Dalam korespondensi perniagaan, setiap dokumen mempunyai makna tersendiri dan boleh, satu cara atau yang lain, menjejaskan hubungan antara rakan kongsi. Di antara sejumlah besar jenis dokumen seperti ini, tempat yang istimewa diduduki oleh surat sambutan.
Klasifikasi kertas perniagaan
Dalam hubungan antara pihak-pihak, kebanyakan isu diselesaikan secara bertulis. Dan mengikut undang-undang, seperti yang anda tahu, perjanjian lisan tidak sah. Oleh itu, di setiap perusahaan, korespondensi perniagaan. Ia adalah cara yang biasa diterima untuk bertukar-tukar maklumat sebagai hasil hubungan rasmi antara pelbagai organisasi dan perusahaan.
Semua surat perniagaan dibahagikan kepada dua kategori:
- Mereka yang memerlukan tindak balas mandatori.
- Mereka yang tidak memerlukan reaksi sedemikian.
Surat tindak balas adalah milik kategori kedua. Ia adalah salah satu jenis dokumen komersial bersama dengan surat permintaan, maklumat, amaran, tawaran, peringatan atau pembentangan. Sekuriti sedemikian biasanya digunakan pada masa kesimpulan dan sokongan selanjutnya terhadap pelbagai perjanjian dan perjanjian lain antara pihak-pihak. Surat tindak balas, tidak seperti yang lain, tidak meminta apa-apa dan tidak menawarkan apa-apa. Ia hanya mengandungi maklumat yang sebelum ini diminta oleh pihak yang lain.
Pengesahan Permohonan
Surat sambutan disediakan dalam pelbagai kes. Ini mungkin reaksi kepada aduan, tuntutan atau permintaan tertentu. Selain itu, ia boleh menjadi positif dan negatif. Dalam kes kedua, dokumen itu akan menunjukkan jenis surat penolakan. Tetapi adalah perlu untuk memberi penjelasan terperinci tentang sebab-sebab yang membawa kepada keputusan sedemikian. Sebagai contoh, kita boleh mempertimbangkan kes apabila syarikat itu menerima perintah bertulis rasmi untuk pembuatan jenis produk tertentu untuk tempoh tertentu. Jika kerjasama sedemikian wajar untuk perusahaan, maka perlu segera bertindak. Jawapannya sewenang-wenangnya. Ia boleh bermula dengan kata-kata: "Kami akan selesai" atau "Kami akan menghasilkan". Sebagai satu tempoh, adalah lebih baik untuk menunjukkan tarikh penghantaran, dengan mengambil kira masa yang diperlukan untuk menghasilkan barangan dan memindahkan mereka ke gudang. Di samping itu, perlu menetapkan terma pembayaran, kerana pelanggan dapat mengandalkan beberapa tahap. Selanjutnya, ia hanya untuk mengira jumlah keseluruhan dan memberikan butiran anda untuk pelanggan yang akan membuat pemindahan wang. Dokumen sedemikian biasanya ditandatangani oleh pengarah dan ketua akauntan, dan pada akhirnya, koordinat pelaksana langsung dilaporkan.
Korespondensi dengan individu
Sesetengah perusahaan, dengan sifat aktiviti mereka, mempunyai hubungan langsung dengan individu. Ini boleh menjadi organisasi yang berfungsi di sektor perkhidmatan, atau syarikat yang menghasilkan barangan pengguna. Maklumat yang sangat berbeza, baik positif dan negatif, boleh datang ke alamat perusahaan seperti itu dari warganegara. Walau bagaimanapun, ia memerlukan tindak balas yang sesuai dan tindak balas mandatori. Dalam kes sedemikian, anda tidak boleh menghadkan diri kepada perbualan peribadi atau panggilan telefon. Seorang warganegara mesti diberi penjelasan penuh mengenai semua isu yang menarik kepadanya. Ini harus menjadi tindak balas terperinci terhadap surat itu.
Contoh dokumen sedemikian mesti memenuhi keperluan tertentu:
- Untuk mana-mana surat-menyurat perniagaan, lebih baik menggunakan borang rasmi.
- Perlu mengambil kira keunikan penyusun dokumen tersebut.Perkara utama adalah bahawa ia harus ditulis mengikut peraturan paralelisme yang terkenal, iaitu, mengandungi perbendaharaan kata dan linguistik yang sama yang digunakan oleh pengarang pengarang. Ini akan memaksimumkan persefahaman bersama.
- Pastikan untuk membuat pautan ke surat permintaan, nyatakan nombor dan tarikhnya.
- Lebih baik memulakan teks dengan frasa: "Untuk nombor surat anda ...", "Sebagai tindak balas kepada permintaan anda ..." atau "Kami memberitahu anda ...".
Berikut adalah penyataan fakta dan keputusan muktamad dibuat.
Sangat formal
Sekiranya anda ingin menjawab surat rasmi, anda perlu melakukan ini dengan betul. Perlu diingatkan bahawa rayuan sedemikian mestilah sopan dan betul. Jangan lupa tentang celik huruf juga. Adalah tidak masuk akal untuk melihat kesilapan yang jelas dalam maklumat yang diberikan oleh organisasi yang bereputasi.
Dari awal lagi, alamat itu dicetak di sudut kanan atas. Ia adalah salinan tepat apa yang ditunjukkan pada sampul surat. Jawapannya selalu diberikan kepada beberapa jenis permintaan, oleh itu, dalam cap pendaftaran di sebelah kiri atas, butir-butir asalnya (nombor dan tarikh berlepas) mesti diperhatikan. Kemudian datang rayuan ringkas kepada penerima (anda hanya boleh menunjukkan nama tanpa inisial). Teks itu harus mengandungi penjelasan terperinci mengenai masalah minat. Sebagai argumen, hanya data yang disahkan harus digunakan. Dalam kes ini tidak boleh bergantung kepada khabar angin dan spekulasi. Jika perlu, anda boleh menggunakan petikan daripada peraturan dengan artikel yang berkaitan. Pengarah syarikat menandatangani dokumen sedemikian, dan nota dibuat sedikit lebih rendah dengan data nama dan nombor telefon eksekutif yang bertanggungjawab.
