umumnya mempunyai alamat khusus.
- Seringkali dalam perjalanan aktiviti organisasi, keadaan yang sama berlaku.
Dalam hal ini, maklumat yang dinyatakan dalam surat perniagaan hendaklah:
- Rasmi, tidak secara peribadi, menekankan jarak antara peserta dalam komunikasi.
- Alamat dimaksudkan untuk penerima alamat tertentu.
- Sebenarnya semasa menulis surat itu.
- Asli dan tidak memihak.
- Argumen untuk mendorong penerima mengambil sebarang tindakan.
- Lengkap untuk membuat keputusan.
Keperluan
Surat perniagaan mesti memenuhi keperluan berikut:
- Ucapan itu diseragamkan di semua peringkat - leksikal, morfologi dan sintaksis. Ia mengandungi banyak revolusi, istilah dan formula.
- Nada penulisan adalah berkecuali, terkawal dan ketat, tanpa menggunakan ekspresi bahasa emosional dan ekspresif.
- Ketepatan dan kejelasan teks, tanpa kesilapan logik, kejelasan dan kata-kata yang bijak.
- Kesimpulan dan keringkasan - tanpa menggunakan ekspresi yang membawa maksud tambahan.
- Penggunaan formula bahasa dibentuk sebagai akibat daripada keadaan berulang.
- Penggunaan istilah, iaitu perkataan atau frasa yang mempunyai konsep khas.
- Penggunaan singkatan, yang boleh menjadi leksikal (iaitu, perkataan singkatan ringkas yang dibentuk dengan penyingkiran huruf dari bahagian kata-kata: LLC, GOST dan sebagainya) dan grafik (iaitu penamaan perkataan dalam bentuk ringkas: gr-n, kereta api dan lain-lain).
- Penggunaan reka bentuk dalam kes genitive dan instrumental.
- Ungkapan dengan kata nama verbal ("memberikan sokongan" bukan "sokongan").
- Gunakan ayat biasa yang mudah.
Contoh surat perniagaan di atas ditunjukkan di bawah dalam versi penuh (dengan bahagian utama). Maklumat ini memenuhi semua keperluan gaya perniagaan rasmi.
Jenis surat perniagaan
Adalah lebih baik untuk menulis surat perniagaan di mana-mana satu isu tertentu. Sekiranya perlu menyelesaikan beberapa isu sekaligus, adalah disyorkan untuk membuat beberapa pilihan yang berbeza.
Surat perniagaan boleh dalam kandungan mereka:
- Menyertai. Surat-surat tersebut biasanya diperlukan untuk berkomunikasi di mana hendak menghantar dokumen.
(Cara menulis surat perniagaan? Surat sampul surat contoh akan membantu mereka yang perlu menyusun dokumen jenis ini.)
- Waranti. Mereka ditulis untuk mengesahkan mana-mana janji atau syarat. Ia boleh dijamin, sebagai contoh, pembayaran untuk kerja, sewa, masa penghantaran dan banyak lagi.
- Terima kasih. Mereka mula digunakan terutama sekali baru-baru ini. Surat-surat seperti itu menunjukkan nada yang baik untuk perkongsian. Mereka boleh dikeluarkan secara tetap atau pada kertas berwarna dengan cetakan yang indah.
(Bagaimana menulis surat perniagaan? Contoh sampel nota terima kasih dibuat dalam bentuk bebas bergantung pada tugas-tugas yang diselesaikannya Dalam hal ini, surat itu menyatakan esensinya dalam bentuk terpendek. Contoh seperti itu, dibuat pada kertas berwarna dengan hiasan, boleh digantung di dinding di dalam bilik syarikat di tempat kehormatan.)
- Maklumat.
- Mengajar.
- Tahniah.
- Promosi.
Terdapat juga huruf:
- Cadangan kerjasama. Baru-baru ini meluas, dihantar kepada organisasi, sering sifat pengiklanan, sebagai contoh, sebagai model ini. Ia agak sukar untuk menulis surat komersial, anda perlu mengambil kira banyak nuansa agar dapat diperhatikan, dan lebih-lebih lagi, berminat. Tetapi jika disusun mengikut sampel di bawah, ia mempunyai setiap peluang untuk berjaya.
- Jemputan. Mereka dihantar, menawarkan untuk mengambil bahagian dalam pelbagai acara. Biasanya mereka ditujukan kepada pemimpin atau pegawai, tetapi boleh ditujukan kepada seluruh pasukan.
- Permintaan
- Notis.
- Permintaan dan banyak lagi.
Bagaimana untuk menulis maklum balas kepada surat. Contoh
Jawapannya mesti bermula dengan mengulangi permintaan dalam huruf pertama. Kemudian hasil pertimbangannya diberikan dan persetujuan atau motif untuk penolakan dinyatakan. Surat tindak balas perniagaan mungkin mengandungi penyelesaian alternatif kepada maklumat yang diharapkan. Biasanya ia memenuhi prinsip-prinsip berikut:
- Kehadiran pautan ke huruf pertama dan isinya.
- Maksud bahasa yang sama.
- Kelantangan dan aspek kandungan yang setanding.
- Mematuhi urutan tertentu.
Pelepasan
Selain menggunakan surat perniagaan huruf, anda harus mengambil kira kehalusan lain dalam reka bentuk mereka. Ini adalah butiran, peraturan untuk singkatan, ejaan alamat, tajuk, panjang teks, lebar medan dan banyak lagi.
Sampel surat perniagaan membantu untuk menyusunnya, dengan mengambil kira semua kehalusan dan nuansa. Mereka digunakan oleh kedua-dua pegawai kerani dan pekerja berpengalaman. Terima kasih kepada corak, mereka belajar untuk menulis surat dengan betul dan menjimatkan banyak masa.
